Что такое PMO? Руководство по управлению проектами

Каждая организация достигает стадии роста, когда команды начинают работать немного по-другому. Допустим, ваша маркетинговая команда разрабатывает уникальный шаб шаблон креативного брифа для координации работы всего отдела. Одновременно ваша команда по продукту разрабатывает надёжный процесс приёма заявок. Наличие этих процессов помогает маркетинговой и продуктовой командам выполнять наиболее важную работу, но какой шаблон им следует использовать, когда обе команды должны сотрудничать? 

Здесь на помощь приходит отдел управления проектами (PMO). PMO повышает эффективность и результативность за счёт стандартизации процессов и определения передовых методов работы в организации. В этой статье мы рассмотрим, что такое офис управления проектами, чем он занимается и как ваша команда может извлечь из этого пользу.

Значение и примеры PMO

Офис управления проектами (PMO) — это команда или отдел, который обеспечивает структурированность проектов и их соответствие стратегическим целям. PMO — это центральный узел для стандартизированных процессов, стратегического надзора и лучшей практики управления проектами.

PMO не просто отслеживает сроки, а предоставляет фреймворк, который помогает командам преодолевать трудности, управлять ресурсами и обеспечивать успех проекта. Определяя чёткие процессы, устраняя препятствия и поддерживая стандарты качества, PMO гарантирует, что каждая инициатива будет способствовать достижению более крупных целей организации.

Реальные примеры PMO

Многие известные компании полагаются на отделы управления проектами для обеспечения бесперебойной работы. Вот как некоторые крупные организации используют процессы PMO для управления сложными задачами и поддержания эффективности:

• PMO в NASA с высокой точностью управляет космическими миссиями. Эта команда управляет графиками запусков, техническими характеристиками и этапами миссий до мельчайших деталей.

• PMO компании IBM обеспечивает согласованность действий глобальных команд. Компания стандартизирует методологии управления проектами и упрощает рабочие процессы от начала до завершения.

• Офис управления проектами Microsoft обеспечивает своевременное выполнение крупных проектов по разработке программного обеспечения. Команды остаются на связи и сотрудничают между отделами.

Эти примеры показывают, что хорошо управляемый PMO обеспечивает основу для успешной реализации проектов, будь то отправка астронавтов в космос или запуск следующей крупной технологической инновации.

Типы ОУП

Создание PMO сводится к выбору правильной структуры. Некоторым организациям нужна постоянная команда по управлению проектами, в то время как другие прибегают к помощи извне. Уровень контроля также варьируется от лёгкого руководства до полного надзора за проектом. Независимо от подхода, хорошо структурированный PMO помогает специалистам по управлению проектами согласовывать отдельные проекты с целями бизнеса.

1. Внутренний PMO: собственная команда, которая управляет процессами PMO, поддерживает лучшие практики и устанавливает правила PMO. Внутренние PMO:

• Обучает и наставляет специалистов по управлению проектами и заинтересованные стороны.

• Поддерживают актуальность руководств в соответствии с меняющимися стандартами PMO

• Стандартизируют лучшие практики PMO, чтобы поддерживать выполнение проекта в нужном русле

• Поддержка менеджмента изменений для более плавных переходов

2. Внешний PMO: консалтинговая группа, которая оценивает и совершенствует процессы PMO организации. В отличие от внутреннего PMO, эти команды сосредоточены на рекомендациях, а не на исполнении. Внешние PMO:

• Проверяют рабочие процессы проекта на соответствие стратегическим целям и предлагают оптимизированные рекомендации по управлению проектами

• Предоставляют внешнюю экспертизу по фреймворкам, шаблонам и принятию решений

• Дают рекомендации, но не занимаются контролем проектов и планированием ресурсов

3. Поддерживающий PMO: обеспечивает обучение, ресурсы и рекомендации без строгого контроля. Это отличный выбор для команд, которым нужна гибкость без ущерба для структуры. Высшее руководство может обращаться к поддерживающему PMO за экспертными советами, при этом решения принимаются проектными командами.

4. Контролирующий PMO: устанавливает чёткие процессы и обеспечивает соблюдение стандартизированных методологий. Этот подход лучше всего подходит организациям, которым требуется контроль, управление и согласованность между отдельными проектами.

5. Директивный PMO: берет на себя полную ответственность за планирование проекта, распределение ресурсов и управление рисками. Этот практический подход помогает поддерживать ход выполнения проекта в нужном русле. Высшее руководство часто полагается на директивный PMO для сложных инициатив, требующих прямого надзора.

Выбор правильного процесса PMO зависит от того, насколько структурированной должна быть компания, чтобы проекты выполнялись без сбоев.

Функции и обязанности PMO

PMO помогает командам работать более эффективно, устанавливая чёткие процессы управления проектами, предоставляя нужные инструменты и помогая всем следовать лучшей практике. Вот как это выглядит на практике:

• Согласование действий команд: проведение организационных совещаний по проектам для определения способа реализации, объёма работ и ролей.

• Распределение ответственности: назначение чётких обязанностей для руководителей PMO, руководителей проектов, распорядителей бюджета и заинтересованных сторон.

• Стандартизация инструментов: создание шаблонов, брифов проектов и рабочих процессов.

• Установление правил и отчётности. PMO определяет, как устанавливаются важные этапы и ключевые показатели эффективности (КПЭ), а также как сообщается о состоянии проекта.

• Формирование ожиданий: устанавливаются основные правила планирования проектов, ежеквартальных обзоров Business и анализа результатов.

1. Управление проектами

PMO создаёт фреймворк для принятия решений на протяжении всего жизненного цикла проекта. Он определяет, где хранится информация о проекте, обеспечивает соответствие инвестиций целям бизнеса и создаёт методы управления, которые помогают командам работать согласованно.

2. Отчётность на основе данных

PMO помогает командам принимать более взвешенные решения, превращая данные проекта в наглядную аналитику. Он отслеживает производительность, выявляет риски и предоставляет отчёты о ходе проекта, чтобы помочь команде не сбиться с курса и повысить эффективность работы.

У нас было несколько рабочих процессов, которые отслеживались по отдельности. Было здорово объединить их в Asana, увидеть, как они взаимосвязаны, и распознать зависимости, которые невозможно отследить в электронной таблице.”

3. Стратегическое планирование

Офис управления проектами помогает ставить общие цели и разбивать их на более мелкие и управляемые этапы. Он обеспечивает команды необходимыми ресурсами для достижения важных этапов и согласования проектов с инициативами компании. Они также создают чёткий процесс для подачи проектов и назначения подходящих людей для их реализации.

4. Обмен информацией

Чтобы предотвратить разрозненность данных, PMO создаёт центральный источник достоверной информации, устанавливает лучшие практики для совместной работы и безопасности, а также обеспечивает регулярное обновление ключевой информации. Это сокращает дублирование работы и обеспечивает единое понимание ситуации всеми командами.

Когда работа децентрализована, а зависимости неясны, всё кажется приоритетным. Это вызывает стресс и тревогу.”

5. Внедрение и обслуживание инструментов

PMO следит за тем, чтобы все использовали одни и те же инструменты и знали, как ими пользоваться. Он помогает командам переходить на новое программное обеспечение для управления работой, проводит обучение и находит способы автоматизировать повторяющиеся задачи. Цель состоит в том, чтобы работа выполнялась без сбоев и ненужных ручных действий.

6. Управление ресурсами

PMO следит за тем, чтобы у команд было всё необходимое для выполнения работы, будь то бюджет, инструменты или достаточное количество людей. В небольших компаниях это может означать непосредственное управление распределением ресурсов. В более крупных организациях PMO создаёт системы для заблаговременного планирования и устранения узких мест.

Отсутствие централизованного инструмента приводит к дезорганизации. Мы не знали, над чем работают наши сотрудники, если не спрашивали их об этом, но в таком случае ответ был актуален только на момент вопроса. Поскольку всё движется так быстро, нам нужно было место, где всё находится, чтобы вы могли видеть нынешний статус и то, что будет дальше.”

7. Стандартизированный язык и обучение

Офис управления проектами помогает командам лучше работать вместе, обеспечивая единое понимание общих терминов и чётких процессов. Они также обеспечивают непрерывное обучение, чтобы поддерживать лучшие практики PMO в актуальном состоянии и помогать новым менеджерам проектов на начальном этапе.

Преимущества офиса управления проектами

Самое большое преимущество PMO — это создание согласованности: стандартизация систем и процессов, позволяющая командам работать вместе более эффективно. Когда команды работают разрозненно, они используют разные инструменты и рабочие процессы, которые отвечают их непосредственным потребностям, но затрудняют межфункциональное сотрудничество. PMO устраняет эти пробелы, объединяя команды в рамках общего фреймворка.

Оптимизируя управление проектами, PMO:

• Согласовывает проекты с целями компании

• Стандартизирует системы для улучшения совместной работы

• Обеспечивает управление для более эффективного принятия решений

• устанавливает стандарты управления проектами в масштабах всей организации;

• повышает прозрачность и обмен знаниями;

• Повышает эффективность за счёт оптимизации ресурсов и снижения затрат

Офис управления проектами гарантирует, что команды не просто выполняют работу, а делают правильную работу наиболее эффективным способом.

Как создать офис управления проектами

Научиться создавать PMO не так уж сложно. Выполните следующие ключевые шаги, чтобы создать офис, который действительно будет полезен:

1. Определите цель PMO. Какую проблему он решает? Будет ли он предлагать рекомендации, обеспечивать соблюдение правил или напрямую управлять проектами? Убедитесь, что его миссия соответствует бизнес-целям.

2. Заручитесь поддержкой руководства. Поддержка со стороны руководства необходима для финансирования, выделения ресурсов и внедрения в командах. Покажите, как PMO повышает эффективность и успешность проекта.

3. Оцените нынешние методы работы. Выявите пробелы в процессах управления проектами и болевые точки. Это поможет сформировать структуру и приоритеты PMO.

4. Настройте структуру и управление. Выберите модель PMO: поддерживающую, контролирующую или директивную. Стандартизируйте рабочие процессы, шаблоны и отчёты, чтобы обеспечить согласованность.

5. Выберите правильные инструменты для PMO. Хороший PMO работает на правильном программном обеспечении. Выберите инструменты для управления проектами, которые упрощают совместную работу, отслеживание и отчётность с помощью панелей задач и данных в реальном времени.

6. Определите показатели успешности. Как выглядит успешный PMO-офис? Установите чёткие КПЭ для отслеживания эффективности, результатов проекта и общего влияния.

7. Обучайте команды и стимулируйте внедрение. Отдел управления проектами эффективен только в том случае, если люди им пользуются. Обеспечьте обучение и упростите процессы, чтобы команды могли легко их интегрировать.

8. Контролируйте и совершенствуйте. PMO должен развиваться вместе с Business. Регулярно проверяйте эффективность, собирайте отзывы и совершенствуйте процессы, чтобы максимизировать ценность.

Выполнив эти шаги, вы поймёте, как создать PMO, который будет способствовать достижению лучших результатов в проектах, повышать эффективность и обеспечивать согласованность действий команд.

Создайте успешный PMO, который будет способствовать совместной работе

PMO помогают всем двигаться в одном направлении, чтобы команды знали, что делать, почему это важно и как этого достичь. Если вы считаете, что вам нужен PMO, начните с изучения того, чем сейчас занимаются команды. Первым шагом к созданию PMO является понимание того, где вы находитесь. Как только вы соберёте всю эту информацию, вы определите лучшие практики и расширите возможности межфункционального сотрудничества.

Часто задаваемые вопросы об офисах управления проектами