Create an action plan that drives results

Ставить цели — это здорово. В конце концов, вы определяете, чего хотите достичь. Но цели мало что дадут без чётких действий. ​​План действий — это популярная техника управления проектами, в которой перечислены этапы действий, чтобы вы точно знали, как будете достигать своих целей. 

Мы покажем вам, как шаг за шагом создать эту чёткую дорожную карту, а также другие инструменты, которые вы должны использовать, чтобы получить максимальную отдачу от своего плана действий. Давайте рассмотрим это подробнее.

Что такое план действий?

План действий — это список задач или действий, которые необходимо выполнить для достижения целей. Эффективный план действий работает как план управления инициативами вашей компании, в котором изложены шаги, которые необходимо предпринять для достижения этих более крупных целей. Пройдя процесс постановки целей, создайте план действий с конкретными задачами и сроками для достижения каждой цели. 

Кому нужен план действий?

План действий полезен всем, кому нужен пошаговый процесс планирования. Создавая план действий, вы подробно описываете, какие именно действия вы будете предпринимать для достижения целей проекта. Эти планы помогут вам организовать свои задачи и убедиться, что у вас есть необходимая информация и ресурсы для достижения поставленных целей.

Планы действий часто используются в стратегическом планировании. Стратегические планы — это цели на 3–5 лет, над которыми работает вся ваша организация. Создав стратегический план, можно использовать план действий, чтобы определить, как вы будете выполнять свои стратегические цели. Таким образом, вы предоставляете своей команде основу для отслеживания всех отдельных задач, которые им необходимо выполнить для достижения общей стратегической цели.

Однако планы действий можно создавать не только для стратегического планирования. Используйте этот инструмент для систематического достижения любых конкретных целей. Попробуйте создать:

• План действий для бизнеса

• План маркетинговых мероприятий

• План корректирующих действий

• План мероприятий по продажам

• План мероприятий по проекту

• План мероприятий по личностному развитию

Независимо от типа плана действий, создавайте его в программном обеспечении для управления задачами. Это позволит вам легко делиться поручениями и сроками с командой, чтобы отслеживать прогресс. Вместо обновлений статуса вручную и неясных результатов у вашей команды будет единый источник достоверной информации обо всём, что нужно сделать для достижения целей. 

Теперь давайте рассмотрим, как создать план действий, который повысит эффективность и ответственность вашей команды.

Шесть шагов по созданию плана действий

Шаг 1. Определите цель по методу SMART

Когда речь идет о постановке целей, ясность — это единственное и самое важное качество. С помощью метода SMART-целей ваша цель будет чётко определена и достижима. Чтобы воспользоваться этой тактикой, ставьте конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени цели.

Например, ваша цель может заключаться в том, чтобы сдать текущий проект (измеримая цель) через четыре месяца (ограниченная по времени цель) без перерасхода средств (конкретная цель). Если эта цель достижима и реалистична с учётом доступных ресурсов, то это отличная SMART-цель.

Шаг 2. Определите задачи

Теперь, когда ваша цель чётко определена и записана, вам нужно определить шаги, которые необходимо предпринять для её достижения. Определите все задачи, которые вам и вашей команде необходимо выполнить, чтобы достичь вех и, в конечном итоге, основной цели.

Вот несколько примеров планов действий с задачами для различных целей:

Цель: расширить команду с семи до девяти человек к июню.

Задачи:

• Встретиться с отделом кадров, чтобы обсудить кампанию по набору персонала.

• Создать шаблон проекта для отслеживания кандидатов.

• Запланировать три собеседования в неделю.

Цель: выбрать и внедрить новое программное обеспечение для управления работой во всей компании до конца 2 квартала.

Задачи:

• Подать заявку на бюджет.

• Создать план развертывания на 2 квартал.

• Запланировать обучение для участников команды.

Цель: провести благотворительный забег на 5 км в мае, чтобы собрать 15 000 долларов для местного продовольственного банка.

Задачи:

• Найти волонтёров и определить обязанности

• Подготовить маркетинговые материалы и PR-планы

• Привлечь спонсоров

Шаг 3. Распределение ресурсов

После того, как вы определили все задачи, можно распределить ресурсы, такие как участники команды, бюджет проекта или необходимое оборудование. Будь то назначение участников команды на определенные задачи, подача заявки на бюджет или сбор полезных инструментов — сейчас самое время для планирования и подготовки.

Иногда бывает так, что вы не можете распределить все ресурсы до того, как приступите к реализации плана действий. Возможно, сначала вам придется подать заявку на финансирование или получить одобрение руководителя, прежде чем вы сможете приступить к выполнению задачи. В этом случае добавьте ресурс в качестве поручения в свой план, чтобы заняться им позже.

Шаг 4. Расставьте приоритеты

Когда ваша команда чётко понимает свои приоритеты, она знает, какую работу нужно сделать в первую очередь, а какую можно перенести при необходимости. Ни один план действий не высечен на камне, поэтому лучший способ расширить возможности вашей команды — это дать им знать, какие задачи имеют высокий приоритет, а какие — более гибкие.

Чтобы это было понятно, отсортируйте все поручения по приоритету и последовательности:

• Приоритет: важные и менее важные задачи.

• Последовательность: порядок, в котором должны выполняться задачи, чтобы можно было приступить к другим.

Когда вы организуете и расставляете приоритеты, вы заметите, что некоторые действия зависят от других. Другими словами, одна задача не может начаться, пока не будет завершена предыдущая. Выделите эти зависимости и учтите последовательность при расстановке приоритетов. Это уменьшает количество узких мест, устраняя препятствия, которые могут привести к тому, что менее важное поручение задержит выполнение высокоприоритетного.  

Шаг 5. Установите сроки и вехи

Когда ваша команда знает, над чем она работает, у нее есть контекст для эффективного определения приоритетов и мотивация для отличной работы. Участники команды, как правило, более мотивированы, когда они понимают, как их работа способствует достижению более масштабных целей.

Чтобы вовлечь коллег с самого начала, назначьте сроки для всех поручений и определите вехи. Вехи обозначают определённые точки на хронологии проекта, которые показывают, когда заканчиваются отдельные действия или когда начинается новая стадия.

Создайте хронологию или диаграмму Ганта, чтобы лучше видеть приоритетные задачи, вехи и сроки. Хронология также служит визуальным способом отслеживания дат начала и завершения каждой задачи в вашем плане действий. Вы можете использовать его в качестве базового уровня, чтобы убедиться, что ваша команда не выбивается из графика.

Шаг 6. Контроль и пересмотр плана действий

Способность держать руку на пульсе и адаптироваться к изменениям — вот что делает вас отличным руководителем проекта. Крайне важно отслеживать прогресс команды и при необходимости пересматривать план.

К счастью, план действий не является чем-то неизменным. Лучший способ отслеживать потенциально меняющиеся приоритеты или сроки — использовать динамический инструмент, например, программное обеспечение для управления работой. Это позволит вам обновлять задачи и зависимости в режиме реального времени, держать команду в курсе дела и двигать план действий вперёд.

План действий, план Б, план проекта и список дел

Так чем же план действий отличается от всех этих других планов и списков? Чтобы прояснить это раз и навсегда, мы объясним, что это за планы и когда какой из них использовать, чтобы максимизировать усилия вашей команды.

План действий и план Б

Возможно, вы встречались с тем, что термины «план действий» и «план Б» используются как взаимозаменяемые. Но на самом деле план действий и план Б — это два совершенно разных типа планов. Вот как их различить:

• План действий подробно описывает действия, чтобы вы и ваша команда точно знали, какие шаги необходимо предпринять для достижения цели.

• План Б — это вторичный план действий, альтернативная стратегия, которую ваша команда может применить, если ваш первоначальный план не сработает. Независимо от того, связано ли это с внутренней проблемой или внешним фактором, наличие плана Б — это отличный способ подготовиться к худшему сценарию.

План действий и план проекта

План проекта немного сложнее, чем план действий. Планы проектов — это схема ключевых элементов, необходимых вашей команде для успешного достижения целей проекта. План проекта включает семь элементов:

1. Цели и задачи проекта

2. показатели успеха;

3. Заинтересованные стороны и функции

4. Объём и бюджет

5. вехи и ожидаемые результаты;

6. Хронология и график

7. план коммуникаций.

Создав план проекта, используйте план действий, чтобы описать и задокументировать, как ваша команда будет выполнять задачи и достигать целей. Это гарантирует, что все участники группы будут знать, в чём заключаются их обязанности и что и когда нужно сделать.

План действий и список дел

Список дел обычно используется для записи отдельных задач, которые не обязательно ведут к одной общей цели. Списки дел могут меняться ежедневно и гораздо менее организованы, чем планы действий. План действий предусматривает выполнение конкретных шагов и включает задачи, которые ведут к достижению общей цели.

Как успешно реализовать план действий

Вы знаете, как создать план действий, но для его успешной реализации вам нужно использовать правильные инструменты и делать это правильно. Вот пять главных советов, которые помогут вам создать эффективный план действий:

Используйте программное обеспечение для управления задачами

Оптимизируйте свой план действий, храня все задачи и сроки в едином источнике достоверной информации. Программное обеспечение для управления задачами, такое как Asana, идеально подходит для вашего плана действий, поскольку позволяет отслеживать незавершённые задачи, назначать ответственных, устанавливать зависимости и общаться с командой в режиме реального времени или асинхронно.

Используйте или создавайте шаблоны

Создайте или используйте шаблон, в котором перечислены все поручения с заметками, статусом, приоритетом и ответственными лицами. Создав шаблон, подходящий для вашего типа проекта, вы можете использовать его снова и снова.

Настройте оповещения в реальном времени и назначьте зависимости

Убедитесь, что все поручения ограничены по времени и что вы назначаете зависимости. Так ваша команда сможет реагировать, когда элемент будет готов, и легко отслеживать, какие другие элементы зависят от неё. 

Отмечайте выполненные поручения

Когда поручения будут выполнены, отметьте их! Убедитесь, что это видно всем и происходит в режиме реального времени, чтобы человек, ответственный за следующее поручение, мог начать работу как можно скорее.

Обсуждайте просроченные или незавершённые задачи

Если у вас возникли проблемы или задержки, обсудите их с командой, чтобы выявить потенциальные узкие места и найти решения, которые позволят выполнить план действий. Вы можете добавлять заметки прямо в план действий или организовывать звонки для обсуждения более сложных вопросов.

На старт, внимание, план действий

Как однажды сказал Бенджамин Франклин: «Если вы не планируете, вы планируете потерпеть неудачу». Создание плана действий помогает вам оставаться сосредоточенными, идти по графику и воплощать свои цели в жизнь.