Что такое устав проекта и как его написать

Без формального одобрения проект рискует столкнуться с размытыми целями, несогласованными ожиданиями заинтересованных сторон и неконтролируемым разрастанием объёма работ. Устав проекта решает эту проблему: он структурирует ключевую информацию и представляет её лицам, принимающим решения, на одном из важнейших этапов управления проектами. В этом руководстве вы узнаете, что такое устав проекта, из каких элементов он состоит и как его написать, чтобы получить одобрение и запустить проект.

Что такое устав проекта?

Устав проекта — это официальный документ, который составляют на этапе инициации проекта. Согласно руководству PMBOK (Project Management Body of Knowledge), устав формально санкционирует существование проекта и наделяет менеджера полномочиями привлекать ресурсы организации для выполнения работ.

В уставе кратко излагаются цели, объём и ключевые заинтересованные лица. Это не детальный план, а высокоуровневый обзор, который помогает руководству оценить ценность инициативы и принять решение о запуске.

Важно понимать, чем устав отличается от проектного предложения. Предложение обосновывает, почему проект стоит рассмотреть, а устав фиксирует, что проект одобрен, и задаёт формальные рамки для его реализации.

Далее приводится сравнение устава с другими документами планирования проектов:

Зачем нужен устав проекта?

Устав проекта — это не просто формальность для получения одобрения. Это основополагающий инструмент, который с самого начала настраивает вашу команду на успех. По данным PMI, у проектов без чётко определённого объёма работ риск неконтролируемого разрастания (scope creep) возрастает на 50 %. Создав чёткий и лаконичный устав, вы сможете:

• Обеспечить ясность и согласованность. Устав гарантирует, что у всех заинтересованных сторон будет общее понимание цели и объёма проекта, от команды до высшего руководства.

• Предотвратить разрастание объёма. Благодаря чётко определённым границам устав служит ориентиром, позволяющим сосредоточить проект на первоначальных задачах и избежать срыва сроков из-за незапланированной работы.

• Заручиться поддержкой заинтересованных сторон. Хорошо составленный устав служит внутренним маркетинговым документом, укрепляющим уверенность и энтузиазм в отношении вашего проекта во всей организации.

• Формально авторизовать проект. Устав официально признаёт существование проекта и наделяет менеджера полномочиями привлекать ресурсы организации для достижения его целей.

Основные элементы устава проекта

Устав проекта включает семь ключевых элементов: цель и задачи, объём, критерии успешности, заинтересованные стороны и роли, хронологию, бюджет и риски. Каждый из них помогает получить одобрение и задать правильное направление.

• Цель и задачи проекта: объясните, почему проект важен и чего вы планируете достичь. Формулируйте задачи по методу SMART, чтобы они были измеримыми и достижимыми.

• Объём: чётко определите границы проекта, в том числе то, что входит в состав работы, а что нет. Это основа для предотвращения scope creep.

• Критерии успешности: опишите, как выглядит успех. Определите показатели, по которым вы оцените, достигнуты ли цели проекта.

• Ключевые заинтересованные стороны и роли: задокументируйте основных участников с помощью реестра заинтересованных сторон, включая спонсора проекта, менеджера проекта и членов команды.

• Общая хронология и важные этапы: предоставьте ориентировочный график с основными датами и ключевыми вехами проекта.

• Смета бюджета: включите сводную информацию о финансовых ресурсах, необходимых для проекта. Грамотное распределение ресурсов помогает заинтересованным лицам принять взвешенное решение.

• Риски и допущения: определите потенциальные проблемы или зависимости, которые могут повлиять на результат проекта. Фиксация рисков на раннем этапе упрощает их управление.

Нужен ли вам устав проекта?

Существует множество инструментов для планирования проектов, и устав проекта не всегда будет лучшим вариантом. Далее мы расскажем, когда есть смысл его создавать, и когда стоит отдать предпочтение другому документу.

• Создайте устав проекта, чтобы представить проект и получить его подтверждение. Устав даёт заинтересованным лицам чёткое представление о задачах проекта, объёме, а также о том, кто будет отвечать за его реализацию. Главные заинтересованные лица могут использовать устав в целях одобрения проекта или внесения изменений.

• Создайте бизнес-кейс, если проект подразумевает серьёзные инвестиции. Бизнес-кейс может содержать дополнительную информацию и документацию, включая оценку рентабельности инвестиций и все сопутствующие риски проекта.

• Создайте план проекта, если проект уже одобрен. План проекта будет основан на уставе и предложит дополнительные сведения, такие как хронология проекта и его важные этапы.

• Создайте бриф проекта, чтобы обобщить ключевую информацию общего характера из плана проекта.

• Создайте пояснительную записку, чтобы представить краткий обзор своего документа заинтересованным лицам из числа высшего руководства.

• Создайте дорожную карту проекта, если хотите просматривать его общую хронологию на диаграмме Ганта.

Как создать устав проекта

Создание устава проекта включает три шага: определить «зачем» (цель и задачи), «что» (объём и бюджет) и «кто» (команда и заинтересованные лица). Ниже разберём каждый из них.

1. «Зачем»

В начале устава изложите задачи проекта и его предназначение. В этом разделе нужно указать, почему проект важен и чего вы хотите добиться по его итогам. Предназначение проекта должно объяснять важность работы над ним и то, как он впишется в стратегические цели компании.

Также следует прояснить задачи проекта, то есть конкретные ожидаемые результаты или активы, которые вы планируете получить по его окончании. Для постановки качественных целей и задач проекта используйте метод SMART. Цели должны быть:

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримыми

• Achievable — достижимыми

• Realistic — реалистичными

• Time-bound — ограниченными по времени

2. «Что»

Второй важный элемент устава — это область проекта. Под областью проекта подразумевается то, что входит и не входит в состав проекта. При определении области вы устанавливаете границы и, что ещё важнее, указываете на то, чего не будет в хронологии проекта.

При создании устава проекта и определении объёма важнее всего обозначить идеальный бюджет проекта. При представлении бюджета обязательно укажите:

• Общая сметная стоимость: общий объём необходимых финансовых вложений

• Распределение ресурсов: как бюджет будет распределён между людьми, инструментами и материалами

• Ключевые допущения: любые финансовые зависимости или условия

3. «Кто»

В заключительном разделе устава объясните, кто будет работать над проектом. Сюда входят все главные заинтересованные лица, высшее руководство, спонсоры проекта и общая команда проекта. Составьте список ролей и зон ответственности, а также подготовьте черновик плана управления ресурсами, чтобы у каждого участника было чёткое понимание своих задач с первого дня.

Примеры устава проекта

Готовый пример устава проекта помогает понять, как структурировать свой собственный. Ниже приводится устав проекта маркетинговой кампании, который включает все ключевые элементы, о которых мы говорили. Обратите внимание на лаконичность документа: вся важная информация помещается на одной странице, при этом цели, объём и ответственные лица чётко обозначены.

На примере этого устава можно выделить три принципа, которые стоит перенять:

• Лаконичность: вся важная информация помещается на одной странице

• Чёткие задачи: конкретные цели легко определить и измерить

• Определённые роли: заинтересованные стороны, обязанности и полномочия чётко обозначены

Шаблон устава проекта

Когда вы будете готовы приступить к работе, создайте устав своего очередного проекта с помощью этого простого шаблона.

Название проекта

Озаглавьте свой проект. Название должно быть достаточно информативным, чтобы большинству было понятно, над чем вы работаете.

Менеджер проекта

Кто является контактным лицом по этому проекту?

Дата последнего изменения

Устав проекта — живой документ. Добавление даты последнего изменения помогает участникам команды, которые часто сверяются с уставом.

Назначение проекта

Зачем вы работаете над этим проектом?

Задачи проекта

Какие результаты и активы вы планируете получить по завершении проекта?

Область проекта

Каковы рамки ожидаемых результатов проекта? Какие инициативы не входят в него?

Проектная команда и ресурсы

Кто работает над этим проектом? Какие ресурсы (люди, инструменты и бюджет) доступны для выполнения этой работы?

Заинтересованные согласующие лица

Кто является заинтересованными лицами проекта? Кто должен одобрить устав проекта или ожидаемые результаты?

Передовые методы составления устава проекта

Создание эффективного устава проекта — это поиск баланса между деталями и ясностью. Следуйте этим рекомендациям, чтобы ваш устав помог получить одобрение проекта.

• Будьте лаконичны. Устав проекта должен представлять собой обобщённое резюме, а не подробный план. Объём должен составлять одну–две страницы, чтобы заинтересованным лицам было легко проверить и одобрить его.

• Вовлекайте заинтересованные стороны. Привлекайте ключевых заинтересованных лиц к процессу создания, используя план вовлечённости заинтересованных лиц. Это позволит заручиться поддержкой на раннем этапе и учесть мнения всех участников.

• Сосредоточьтесь на ясности. Используйте простой, прямой язык и избегайте жаргона. Цель состоит в том, чтобы любой человек, прочитав устав, мог понять ценность проекта.

• Сделайте его живым документом. Хотя устав задаёт первоначальное направление, его можно обновить, если изменятся основные параметры проекта. Всегда указывайте дату изменения, чтобы у всех была актуальная информация.

• Избегайте типичных ошибок. Не перегружайте устав техническими деталями реализации, не оставляйте раздел рисков пустым и не забывайте согласовать устав со всеми ключевыми заинтересованными лицами до формального утверждения.

От устава к успеху проекта

После одобрения устава проекта можно запланировать организационное совещание по проекту и продолжить процесс планирования. По мере создания дополнительной документации обязательно сохраняйте все детали проекта в централизованном инструменте, к которому у всех есть доступ.

Asana помогает управлять проектами и задачами команды, чтобы работать согласованно и укладываться в сроки. Устав проекта — это только начало: с помощью Asana вы можете превратить его в полноценный рабочий план с назначенными задачами, сроками и автоматизированными рабочими процессами. Начните уже сегодня и узнайте больше о преимуществах управления проектами.

Часто задаваемые вопросы