Измерение производительности с помощью базовых показателей проекта

Представьте: вы на стрельбище с луком в руке, целитесь в огромную пустую стену. Вы отпускаете тетиву, и стрела влетает прямо в стену перед вами. Вы начинаете победный танец, но тут же останавливаетесь — кажется, вы выстрелили прямо вперёд, но не совсем уверены, так как каждая часть стены выглядит одинаково. 

Вы решаете целиться в мишень. Вы натягиваете тетиву и выпускаете стрелу, которая с глухим стуком попадает в яблочко. На этот раз вы знаете, что выстрел был успешным. 

Постановка цели — это не просто возможность почувствовать себя Робин Гудом (хотя и без трико). Наличие цели дает вам ориентир для оценки своих навыков, так же как базовые показатели проекта дают вам оценку для измерения эффективности проекта.

Что такое базовые показатели проекта?  

Базовые уровни проекта — это заранее определённые цели для графика проекта, его стоимости и объёма. Они определяются в рамках плана проекта. Затем, по мере продвижения проекта, вы используете эти базовые показатели в качестве ориентира для отслеживания эффективности проекта с течением времени.

Существует три типа базовых показателей проекта: 

• Базовый объём чётко определяет область проекта. Он включает в себя список целей и ожидаемых результатов, на которых вы сосредоточитесь в рамках проекта.  

• Базовый график определяет, сколько времени должен занять ваш проект. Базовый график — это хронология проекта, которая должна включать чётко определённые даты сдачи каждого результата, а также окончательный дедлайн проекта. 

• Базовый план затрат — это предполагаемый бюджет проекта. Базовый план затрат должен разбивать ресурсы, необходимые для каждого результата, а затем суммировать их, чтобы проиллюстрировать общую сметную стоимость проекта.

План проекта должен включать все три базовых показателя. В ходе реализации проекта вы можете отслеживать фактическую производительность по каждому базовому уровню, чтобы обеспечить соответствие объёма, графика и бюджета целевым показателям. 

Почему базовые показатели проекта так важны? 

Базовые показатели проекта — это важный компонент любого успешного проекта. Вот как они могут помочь вам и вашей команде: 

Отслеживание и корректировка эффективности проекта

Базовые уровни дают вам представление о том, как должен выполняться ваш проект. По мере выполнения работы вы можете измерять фактическую производительность по базовым показателям, установленным во время планирования. Таким образом, вы можете проверить, соответствует ли область проекта, график или бюджет плану, а затем скорректировать курс, прежде чем проблемы станут слишком большими.  

Вместе три типа базовых показателей (объём, график и бюджет) составляют базовый уровень измерения производительности (PMB). Сравнивая фактическую производительность с прогнозируемыми базовыми показателями во всех трёх областях, можно понять, как обстоят дела с проектом на высоком уровне. 

Важно измерять все три базовых показателя параллельно, чтобы визуализировать, как изменение одного компонента влияет на другие, например, как увеличение объема работ влияет на график и стоимость. Это поможет вам понять, как следует скорректировать запланированный объём, график или бюджет. Если же разница между фактической производительностью и базовыми показателями станет слишком большой, можно будет решить, следует ли пересмотреть базовые показатели и изменить цели проекта, чтобы сделать их более достижимыми. 

Допустим, вы работаете над серией статей для блога и только что увеличили объём с 10 до 11 статей. В результате ваш проект будет стоить больше денег и займет больше времени, что приведет к отклонению бюджета и графика от базового уровня. Если вы не предусмотрели в плане проекта буферное время или дополнительный бюджет, вам, возможно, придётся скорректировать цели проекта.  

Управление ожиданиями заинтересованных лиц

Когда вы устанавливаете базовые показатели и сообщаете о них заинтересованным сторонам, все знают, что вы делаете, когда и сколько это будет стоить. Вот как это помогает: 

• Базовый объём работ точно показывает заинтересованным сторонам, чего вы планируете достичь. Это помогает им понять, что входит и не входит в состав проекта. Представьте, что заинтересованные лица запросили новый дизайн целевой страницы с интерактивными компонентами. Но с вашими нынешними бюджетными ограничениями вы можете создать целевую страницу, но не дополнительные интерактивные компоненты. Установив базовый объём, вы заранее сообщите им об этом ограничении, чтобы все были в курсе.

• Базовый график показывает, когда будет завершен каждый результат. Это помогает заинтересованным сторонам понять, сколько времени потребуется для завершения каждого результата, чтобы они знали, когда ожидать конечный продукт. Если заинтересованные стороны захотят расширить область проекта, вы сможете чётко продемонстрировать, как это повлияет на график и бюджет. 

• Базовый план затрат определяет ресурсы, необходимые для каждого результата. Если заинтересованные стороны хотят добавить дополнительные запросы, ваш бюджет чётко показывает, что для этого вам понадобятся дополнительные средства. В результате вы можете либо отклонить запрос, либо обосновать необходимость в дополнительном бюджете.

Вместе эти базовые показатели помогут заинтересованным сторонам понять, как изменения в объёме, сроках или бюджете повлияют на успех проекта. Они дают вам инструмент для отклонения дополнительных запросов и предотвращения разрастания объёма, а также способ сообщить о влиянии изменений сроков и стоимости на общие цели проекта. 

Улучшение будущих оценок

По завершении проекта можно сравнить фактические результаты с базовыми показателями, чтобы увидеть, насколько точными были первоначальные оценки. Это поможет вам определить области, в которых можно улучшить процесс определения базовых показателей, например факторы, которые вы не учли при расчёте бюджета проекта, результаты, которые заняли больше времени, чем ожидалось, или задачи, которые должны были быть вне объёма работ. 

Анализируя фактическую производительность по сравнению с базовыми показателями для каждого проекта, вы сможете увидеть, какие области обычно работают недостаточно или чрезмерно. Затем вы можете использовать эти знания для более точных оценок будущих проектов. 

Допустим, три из пяти ваших проектов в этом квартале вышли за рамки графика на неделю из-за болезни участников команды. В будущем вы можете заложить в график каждого проекта дополнительный буфер времени, чтобы учесть любые неожиданные отсутствия. 

Как установить базовые показатели проекта за 5 шагов 

Определение базовых показателей проекта является важной частью любого надежного плана управления проектом. Планируя следующее мероприятие, выполните следующие действия, чтобы создать базовые уровни и сообщить о них своим межфункциональным партнёрам.  

1. Определите объём работ

Сначала определите базовый объем области проекта, поскольку это определяет как график, так и бюджет. Область проекта устанавливает границы для вашего проекта, точно определяя, над какими результатами вы будете работать. Область проекта можно задокументировать в форме обоснования объёма проекта или описания работ. 

Чтобы создать базовый объём работ, перечислите все результаты, которых вы хотите достичь в рамках проекта. Затем разбейте каждый результат на конкретные задачи или промежуточные результаты. Например, если одним из результатов является проведение мероприятия по подбору персонала, его можно разбить на следующие промежуточные результаты: 

• Забронировать место для мероприятия

• Забронировать кейтеринговую компанию

• Окончательно согласовать список приглашённых докладчиков

• Отправка электронных писем с напоминанием

Вы также можете создать иерархическую структуру работ, чтобы визуально представить все ожидаемые и промежуточные результаты проекта. Этот инструмент разбивает работу на несколько уровней, начиная с главной цели вверху и ветвясь на ожидаемые и промежуточные результаты ниже. 

2. Составьте график проекта

Теперь, когда вы определили область проекта, пришло время составить график проекта и создать базовый график. Для этого определите чёткие даты сдачи каждого результата и промежуточного результата, а также окончательный дедлайн для всего проекта. Убедитесь, что каждая дата сдачи реалистична, и укажите зависимости между задачами. Например, вам может потребоваться составить список приглашённых докладчиков для мероприятия по подбору персонала, прежде чем вы сможете отправить электронные письма с напоминанием. 

Некоторые инструменты для управления проектами позволяют видеть зависимости в графике проекта, чтобы вы могли планировать и устанавливать даты окончания соответствующим образом. Например, в хронологии Asana отображаются задачи и важные этапы проекта, а также визуализируются зависимости, как на диаграмме Ганта. Вы также можете видеть, какие задачи были завершены и кому они были назначены, чтобы отслеживать и делиться графиком проекта в реальном времени. 

3. Создайте бюджетный план проекта

Теперь, когда вы определили объём и график, можно создать базовый бюджет проекта. Для этого перечислите все ресурсы, необходимые для каждого конечного и промежуточного результата в рамках проекта. Затем оцените, сколько будет стоить каждый ресурс. 

Ваш окончательный бюджетный документ должен включать элементы для каждого конечного и промежуточного результата, а также необходимого ресурса и ожидаемую стоимость каждого из них. Также следует указать сроки, когда вам понадобится каждый ресурс и когда вы планируете потратить средства. Кроме того, полезно указать человека, ответственного за каждый компонент бюджета, и общую сумму расходов по всему проекту. 

В приведённом ниже примере столбец предполагаемых расходов представляет собой базовый бюджет для вашего проекта. Затем, по мере выполнения работ, можно отслеживать фактические расходы и сравнивать их с базовым уровнем. 

4. Опишите процесс контроля изменений

То, что вы установили базовые линии, не означает, что ваш проект будет обречён на провал, если объём работ, график или бюджет выйдут за рамки. На самом деле планирование изменений является неотъемлемой частью процесса определения базовых показателей проекта. 

После того как вы определите три базовых параметра проекта, создайте процесс контроля изменений, чтобы описать, как вы будете обрабатывать запросы на изменения от своей команды и заинтересованных сторон. Процесс контроля изменений — это способ оставаться гибкими и позволять заинтересованным лицам запрашивать изменения в процессе реализации проекта.  Это помогает защитить область проекта, график и бюджет от выхода из-под контроля. В этом контексте запросы на изменение могут включать запросы на дополнительные результаты, обновления сроков или корректировки бюджета. 

Процесс контроля изменений обычно включает в себя следующие этапы: 

1. Инициирование: заинтересованная сторона отправляет форму запроса на изменение, чтобы предоставить соответствующую информацию о том, почему это изменение важно. Обычно это включает в себя описание запроса, его приоритет и важные дедлайны.

2. Оценка: руководитель проекта или отдела рассматривает детали запроса и определяет необходимые ресурсы, влияние запроса и то, кому следует его передать. 

3. Анализ: соответствующий руководитель проекта решает, одобрить или отклонить запрос. На этом этапе вы рассматриваете запрос в контексте базовых показателей проекта, чтобы определить, как он повлияет на объём работ, график и бюджет. 

4. Исполнение: если запрос одобрен, вы работаете с заинтересованными сторонами над внесением изменений. Обязательно запишите, какие изменения были внесены и как они повлияют на исходные данные проекта. Если изменение является значительным, вам может потребоваться скорректировать цели проекта и создать новые базовые показатели.  

5. Закрытие: закройте запрос и сохраните всю документацию, журналы изменений и общение в общем пространстве, к которому заинтересованные стороны смогут легко обращаться в дальнейшем. 

Создание процесса контроля изменений гарантирует, что каждое потенциальное обновление будет рассматриваться в контексте всех трех базовых показателей проекта. Например, если вы получите запрос на добавление дополнительного результата в область проекта, вы можете проанализировать, как это повлияет на ваш график и бюджет. Если это слишком сильно отдалит ваш проект от базового уровня, вы можете отклонить изменение и закрыть запрос на него. 

5. Учитывайте отзывы заинтересованных лиц проекта

И последнее, но не менее важное: представьте базовые показатели проекта ключевым заинтересованным лицам, чтобы собрать и учесть их отзывы. Этот шаг важен, поскольку он обеспечивает согласованность между вами и заинтересованными сторонами в отношении объёма, графика и бюджета проекта. Например, если задачи в вашем проекте зависят от ресурсов команды дизайнеров, обмен базовыми планами поможет команде понять, почему дедлайны для предоставления этих ресурсов важны. И если команда дизайнеров не сможет уложиться в предложенный дедлайн, вы сможете соответствующим образом обновить базовый график. 

Это также возможность скорректировать и улучшить базовые показатели, особенно с учетом того, что заинтересованные стороны могут обладать более специализированными знаниями об определенных аспектах вашего проекта. Например, финансовая команда может предоставить аналитику о стоимости результатов или сроках оплаты. 

Можно ли изменить базовый план проекта?

Если коротко, то да. Но не стоит менять их слишком часто — стремитесь делать это только тогда, когда это действительно необходимо. Например, вам может потребоваться пересмотреть базовый план проекта, когда произойдут значительные изменения, например, если участник команды уйдёт и вам нужно будет перераспределить обязанности. 

Слишком частая переоценка проекта делает базовые показатели менее значимыми. Помните, что базовые показатели — это цели, к которым вы стремитесь, поэтому конечные результаты не обязательно должны точно соответствовать им. Это нормально, если проект отклоняется от базового уровня по объёму, срокам или бюджету, если вы можете сбалансировать разницу в других областях. Например, если вы увеличили область проекта, но можете сократить бюджет и время в других областях, вам не обязательно менять базовые показатели проекта.

Найдите свою главную страницу

Базовые показатели проекта — важный способ отслеживать его эффективность с течением времени. Если вы хотите, чтобы они были легко доступны и видны заинтересованным сторонам, создайте их с помощью программного обеспечения для управления проектами. Так ваша команда и заинтересованные лица смогут сотрудничать и комментировать базовые показатели, а также видеть любые изменения в режиме реального времени.