Что такое устав проекта? Как его составить + шаблон

Начало работы над новым проектом или инициативой может быть радостным событием. Но что насчёт последнего шага перед этим — одобрения проекта?

Для непосвящённых презентация проекта и процесс его подтверждения похожи на процесс расшифровки чёрного ящика. Устав проекта помогает собрать нужную информацию и представить её заинтересованным сторонам. В этом руководстве вы узнаете, что такое устав проекта, какие ключевые элементы в нём должны быть и как его написать, чтобы получить одобрение.

Что такое устав проекта?

Устав проекта — это официальный документ, используемый на этапе инициации проекта, в котором излагаются цели, объём и ключевые заинтересованные лица, чтобы получить подтверждение до начала работы. Это краткий общий обзор, который помогает лицам, принимающим решения, понять ценность проекта, и наделяет менеджера проекта полномочиями двигаться дальше.

Устав проекта — это один из многих материалов, которые можно создать в процессе его планирования. Далее приводится сравнение устава с другими элементами планирования проектов:

Зачем нужен устав проекта?

Устав проекта не только помогает получить одобрение проекта. Это основополагающий инструмент, который с самого начала настраивает вашу команду на успех. Создав чёткий и лаконичный устав, вы можете:

• Обеспечить ясность и согласованность. Устав гарантирует, что у всех заинтересованных сторон, от команды проекта до высшего руководства, будет общее понимание цели и объёма проекта.

• Предотвратить разрастание объёма. Благодаря четко определенным границам ваш устав служит ориентиром, позволяющим сосредоточить проект на его первоначальных задачах и предотвратить срыв сроков из-за дополнительной работы.

• Заручиться поддержкой заинтересованных сторон. Хорошо составленный устав служит внутренним маркетинговым документом, укрепляющим уверенность и энтузиазм в отношении вашего проекта во всей организации.

• Авторизация проекта. Устав официально признает существование проекта и наделяет менеджера проекта полномочиями использовать ресурсы организации для достижения его целей.

Основные элементы устава проекта

Несмотря на то, что каждый проект уникален, эффективный устав проекта включает несколько важных элементов, обеспечивающих полное представление. Воспринимайте их как строительные блоки, которые помогут вам получить одобрение проекта и успешно его начать.

• Цель и задачи проекта: объясните, почему проект важен и чего вы планируете достичь. Это основа вашей презентации.

• Объём: чётко определите границы проекта, в том числе то, что входит в состав работы, а что нет.

• Критерий успешности: опишите, как выглядит успех. Это показатели, которые вы будете использовать, чтобы опр��делить, достигнуты ли цели проекта.

• Ключевые заинтересованные стороны и роли: задокументируйте основных участников с помощью реестра заинтересованных сторон, включая спонсора проекта, менеджера проекта и членов команды.

• Общая хронология и важные этапы: предоставьте ориентировочный график с основными датами и важными этапами проекта.

• Смета бюджета: включите сводную информацию о финансовых ресурсах, необходимых для проекта.

• Риски и допущения: определите потенциальные проблемы или зависимости, которые могут повлиять на результат проекта.

Нужен ли вам устав проекта?

Существует множество инструментов для планирования проектов, и устав проекта не всегда будет лучшим вариантом. Далее мы расскажем, когда есть смысл его создавать — и когда стоит отдать предпочтение какому-нибудь другому документу.

• Создайте устав проекта, чтобы представить проект и получить его подтверждение. Устав даёт заинтересованным лицам чёткое представление о задачах проекта, объёме, а также о том, кто будет отвечать за его реализацию. Главные заинтересованные лица могут использовать устав проекта в целях одобрения проекта или внесения изменений.

• Создайте бизнес-кейс, если проект подразумевает серьёзные инвестиции. Бизнес-кейс может содержать дополнительную информацию и документацию, включая оценку рентабельности инвестиций и все сопутствующие риски проекта.

• Создайте план проекта, если проект уже одобрен. План проекта будет основан на уставе и предложит дополнительные сведения, такие как хронология проекта и его важные этапы.

• Создайте бриф проекта, чтобы обобщить ключевую информацию общего характера из плана проекта.

• Создайте пояснительную записку, чтобы представить краткий обзор своего документа заинтересованным лицам из числа высшего руководства.

• Создайте дорожную карту проекта, если хотите просматривать его общую хронологию на диаграмме Ганта.

Как создать устав проекта

В уставе проекта вы делитесь деталями проекта с главными заинтересованными лицами, чтобы получить подтверждение для запуска проекта. Устав проекта включает в себя три основных элемента.

1. «Зачем»

В начале устава поделитесь задачами проекта и его предназначением. В этом разделе нужно указать, почему этот проект важен и чего вы хотите добиться по его итогам. Предназначение проекта должно объяснять важность работы над ним и то, как он впишется в цели компании.

Также следует прояснить задачи проекта, то есть конкретные ожидаемые результаты или активы, которые вы планируете получить по его окончании. Для постановки качественных целей и задач проекта используйте метод SMART. Цели должны быть:

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримыми

• Achievable — достижимая

• Realistic — реалистичная

• Time-bound — ограниченная по времени

2. «Что»

Второй важный элемент устава — это область проекта. Под областью проекта подразумевается то, что входит и не входит в состав проекта. При определении области проекта вы устанавливаете границы и, что ещё важнее, указываете на то, чего не будет в хронологии проекта.

При создании устава проекта и определении объёма важнее всего будет обозначить идеальный бюджет проекта. При представлении бюджета обязательно укажите:

• Общая сметная стоимость: общий объём необходимых финансовых вложений

• Распределение ресурсов: как бюджет будет распределён между людьми, инструментами и материалами

• Ключевые допущения: любые финансовые зависимости или условия

3. «Кто»

В заключительном разделе устава проекта следует объяснить, кто будет работать над ним. Сюда входят все главные заинтересованные лица, высшее руководство, спонсоры проекта и общая команда проекта. Если вы ещё этого не сделали, подготовьте черновик краткого плана управления ресурсами, чтобы показать, как ресурсы будут использоваться во время работы над проектом.

Примеры устава проекта

Посмотрев на готовый устав проекта, вы сможете понять, как структурировать свой собственный. Ниже приводится пример устава проекта маркетинговой кампании, который включает ключевые элементы, о которых мы говорили.

Обратите внимание, как в этом примере:

• Лаконичность: вся важная информация помещается на одной странице

• Определяет чёткие задачи: конкретные цели легко определить

• Определяет заинтересованные стороны: роли и обязанности чётко обозначены

Шаблон устава проекта

Когда вы будете готовы приступить к работе, создайте устав своего очередного проекта с помощью этого простого шаблона.

Название проекта

Озаглавьте свой проект. Название должно быть достаточно информативным, чтобы большинству было понятно, над чем вы работаете.

Менеджер проекта

Кто является контактным лицом по этому проекту?

Дата последнего изменения

Устав проекта — живой документ. Добавление даты последнего изменения может быть полезным для участников команды, которые часто сверяются с уставом.

Назначение проекта

Зачем вы работаете над этим проектом?

Задачи проекта

Какие результаты и активы вы планируете получить по завершении проекта?

Область проекта

Каковы рамки ожидаемых результатов проекта? Какие инициативы не входят в него?

Проектная команда и ресурсы

Кто работает над этим проектом? Какие ресурсы (люди, инструменты и бюджет) доступны для выполнения этой работы?

Заинтересованные согласующие лица

Кто является заинтересованными лицами проекта? Кто должен одобрить устав проекта или ожидаемые результаты?

Передовые методы составления устава проекта

Создание эффективного устава проекта — это поиск баланса между деталями и ясностью. Следуйте этим рекомендациям, чтобы ваш устав был эффективным и помог вам получить одобрение проекта.

• Будьте лаконичны. Устав проекта должен представлять собой обобщённое резюме, а не подробный план проекта. Объём должен составлять одну–две страницы, чтобы заинтересованным лицам было легко проверить и одобрить его.

• Совместная работа с заинтересованными сторонами. Вовлекайте главных заинтересованных лиц в процесс создания, используя план вовлеченности заинтересованных лиц. Это позволит заручиться поддержкой на раннем этапе и учесть мнения всех участников.

• Сосредоточьтесь на ясности. Используйте простой, прямой язык и избегайте жаргона. Цель состоит в том, чтобы любой человек, прочитав устав, мог понять цель и ценность проекта.

• Сделайте его живым документом. Хотя устав задаёт первоначальное направление, его можно обновить, если изменятся основные параметры проекта. Всегда указывайте дату изменения, чтобы у всех была актуальная информация.

От устава к успеху проекта

После одобрения устава проекта можно будет запланировать организационное совещание по проекту и продолжить процесс планирования. По мере создания дополнительной документации по планированию проекта и после начала управления им обязательно сохраняйте все детали проекта в централизованном инструменте, к которому у всех есть доступ.

Конечно, мы считаем, что лучшим инструментом для этого является Asana. С помощью Asana можно управлять проектами и задачами команды, чтобы работать согласованно и укладываться в дедлайны. Начните уже сегодня и узнайте больше о преимуществах управления проектами.

Часто задаваемые вопросы о заявочных документах проектов