Как распределить роли и обязанности для успешной работы команды

Знакомо ощущение хаоса при управлении проектом, когда роли и обязанности неясны? Пока один участник команды работает над дизайном, другой занимается контентом. Оба сотрудника пишут текст для изображений, полагая, что это входит в их обязанности. Из-за недопонимания и дублирования работы копия будет готова позже, и вам придётся отложить проект.

Если вы хотите улучшить командную работу и повысить производительность, вам как руководителю важно на ранней стадии проекта разъяснить конкретные задачи для каждого участника команды.

Что такое роли и обязанности и почему они важны?

Функции и обязанности — это краеугольные камни эффективной командной работы и организационной структуры. Роль — это название должности или позиция человека в команде или компании, например менеджер проекта, руководитель команды или разработчик программного обеспечения.

Обязанности же охватывают конкретные задачи, задания и результаты, связанные с той или иной ролью. Например, ключевые обязанности менеджера проекта могут включать планирование, координацию и контроль проектов от начала до завершения, в то время как обязанности разработчика программного обеспечения могут включать написание кода, отладку и внедрение программных решений.

Определение функций и обязанностей важно, поскольку обеспечивает ясность, ответственность и структуру внутри организации. Когда роли и обязанности четко определены, каждый участник команды понимает свои конкретные роли, должностные обязанности и то, что от него ожидается. Без чётко определённых ролей и обязанностей команда может столкнуться с недопониманием, отсутствием направления и неоптимальной производительностью.

Преимущества чётко определённых ролей и обязанностей

Определяя роли и обязанности, вы создаёте прочную структуру команды. Когда люди уверены в своих обязанностях, производительность команды повышается.

Когда у участников команды есть индивидуальные роли, команда также получает и другие преимущества, в том числе:

• Повышение продуктивности: вы заметите повышение продуктивности, когда назначите ключевые обязанности каждому участнику команды. Когда участники команды чётко понимают свои роли и обязанности, они могут расставлять приоритеты и выполнять наиболее важную работу.

• Улучшение процесса найма: когда вы уточняете должностные обязанности для разных ролей, вы облегчаете работу отдела кадров по удовлетворению потребностей команды при поиске новых сотрудников. Без чёткого списка обязанностей рекрутерам может быть трудно объяснить кандидатам, что они будут делать.

• Повышение морального духа команды: когда отсутствует ясность в том, что должны делать участники команды, они могут чувствовать неуверенность в своих навыках. Определение ролей и обязанностей повышает моральный дух команды, потому что у каждого есть задачи, которые нужно выполнить. Вы также можете распределять задачи между участниками команды в соответствии с их способностями, чтобы они чувствовали себя уверенно в своей повседневной работе. 

• Более эффективное использование ресурсов: ваша организация будет тратить меньше времени и денег, если участники команды будут выполнять правильные должностные обязанности. Как видно из приведённом выше примере, два участника команды, которые не знали своих обязанностей в проекте, проделали двойную работу. Это привело к потере ценного времени и, как следствие, денег. Чем эффективнее ваша команда, тем меньше будет бюджет и сроки. 

Четкие и конкретные роли в команде помогут участникам чувствовать себя уверенно и мотивированно в выполнить свои обязанности. 

Как определить роли и обязанности в команде за 4 шага

Определение функций и обязанностей участников команды — это важный процесс, требующий тщательного планирования и выполнения. Выполните следующие четыре шага, чтобы установить чёткие роли и обязанности в своей команде проекта:

Шаг 1. Определите, что нужно сделать

Вы можете использовать следующие шаги при определении ролей и обязанностей как на уровне организации, так и на уровне проекта. Первый шаг при определении ролей в команде — определить различные задачи, которые необходимо выполнить. Вот некоторые вопросы, которые можно задать, чтобы определить эти задачи:

• Были ли предыдущие проекты успешно завершены?

• Если нет, то что можно было бы сделать лучше?

• Какие задачи всё ещё входят в список повседневных задач вашей команды?

• Какие задачи каждый участник команды выполняет ежедневно?

• Входят ли эти задачи в должностные обязанности каждого участника команды?

Зная, сколько работы предстоит выполнить, вы сможете правильно распределить задачи.

2. Выявите пробелы в обязанностях

Хотя этот шаг наиболее актуален при определении ролей на организационном уровне, пробелы в обязанностях могут возникать и при работе над проектами.

Создав список задач, сравните его с тем, что делают участники команды. Это сравнение поможет выявить пробелы в обязанностях. Если первоначальные должностные обязанности участников команды неясны или другие вовлекают их в другие задачи, эти пробелы могут возникнуть непреднамеренно.

Когда вы выявите пробелы в обязанностях, они станут отправной точкой для реорганизации команды. Затем можно вернуть участникам команды их изначальные роли и решить, кто должен взять на себя дополнительные задачи, которые они выполняли. Это поможет устранить дублирование.

3. Уточните роли с помощью матрицы RACI

Матрица RACI — отличный инструмент для уточнения ролей участников команды. RACI расшифровывается как ответственные, подотчётные, эксперты и информируемые лица. Можно создать матрицу RACI (или таблицу), где задачи будут расположены по оси Y, а участники команды — по оси X. 

Назначьте одну из четырёх букв RACI каждой задаче и участнику команды. Это позволяет участникам команды легко понять, какова их конкретная роль в каждой задаче, и даёт чёткое представление о результатах. 

В приведённой ниже легенде более подробно объясняется, какие роли команды лучше всего подходят для каждой буквы в таблице RACI.

• R = ответственный. Этот человек выполняет работу. У каждой задачи должно быть только одно ответственное лицо, чтобы все в команде знали, к кому обращаться за информацией или с вопросами.

• A = Accountable (подотчётное лицо). Этот человек отвечает за утверждение работы и, скорее всего, будет руководителем.

• C = Consulted (консультант). Этот человек должен внести свой вклад в работу. Это может быть участник команды или кто-то из другой команды.

• I = Informed (информируемое лицо). Этот человек должен быть проинформирован о ходе и результатах работы, но не участвует в её выполнении.

Дополнительные советы по использованию матрицы RACI: 

• У каждой задачи должен быть только один исполнитель (R), чтобы участники команды знали, кто отвечает за работу. Если в задаче несколько ответственных, участники команды могут запутаться.

• Хотя за каждую задачу должен отвечать только один человек (A), этот же человек также может быть ответственным за выполнение задачи (AR). 

• Также важно ограничить количество людей, которых вы информируете, так как это может сделать ваш проект излишне сложным (держите количество I на низком уровне).

Матрицу RACI можно использовать для установки чётких ожиданий для участников команды и в качестве справочного материала при выполнении проектов. 

4. Получите обратную связь от команды

Попросив участников команды дать откровенную обратную связь после завершения работы с матрицей RACI, вы сможете стимулировать командное взаимодействие и получить аналитику о том, насколько функциональными кажутся назначенные роли.

Когда участники команды могут высказывать своё мнение, вы создаёте здоровую командную динамику на рабочем месте, облегчая общение.

Получить обратную связь можно несколькими способами, например: 

• Проведите собрание команды и спросите: «Есть ли у кого-нибудь мнение о ролях, которые я назначил?»

• Запланируйте индивидуальные встречи, чтобы участники команды могли высказать свои опасения в безопасной обстановке.

• Проведите анонимный опрос, чтобы участники команды могли поделиться своими честными ответами.

Когда нужно прояснять роли и обязанности

Роли и обязанности существуют как на уровне организации, так и на уровне проекта. Ваша задача как менеджера проекта — в разное время определять и то, и другое для своей команды. Создание прочной структуры команды на организационном уровне имеет решающее значение, и если вы заметили пробелы в этой области, их следует устранить в первую очередь. 

Например, если автор в вашей команде занимается планированием многих проектов, возможно, пришло время переориентировать его приоритеты и задачи. Если дизайнер весь день отвечает на электронные письма, измените структуру команды, чтобы у него было больше времени на творчество. 

Как только ваша команда узнает свои роли и обязанности на организационном уровне, вы можете подходить к каждому проекту индивидуально. У дизайнера могут быть общие обязанности, но в рамках конкретного проекта он также может отвечать за отправку и получение чертежей.

Функции и обязанности участников команды

Понимание функций и обязанностей отдельных участников команды имеет важное значение для создания продуктивной рабочей среды, основанной на сотрудничестве.

Примеры ролей участников команды

Роли участников команды зависят от организации и конкретного проекта или функции. Вот некоторые из наиболее распространённых ролей участников команды:

• менеджер проекта;

• Разработчик программного обеспечения

• Специалист по маркетингу

• Аналитик данных

• Представитель службы поддержки клиентов

Как определить обязанности участников команды

Чтобы определить обязанности участников команды, начните с определения ключевых задач и результатов, связанных с каждой ролью. Сотрудничайте с участниками команды, чтобы убедиться, что обязанности четко поняты и соответствуют их навыкам и опыту. Задокументируйте эти обязанности в описании должностей или в матрице ролей и обязанностей.

Функции и обязанности руководителя команды

Руководители команд играют решающую роль в руководстве, поддержке и мотивации участников команды для достижения общих целей и задач.

Ключевые роли лидера команды

В числе ключевых функций руководителя команды:

• Определение направления и целей

• Делегирование задач

• Контроль хода выполнения

• Предоставление обратной связи и рекомендаций

• Формирование позитивной культуры команды

Руководители команд также служат связующим звеном между своей командой и другими заинтересованными сторонами, такими как высшее руководство или клиенты.

Обязанности руководителя команды

В обязанности руководителя команды входит широкий спектр задач, в том числе:

• Разработка планов проектов

• Распределение обязанностей

• Управление ресурсами

• Содействие общению

• Разрешение конфликтов

• Обеспечение участников команды необходимыми инструментами и поддержкой для эффективного выполнения своих функций

Кроме того, руководители команд отвечают за оценку эффективности команды, признание достижений и определение областей для улучшения.

Примеры ролей и обязанностей

Каждая роль предполагает ключевые обязанности, соответствующие должности. При правильном распределении участники команды должны знать свою роль и нести ответственность только за задачи, которые соответствуют их должности. Рассмотрим некоторые распространённые роли и связанные с ними обязанности.

Пример 1. Менеджер проекта

Менеджер проекта отвечает за контроль всего жизненного цикла проекта, от планирования до реализации и сдачи, обеспечивая своевременное завершение проекта в рамках бюджета и в соответствии с требуемыми стандартами качества.

Обязанности: 

• Планирование и разработка проекта

• Создает и возглавляет команду проекта

• Отслеживание хода выполнения проекта и обмен информацией о нём

Четко определенная роль позволяет менеджеру проекта сосредоточиться на ключевых обязанностях, обеспечивая эффективное управление проектом и успех команды.

Пример 2. Визуальный дизайнер

Визуальный дизайнер создаёт привлекательные и визуально привлекательные проекты, которые соответствуют целям проекта и рекомендациям бренда, эффективно передавая идеи и сообщения с помощью визуальных элементов.

Обязанности:

• Создание последовательных визуальных материалов

• Информирование команды о важных этапах проекта

• Определение направления для проектов и руководство участниками команды

Чётко понимая свою роль, визуальные дизайнеры могут эффективно использовать свои навыки, повышая общее качество проекта и поддерживая усилия всей команды.

Пример 3. Автор контента

Автор контента исследует, создаёт и редактирует письменный контент для различных носителей, следя за тем, чтобы он был привлекательным, информативным и соответствовал целям проекта и целевой аудитории.

Обязанности:

• Исследование и написание текстов

• Общение с дизайнерами и руководителями о ходе работ

• Переработка текстов после получения обратной связи от клиентов

Имея четко определенные роли и обязанности, авторы контента могут сосредоточиться на своих конкретных задачах, эффективно сотрудничать с другими участниками команды и способствовать успеху проекта.

Эти обязанности могут меняться в зависимости от организационной культуры, рабочей среды и способностей каждого отдельного участника команды. Вы можете создать собственный шаблон должностных обязанностей, который будет включать более подробную информацию, например, кому подчиняется участник команды и каковы требования к его роли. Организационная структура поможет наглядно представить роли и структуры отчётности.

Советы по успешному распределению ролей и обязанностей

Эффективное распределение ролей и обязанностей — ключ к успеху команды. Чтобы обеспечить плавный переход и долгосрочные преимущества при определении или переопределении ролей в команде, примите во внимание следующие советы:

Используйте сильные стороны команды

При распределении ролей и обязанностей учитывайте сильные стороны и навыки каждого участника команды. Использование сильных сторон каждого сотрудника может привести к повышению производительности и удовлетворённости работой. Проведите оценку навыков или обсудите с каждым участником команды, чтобы определить его области знаний и интересов. Назначьте чёткие роли, соответствующие этим сильным сторонам, чтобы создать более эффективную и мотивированную команду.

Согласусогласуйте роли с индивидуальными целями

Убедитесь, что определения ролей соответствуют индивидуальным карьерным целям и устремлениям. Когда участники команды понимают, как их конкретная роль способствует их личному росту и успеху организации, они с большей вероятностью будут вовлечены и преданы делу. Обсудите карьерные цели с каждым участником команды и ищите возможности назначать новые роли или обязанности, которые способствуют их развитию.

Регулярно пересматривайте и корректируйте роли

Регулярно пересматривайте роли и обязанности, чтобы они оставались актуальными и эффективными. По мере изменения проектов, приоритетов и динамики команды может потребоваться корректировка ролей. Планируйте периодические встречи с участниками команды и заинтересованными лицами, чтобы собирать отзывы и оценивать влияние нынешних ролей. Будьте открыты для изменения должностей и обязанностей по мере необходимости, чтобы поддерживать оптимальную производительность команды. Подумайте, как каждая конкретная роль вписывается в более широкий контекст команды и организации.

Поощряйте открытое общение

Создайте культуру открытого общения, в которой участники команды чувствуют себя комфортно, обсуждая свои роли и обязанности. Поощряйте участников команды задавать вопросы, предоставлять обратную связь и высказывать опасения по поводу своих ролей. Создавайте возможности для сотрудничества и обмена знаниями, особенно когда в команду приходят новые работники. Открытое общение помогает всем понять свои роли и то, как они способствуют успеху команды.

Поддержание и изменение ролей и обязанностей с течением времени

По мере роста и развития организации должны меняться и роли и обязанности вашей команды. Регулярно оценивайте эффективность нынешнего распределения ролей и активно вносите изменения, когда это необходимо. Поощряйте участников команды за готовность брать на себя новые роли и обязанности, которые бросают им вызов и способствуют их росту.

 По мере того как к команде присоединяются новые работники, убедитесь, что их роли чётко определены и интегрированы с остальными участниками. Постоянно сообщайте обо всех изменениях в ролях и обязанностях всем заинтересованным сторонам, чтобы поддерживать ясность и согласованность. 

Рассматривая роли и обязанности как динамический аспект вашей команды, вы можете развивать культуру адаптивности, роста и постоянного совершенствования.

Создайте сильную команду проекта с чётким общением и структурой

Как руководитель команды, вы должны подготовить участников команды к каждому проекту. Лучший способ создать сильную структуру команды — открытое общение. С помощью программного обеспечения для общения в команде вы сможете соблюдать дедлайны и достигать целей, обеспечивая понимание всеми работниками своих обязанностей, сроков выполнения задач и состояния работы. Платформы для общения, такие как Asana, помогают принимать решения и решать проблемы в команде.

Используя Asana для адаптации, вы можете обеспечить, чтобы новые работники с первого дня чётко понимали свои функции и обязанности. Asana позволяет создавать шаблоны проектов, назначать задачи и предоставлять соответствующую документацию в одном месте. 

По мере роста и развития команды вы можете легко отслеживать показатели в Asana, чтобы оценивать влияние ваших усилий по обеспечению ясности ролей с течением времени.