What is a bottleneck in project management? 3 ways to identify them

Вспомните, когда в последний раз один из ваших проектов был отложен. Независимо от того, ожидали ли вы обратную связь, пытались ли заставить работать устаревшую систему или пытались жонглировать проверками и подтверждениями, большинство задержек проекта вызваны одним явлением: узкими местами.

Как горлышко бутылки замедляет поток воды, так и узкие места в управлении проектами влияют на рабочий процесс. В производственном процессе узкие места довольно легко обнаружить — это обычно физическое место, где общий производственный процесс замедляется из-за медленной машины или сырья. В управлении проектами обнаружить и устранить узкие места немного сложнее.

Давайте рассмотрим, что такое узкие места в управлении проектами, как их выявлять и что можно сделать, чтобы успешно их устранять.

Что такое узкие места в управлении проектами?

Узкое место — это любая точка перегрузки в проекте, которая вызывает задержки в рабочем процессе. Узкие места в управлении проектами снижают темпы реализации проекта из-за ограниченной способности.

В управлении проектами существуют два типа узких мест:

• Узкие места, связанные с исполнителями: этот тип узких мест возникает, когда участник команды или вся команда не достигает требуемого уровня производительности. Чаще всего виной тому не участники команды, а нехватка ресурсов или ясности. Если вы столкнулись с узкими местами, связанными с исполнителями, поговорите со своей командой и выясните, почему им трудно выполнять работу. Вполне вероятно, что это узкое место можно устранить, наняв дополнительных исполнителей, передав простые задачи на аутсорсинг или улучшив общение внутри команды.

• Системные узкие места: устаревшая, медленная или неактуальная система или программное обеспечение может замедлить рабочий процесс и создать узкое место. Системные узкие места могут быть связаны с медленными принтерами, системами ручного архивирования или программным обеспечением для управления работой, которое просто не соответствует потребностям вашего проекта. Возможно, для восстановления рабочего процесса достаточно будет обновить программное обеспечение.

Определение типа узкого места — это первый шаг к его устранению. Как только вы поймёте, с чем именно вы имеете дело — с системным узким местом или с узким местом, связанным с исполнителем, — вы сможете глубже понять, что именно вызывает проблему.

Как определить узкие места

Анализ узких мест, также известный как анализ первопричин, является лучшим подходом к выявлению узких мест и поиску способов их устранения. Чтобы выявить узкие места, найти решения и отслеживать производительность, необходимо выполнить три действия.

Шаг 1. Составьте схему процессов и определите узкие места

Лучший способ выявить и предотвратить узкие места — это составить схему рабочих процессов. Для этого можно использовать программное обеспечение для управления работой, такое как Asana, которое позволяет изучать проект в различных представлениях — будь то канбан-доска, диаграмма Ганта или список задач. 

Другим часто используемым инструментом анализа узких мест является диаграмма «рыбья кость». Этот способ визуального представления проекта, также известный как диаграмма Исикавы, является идеальным инструментом для мозгового штурма и решения проблем. 

На диаграмме Исикавы голова рыбы представляет собой проблему или узкие места, которые вы пытаетесь устранить. Рёбра представляют различные категории и связанные с ними задачи. Сопоставив процесс с диаграммой Исикавы, вашей команде будет проще определить первопричину узкого места.

Обратите внимание, что в диаграмме Исикавы легко запутаться. У узких мест может быть несколько потенциальных причин, поэтому рассматривайте эту диаграмму с осторожностью и не зацикливайтесь на деталях.

Для создания причинно-следственной диаграммы в Asana можно использовать интеграцию с Lucidchart. Она позволяет создавать диаграммы, делиться ими с командой и сохранять их для последующего анализа.

После визуализации процессов ваша команда должна будет внимательно изучить их и проанализировать на предмет сильных и слабых сторон. Вы можете обнаружить, что работа накапливается, потому что ваша команда контроля качества недоукомплектована (причина в исполнителях) или что старое программное обеспечение постоянно теряет важные данные (причина в системе).

Шаг 2. Реализация решений

Узнав причину узких мест, можно определить, как их устранить. Это может включать создание подробного плана действий, назначение задач участникам команды и повышение загрузки за счёт выделения ресурсов для проекта. Ниже приводятся несколько примеров решений, которые можно реализовать для различных сценариев узких мест.

• Невыполненная работа из-за нехватки персонала в команде: если ваша команда перегружена работой, возможно, есть способ передать на аутсорсинг некоторые из более простых задач. Кроме того, можно привлечь стажёра, попросить другую команду помочь в трудные времена или взять часть задач на себя, если позволяет график. В будущих проектах можно либо расширить команду за счёт новых сотрудников, либо выделить больше времени на проект, чтобы избежать узких мест.

• Клиенты слишком медленно отвечают: регулярное ожидание обратной связи от клиентов может привести к узким местам в процессе сдачи проекта. Запланируйте встречу с клиентом и узнайте, как лучше всего связаться с ним, когда потребуется обратная связь. Возможно, он предпочитает получать результаты пакетами или просто не замечает ваши письма, и вам нужно писать темы заглавными буквами. Как только вы узнаете причину узкого места, вы будете лучше подготовлены к его устранению.

• Устаревшее программное обеспечение для управления проектами вызывает проблемы: каждый менеджер проекта, вероятно, согласится с тем, что устаревшее программное обеспечение — это настоящий кошмар. Быстрый анализ рентабельности инвестиций может быть достаточным основанием для обновления программного обеспечения для управления проектами до более надежного инструмента, если оно не сохраняет ваш прогресс автоматически, в нём трудно ориентироваться или оно медленно загружается.

• Ваша команда выполняет много дублирующейся работы: дублирующаяся работа не только замедляет процесс, но и вызывает трения и разочарование между участниками команды. Используйте инструмент для управления работой, чтобы чётко определять, кто за что отвечает, устанавливать зависимости и назначать задачи по мере необходимости.

Рост организации постепенно стесняет общение. Мы в Hope for Haiti однажды заметили, насколько нам вредит неэффективность взаимодействия: когда мы не способны работать как единый, хорошо отлаженный механизм, мы не обслуживаем столько людей, сколько могли бы, и нужно что-то с этим делать.”

• Микроменеджмент замедляет процесс: менеджер или заинтересованная сторона, которая постоянно вмешивается в проект, замедляет процесс. В этом случае проведите встречу с этим человеком, чтобы обсудить установление границ и напомнить ему, что делегирование работы и доверие к команде являются частью того, что сделает и проект, и команду успешными.

После внедрения решения остаётся только один шаг: мониторинг и оценка его эффективности.

Шаг 3. Оценка эффективности

Вам нужно будет отслеживать и оценивать эффективность своего плана действий, чтобы убедиться, что вы успешно справились с узкими местами. Отслеживайте ход выполнения проекта и сравнивайте качество и скорость процессов с тем, что было до внедрения решения. 

Эту оценку также можно использовать для получения ценной информации для будущего управления узкими мес��ами. Помните, что речь не обязательно идёт о предотвращении узких мест — при определённом размере проекта они неизбежны. Что действительно важно, так это то, что вы уделяете время активному выявлению и управлению ими. Планирование рабочего процесса позволит вашей команде переключиться на другую задачу, пока узкое место не будет устранено, и вернуться к нему позже, чтобы работа не останавливалась.

Как устранить узкие места после их возникновения

В зависимости от сложности узкого места вы можете быстро его устранить, перераспределив участников команды или выделив больше ресурсов на конкретный этап рабочего процесса. Однако иногда для решения проблемы требуется больше внимания. Если вы не устраните узкие места сразу после их выявления, последствия могут быть дорогостоящими и изнурительными.

Вот как можно сдержать узкие места, когда они уже возникли.

1. Никогда не оставляйте узкие места без внимания: хотя может показаться, что просто минимизировать объем работы, которая должна пройти через узкое место, — это хорошее решение, такой подход может привести к еще большему времени обработки и создать волновой эффект, который может замедлить весь ваш проект. Всегда поддерживайте работу узкого места на полную способность и одновременно решайте проблему на полной скорости.

2. Снизьте нагрузку на узкие места. Вместо того чтобы минимизировать объём работы, который должен пройти через узкое место, можно снизить нагрузку на него, убедившись, что работа поступает в наилучшем возможном состоянии. Предположим, что узким местом является руководитель, которому необходимо проверить документы, прежде чем они будут переданы заинтересованным сторонам. Сосредоточьтесь на том, чтобы передавать эти документы менеджеру с минимальным количеством ошибок, чтобы облегчить его жизнь и ускорить рабочий поток.

3. Работайте пакетами: в зависимости от проекта и узких мест, вы можете снизить нагрузку, объединяя похожие задачи в пакеты. Просто будьте осторожны с размером партии — делайте их как можно меньше, чтобы работа с ними была проще и не вызывала стресса.

4. Поддерживайте боевой дух команды: когда дела идут плохо, ваша команда может потерять концентрацию, доверие и мотивацию. Важно, чтобы вы эффективно общались со своей командой о том, как вы планируете устранить узкие места. Также дайте им знать, как они могут поддержать проект в это время.

5. Думайте нестандартно: по возможности повышайте способность узких мест. Возможно, вы не сможете заставить менеджера работать быстрее, чтобы он рассмотрел эти документы, но, возможно, есть другой менеджер, который может помочь и ускорить рабочий процесс. Всегда ищите альтернативные решения — нестандартное мышление делает управление проектами таким увлекательным!

6. Не жертвуйте качеством: пропуск этапов, поспешное редактирование и выполнение работы большими партиями могут сэкономить время и ускорить завершение проекта. Однако, если вы поставите под угрозу качество своей работы, вы рискуете переделать свой проект, потерять клиентов или подорвать доверие своей команды. Никогда не жертвуйте качеством своей работы, чтобы преодолеть узкое место — в долгосрочной перспективе это не стоит того.

Самое главное — избегать простоев. Если ваша команда сидит без дела, это вызовет разочарование и ещё больше увеличит общую продолжительность цикла вашего проекта. Всегда держите команду в движении и вовлекайте её в процесс решения проблем.

Используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы справляться с узкими местами

Как бы мы ни старались, узкие места всё равно возникают. Когда это произойдёт, постарайтесь отбросить свой перфекционизм и собрать команду, чтобы найти ориентированные на решение способы сдерживать накапливающуюся работу. 

С помощью правильных инструментов можно свести узкие места к минимуму даже в Agile-среде. Создавайте хронологии или канбан-доски для своих проектов, чтобы у вашей команды всегда было наглядное представление о рабочей нагрузке и возможность легко корректировать задачи, зависимости и даты сдачи в режиме реального времени.