Управление областью проекта: план, шаблон и руководство

Управление объёмом проекта похоже на вождение автомобиля. Если не смотреть на дорогу, машина съедет с неё. Точно так же, если вы не контролируете область проекта, он сбивается с пути. План управления объёмом работ описывает процессы, связанные с выполнением проекта, и служит руководством по удержанию проекта в определённых рамках. 

Как менеджер проекта вы несёте ответственность за сопровождение своей команды на протяжении всего жизненного цикла проекта. В этой статье мы объясним, что такое план управления объёмом и как он может помочь вам на этапе планирования. Как только вы поймете процесс управления объёмом, ваш план настроит вас и вашу команду на успех.

Что такое управление областью проекта?

Управление областью проекта — это процесс определения и контроля того, что входит и не входит в проект. Речь идёт о понимании целей, важных этапов, задач, дедлайнов, результатов и затрат проекта, а также о согласовании всех этих аспектов для достижения целей проекта. Четко определенный план управления объемом работ необходим для успешного выполнения проекта, поскольку он помогает предотвратить разрастание объема, обеспечивает эффективное использование ресурсов и поддерживает проект в нужном русле.

Этапы управления областью проекта

Эффективное управление областью проекта включает в себя несколько ключевых этапов: инициация, планирование, определение, проверка и контроль области проекта. Следуя этим шагам, менеджеры проектов могут создать подробный план управления областью проекта, в котором описывается, как она будет определяться, проверяться и контролироваться на протяжении всего жизненного цикла проекта. 

Этот план представляет собой дорожную карту, которая помогает заинтересованным лицам понять границы проекта и поддерживать единое понимание от начала до конца.

Инициирование

На этапе инициации закладывается основа, определяющая часть проекта, на которой необходимо сосредоточиться, и основные цели. На этом этапе вы привлекаете ключевых заинтересованных лиц, оцениваете осуществимость проекта и разрабатываете чёткое описание работ или устав проекта. Этот этап создаёт прочную основу для всех последующих работ по проекту.

Планирование

На этапе планирования команда проекта совместно разрабатывает комплексный подход, который определяет хронологию проекта, базовый объём работ и бюджет. Именно здесь определение объёма работ становится решающим; это процесс разбивки проекта на управляемые задания и подзадания, что облегчает команде выполнение ожиданий.

Определение

На этапе определения вы создаёте точную документацию по исключениям из проекта, уточняя, что находится за его рамками, чтобы предотвратить недопонимание и разрастание объёма. Эта документация даёт чёткое представление о том, что будет реализовано в рамках проекта, чтобы все заинтересованные стороны и участники команды имели единое понимание целей проекта.

Проверка

Верификация включает в себя регулярные проверки с участием заинтересованных сторон, чтобы подтвердить, что проект остается в рамках базового объёма, и внести необходимые коррективы. Проверка жизненно важна для управления изменениями и предотвращения разрастания объёма, которое может помешать успешной реализации проекта.

Контроль области проекта

Наконец, контроль области проекта требует непрерывного мониторинга и управления ходом работ по проекту в соответствии с первоначальным планом. Это подразумевает отслеживание эффективности работы команды проекта, контроль бюджета, управление перерасходом средств и обеспечение осведомлённости всех заинтересованных сторон о любых изменениях в хронологии проекта и их согласия с ними.

Важность управления областью проекта

Понимание важности управления объёмом работ имеет решающее значение для предотвращения таких проблем, как отставание от графика, перерасход бюджета и недовольство заинтересованных сторон. Хорошо продуманный план управления областью проекта служит основой для принятия решений и действий на каждом этапе проекта.

Рассмотрим в качестве примера проект по разработке нового программного обеспечения для обслуживания клиентов. Когда заинтересованное лицо предлагает функцию, которая изначально не входила в область проекта, менеджер проекта может обратиться к плану управления областью проекта, чтобы чётко объяснить, почему новая функция не может быть реализована. Такая решительная позиция гарантирует, что проект будет оставаться целенаправленным и идти по плану.

В чём заключается цель плана управления объёмом?

Цель плана управления объёмом — создать структуру проекта, задокументировав ресурсы, необходимые для достижения его целей. План управления объёмом также снизит вероятность разрастания объёма. 

Процесс управления объёмом работ помогает избежать распространённых проблем, в том числе: 

• Постоянно меняющиеся требования

• Перерасход

• Потеря времени

• Несоблюдение дедлайнов

Что такое область проекта?

Область проекта устанавливает границы проекта и определяет цели, дедлайны и ожидаемые результаты. Когда вы проясняете область проекта, вы структурируете его вокруг того, что ваша команда будет и не будет делать, и предоставляете цели и задачи, над которыми она будет работать.  

В определении области проекта должна участвовать вся команда. Это означает общение с ключевыми заинтересованными сторонами и составление заявления об области проекта, в котором излагаются требования к нему. Например, если вы определяете объём новой рекламной кампании, необходимо согласовать детали с командами дизайна, контента и цифрового маркетинга. 

Что такое разрастание объёма?

Разрастание объёма происходит, когда проект выходит за рамки первоначального описания. Например, это может произойти, если заинтересованная сторона добавит дополнительный результат после начала проекта. 

Неожиданные изменения в проекте могут привести к увеличению рисков, таких как срыв сроков, увеличение бюджета, переработка или низкое качество конечного продукта. Существуют различные причины, по которым может произойти разрастание объёма. Вот некоторые из них:

• Нечёткая область проекта

• Нереалистичные цели проекта

• Слишком много заинтересованных сторон

• Плохое управление объемом работ

• Плохая коммуникация с заинтересованными сторонами

Чтобы избежать разрастания объёма, необходимо заранее подготовиться к нему, и именно здесь вступает в игру чёткий план управления объёмом.

Как создать план управления областью проекта

Свод знаний по управлению проектами (PMBOK® Guide) Института управления проектами (PMI) предлагает стандартный шестиэтапный процесс управления областью проекта. Эти шесть шагов помогут вам создать надёжный план управления объёмом работ, чтобы ваш проект шёл по плану.

1. Создайте план объёма работ

Первым шагом в процессе планирования является создание документа с планом объёма работ. Этот документ должен включать описание объёма, разбивку требований к проекту и ожидаемые результаты. 

План объёма также может включать процесс контроля изменений, который представляет собой процесс запросов на изменение, позволяющий предотвратить разрастание объёма. Это докум��нт, к которому можно обращаться на более поздних этапах планирования проекта. Этот документ может понадобиться для сложных проектов, проектов, в которых, по вашему мнению, заинтересованные стороны будут требовать много результатов, или когда в ваших результатах может быть много изменений. 

Советы по созданию плана объёма работ: 

• Учитывайте мнение экспертов: при создании документа по планированию объёма необходимо учитывать все части организационного процесса. Свяжитесь с заинтересованными лицами из других отделов и руководителями, чтобы убедиться, что у вас есть вся необходимая информация.

Проведите организационные совещания по объёму работ: прежде чем окончательно утвердить документ, убедитесь, что все заинтересованные лица дали своё согласие. Поделитесь планом объёма работ в асинхронном режиме или проведите организационное совещание, чтобы другие руководители и участники команды, вовлечённые в проект, могли внести свой вклад в первоначальное определение объёма работ.

2. Соберите требования к проекту

На этом этапе процесса вы определяете потребности заинтересованных сторон, чтобы достичь целей проекта. Ваша цель — собрать подробный список требований от заинтересованных сторон, чтобы предотвратить изменения объёма в будущем. 

Советы по сбору требований к проекту: 

• Создайте устав проекта или краткую презентацию, чтобы заинтересованные лица могли чётко понять проект и убедиться, что их ожидания соответствуют целям проекта. 

• Проводите фокус-группы или семинары: проводите фокус-группы или семинары, чтобы заинтересованные лица лучше понимали ваш проект. Чтобы заинтересованные лица приняли область проекта, необходимо донести до них его цели.

• Разработайте прототипы: создайте прототип результата проекта, прежде чем представлять его заинтересованным сторонам. Таким образом, заинтересованные лица смогут визуализировать конечный продукт, озвучить свои опасения или перечислить дополнительные требования на раннем этапе.

3. Определите объём работ

Собрав требования от заинтересованных сторон, превратите эту информацию в чётко определённый объём и подробное описание продукта. Этот документ разъясняет ожидания и результаты проекта, чтобы все участники команды знали, что они должны выполнить.

Советы по определению объёма: 

• Проанализируйте продукт: прежде чем определять объём работ и составлять подробное описание продукта, необходимо провести его углубленный анализ. Проанализируйте продукт, который вы планируете создать, с точки зрения клиента, чтобы определить, будет ли он соответствовать его ожиданиям. 

• Создайте альтернативы: вам также понадобится создать альтернативы на случай, если ваш проект столкнется с рисками. Например, как вы будете удовлетворять потребности заинтересованных сторон, если планируете запуск нового продукта, а дата его запуска откладывается?

• Проводите семинары: организуйте семинары по мозговому штурму, чтобы уточнить объём проекта и поощрить сотрудничество между участниками команды. 

4. Создайте структуру разбивки работы

Структура разбивки работы (СРР) — это способ разделения проекта на уровни заданий. При создании WBS ваша команда может чётко визуализировать каждый компонент проекта и оценить, что нужно сделать. 

Структура разбивки работы создает иерархическую структуру заданий. С его помощью можно планировать, отслеживать и контролировать проект. Вы можете сэкономить время, начав с шаблона структуры разбивки работы, который обеспечивает согласованный фреймворк для сопоставления каждого задания проекта.

Советы по созданию СРР: 

• Разбейте цель проекта на части. СРР разбивает цель проекта на зависимости и субзависимости. Эти небольшие группы заданий часто называют пакетами работ. После разбивки заданий у вас будет чёткая аналитика всего, что нужно для проекта, включая часы, оборудование, инструменты и расходы.

• Автоматизируйте рабочие нагрузки. Автоматизация рабочих нагрузок участников команды может упростить координацию проектов и повысить их прозрачность. Использование программного обеспечения для автоматизации этих рабочих нагрузок также сократит ручной сбор информации и дублирование работы.

5. Согласование объёма

Проверка объёма работ — это просто получение согласования от всех заинтересованных сторон, участвующих в проекте. Убедитесь, что заинтересованные стороны четко понимают ожидаемые результаты проекта, чтобы избежать разрастания объёма в будущем. По возможности получите от них обратную связь или советы по поводу любых изменений и улучшений. 

Советы по утверждению объёма: 

• Проверьте свой план: поскольку валидация — это окончательное утверждение плана управления объёмом, вам следует тщательно его изучить и проверить. Участники команды могут помочь вам проверить план, прежде чем отправлять его заинтересованным сторонам, но заинтересованные стороны также должны участвовать в окончательной проверке, чтобы план получил как можно больше внимания.

6. Контроль объёма

Последний шаг в плане управления объёмом работ — контроль объёма. По мере перехода проекта в фазу выполнения отслеживайте его статус и управляйте изменениями в объёме. Лучший способ оптимизировать контроль объёма — использовать программное обеспечение для управления проектами. С помощью таких инструментов можно делиться отзывами, файлами и обновлениями статуса по проекту, чтобы вы были в курсе любых изменений объёма в режиме реального времени.

Советы по контролю объёма: 

• Анализ отклонений. В этой части плана управления объёмом оценивается степень отклонения от запланированного объёма. Аналитика фактической эффективности объёма работ по сравнению с запланированной даст вам представление о будущих проектах.

• Обратитесь к документу по контролю изменений. Вы создали процесс контроля изменений ранее на этапе планирования. Не забудьте обратиться к этому документу, чтобы отслеживать поток информации, когда речь идёт об изменениях в проекте.

Советы по эффективному управлению областью проекта

Эффективное управление областью проекта имеет решающее значение для успеха любого проекта. Оно сочетает в себе стратегическое планирование и методы управления работой, позволяющие эффективно достигать целей. 

Ниже приведены несколько советов, которые помогут вам удержать проект на правильном пути от начала до конца:

• Четко определите продукт и область проекта. Начните с точного определения области продукта — подробного описания особенностей и функций разрабатываемого продукта или услуги — и области проекта, которая включает работу, необходимую для поставки продукта. Четкое различие между этими объемами помогает предотвратить недопонимание и разрастание объема.

• Привлекайте заинтересованные стороны на раннем этапе. Привлекайте ключевых заинтересованных лиц проекта на ранних этапах процесса планирования. Их вклад поможет уточнить область проекта и обеспечить её соответствие бизнес-целям и ожиданиям заинтересованных сторон.

• Разработайте подробный план управления объёмом работ. Создайте комплексный план управления объёмом, в котором будет описано, как будут выявляться, оцениваться и реализовываться или отклоняться изменения объёма. Этот план — ваша дорожная карта для решения проблем с объемом работ.

• Внедрите процессы контроля изменений. Создайте формальные процессы контроля изменений, чтобы эффективно управлять запросами на изменение области проекта. Эти процессы помогают оценить влияние изменений на сроки, бюджет и ресурсы проекта.

• Документируйте всё. Ведите подробные записи обо всех встречах, решениях и изменениях, связанных с областью проекта. Документация обеспечивает четкий ориентир для всех участников проекта и может быть бесценной для разрешения споров и информирования о будущих проектах.

Включение этих советов в ваши методы управления проектами может привести к более успешным результатам. Эффективное управление объёмом работ заключается в балансе между детальным планированием функций продукта и работ по проекту и гибкостью в адаптации к изменениям.

Упростите управление объёмом с помощью инструментов управления проектами

План управления областью проекта создаёт чёткую структуру, которой ваша команда будет следовать во время выполнения проекта. Планирование управления объёмом работ упрощается, если вы используете онлайн-инструмент, поскольку вы можете делиться своим планом с заинтересованными сторонами, автоматизировать внутренние рабочие нагрузки и легко разбивать цели проекта на задания. С помощью программного обеспечения для управления проектами вы сможете оптимизировать свои процессы и лучше подготовиться к предстоящим задачам.