6 ограничений проекта и как ими управлять для достижения успеха

Вы когда-нибудь были в цирке и видели, как жонглеры балансируют предметы? Им каким-то образом удаётся удерживать несколько тарелок в воздухе так грациозно, что кажется, будто они используют магию. Но для балансировки не нужна магия — только сосредоточенность и навыки. Если артист уронит хотя бы одну тарелку, все остальные тоже упадут. 

Как и цирковое представление, управление проектами — это балансировка. В течение жизненного цикла проекта вы столкнётесь с различными ограничениями, включая время, затраты и риски. Часть вашей работы как эффективного менеджера проекта заключается в том, чтобы научиться балансировать эти ограничения для повышения эффективности проекта. В этой статье мы подробно обсудим ограничения проекта и объясним, как ими управлять. 

Что такое ограничения проекта?

Ограничения проекта — это общие ограничения, которые необходимо учитывать в течение жизненного цикла проекта. Например, ограничение по затратам означает, что вы ограничены определённым бюджетом проекта, а ограничение по времени означает, что вы должны завершить свой проект в течение определённого периода. 

Большинство ограничений проекта влияют друг на друга, поэтому управление ими имеет решающее значение для успеха проекта. Если вы решите, что вам нужно продлить сроки проекта, то, скорее всего, вам также понадобится больше денег для его завершения. Область проекта также будет расширяться по мере увеличения времени и стоимости проекта. 

Существует шесть общих ограничений проекта, которые следует учитывать на этапах управления проектом. В этой статье мы подробно рассмотрим каждое ограничение и объясним, как им управлять. Независимо от типа проекта, над которым вы работаете, программное обеспечение для управления проектами поможет вам визуализировать график проекта и управлять всеми его ограничениями в одном месте. 

Тройственная ограниченность управления проектами

Тройная ограниченность управления проектом, также известная как треугольник управления проектом или железный треугольник, — это объём, стоимость и время. В каждом проекте вам нужно будет балансировать эти три элемента, и это может быть непросто, потому что все они влияют друг на друга. 

При балансировании объёма, стоимости и времени приходится идти на компромиссы, и вы должны решить, чем вы готовы пожертвовать, чтобы сохранить согласованность и функциональность проекта. 

Например, ваш проект может оставаться в рамках объёма, только если бюджет и распределение времени остаются неизменными. Если вы хотите завершить проект в более короткие сроки, вам придётся уменьшить объём работ, чтобы сбалансировать проект, если только вы не сможете внести коррективы в бюджет.

Объём работ

Область проекта — это размер проекта с точки зрения качества, детализации и ожидаемых результатов. Время и деньги зависят от области проекта, потому что по мере увеличения области проекта для его завершения потребуется больше времени и денег.

На каждом этапе проекта необходимо помнить о разрастании объёма и усердно работать над тем, чтобы его предотвратить. Этого можно избежать, создав подробные планы проекта и заручившись их согласованием с заинтересованными сторонами до начала работ.

Стоимость

Ограничения по затратам включают бюджет проекта в целом и всё, что имеет финансовую ценность, необходимую для вашего проекта. К элементам, которые могут быть ограничением по затратам, относятся:

• Стоимость проекта

• Заработная плата участников команды

• Стоимость оборудования

• Стоимость помещений

• Затраты на ремонт

• Затраты на материалы

Чтобы бюджет оставался реалистичным, многие команды используют шаблон сравнения затрат для оценки поставщиков, вариантов ценообразования или расходов на ресурсы до окончательного расчёта сметы.

Время

Управление временем имеет важное значение для успеха проекта, и на каждом этапе вы будете сталкиваться с различными временными ограничениями. Если вы попытаетесь увеличить хронологию проекта, это приведёт к таким последствиям, как продление дедлайнов, корректировка календаря команды или сокращение времени на планирование.

Временные элементы проекта, которые могут привести к ограничениям, могут включать:

• Общая хронология проекта

• Количество часов, отработанных в рамках проекта

• Внутренние календари и ориентиры

• Время на планирование и выработку стратегии

• Количество этапов проекта

Объём, стоимость и время называют железным треугольником, потому что эти три ограничения трудно сбалансировать без ущерба для качества проекта. Например, если вы сократите бюджет или увеличите объём работ, вам, скорее всего, придётся компенсировать это за счёт ослабления ограничений по времени. Это можно сделать, продлив дедлайны, добавив часы или скорректировав график проекта с помощью шаблона расписания мероприятий, чтобы сохранить важные этапы и реалистичные сроки сдачи.

Другие распространённые ограничения проекта, которые следует учитывать

Объём, стоимость и время — это три основных ограничения, с которыми приходится сталкиваться при управлении проектами. Однако есть ещё три ограничения, которые могут повлиять на жизненный цикл проекта: риск, ресурсы и качество.

Риск

Риски проекта — это любые неожиданные события, которые могут повлиять на него. Хотя большинство рисков проекта являются негативными, некоторые могут быть позитивными. Например, в процессе реализации проекта может появиться новая технология. Эта технология может помочь вам быстрее завершить проект или, наоборот, вызвать большую конкуренцию на рынке и снизить ценность вашего продукта. 

Вы можете определить риски проекта, используя анализ рисков и стратегии управления рисками, чтобы держать их под контролем. В числе рисков, с которыми вы можете столкнуться:

• Недостача ресурсов

• Операционные сбои

• Низкая производительность

• Отсутствие ясности

• Размывание границ проекта

• Высокие затраты

• Дефицит времени

Используйте реестр рисков, чтобы оценить вероятность и серьёзность каждого риска проекта, а затем сначала смягчите наиболее вероятные и серьёзные риски.

Ресурсы

Ресурсы тесно связаны с ограничениями по затратам, поскольку эти требования к проекту стоят денег. Без надлежащего распределения ресурсов качество проекта может снизиться, бюджет увеличиться, а сроки сдвинуться. 

В числе ресурсов, которые следует учитывать:

• Люди

• Оборудование или материалы

• Оборудование

• Программное обеспечение

Используйте план управления ресурсами, чтобы убедиться, что у вас есть ресурсы, необходимые для каждого элемента проекта, и чтобы это ограничение не повлияло на другие области проекта.

Качество

Качество проекта — это показатель того, насколько ожидаемые результаты проекта соответствуют первоначальным ожиданиям. Каждое ограничение проекта влияет на его качество, поскольку качество — это конечный результат проекта. Однако качество проекта также является отдельным ограничением, поскольку существуют ��спекты, которые могут привести к низкому качеству, но не обязательно связаны со стоимостью, временем, ресурсами, рисками или объёмом. К ним относятся:

• Недостаточное общение

• Плохие навыки проектирования или разработки

• слишком много изменений в проекте.

Если вы хотите добиться высокой эффективности проекта, вы должны управлять его качеством как отдельным объектом, одновременно балансируя остальные пять ограничений. Если вы не сможете управлять ограничениями, результатом может быть низкое качество проекта и низкая удовлетворённость клиентов.

Как управлять ограничениями проекта

Существуют стратегии, которые можно использовать для управления ограничениями проекта и их балансировки по мере их возникновения. Использование методологий управления проектами, таких как этапы управления проектами, описанные в Руководстве PMBOK, и методы Agile, которые поощряют гибкость и сотрудничество, — это лишь некоторые из способов контроля ограничений проекта.

Для укрепления плана управления проектом также можно использовать следующие советы: 

1. Понимание ограничений. Вы не сможете управлять ограничениями проекта, если не будете знать, что они собой представляют. Зная ограничения проекта, вы сможете планировать с учётом их. Например, во время планирования проекта оцените, с какими рисками вы можете столкнуться, а также какие ресурсы вам понадобятся и сколько они будут стоить.

2. Планируйте и разрабатывайте стратегии. Учитывая все шесть наиболее распространенных ограничений в плане проекта, вы сможете двигаться вперед с лучшей перспективой. План проекта должен включать стратегии по смягчению ограничений и балансировке тройственной ограниченности объёма, стоимости и времени. Вы также можете реализовать стратегии для устранения дополнительных ограничений, например предотвращения рисков.

3. Контроль качества проекта. Вы можете контролировать качество проекта, регулярно отслеживая план и процессы. Поскольку ваша команда выполняет различные задачи в ходе реализации проекта, используйте программное обеспечение для управления работой, чтобы все оставались в курсе. Внедрите процесс контроля изменений, чтобы в случае изменений можно было предотвратить разрастание объёма.

4. Управление рисками. Используйте анализ рисков, чтобы выявлять и оценивать потенциальные риски проекта, а также подготовиться к ним. Наличие эффективного плана управления рисками позволит вам предотвратить наиболее разрушительные риски проекта и подготовиться к неожиданным рискам.

5. Эффективное общение. Для успешного управления ограничениями проекта необходимо общение внутри команды. Без эффективного общения вы можете думать, что балансируете ограничения, в то время как другой участник команды неосознанно мешает вашей работе. Обсуждая каждый аспект проекта со своей командой, вы сможете работать вместе для достижения целей проекта. 

6. Гибкость. Чтобы эффективно балансировать ограничения проекта, вы должны быть гибкими. Будут моменты, когда вам нужно будет пойти на компромисс по элементам проекта, чтобы оставаться в рамках объёма работ. Если вы не будете гибкими, то в конечном итоге пожертвуете качеством проекта. Ваш главный приоритет — удовлетворение потребностей клиентов или заинтересованных сторон, а это означает, что при необходимости нужно идти на компромиссы. 

Отслеживайте ограничения в реальном времени с помощью инструментов для управления проектами

Отслеживайте ограничения проекта на каждом этапе его жизненного цикла, чтобы обеспечить соответствие качества ожиданиям заинтересованных сторон. Когда вы сталкиваетесь с ситуацией, когда необходимо скорректировать одно ограничение проекта, например график проекта, подумайте, как это повлияет на другие области проекта, такие как стоимость и объем, и при необходимости сбалансируйте свои ограничения. 

Программное обеспечение для управления проектами поможет вам визуализировать ограничения проекта в режиме реального времени. Когда вам нужен эффективный способ контролировать элементы проекта и обмениваться информацией с другими, инструменты, доступные в системе управления проектами, такой как Asana, упрощают эту задачу.