Семь важных шагов в процессе принятия решений

Мы принимаем решения каждый день. Поехать на работу на автобусе или вызвать такси? Шоколадное или ванильное мороженое? Цельное или двухпроцентное молоко?

Чтобы принять эти мелкие решения, мы проходим через целый процесс. И если в этих случаях выбор прост, то как же мы принимаем более сложные решения?

Принимать решения на работе не так просто, как выбрать, с каким молоком вы хотите выпить кофе. Именно поэтому так важно понимать, как устроен процесс принятия решений.

Что такое процесс принятия решений?

Процесс принятия решений — это метод сбора информации, оценки альтернатив и, наконец, определение окончательного выбора.

Описанный здесь процесс, состоящий из семи шагов, предназначен для принятия сложных решений, в которые вовлечено множество заинтересованных сторон. Однако его также можно применять, когда перед вами стоит простой вопрос, например какие хлопья съесть на завтрак.

Семь шагов в процессе принятия решений

Шаг 1. Определите, какое решение необходимо принять

Чтобы понять, что это за решение, задайте себе несколько вопросов:

• Какую проблему нужно решить?

• Какой цели вы хотите достичь, претворив это решение в жизнь?

• Как вы будете измерять успех?

Все эти вопросы, которые обычно используются при постановке целей, помогут вам найти возможные решения. Когда проблема чётко определена, вы располагаете большим количеством информации, чтобы определить правильный подход для работы над ней.

Шаг 2. Соберите необходимую информацию

Сбор информации, связанной с решением, которое необходимо принять, является важным этапом в этом процессе. Есть ли у вашей команды исторические данные по проблеме? Пытался ли кто-то решить эту проблему раньше?

Также важно искать информацию за пределами вашего коллектива или компании. Для принятия эффективных решений нужны сведения из множества различных источников. Находите внешние источники: это может быть исследование рынка, работа с консультантами или общение с коллегами из других компаний, имеющих соответствующий опыт. Сбор информации помогает команде находить различные варианты решения проблемы.

Шаг 3. Найдите альтернативные решения

Этот шаг требует поиска нескольких различных решений стоящей перед вами проблемы. Определение нескольких возможных вариантов важно, когда перед вами стоит задача принятия бизнес-решений, потому что у разных заинтересованных сторон могут быть разные потребности в зависимости от их ролей. Например, если компания ищет инструмент для управления работой, требования к нему у отдела дизайна будут отличаться от нужд команды разработчиков. Выбрать что-то одно без раздумий будет не лучшим вариантом развития событий.

Шаг 4. Оцените обоснования

На этом шаге рассматриваются все предварительно определённые варианты решений и анализируется, как они повлияют на первоначальную проблему. Команда начинает оценивать преимущества и недостатки каждого из вариантов, исключая при этом некоторые из них.

Есть несколько способов проанализировать и оценить обоснования различных вариантов:

• Список плюсов и минусов

• SWOT-анализ

• Матрица решений

Шаг 5. Выберите один из вариантов

На этом шаге вы принимаете окончательное решение. Изучите всю собранную информацию и то, какие последствия это решение будет иметь для заинтересованных сторон.

Иногда правильным решением будет не один из рассматриваемых вариантов, а, скорее, их сочетание. Эффективный процесс принятие решений требует творческого подхода к работе над проблемами и нестандартного мышления, поэтому не ограничивайтесь только ясно очевидными вариантами.

Одна из ключевых ценностей Asana — отказ от ложных компромиссов. Выбор одного варианта может означать потерю преимуществ других решений. Если вы можете, попробуйте найти альтернативы, совмещающие разные решения.

Шаг 6. Перейдите к действиям

После того как последний человек, отвечающий за принятие решения, одобрит его, пора начинать действовать. Потратьте время на создание плана реализации, чтобы весь коллектив понимал дальнейшие действия. Затем можно будет привести план в исполнение, а также отслеживать ход работы по нему, чтобы понять, было ли принято правильное решение.

Шаг 7. Оцените своё решение и его последствия (как положительные, так и отрицательные)

Приняв решение, вы можете отслеживать показатели успех, очерченные на первом шаге. Именно они позволят определить, соответствует ли это решение критериям успеха, принятым в вашем коллективе.

Вот несколько вопросов, которые стоит задать при оценке эффективности решения:

• Получилось ли решить проблему, определённую на первом шаге? 

• Повлияло ли это решение на работу команды в положительном или отрицательном ключе?

• Какие из заинтересованных сторон извлекли пользу из этого решения? Для кого последствия этого решения оказались негативными?

Если это решение было не лучшим из возможных, вашей команде может пригодиться итеративная форма управления проектами. С ней команда сможет быстрее адаптироваться к изменениям и принимать наиболее оптимальные решения, располагая имеющимися ресурсами.

Модели принятия решений

Хотя большинство моделей принятия решений состоят из перечисленных выше семи шагов, вот несколько отличных методик, которые помогут вам принять правильное решение.

Рациональной модели принятия решений

Этот тип модели принятия решений наиболее распространён. Он логичен и последователен. Семь шагов, описанные выше, являются примером рациональной модели принятия решений.

Когда решение имеет существенное влияние на команду или компанию, и вам нужно добиться максимального эффекта, следует использовать именно этот процесс. Он требует учитывать различные точки зрения и быть объективным, чтобы прийти к наилучшему решению.

Интуитивные модели принятия решений

Модель принятия решений этого типа основана не на информации и данных, а на интуиции. Для её использования требуется наличия опыта и умения распознавать закономерности.

Так решения часто принимают руководители, которые часто сталкиваются с подобными проблемами. У этих людей уже имеется успешный опыт нахождения нужных решений.

Креативная модель принятия решений

Креативная модель принятия решений включает в себя сбор информации о проблеме и предложение возможных идей для её решения, что похоже на рациональную модель.

Разница состоит в том, что вместо определения плюсов и минусов каждого варианта, человек, принимающий решение, делает паузы, в течение которых старается вообще не думать о решении. Цель состоит в том, чтобы подсознание вмешалось в процесс и привело к верному решению, как в интуитивной модели.

Такой подход лучше всего использовать в рамках итеративного процесса, чтобы можно было тестировать решения и адаптироваться по мере возникновения изменений.

Отслеживайте ключевые решения с помощью инструмента для управления работой

Отслеживать ключевые решения может быть сложно, если они правильно не задокументированы. Узнайте, как инструмент для управления работой, например, Asana, может помочь вам вести учёт ключевых решений, сотрудничать с коллегами и отслеживать прогресс в одном месте.