Кто такой спонсор проекта? Роль и обязанности

Спонсор проекта или исполнительный спонсор — это лицо или группа лиц на уровне высшего руководства. Они отвечают за успех проекта и предоставляют необходимые рекомендации и ресурсы команде и менеджеру проекта. В идеале спонсоры проекта обеспечивают высокую устойчивость проекта, стратегическое планирование и успешную реализацию целей проекта.

Спонсор проекта находится выше менеджера проекта. В большинстве случаев спонсором проекта является тот, кто выступал за проект и был на доске с первого дня.

Мы рассмотрим ключевые обязанности и задачи спонсора проекта, то, как он поддерживает менеджера проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта, и проясним различия между заинтересованными сторонами и спонсорами проекта.

Обязанности спонсора проекта

Спонсорами проектным мероприятиям, как правило, являются руководители высшего звена. Часто они находятся чуть ниже уровня доски и участвуют сразу в нескольких проектах. Спонсор проекта имеет три основные обязанности:

• Видение и люди: согласование проекта с бизнес-целями, стратегией и задачами.

• Управление: обеспечение надлежащего запуска и реализации проекта.

• Ценность и преимущества: управление рисками и изменениями при обеспечении качества проекта

Если мы разделим эти категории на более мелкие, то увидим, что спонсор проекта выполняет следующие обязанности:

• Выбор подходящего менеджера для проекта и его наставничество на протяжении всего процесса.

• Ведение переговоров о финансировании и выступление в качестве представителя высшего руководства от имени менеджера проекта.

• Участие в первоначальном планировании проекта, разработке устава и определении объёма работ.

• Определение критериев успешности проекта и получение поддержки заинтересованных сторон.

• Продвигать ценность проекта и обеспечивать его ресурсами, необходимыми для успеха.

• Поддержка менеджера проекта своими знаниями и рекомендациями.

• Поддержание постоянного общения между менеджером проекта, командой и заинтересованными сторонами.

• Анализ изменений в среде проекта (например, графики, задачи, приоритеты и т. д.) и управление рисками по мере их возникновения.

Обязанности спонсора проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта

Спонсор проекта участвует в нём от начала до конца, что означает, что у него есть множество задач, обязанностей и ответственности на протяжении всего жизненного цикла проекта. И менеджер проекта, и спонсор должны осознавать обязанности спонсора, чтобы каждый оставался в пределах своих полномочий и выполнял то, что от него требуется. 

Инициирование

• Назначьте менеджера проекта и руководящий комитет. Руководящий комитет обычно состоит из руководителей высшего звена и заинтересованных сторон, которые могут давать рекомендации на протяжении всего жизненного цикла проекта. Поскольку члены руководящего комитета не принимают активного участия в проекте, они могут сохранять объективность и предоставлять ценные рекомендации и надзор за ходом реализации проекта.

• Определите ожидаемые результаты и критерии успеха проекта . Спонсор проекта также должен убедиться, что эти цели были должным образом доведены до сведения всех участников команды и что они их понимают.

• Организуйте и отображайте задачи в центральном источнике достоверной информации, например в инструменте для управления проектами, чтобы они были доступны всем участникам проекта.

• Контролируйте начальные действия и оказывайте поддержку, когда это необходимо. Очень важно, чтобы все участники команды проекта делали то, что от них требуется, чтобы проект мог работать без сбоев в дальнейшем.

• Предоставление обратной связи по документам, необходимым для инициации проекта, включая устав проекта, бизнес-кейс или технико-экономическое обоснование, чтобы обеспечить одобрение проекта заинтересованными сторонами.

• Проверьте область проекта , чтобы убедиться, что цели и задачи реалистичны, и предотвратить разрастание объёма.

• Выступите в качестве чемпиона проекта во время организационной рабочей встречи и будьте готовы поддержать менеджера проекта, если у команды возникнут какие-либо вопросы.

Планирование

• Следите за планами проекта и корректируйте их, чтобы обеспечить реалистичные сроки сдачи.

• Выступайте в качестве контактного лица для менеджера проекта по вопросам, связанным с проблемами и эскалацией.

• Отслеживайте эффективность и динамику команды проекта и сообщайте менеджеру проекта о достижениях или возможностях.

• Просматривайте журнал RAID (риски, допущения, проблемы и зависимости). Этот журнал является важным документом планирования проекта, в котором перечислены потенциальные риски, которые могут повлиять на ваш проект, предположения о ходе или результатах проекта, проблемы, которые могут возникнуть в течение жизненного цикла проекта, и зависимости, от которых зависит ваш проект (например, вклад эксперта).

• Убедитесь, что план проекта содержит требования к качеству, чёткие результаты и хорошо спланированные важные этапы проекта. В конечном итоге спонсор должен утвердить все требования к проекту.

Исполнение

• Вместе с менеджером проекта установите здоровые границы между менеджером и спонсором, а также спонсором и высшим руководством (и избегайте микроменеджмента). Важно, чтобы спонсор доверял менеджеру проекта вести свою команду на протяжении всего проекта и обращался к спонсору за поддержкой, когда это необходимо.

• Учитывайте потребности проекта, чтобы поддержать команду и менеджера. Это могут быть такие ресурсы, как оборудование или программное обеспечение, дополнительное финансирование или больше людей для поддержки команды проекта.

• Обеспечьте высшему руководству доступ к отчётам о статусе проекта, чтобы оно всегда было в курсе дел. Эти отчёты также необходимо регулярно обновлять (еженедельно, ежемесячно или ежеквартально, в зависимости от характера проекта).

• Внедряйте процессы контроля изменений по мере необходимости, чтобы уменьшить разрастание объёма.

Рабочие показатели

• Оценивайте ход выполнения проекта и при необходимости предоставляйте обратную связь. В зависимости от характера проекта может быть полезно планировать еженедельные, ежемесячные или ежеквартальные обзорные совещания для оценки прогресса и корректировки дедлайнов или целей.

• Поощряйте менеджера проекта и команду самостоятельно находить решения возникающих проблем. Подавайте пример и моделируйте хорошие стратегии решения проблем.

• Выявляйте, устраняйте и решайте основные причины возникающих проблем.

• Регулярно обновляйте журнал RAID, чтобы учитывать изменения в проекте на протяжении всего его жизненного цикла.

• Отмечайте завершение важных этапов проекта. Важно отмечать эти важные этапы, чтобы признать усилия и влияние команды.

Закрытие

• Оцените результаты проекта на основе заранее определённых критериев успеха. Эти данные будут важны для предстоящего анализа или ретроспективы, чтобы обсудить эффективность проекта.

• Обеспечьте успешную передачу проекта клиенту. Этот шаг знаменует собой завершение проекта, поскольку все результаты теперь находятся в руках клиента.

• Примите участие или проведите совещание по итогам проекта или обсуждение извлечённых уроков, чтобы проанализировать успехи и неудачи проекта. Попросите менеджера проекта задокументировать эти уроки для будущих проектов. 

• Обеспечение завершения проекта. Это включает в себя роспуск команды проекта, а также завершение любых юридических формальностей. 

Эти обязанности могут варьироваться в зависимости от интенсивности и сложности проекта, но независимо от этого, участие и важность спонсора проекта не следует недооценивать.

Спонсор проекта и заинтересованное лицо

Несмотря на то, что эти термины похожи, кураторы и заинтересованные стороны проекта выполняют совершенно разные роли.

Заинтересованной стороной проекта может быть любой, на кого влияет проект, — от членов команды проекта до людей, которые не принимают активного участия в процессе. Заинтересованными сторонами могут быть инвесторы, коллеги, клиенты или начальство.

Спонсор проекта, с другой стороны, как правило, не только является частью организации, но и несёт ответственность за проект. Он отвечает за общий успех проекта и, как правило, определяет и обеспечивает его успешность. В зависимости от проекта спонсор также часто выступает в качестве наставника менеджера проекта.

Спонсор проекта и менеджер проекта

И спонсор, и менеджер проекта активно участвуют в проекте и несут ответственность за его результат и успех. Спонсор проекта является связующим звеном между высшим руководством организации и менеджером проекта, а менеджер проекта — между спонсором проекта и командой проекта. 

Роль менеджера проекта заключается в организации, отслеживании и, в конечном итоге, руководстве командой при выполнении работ по проекту. Менеджер проекта — это руководитель команды, который отвечает за контроль ресурсов и загрузки, надзор за выполнением задач и информирование заинтересованных сторон о ходе работ. При необходимости менеджер проекта может запросить дополнительную поддержку у спонсора проекта. Его роль также заключается в том, чтобы следить за целями и ожиданиями и предупреждать спонсора проекта о несоответствии между графиком и предполагаемыми датами.

Сотрудничество между спонсором и менеджером проекта

Отношения между спонсором и менеджером проекта могут определять результат проекта. Четко поставленные ожидания, регулярное общение и взаимное доверие необходимы для обеспечения успешного проекта.

Прозрачность помогает ускорить доверие. Когда вы сообщаете команде, что происходит и что вы думаете, вы одновременно укрепляете доверие в отношениях. Когда вы спрашиваете их мнение и учитываете его в своих планах, вы создаете общее чувство цели.”

В зависимости от сложности проекта и опыта менеджера проекта спонсор может выбрать более практический подход или принять решение о более активном участии и поддержке, направляя менеджера проекта и команду через отдельные этапы и задачи проекта. В идеале спонсор проекта выступает в качестве наставника для менеджера проекта.

Совместная работа в реальном времени для успеха проекта

Менеджеры и спонсоры проектов полагаются друг на друга для успешного выполнения проектов. Чтобы обе стороны могли отслеживать свои обязанности, задачи и цели, важно использовать надёжное программное обеспечение для совместной работы. Asana — это инструмент для управления работой, который помогает командам управлять работой и достигать целей. С помощью Asana вы можете держать друг друга в курсе в режиме реального времени и никогда не упускать ничего важного.