Лучшее программное обеспечение и инструменты для совместной работы в команде

Когда речь идёт о сложных идеях, проектах и рабочих процессах, мы не должны работать в одиночку. Проекты, которые оказывают наибольшее влияние на вашу компанию, редко являются результатом работы одного человека. Чаще всего для успеха проекта требуется межфункциональная совместная работа, когда сотрудники из разных команд, отделов и с разными ролями объединяют усилия, чтобы добиться наилучшего результата. Но даже несмотря на то, что совместная работа имеет решающее значение для нашей наиболее важной деятельности, координация со всеми этими различными заинтересованными сторонами является сложной задачей. Именно здесь на помощь приходит программное обеспечение для совместной работы.

Программное обеспечение для совместной работы упрощает межфункциональную работу. Лучшее программное обеспечение для совместной работы — от надёжных платформ для корпораций до простых инструментов для общения — объединяет команды, помогая решать межфункциональные задачи. 

Что такое программное обеспечение для совместной работы?

Программное обеспечение для совместной работы — это цифровой инструмент, который помогает вам общаться и работать с другими людьми. Это может происходить как на базовом уровне, например, на платформах обмена сообщениями и в электронной почте, так и в рамках более сложных рабочих процессов. Различные программы для совместной работы помогают решать разные межфункциональные задачи. Например, платформы обмена сообщениями упрощают общение с командами, цифровое управление задачами помогает организовывать задачи с внешними партнёрами, а корпоративные платформы предоставляют полноценную систему управления работой. 

В своей лучшей форме программное обеспечение для совместной работы позволяет выполнять всё вышеперечисленное (и многое другое) в одном пространстве. Программное обеспечение для совместной работы не должно быть просто ещё одним пунктом в списке используемых технологий. Правильные инструменты для совместной работы помогут вам сократить количество необходимых приложений и сосредоточиться на решении самой важной проблемы — как нам взаимодействовать так, чтобы работать лучше, быстрее и эффективнее вместе.

Нужно ли вам программное обеспечение для совместной работы команды?

Короткий ответ — да, особенно если вы работаете в разных командах. Крупные компании делятся на отделы, команды и отдельных сотрудников. В наиболее важных инициативах компании участвуют команды из разных отделов, объединяющие свои навыки для достижения цели. ПО для совместной работы помогает вам в этом — оно позволяет людям из разных отделов организации работать как единая команда проекта.

Даже если ваша работа кажется вам полностью самостоятельной, вы, скорее всего, всё равно полагаетесь на заинтересованные стороны в вопросах подтверждения, назначения задач или ресурсов. Одним словом, программное обеспечение для совместной работы может принести пользу всем, независимо от того, проводите ли вы простые сеансы мозгового штурма или работаете над очень сложными рабочими процессами.

Преимущества онлайн-инструментов для совместной работы

• Облегчение межфункциональной командной работы: в наши дни никто не работает в одиночку. Использование программного обеспечения для совместной работы позволяет каждой команде работать быстрее и эффективнее с другими отделами компании.

• Возможность асинхронной работы. Программное обеспечение, поддерживающее асинхронную работу, особенно важно для крупных международных организаций. Многопрофильным компаниям нужен инструмент, который помогает командам общаться и сотрудничать в проектах, даже если они находятся в разных местах или работают по разным графикам.

• Объединение распределённых команд. В современном мире, где рабочие места распределены по всему миру, как никогда важно иметь платформу, на которой ваша команда может встречаться в разных часовых поясах и офисах.

• Делает работу доступной: обмен данными, проектами и задачами между командами имеет решающее значение для совместной работы. Программное обеспечение упрощает хранение и обмен информацией, чтобы каждый мог легко получить доступ к необходимым ресурсам. Кроме того, хороший инструмент для совместной работы обеспечивает передачу информации в контексте, чтобы люди могли быстро вникать в суть дела.

• Защищает конфиденциальную информацию: правильное программное обеспечение для совместной работы даёт вам уверенность в том, что ваша работа в безопасности, даже когда вы работаете вместе. Уровень безопасности должен быть одинаково высоким независимо от того, сидят ли заинтересованные лица в соседнем кабинете или вы работаете с внешним партнёром.

• Отображение информации из приложений в одном месте: переключение между разными приложениями и поиск информации в разных местах — это огромная трата времени. Оптимизация общения, работы и совместной деятельности в одном инструменте возвращает вам самые ценные ресурсы — время, пространство для размышлений и энергию.

11 лучших программ и инструментов для совместной работы в команде

Не существует единого правильного программного обеспечения для совместной работы — есть только то, что подходит именно вам. Управляете крупным предприятием? Вам понадобится высокофункциональная и адаптируемая платформа. Но если вам нужны только динамические документы для обмена идеями, можно использовать более простой инструмент. 

Независимо от потребностей вашего бизнеса, в этом списке есть программное обеспечение для совместной работы, которое повысит вашу продуктивность, улучшит общение и лучше объединит ваши команды. Читайте дальше, чтобы узнать, какое программное обеспечение подходит именно вам. 

1. Asana: лучшая платформа для совместной работы межфункциональных команд предприятия

На корпоративном уровне вы работаете с сотнями, тысячами или сотнями тысяч работников, разбросанных по разным часовым поясам. Это означает, что вам нужна полностью функциональная платформа, которая объединяет каждого человека, команду, часть работы и цель друг с другом. 

В Asana есть все функции для совместной работы, необходимые вашему предприятию для облегчения и использования межфункционального сотрудничества, в том числе: 

• Связь между командами: объединяйте команды, отделы, рабочие задачи и главные цели компании. С помощью Asana можно централизовать работу всей компании, чтобы сотрудничать было проще.

• Управление задачами: отслеживайте задачи и управляйте ими в нескольких проектах. Когда вы вносите изменения в задачу в одном проекте, эти изменения мгновенно отражаются во всех проектах в режиме реального времени.

• Автоматизация: используйте автоматизацию для стандартизации и делегирования работы, создания процессов и обмена информацией о самых сложных задачах в режиме реального времени.

• Интеграции: более 260 интеграций позволяют создать платформу «всё в одном». Подключите все свои любимые инструменты в одном месте.

• Управление проектами: Asana выходит за рамки традиционных инструментов для управления проектами и включает в себя всё необходимое для контроля, общения и успешного завершения сложных проектов.

• База знаний: используйте Asana в качестве системы учёта, чтобы все в компании всегда знали, что и почему делается.

• Безопасность: отслеживайте разрешения, защищайте облачное хранилище и автоматизируйте обновления в Asana.

2. Slack: лучший инструмент для общения в команде

Slack — это ведущий инструмент для общения, который снизил зависимость от электронной почты. Slack предлагает быстрый и безопасный обмен мгновенными сообщениями, размещенными в «рабочих пространствах». Клиенты, которым нравится этот инструмент, говорят, что он удобен в использовании и позволяет легко настраивать специальные каналы для общения команд на разные темы, по разным проектам и нерабочим интересам. Дизайн Slack делает общение простым и увлекательным, что особенно важно для распределённых команд.

3. Google Workspace: лучший вариант для совместной работы над документами

Если вы когда-либо работали над документом, только чтобы увидеть, что ваш начальник просмотрел другую, устаревшую версию, вы знаете, почему многие команды обратились к Google Workspace. Интерактивные документы позволяют вносить изменения и предложения в режиме реального времени, что снижает количество ошибок. Кроме того, клиенты говорят, что облачное хранилище Google Диска легко настроить и сразу же начать использовать.

4. Trello: лучший вариант для совместной работы над задачами

Интерфейс Trello в стиле канбан-доски упрощает совместную работу над конкретными задачами. В Trello, принадлежащем Atlassian, используются карточки, которые можно размещать на разных досках для создания визуальных списков задач. Пользователи говорят, что он отлично подходит для отдельных лиц, небольших команд или простых рабочих процессов, но его возможности ограничены, когда вам нужны более сложные проекты и рабочие процессы. 

5. Notion: лучший вариант для простой асинхронной работы

Notion упрощает обмен информацией и взаимодействие с асинхронными документами или сохранёнными файлами. Это особенно полезно для распределённых команд, когда вы можете редактировать документ в одном часовом поясе и получать отзывы от другого участника команды в совершенно другом часовом поясе. Однако, когда вам понадобятся более сложные инструменты для совместной работы, такие как построение рабочих процессов и многогранных проектов, вы можете перерасти его.

6. Figma: лучший выбор для команд дизайнеров

Figma — это интерактивный инструмент для совместной работы, созданный для команд дизайнеров. Клиенты ценят его интересный и удобный интерфейс для небольших проектов, таких как доска для мозгового штурма, и более крупных, например для разработки нового дизайна сайта. Файлы дизайна являются интерактивными и позволяют работать над ними в режиме реального времени. Это означает, что вы можете внести изменение, и участники команды сразу же увидят его, даже если они работают в другой части света.

7. Smartsheet: лучший вариант для совместной работы над электронными таблицами

Smartsheet — это динамический инструмент для работы с электронными таблицами, обладающий всеми функциями статической таблицы, но, по мнению пользователей, более удобный для совместной работы. В Smartsheet можно подключаться к электронным таблицам, не удаляя случайно данные или информацию. Это особенно полезно для удалённых команд, где все могут работать в одной таблице одновременно.

8. Clickup: лучший инструмент для совместной работы в небольшой команде

Совместная работа может быть сложной даже в небольших командах. Возможности Clickup помогают с более простыми аспектами управления проектами, такими как планирование или отслеживание хода выполнения, что, по мнению небольших стартапов или команд, очень полезно.

9. Monday: лучший вариант для совместной работы в одной команде

Совместная работа всегда важна, даже если она не связана с самыми большими и смелыми целями. Программное обеспечение для управления проектами Monday позволяет создавать проекты и оптимизировать управление задачами. Но как только вы дойдёте до точки, когда ваша компания — и, по умолчанию, ваша совместная работа — должна расти, вам могут понадобиться дополнительные возможности.

10. Zoom: лучший выбор для видеозвонков

Видеоконференции больше не являются роскошью для совместной работы — это необходимость. Интуитивно понятная платформа Zoom с простым совместным использованием экрана и ненавязчивыми уведомлениями сделала его лидером в области видеосотрудничества. 

11. Microsoft Teams: лучший инструмент для обсуждений в команде

Microsoft Teams создан для объединения команд и отдельных лиц посредством видеоконференций, онлайн-совещаний и обмена сообщениями. Как и другие инструменты в этом списке, Microsoft Teams обеспечивает удалённую и асинхронную совместную работу, позволяя участникам команды встречаться, где бы они ни находились.

Функции, на которые нужно обратить внимание в инструменте для совместной работы

• Гибкость, позволяющая работать так, как вам удобно. Независимо от того, размещаете ли вы задачи в нескольких местах, просматриваете проекты несколькими способами или получаете доступ к информации из приложения, браузера или мобильного устройства, инструмент для совместной работы всегда должен работать на вас, а не против вас.

• Мощные интеграции, упрощающие работу. Ваше программное обеспечение должно упрощать использование ваших любимых приложений. Это поможет избежать использования слишком большого количества несовместимых инструментов, что увеличивает количество времени, затрачиваемого на переключение между приложениями и поиск работы между платформами.

• Кастомизируемые панели задач, отчёты, цели и шаблоны — всё, что нужно для успешной совместной работы, должно быть кастомизируемым в соответствии с вашими потребностями. 

• Возможность использовать и обмениваться файлами, общаться и работать с членами команды в любой точке мира.

• Мобильное приложение, чтобы вы могли получить доступ к своей работе в любое время.

• Возможности управления работой, выходящие за рамки простого управления проектами, такие как сложные рабочие процессы, интегрируемые с более крупными целями компании, чтобы вы всегда знали, что расставляете приоритеты и действуете в соответствии с самой важной работой.

• Лучшие функции безопасности и конфиденциальности, которые защищают ваши облачные рабочие пространства.

Что следует учитывать при выборе программного обеспечения для совместной работы

Выбор программного обеспечения для совместной работы — это уникальное бизнес-решение, и то, что подходит другим компаниям в вашей отрасли, может не подойти вам. Чтобы сузить круг требований и найти подходящее ПО, начните с ответа на следующие вопросы:

• Какие из ваших сложных рабочих процессов можно упростить с помощью технологий? Ответ на этот вопрос может подсказать вам тип необходимого программного обеспечения. Допустим, ваши процессы сложны, и вы предполагаете, что их можно упростить с помощью автоматизации и технологий. В этом случае вам нужно выбрать программное обеспечение, которое поддерживает построение процессов и автоматизацию.

• Какие пробелы в работе между командами? Вместе с заинтересованными сторонами определите, где ваша команда испытывает трудности в совместной работе. Например, это общение? В таком случае вам понадобится программное обеспечение для совместной работы с надёжными инструментами для общения и интеграциями.

• Какие функции нужны команде для максимально эффективной работы? Полагаетесь ли вы на учёт времени для координации работы? Или вы глобальная команда, которой нужно асинхронное общение? Сосредоточьтесь на том, что вам действительно нужно, чтобы избежать ненужных (а иногда и отвлекающих) функций.

• Интегрируется ли этот инструмент с вашими самыми важными инструментами? Интеграции — это ключ к упрощению совместной работы. Когда вы можете выполнять всю свою работу на одной платформе, вы будете более организованы и внимательны к тому, как вы выполняете свою работу наилучшим образом.

Совместная работа над самыми сложными задачами

Совместная работа — это клей, скрепляющий вашу команду, её деятельность и, в конечном счёте, всю компанию. На современном рабочем месте каждый участник команды полагается на других, чтобы выполнять свою работу наилучшим образом. Но это не значит, что для этого нужно работать усерднее. 

Лучшее программное обеспечение для совместной работы поддерживает работу, которую вы уже выполняете, адаптируясь к вашим потребностям и предлагая бесконечные возможности для её упрощения. Asana создана для поддержки совместной работы между командами в компании. Функции Asana, от базового общения до разработки стратегии высокого уровня, обладают встроенными возможностями для совместной работы на всех уровнях.

Часто задаваемые вопросы о программном обеспечении для совместной работы 

Что делает программное обеспечение для совместной работы?

Программное обеспечение для совместной работы позволяет командам работать вместе, даже если они находятся в разных местах или отделах. Благодаря возможностям обмена сообщениями, автоматизации, интеграции, конструкторам рабочих процессов и многому другому динамическое программное обеспечение для совместной работы объединяет команды друг с другом и с наиболее важной работой компании.

Каков пример программного обеспечения для совместной работы?

Существуют различные примеры программного обеспечения для совместной работы для различных целей. Например, Asana — популярное программное обеспечение для совместной работы в корпорациях. Поскольку она предлагает сложные функции, интеграции и рабочие процессы наряду с базовыми функциями управления проектами, корпоративные компании могут использовать Asana в качестве центральной платформы для совместной работы.

Какое программное обеспечение для совместной работы позволяет нам делиться документами и идеями?

Любой хороший инструмент для совместной работы должен позволять вам делиться друг с другом документами и идеями. В самом простом понимании это и есть совместная работа, и поэтому даже базовое программное обеспечение для совместной работы должно иметь встроенную возможность делиться работой и общаться с другими.

В чём разница между программным обеспечением для совместной работы и другими программами?

Программное обеспечение для совместной работы предназначено для межфункционального взаимодействия. Например, использование статической электронной таблицы для сбора данных и отчётности может подойти одному человеку, но не идеально, когда команды должны работать вместе для разработки отчётности по командам или проектам.