Создайте план действий, который приведет к результатам

Ставить цели — это здорово. В конце концов, вы определяете, чего хотите достичь. Но цели не помогут без чётких действий. ​​План действий — это популярная методика управления проектами, которая перечисляет ваши действия, чтобы вы точно знали, как достичь своих целей. 

Мы покажем вам, как шаг за шагом создать чёткую дорожную карту и какие инструменты использовать, чтобы получить максимальную отдачу от плана действий. Давайте начнём.

Что такое план действий?

План действий — это список задач или действий, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей. Эффективный план действий работает как план управления инициативами вашей компании, описывая шаги, которые необходимо предпринять для достижения этих более крупных целей. После постановки целей создайте план действий с конкретными задачами и сроками для достижения каждой из них. 

Кому нужен план действий?

План действий полезен всем, кому нужен пошаговый процесс планирования. Создавая план действий, вы детально описываете, какие именно действия вы будете предпринимать для достижения целей проекта. Эти планы помогут вам организовать свои дела и убедиться, что у вас есть необходимая информация и ресурсы для достижения поставленных целей.

Планы действий часто используются в стратегическом планировании. Стратегические планы — это цели на три-пять лет, над достижением которых работает вся ваша организация. Создав стратегический план, можно использовать план действий, чтобы определить, как вы будете выполнять свои стратегические цели. Таким образом, вы предоставляете своей команде фреймворк для отслеживания всех отдельных задач, которые необходимо выполнить для достижения общей стратегической цели.

Но планы действий можно создавать не только для стратегического планирования. Используйте этот инструмент для систематического достижения любых конкретных целей. Попробуйте создать:

• План действий для бизнеса

• План маркетинговых мероприятий

• План корректирующих мероприятий

• План мероприятий по продажам

• План действий в проекте

• План мероприятий по личному развитию

Независимо от типа создаваемого плана действий, обязательно используйте для этого программное обеспечение для управления задачами. Это позволит вам легко делиться задачами и сроками с командой, чтобы отслеживать прогресс. Вместо ручных обновлений статуса и неясных результатов у вашей команды будет единый центральный источник достоверной информации обо всём, что нужно сделать для достижения целей. 

Теперь давайте рассмотрим, как создать план действий, который повысит эффективность и ответственность вашей команды.

Шесть шагов по созданию плана действий

Шаг 1. Поставьте SMART-цель

Когда речь идёт о постановке целей, ясность — это самое важное качество. Метод SMART-целей позволяет сформулировать чёткую и достижимую цель. Чтобы получить максимальную пользу от этой тактики, ставьте конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени цели.

Например, ваша цель может заключаться в том, чтобы реализовать нынешний проект (измеримый) за четыре месяца (с ограничением по времени) без перерасхода средств (конкретный). Если эта цель достижима и реалистична с учетом имеющихся ресурсов, то это отличная SMART-цель.

Шаг 2. Определите задачи

Теперь, когда ваша цель чётко определена и записана, вам нужно определить шаги, которые необходимо предпринять для её достижения. Определите все задачи, которые вы и ваша команда должны выполнить, чтобы достичь важных этапов и, в конечном итоге, главной цели.

Вот несколько примеров планов действий с задачами для различных целей:

Цель: к июню расширить команду с семи до девяти человек.

Задачи:

• Встретиться с отделом кадров, чтобы обсудить кампанию по набору персонала.

• Создать шаблон проекта для отслеживания кандидатов.

• Запланировать три собеседования в неделю.

Цель: выбрать и внедрить новое программное обеспечение для управления работой для всей компании к концу 2 квартала.

Задания:

• Подать заявку на бюджет.

• Создать план развертывания на второй квартал.

• Запланировать обучение для участников команды.

Цель: провести благотворительный забег на 5 км в мае, чтобы собрать 15 000 долларов для местного продовольственного банка.

Задания:

• Найти волонтёров и распределить обязанности

• Подготовить маркетинговые материалы и планы по связям с общественностью

• Найти спонсоров

Шаг 3. Распределите ресурсы

После того как вы определили все задачи, можно распределять ресурсы, такие как участники команды, бюджет проекта или необходимое оборудование. Назначьте участников команды на определённые задачи, подайте заявку на бюджет или соберите полезные инструменты — сейчас самое время для планирования и подготовки.

Иногда бывает невозможно распределить все ресурсы до начала реализации плана действий. Возможно, сначала вам нужно подать заявку на финансирование или получить подтверждение от руководства, прежде чем приступить к выполнению задачи. В этом случае добавьте ресурс в качестве задачи в свой план, чтобы вы могли позаботиться о нём позже.

Шаг 4. Расставьте приоритеты для задач

Когда команда понимает свои приоритеты, она знает, какую работу нужно выполнить в первую очередь, а какую при необходимости перенести. Ни один план действий не высекается в камне, поэтому лучший способ расширить возможности команды — дать ей знать, какие задачи являются приоритетными, а какие более гибкими.

Для этого отсортируйте все задачи по приоритету и последовательности:

• Приоритет: важные и менее важные задачи.

• Последовательность: порядок, в котором должны быть завершены задачи, чтобы можно было приступить к другим.

Организуя и расставляя приоритеты для своих задач, вы заметите, что некоторые из них зависят от других. Другими словами, одна задача не может начаться, пока не будет завершена предыдущая. Выделите эти зависимости и учтите последовательность при определении приоритетов. Это позволит избежать узких мест, когда менее важная задача задерживает выполнение более важной.  

Шаг 5. Установите дедлайны и важные этапы

Когда ваша команда знает, над чем работает, у неё есть контекст для эффективной расстановки приоритетов и мотивация для отличной работы. Участники команды, как правило, более мотивированы, когда понимают, как их работа способствует достижению более крупных целей.

Чтобы с самого начала вовлечь участников команды, назначьте дедлайны для всех задач и определите важные этапы. Вехи обозначают определённые точки на хронологии проекта, которые показывают, когда завершены отдельные действия или когда начинается новая стадия.

Создайте хронологию или диаграмму Ганта, чтобы получить лучшее представление о приоритетных задачах, важных этапах и дедлайнах. Хронология также служит визуальным способом отслеживания дат начала и окончания каждого задания в плане действий. Вы можете использовать её в качестве ориентира, чтобы убедиться, что ваша команда не выбивается из графика.

Шаг 6. Отслеживание и пересмотр плана действий

Ваша способность оставаться в курсе изменений и адаптироваться к ним — это то, что делает вас отличным менеджером проекта. Крайне важно отслеживать прогресс команды и при необходимости пересматривать план. Если вы обнаружите, что повторяющиеся проблемы замедляют работу команды, шаблон плана корректирующих действий поможет вам выявить первопричины и превратить проблемы в улучшения.

К счастью, план действий не является нечто неизменным. Лучший способ отслеживать потенциально меняющиеся приоритеты или дедлайны — использовать динамический инструмент, например программное обеспечение для управления работой. Это позволит вам обновлять задачи и зависимости в реальном времени, держать команду в курсе и поддерживать план действий в актуальном состоянии. Вы также можете использовать шаблон журнала действий, чтобы вести текущий учёт того, что уже завершено, что ещё предстоит сделать, а также любые последующие элементы из ваших отзывов. Шаблоны журналов помогают команде отслеживать распределение ответственности и вносить изменения в план на основе данных.

План действий, план Б, план проекта и список задач

Чем же план действий отличается от всех этих планов и списков? Чтобы раз и навсегда прояснить этот вопрос, мы объясним, что представляют собой эти планы и когда какой из них использовать, чтобы максимизировать усилия вашей команды.

План действий и план Б

Возможно, вы встречались с тем, что термины «план действий» и «план Б» используются как взаимозаменяемые. Но на самом деле это два совершенно разных типа планов. Вот как их различать:

• План действий описывает действия очень подробно, чтобы вы и ваша команда точно знали, какие шаги предпринять для достижения цели.

• План Б — это вторичный план действий, альтернативная стратегия, которую команда может применить, если первоначальный план не сработает. Независимо от того, связано ли это с внутренней проблемой или внешним фактором, наличие плана Б — отличный способ подготовиться к худшему сценарию.

План действий и план проекта

План проекта немного сложнее, чем план действий. План проекта — это схема ключевых элементов, необходимых вашей команде для достижения целей проекта. План проекта включает в себя семь элементов:

1. Цели и задачи проекта

2. Показатели успеха

3. Заинтересованные стороны и функции

4. Объём и бюджет

5. Вехи и ожидаемые результаты

6. Хронология и график

7. План общения

Создав план проекта, используйте план действий, чтобы описать и задокументировать, как ваша команда будет выполнять задачи и достигать целей. Это позволит всем участникам команды знать свои обязанности и сроки выполнения.

План действий и список задач

Список задач обычно используется для записи отдельных задач, которые не обязательно ведут к одной общей цели. Списки задач могут меняться ежедневно и гораздо менее организованы, чем планы действий. План действий предусматривает конкретные шаги и включает в себя задачи, которые ведут к достижению общей цели.

Как успешно реализовать план действий

Вы знаете, как создать план действий, но для его успешной реализации вам нужно использовать правильные инструменты и правильно их применять. Вот пять наших лучших советов по созданию эффективного плана действий:

Используйте программное обеспечение для управления задачами

Оптимизируйте свой план действий, сохранив все задачи и сроки в одном центральном источнике достоверной информации. Программное обеспечение для управления задачами, такое как Asana, идеально подходит для вашего плана действий, поскольку позволяет отслеживать незавершённые задачи, назначать ответственность за них, устанавливать зависимости и общаться с командой в режиме реального времени или асинхронно.

Используйте или создавайте шаблоны

Создайте или используйте шаблон, в котором перечислены все задачи с заметками, статусом, приоритетом и ответственностью. Создав шаблон, соответствующий типу вашего проекта, вы сможете использовать его снова и снова.

Настройте оповещения в реальном времени и назначьте зависимости

Убедитесь, что все задачи имеют привязку по времени и что вы назначаете зависимости. Так ваша команда сможет реагировать, когда элемент будет готов для них, и легко отслеживать, какие другие элементы зависят от их. 

Отмечайте элементы по мере их завершения

Отмечайте задачи по мере их завершения. Убедитесь, что это видно всем и происходит в режиме реального времени, чтобы человек, ответственный за следующую задачу, мог как можно скорее приступить к работе.

Обсуждайте просроченные или ожидающие выполнения задачи

Если вы столкнулись с проблемами или задержками, поговорите со своей командой, чтобы выявить потенциальные узкие места и найти решения, которые помогут выполнить план действий в срок. Вы можете добавлять заметки прямо в план действий или назначать звонки для обсуждения более сложных вопросов.

На старт, внимание, план действий!

Как однажды сказал Бенджамин Франклин: «Если вы не планируете, вы планируете потерпеть неудачу». Создание плана действий помогает вам оставаться сосредоточенным и идти по правильному пути, а также воплощает ваши цели в жизнь.