Как создать лучший в своём классе процесс найма

Рим не был построен за день, и ваша команда тоже. Найм отличных людей требует времени, но оно того стоит, потому что участники команды — движущая сила всего, что вы делаете. Для достижения больших целей нужна сильная команда. А чтобы создать команду, нужен хорошо спланированный процесс найма. 

Что такое процесс найма?

Процесс найма — это структурированный подход к поиску, оценке и найму новых членов команды. Это стандартизированный набор шагов, которым вы следуете каждый раз, когда хотите нанять нового сотрудника, будь то на существующую должность или для создания новой роли в команде. И хотя найм часто может показаться срочным (особенно когда вам не хватает персонала или вам нужно заполнить вакансию), стоит настроить процесс найма, прежде чем приступать к работе. Потратив немного времени на подготовку, вы сэкономите ещё больше времени и избавите себя от хлопот в будущем.

Набор персонала обычно является межфункциональным процессом. Он включает в себя работу с заинтересованными сторонами, такими как рекрутеры и команда по управлению персоналом, а также с любыми коллегами, которые будут помогать проводить собеседования с потенциальными кандидатами. Процесс найма также является кастомизируемым в зависимости от того, кого вы нанимаете и какие ресурсы у вас есть. Например, при найме инженера-программиста требуются другие шаги, чем при найме клинического терапевта. В небольших компаниях, где нет команды по управлению персоналом, обязанности по найму могут быть другими.

Но если вы не знаете, с чего начать, или если споры с заинтересованными сторонами — не ваш конёк, не волнуйтесь. Стандартизированный процесс найма упрощает совместную работу. Как только вы поймёте, что вам подходит, и задокументируете каждый шаг, у вас будет дорожная карта, которой нужно следовать, чтобы точно знать, что делать и с кем разговаривать каждый раз, когда вы хотите нанять нового сотрудника. 

Процесс найма и процесс адаптации

Процессы найма и адаптации одинаково важны при добавлении новых участников в команду. Однако это два отдельных этапа, которые необходимо завершить. 

Прежде чем адаптировать новых участников команды, их нужно нанять. Это означает, что процесс найма включает в себя определение требований к должности, поиск квалифицированных кандидатов, собеседование и окончательное предложение. Наряду с этими более крупными шагами, процесс найма также включает в себя такие детали, как то, кто общается с кандидатами и как вы должны оценивать каждого соискателя. Проще говоря, найм включает в себя всё, что происходит до того, как кандидат примет ваше предложение. 

Адаптация начинается после того, как кандидат подпишет письмо с предложением. Именно тогда вы начинаете приветствовать нового сотрудника и вводить его в курс дела. Удивительно, но некоторые важные этапы адаптации часто происходят до первого дня работы, например, когда вы предоставляете работнику ноутбук и пропуск в офис или отправляете ему электронное письмо в первый день, чтобы он знал, чего ожидать. После официального начала работы адаптация продолжается: работники знакомятся с вашей организационной культурой, участниками команды, а также инструментами и процессами, необходимыми для выполнения своих обязанностей. 

Почему процесс найма так важен? 

Структурированный процесс найма не только облегчает вашу жизнь, но и помогает заинтересованным сторонам и потенциальным кандидатам. Вот как это сделать: 

Создайте положительный опыт для кандидата

Впечатления кандидата — это ключевой компонент культуры вашей компании. Согласно исследованию, 78% кандидатов говорят, что их опыт собеседования и найма показывает, как компания ценит своих людей. Это означает, что в процессе найма важно проявить себя с лучшей стороны, потому что именно тогда у потенциальных работников формируются первые впечатления.  

Процесс найма дает каждому кандидату последовательный опыт и помогает вам предоставлять нужную информацию в нужное время. Если у вас есть заранее определенный процесс найма, вы можете рассказать кандидатам, как выглядят следующие этапы и сколько времени может занять каждый из них, чтобы они не задавались вопросом, где они находятся или что делать во время простоя. Вы также можете встроить в процесс найма важные элементы общения, чтобы не пропустить ни одного шага, например отправлять кандидатам информацию, необходимую для подготовки к собеседованию, или отправлять последующие электронные письма, чтобы сообщить людям, когда вы наняли другого кандидата.

Избегайте неосознанных предубеждений

Неосознанные предубеждения — это приобретённые идеи, убеждения или взгляды, которые мы можем не осознавать. Это нормальная часть человеческой природы: наш мозг ежедневно обрабатывает огромные объемы информации, поэтому мы иногда используем горячие клавиши. Например, мы предполагаем, что иней на лобовом стекле означает, что на улице холодно, час пик означает, что на дорогах много машин, а молоко, которое мы только что купили, безопасно для питья.

Приведенные выше примеры довольно безобидны, но наши предубеждения могут проникнуть и в процесс найма, влияя на то, кого мы выбираем на конкретную должность. Например, исследование Принстонского университета показало, что после того, как симфонические оркестры начали проводить слепые прослушивания, у женщин-музыкантов сразу же появилось на 50% больше шансов пройти в следующий тур. Это означает, что, когда судьи могли видеть пол претендентов, они неосознанно отдавали предпочтение мужчинам.

К счастью, знание о неосознанных предубеждениях помогает распознавать их и принимать активные контрмеры. Структурированный процесс найма помогает избежать неосознанных предубеждений, заставляя вас следовать одинаковым шагам для каждого кандидата. Это позволяет собирать одинаковую информацию о каждом кандидате и принимать решения на основе данных, а не на основе неопределённой идеи «соответствия корпоративной культуре». Например, можно включить в процесс найма стандартный набор вопросов для собеседования, чтобы обеспечить равную оценку кандидатов в одних и тех же областях. 

Нанимайте подходящих кандидатов

Набор персонала немного похож на быстрые свидания. Вы и соискатель пытаетесь решить, хотите ли вы долгосрочных отношений: вы пытаетесь понять, подходит ли кандидат вашей команде, а он пытается понять, хочет ли работать в вашей компании. Легко ускорить этот процесс и упустить ключевую информацию, которая помогла бы вам обоим принять наилучшее решение. И когда это произойдет, вы можете столкнуться с проблемой удержания работников, если новые сотрудники не будут соответствовать своей должности. 

Но если вы будете следовать заранее определённому процессу найма, то сможете убедиться, что и вы, и ваши кандидаты обладают всей необходимой информацией до принятия решения. Процесс найма помогает вам внедрить ключевые этапы, такие как первоначальный отборочный звонок, практическое задание на дом и структурированные собеседования с достаточным количеством времени для вопросов. Это даст вам надежный набор информации для принятия окончательного решения. И что не менее важно, это дает кандидатам четкое представление о повседневных обязанностях и о том, что на самом деле значит работать в вашей компании. 

Эффективное взаимодействие с заинтересованными сторонами

Процесс найма обычно включает в себя ра��оту с несколькими заинтересованными сторонами, включая рекрутеров, отдел кадров и любых коллег, входящих в состав комиссии по собеседованию. Поскольку на разных этапах процесса необходимо привлекать разных участников, скоординировать все подвижные элементы может быть непросто. Например, команда по подбору персонала может заниматься объявлениями о вакансиях и проверкой резюме, менеджер по найму может отвечать за планирование собеседований на месте, а члены вашей комиссии по собеседованиям могут отвечать за сбор и обмен отзывами о каждом кандидате.

Структурированный процесс найма дает вам и вашей команде четкую дорожную карту. В нём указано, какие заинтересованные стороны должны быть вовлечены на каждом этапе, кто отвечает за каждую задачу и сколько времени займёт каждый этап процесса найма. Чтобы ещё больше упростить задачу, можно использовать инструмент для управления проектами, чтобы планировать и выполнять процесс найма. Например, Asana позволяет создавать повторно используемые шаблоны, которые определяют каждое задание в рамках процесса, включая исполнителя, дату сдачи и любые зависимости.

11 шагов для построения лучшего в своем классе процесса найма

Набор персонала может показаться сложной задачей, особенно с учетом всех сложностей, связанных с объявлениями о вакансиях, собеседованиями, проверкой биографических данных и многим другим. Но, как и во многих других случаях, вы можете упростить процесс найма, разбив его на ряд небольших этапов. Чтобы помочь вам начать работу, мы перечислили 11 этапов процесса найма, которые используются большинством компаний. После нескольких циклов вы сможете адаптировать их под свои потребности и ресурсы. 

1. Определите цель найма

Прежде чем приступить к процессу найма, необходимо поставить чёткие цели, которые определяют, что вы ищете. Постановка цели дает вам ориентир, к которому нужно стремиться при наборе и оценке кандидатов. Это поможет вам составить описание вакансии, которое устранит пробел, который вы пытаетесь заполнить, оценить кандидатов в соответствии с вашими целями и управлять сроками процесса найма. Поставленная цель должна быть SMART: конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной и ограниченной по времени.

Чтобы сформулировать цель найма, задайте себе следующие вопросы: 

• Кто ваш идеальный кандидат? 

• Какими конкретными навыками он обладает? 

• Какой у него уровень опыта?

• Какие потребности или пробелы вы пытаетесь заполнить с помощью этой должности? Например, вы заполняете открытую вакансию, расширяете возможности своей команды или добавляете новую зону ответственности? 

• Когда вам нужно заполнить эту роль? Сколько времени должен занять процесс найма? 

2. Определите заинтересованные стороны

Затем пришло время определить заинтересованные стороны, с которыми вы будете сотрудничать в процессе найма. В разных компаниях это могут быть разные люди, но вот наиболее распространённые заинтересованные стороны, на которых стоит обратить внимание: 

• Менеджер по найму: человек, который будет руководить новым работником. Менеджер по найму часто руководит процессом найма и имеет последнее слово в выборе кандидата.

• Команда по управлению персоналом и подбору кадров: в зависимости от размера вашей компании рекрутеры могут отвечать за размещение объявлений о вакансиях, информационно-разъяснительную работу, первоначальный отбор, планирование собеседований и обсуждение предложений. В крупных компаниях рекрутер может быть основным контактным лицом вашего кандидата на протяжении всего процесса найма. В небольших компаниях за эту работу может отвечать менеджер по найму. Если в вашей компании нет собственной команды по подбору персонала, вы можете передать некоторые этапы на аутсорсинг рекрутинговому агентству. 

• Комиссия по собеседованию: это люди, которые будут проводить собеседование с каждым кандидатом. Это могут быть потенциальные участники команды, межфункциональные партнёры или люди с конкретными областями знаний. Например, если вы нанимаете специалиста по дизайну, в комиссию по собеседованию можно включить дизайнера продукта. Не забудьте дать каждому члену комиссии указания о том, какие вопросы они должны задавать. Например, укажите, что дизайнер продукта должен спросить конкретно об опыте кандидата в области дизайна. 

После определения заинтересованных сторон полезно создать матрицу RACI, чтобы распределить ответственность, подотчётность ,консультирование и информирование на каждом этапе процесса найма. 

3. Составьте описание вакансии

Хорошее описание вакансии (ДИ) — ключ к привлечению качественных кандидатов. В конечном счете, цель вашего описания — помочь потенциальным кандидатам понять, что на самом деле делает человек в этой роли изо дня в день, чтобы они могли решить, хотят ли они подать заявку. Это означает, что в описании важно точно отразить обязанности и ответственность, связанные с данной д��лжностью. 

Хотя описание должности может быть разным, вот несколько ключевых компонентов, которые следует включить: 

• Название должности

• Цель работы

• Должностные обязанности и ответственность

• Требуемая квалификация (например, образование, опыт или навыки)

• Предпочтительная квалификация

• Условия работы (например, удалённая или очная работа и ожидаемый график)

• Диапазон заработной платы и список льгот

В описании вакансии также можно изложить ключевые аспекты корпоративной культуры. Например, в Asana мы включаем абзац в конце каждого описания вакансии, чтобы подчеркнуть, как мы ценим инклюзивность и приветствуем кандидатов из всех слоёв общества. 

4. Рекламируйте вакансию и наймите сотрудника

Теперь пришло время привести ваше описание должности в действие. Найти отличных кандидатов бывает непросто, поэтому компании часто используют сочетание рекламы и активного рекрутинга. Если в вашей компании есть команда по подбору персонала, она обычно занимается и тем, и другим. 

• Чтобы разместить объявление о вакансии, сначала решите, хотите ли вы нанимать сотрудников внутри компании, за её пределами или использовать оба варианта. Например, можно сначала разместить объявление внутри компании, а затем открыть вакансию для внешних кандидатов. Доски объявлений и сайты, такие как LinkedIn, — отличное место для начала внешней рекламы, наряду с ярмарками вакансий и сайтом вашей компании. Вы также можете полагаться на своих нынешних работников, предлагая им бонусы за рекомендации. 

• Чтобы найти подходящего сотрудника, нужно активно обращаться к квалифицированным кандидатам через LinkedIn, электронную почту, социальные сети или ярмарки вакансий. Процесс подбора персонала помогает генерировать приложения от потенциальных кандидатов, которые не ведут активный поиск, но могут подойти.

5. Просмотр приложений

На этом этапе у вас должна быть солидная подборка резюме и сопроводительных писем. Уделите время рассмотрению каждого приложения и решите, какие кандидаты соответствуют требуемой квалификации, указанной в вашем описании вакансии. На этом этапе старайтесь придерживаться профессиональных навыков и конкретного опыта, поскольку по резюме трудно получить представление о коммуникативных навыках. Вы также можете создать руководство, которое поможет бороться с неосознанными предубеждениями при рассмотрении кандидатов. Например, можно скрыть имя соискателя, чтобы снизить гендерную или расовую предвзятость, или сосредоточиться на соответствующем опыте, а не на количестве лет работы, чтобы предотвратить возрастную дискриминацию. 

В некоторых компаниях с большим объемом приложений рекрутеры из вашей команды по работе с кадрами подготовят пакет предварительно проверенных резюме для просмотра. Ваша компания также может использовать систему отслеживания кандидатов, такую как Greenhouse, Workday или ADP, для хранения и организации заявлений о приеме на работу и контактной информации. 

6. Проведите телефонный скрининг

Телефонный скрининг — это ваш первый контакт с кандидатом, как правило, по телефону. Цель телефонного собеседования двоякая. Во-первых, вы хотите определить, обладает ли кандидат необходимой квалификацией и соответствует ли он вашей организационной культуре и ценностям компании. Во-вторых, вы хотите дать соискателю время задать вопросы. Помните, что он тоже решает, хочет ли работать в вашей команде. 

Если вы сотрудничаете с командой по подбору персонала, она может сначала провести первоначальный телефонный скрининг, чтобы проверить соответствие кандидата требованиям и убедиться, что он действительно заинтересован в должности, прежде чем передать вам информацию для более глубокого обсуждения. 

Если вы не знаете, с чего начать, вот несколько примеров вопросов для телефонного собеседования: 

• Расскажите о себе. Кто вы? Что вас мотивирует? Что вы ели на завтрак? 

• Почему вас интересует эта работа? 

• Расскажите мне о своём резюме. Расскажите о достижениях, которыми вы больше всего гордитесь на каждой из ваших должностей. 

• Какой должна быть идеальная команда для вас?

• Какой тип сотрудничества вы предпочитаете? 

• Что вам нужно от руководителя и команды, чтобы чувствовать себя успешным? 

• Какие вопросы вы бы хотели задать мне? 

7. Оценка навыков

Во время собеседования трудно продемонстрировать профессиональные навыки. Вот почему оценка навыков важна для ролей, которые в значительной степени ориентированы на профессиональные навыки, такие как написание, анализ данных или программирование. Для ролей, в которых важны навыки межличностного общения (например, обслуживание клиентов), этот шаг может не понадобиться. 

Оценка навыков может быть выполнена в виде домашнего задания, онлайн-теста на время или даже очного тестирования. Например, можно создать письменное задание для кандидата на должность копирайтера или онлайн-упражнение по программированию с ограничением по времени для кандидата на должность разработчика. Для руководящих должностей или ролей, которые предполагают много межфункционального сотрудничества, оценка часто представляет собой презентацию. В этом случае можно попросить кандидата представить проект, над которым он работал, и оставить время для вопросов от заинтересованных сторон. 

Независимо от выбранного формата, оценка навыков — лучший способ увидеть опыт и навыки кандидата в действии. 

8. Проведите собеседование в офисе

Собеседования в офисе включают в себя множество подвижных элементов. Но если вы сначала проработаете несколько ключевых деталей, то сможете организовать каждую подвижную часть и сделать процесс собеседования максимально гладким для всех.

Вот несколько ключевых вопросов, которые можно задать себе при планировании собеседований на рабочем месте: 

Как вы будете форматировать собеседования?

Собеседования с кандидатом на месте часто проводятся в формате индивидуальной встречи с каждым членом комиссии. При этом можно также запланировать групповые собеседования с участниками комиссии, обладающими аналогичным опытом. Можно даже проводить более масштабные собеседования со всей командой, но, поскольку этот формат может быть пугающим, его лучше всего использовать, когда вы пытаетесь нанять на руководящие должности. 

Вам также необходимо решить, будут ли ваши собеседования на месте виртуальными или личными. Если вы выберете виртуальный формат, обязательно выберите платформу для видеоконференций, которая легко доступна людям за пределами вашей компании. 

Сколько должно длиться собеседование?

Это зависит от того, проводятся ли собеседования виртуально или лично. Исследования показывают, что усталость от видео начинается на 30-минутной отметке для виртуальных встреч, а это означает, что после этого становится намного сложнее сосредоточиться. С другой стороны, при личном общении мы обычно можем сохранять концентрацию в течение 45–60 минут. 

Когда следует планировать собеседования?

Обычно удобнее планировать собеседования с кандидатом блоками. Это означает, что кандидату нужно будет посетить ваш офис только один раз, если собеседования проводятся очно. С другой стороны, при проведении собеседований в удалённом формате их лучше разбить на два дня, чтобы избежать усталости от видео. Например, можно запланировать два 90-минутных блока собеседований в течение одной недели. Если вы планируете собеседования одно за другим, не забудьте сделать пятиминутные перерывы между встречами, чтобы кандидат мог встать, размяться или сходить в туалет. 

Как должны подготовиться интервьюеры?

Хорошая подготовка показывает, что вы цените время кандидата, и помогает вам получать более качественную обратную связь. Узнайте, как помочь комиссии по собеседованию подготовиться и настроиться на успех:

• Во-первых, убедитесь, что каждый интервьюер понимает, какие компетенции он оценивает. Например, дизайнер, проводящий собеседование с кандидатом на должность дизайнера, должен задавать более технические вопросы, в то время как межфункциональный заинтересованный участник должен спросить о сотрудничестве и о том, как кандидат работает с членами команды, не являющимися дизайнерами. 

• Подумайте о стандартизации процесса оценки с помощью шаблона руководства по ��обеседованию или шаблона оценочной карты. Оба варианта помогут участникам собрать обратную связь последовательно, без дублирования и предвзятости.

• Попросите каждого интервьюера заранее подготовить вопросы. Это не только гарантирует их подготовленность, но и помогает снизить предвзятость. 

• Если в вашей комиссии есть кто-то, кто раньше не участвовал в процессе собеседования, узнайте, предлагает ли ваш отдел кадров учебные занятия для новичков.

Как подготовить кандидата к собеседованию? 

Не менее важно убедиться, что ваш кандидат чувствует себя готовым к собеседованию на месте. Перед собеседованием обязательно сообщите ему следующее: 

• Дату и время каждого собеседования, в том числе время прибытия, если собеседование проходит в вашем офисе. 

• Как попасть в ваш офис — например, вы встретите его в вестибюле или он должен зарегистрироваться на стойке регистрации? Для виртуальных собеседований предоставьте инструкции по доступу к ссылкам на видеоконференции. 

• С кем он будет встречаться, включая имя и должность каждого интервьюера. Также полезно предоставить обзор сферы компетенции каждого человека, чтобы кандидат мог заранее подготовить вопросы. 

• Любую дополнительную информацию, например, если в вашем офисе царит непринужденная атмосфера, можно сообщить, что им не нужно носить Business casual. 

Для виртуальных собеседований может быть полезно запланировать короткую 10-минутную встречу с рекрутером или кем-то из ИТ-отдела до начала собеседования. За это время кандидат может устранить любые технические проблемы, которые могут возникнуть. 

9. Примите решение

После собеседований с лучшими кандидатами пришло время принять решение. Для этого необходимо проанализировать все отзывы от комиссии по собеседованию, либо в асинхронном режиме, либо во время личной встречи. В конечном итоге, решение о том, кого пригласить на следующий этап, принимает менеджер по найму, но он должен учитывать мнение каждого члена комиссии. 

Если вы разрываетесь между двумя или тремя одинаково квалифицированными кандидатами, попробуйте создать матрицу принятия решений, чтобы структурировать сравнение и сделать выбор на основе фактов. 

10. Завершите проверку биографических данных и рекомендаций

Наконец-то вы решили, кого нанимать! Но прежде чем сделать официальное предложение, важно проверить биографические данные и рекомендации. Вот что это значит: 

• Проверка биографических данных обычно включает в себя работу с агентством по проверке биографических данных для проверки деталей заявления кандидата о приеме на работу, таких как его история трудоустройства, образование и любые судимости. 

• Проверка рекомендаций предполагает звонки всем лицам, которые дали рекомендации кандидату. Обычно это бывшие коллеги или руководители. Обычно этим занимается менеджер по найму или рекрутер. Цель состоит в том, чтобы перепроверить, соответствует ли кандидат вашим критериям найма, а также выявить возможные тревожные сигналы, которые вы могли пропустить. 

11. Сделайте предложение о работе и проведите переговоры

Наконец, пришло время сделать официальное предложение о работе. Если вы работаете с рекрутером, то первоначальное предложение и переговоры обычно берёт на себя он. Но независимо от того, кто несет ответственность, вот некоторые вещи, которые следует учитывать:

• После завершения переговоров отправьте официальное предложение о трудоустройстве в письменной форме. Устное предложение и его принятие не имеют такой обязательной силы, как официальное письменное предложение. 

• Сообщите кандидату, сколько времени у него есть на принятие решения. 

• Как только он примет предложение (будем надеяться), обязательно сообщите другим кандидатам, что вакансия закрыта.