Делайте больше с меньшими затратами: как повысить эффективность операционной деятельности

Подумайте: как выглядит процесс, когда вы «выполняете работу»? У вас есть установленный процесс или порядок выполнения задач? Этот процесс был установлен вашим руководителем? Является ли ваш способ выполнения задач самым эффективным? 

В большинстве случаев участников команды обучают выполнять работу определённым образом. Руководители внедряют эти процессы, чтобы повысить эффективность работы. Но что такое эффективность операций?

Вот всё, что Вам нужно знать. 

Что такое эффективность работы?

Операционная эффективность — это способность команды создавать качественный конечный продукт с меньшими затратами ресурсов. Она измеряется «коэффициентом эффективности», который представляет собой соотношение между тем, что вы вкладываете в проект (часто называемое «затратами»), и тем, что вы получаете в результате (называемое «результатами»). 

Затраты — такие как операционные расходы, люди или отработанные часы — это ресурсы, которые вы вкладываете, чтобы сделать проект успешным. Результаты — это конечный итог вашей инициативы, например ожидаемые результаты или конечная цель, достигнутая в рамках проекта. 

Операционная эффективность часто используется производственными компаниями, но она может быть полезна для команд и бизнес-моделей любого типа. В управлении проектами операционная эффективность может помочь вам оценить, а затем повысить коэффициент эффективности ваших проектов. Со временем это позволяет максимально эффективно использовать ресурсы для повышения рентабельности и чистой прибыли вашей компании. Иными словами, вы можете сократить объём ресурсов, которые вкладываете, чтобы получить качественный конечный продукт. 

Зачем операционным командам нужны повторяющиеся процессы

В этой электронной книге описаны семь ключевых шагов по оптимизации операционных процессов, которые позволят вам масштабировать организацию и при этом сохранять гибкость.

Получайте аналитическую информацию

Эффективность операций в сравнении с производительностью операций

Операционная эффективность и операционная производительность иногда используются как взаимозаменяемые понятия, но в контексте они имеют несколько разное значение. Операционная эффективность — это процесс получения того же результата с меньшими затратами ресурсов. Операционная производительность — это процесс получения большего количества результатов с использованием того же объёма ресурсов. 

Рассмотрим пример каждого из этих понятий на примере одной команды:

Производственная команда из 20 человек регулярно изготавливает 100 единиц одежды за один час. Реализация стратегии операционной эффективности будет означать сокращение команды до менее чем 20 человек при сохранении производства 100 единиц одежды в час. Операционная производительность — это поиск способов оптимизации процесса, чтобы 20 человек могли изготавливать более 100 единиц одежды в час.

Оптимизация операционной эффективности вашей команды: 4 шага

Оптимизация операционной эффективности может помочь вашей команде во многих отношениях, включая сокращение числа ошибок, допущенных людьми, повышение рентабельности и снижение общих производственных затрат. Узнайте, как взяться за дело.

Шаг 1. Определение исходного уровня

Первый шаг — определение основных функций команды, которые вы хотите оптимизировать. Каких целей пытается достичь эта команда? Каковы ключевые показатели эффективности (КПЭ) или метрики, которые эта команда регулярно отслеживает? Ответы на эти вопросы помогут определить базовый результат работы этой команды, который вы будете использовать для расчёта операционной эффективности.

Если представить операционную эффективность в виде формулы, то она рассчитывается как результат (выручка, продажи, лиды и т. д.), делённый на затраты (ресурсы, количество отработанных часов, количество участников команды и т. д.). При расчёте этого соотношения убедитесь, что выбранные вами единицы измерения наиболее подходят для команды, работу которой вы хотите оптимизировать.

Например, если вы пытаетесь повысить операционную эффективность команды по подбору персонала, измерение выручки в качестве результата не будет оптимальным показателем для отслеживания. Более подходящим показателем было бы количество предложений, сделанных кандидатам, за часы, потраченные рекрутерами на поиск. 

Выбрав наиболее подходящие единицы измерения, используйте это соотношение в качестве инструмента сравнительного анализа.

Пример определения базового уровня

Команда контент-маркетинга из 5 человек в настоящее время создаёт 20 статей в месяц

• Вклад: 5 участников команды

• Результат: 20 статей

• Базовое соотношение: 4:1

Шаг 2. Стандартизация процессов

На этом этапе вы начнёте повышать эффективность своих операционных процессов. Для начала проанализируйте свои нынешние бизнес-процессы и то, как участники команды выполняют свои задачи. 

Вот несколько хороших вопросов, которые стоит задать:

• Какая часть работы вашей команды легко поддаётся повторению, например административные задачи или переписка? 

• Все ли участники вашей команды выполняют свои задачи одинаково? 

• Можете ли вы выявить какие-либо узкие места в своих нынешних процессах?

Автоматизация — лучший друг операционной эффективности. Если вы хотите оптимизировать какие-либо процессы, определите легко повторяемые задачи, которые можно автоматизировать. Сотрудники тратят 13% своего времени на чистое дублирование работы. Это простое улучшение процесса, которое может быстро устранить любые трудоемкие недостатки или человеческие ошибки.

Создание стандартизированных бизнес-процессов — это простой и экономически эффективный способ оптимизации рабочих процессов. Это может помочь создать более однородный конечный продукт, а также сократить время, необходимое для достижения результатов.

Пример стандартизации процессов

У команды контент-маркетинга из 5 человек в настоящее время нет стандартного процесса создания статей. Вот несколько способов, с помощью которых команда может оптимизировать свой рабочий процесс:

• Создать шаблоны для повторяющейся работы: авторы контента договариваются об единообразном процессе написания и рабочем процессе с зависимостями и частотой проверок. Все знают, за какой этап они отвечают и кому должны передавать свои материалы на редактирование.

• Поиск возможностей для автоматизации. Команда использует инструмент, который помогает устанавливать зависимости и передавать работу нужному сотруднику, как только будут выполнены зависимые задачи. Это сводит к минимуму необходимость постоянного обмена информацией о статусе статьи.

Зачем операционным командам нужны повторяющиеся процессы

В этой электронной книге описаны семь ключевых шагов по оптимизации операционных процессов, которые позволят вам масштабировать организацию и при этом сохранять гибкость.

Получайте аналитическую информацию

Шаг 3. Отслеживайте загрузку работников

При внедрении нового стандартизированного процесса обязательно отслеживайте загрузку своей команды, чтобы предотвратить профессиональное выгорание. С новыми процессами приходит изменение рабочего процесса, и важно по ходу дела контролировать загрузку своей команды. Изменения в процессах действительно требуют периода адаптации, и для поддержания сбалансированной рабочей нагрузки важно предоставить участникам команды достаточно времени на адаптацию, а также возможность выполнять задачи, не связанные с изменениями.

Если вы заметили, что из-за новых рабочих процессов ваша команда начинает перегружаться, скорректируйте процесс так, чтобы сотрудники не выполняли слишком много работы одновременно. Стремление к эффективности работы также может подразумевать постоянное совершенствование в процессе. 

Если новый процесс показывает, что рабочая нагрузка вашей команды постоянно слишком высока, найдите время, чтобы скорректировать цели или процессы. Это позволит предотвратить выгорание, а также даст вам более реалистичное представление о том, каких результатов можно ожидать в будущем. Используйте этот новый показатель в качестве одного из источников информации для принятия обоснованных решений по мере того, как ваша команда будет брать на себя новые проекты.

Пример мониторинга загрузки работников

Команда контент-маркетинга из 5 человек в настоящее время стремится достичь цели — 25 статей в месяц. 

Вот как руководитель может отслеживать загрузку работников:

• Корректировка процессов: команда по созданию контента определяет, что размещение новых статей на сайте занимает у неё основную часть времени. Проанализировав загрузку команды веб-разработки, команда решает передать этап размещения контента на сайте команде веб-разработки, поскольку у неё больше свободных часов.

• Корректировка целей: теперь, когда размещением материалов на сайте занимается команда веб-производства, команде контент-маркетинга больше не нужно беспокоиться об этом этапе процесса. Команда корректирует свои цели до 30 статей в месяц вместо 25.

Зачем операционным командам нужны повторяющиеся процессы

В этой электронной книге описаны семь ключевых шагов по оптимизации операционных процессов, которые позволят вам масштабировать организацию и при этом сохранять гибкость.

Получайте аналитическую информацию

Шаг 4. Постановка новых целей для вашей команды

Сравните результаты работы вашей команды в рамках нового процесса с оценочным соотношением. Если соотношение результата к исходной точке увеличилось, это признак того, что ваша стратегия оптимизации сработала. 

Теперь пришло время поставить перед вашей командой новые цели. Как упоминалось выше, эффективность работы — это возможность для постоянного совершенствования. Установив исходный уровень, постарайтесь сделать всё возможное, чтобы повысить эффективность. По истечении определённого периода времени, который определит ваша команда, начните процесс заново и постарайтесь повысить эффективность ещё больше.

Преимущества измерения эффективности работы

Прохождение процесса повышения операционной эффективности требует времени и усилий, так в чём же его польза? Ниже приведены четыре основных преимущества внедрения стратегий повышения операционной эффективности.

Экономия времени с помощью автоматизации процессов

Анализ операционной эффективности вашей команды помогает выявить возможности для автоматизации повторяющихся и трудоёмких процессов. Если ваша команда использует систему управления работой, такую как Asana, вы можете использовать панели задач, чтобы в режиме реального времени получать общее представление о показателях завершения задач во всех ваших проектах. Эта информация облегчает выявление и реализацию возможностей для автоматизации.

Вернёмся к примеру с командой контент-маркетинга. Возможно, автору придётся получить окончательное юридическое подтверждение, прежде чем публиковать свой контент. Используя автоматизацию бизнес-процессов и правильные инструменты для управления работой, эта команда может автоматически уведомлять юридический отдел о необходимости проверки, как только будет готов черновик. 

Сведение к минимуму человеческого фактора с помощью автоматизации

Автоматизация также может помочь вашей команде, обеспечивая выполнение всего, что необходимо сделать. Создав комплексный сквозной рабочий процесс, вы сможете заранее определить все этапы, необходимые для реализации проекта, и автоматизировать каждый из них. 

Возвращаясь к предыдущему примеру, автор контента никогда не забудет отправить свой черновик на проверку в юридический отдел, поскольку это автоматизированная часть процесса. Как только автор отмечает свой черновик как завершённый, юридический отдел получает уведомление, что гарантирует, что эта проверка не останется без внимания.

Минимизация человеческого фактора помогает вашей команде создавать более качественные продукты, что, в свою очередь, повышает уровень удовлетворённости и лояльности клиентов. Используя операционную эффективность для оптимизации и автоматизации рабочих процессов, вы можете получать более качественные результаты при меньших операционных расходах.

Сократите объём работы по организации работы

Согласно исследованию Asana «Анатомия работы: тенденции и вызовы», 60% рабочего времени тратится именно на «работу по организации работы» — такие задачи, как получение согласований от заинтересованных сторон, поиск информации или обсуждение работы. Сокращение таких задач даёт вашей команде больше времени на квалифицированную работу, для выполнения которой её и наняли.

Работники — это ценный ресурс, и оптимизация их времени является важной частью операционного управления. Сокращение объёма работы по организации работы позволяет получать результаты того же качества при меньшем количестве переписки и ручной координации.

Зачем операционным командам нужны повторяющиеся процессы

В этой электронной книге описаны семь ключевых шагов по оптимизации операционных процессов, которые позволят вам масштабировать организацию и при этом сохранять гибкость.

Получайте аналитическую информацию