7 функций операционного управления и навыки, необходимые, чтобы их освоить

Управление операционной деятельностью обеспечивает бесперебойную работу процессов в организациях. Представьте, что ваша компания — это аэропорт. Каждая команда — это самолёт, взлетающий в разных направлениях со своими проектами и идеями. Как операционный менеджер, вы являетесь авиадиспетчером, который следит за тем, чтобы все и всё шло по плану. 

Авиадиспетчер контролирует такие вещи, как погода, движение рейсов и связь с пилотами. Аналогичным образом, существует семь функций операционного управления. 

• Операционное планирование

• Финансы 

• Дизайн продукта

• Контроль качества

• Прогнозирование

• Стратегия

• Управление цепочками поставок

Операционный отдел участвует почти во всех аспектах деятельности организации. Например, если менеджер проекта хочет нанять нового сотрудника, операционная команда сначала выполнит анализ затрат и выгод. Когда производственная команда хочет создать новый продукт, операционная команда начинает с оценки спроса со стороны клиентов. 

На управление одними функциями может уходить больше времени, чем на другие. Например, если ваша компания не производит физический продукт, вы, скорее всего, не будете уделять особого внимания управлению цепочками поставок. Но понимание каждой операционной функции — лучший способ подготовиться к работе в любой отрасли. 

1. Операционное планирование

Операционное планирование — это основополагающая функция операционного управления. В рамках этой функции в ваши обязанности может входить следующее:

• Контроль ежедневного производства товаров

• Управление запасами и контроль за ними

• Контроль за производительностью и благополучием команды

• Планирование производства

Роль операционного управления заключается в поддержании эффективности операций. Всегда следите за новыми разработками, чтобы устранять узкие места и улучшать операционную стратегию.

Необходимый навык: находчивость

Находчивость упрощает поддержание бизнес-процессов. Как операционному менеджеру вам придётся управлять командой и заботиться о благополучии компании. Чтобы справляться с изменениями, нужно быстро адаптироваться к ситуации. В ситуациях, когда у вас нет нужных инструментов, важно быстро соображать и использовать то, что есть, для поиска решений. 

2. Финансы

Финансы — это важная и универсальная функция операционного управления, поскольку каждая компания стремится сократить расходы и увеличить прибыль. Как операционный менеджер, вы будете следить за тем, чтобы руководители компании учитывали бюджет при принятии важных решений. Вот некоторые из ваших возможных заданий:

• Создание бюджетов для достижения производственных целей

• Поиск инвестиционных возможностей

• Распределение бюджетов и управление ресурсами

Возможно, вам интересно, чем финансовые обязанности операционной команды отличаются от обязанностей финансового отдела. Финансовый отдел будет заниматься всем, от доходов до зарплат. В то же время ваше финансовое участие должно ограничиваться вопросами, связанными с производственным процессом.

Необходимый навык: финансовое планирование

Финансовое планирование — это определение того, хватит ли бюджета вашей компании на достижение стратегических целей и задач. Чтобы подтолкнуть руководителей компании к финансовому успеху, вам нужно планировать заранее.

Снижайте производственные затраты, находя поставщиков высококачественных товаров и услуг по низким ценам. Ваша цель — создать первоклассный продукт, который будет соответствовать бюджету клиента.

3. Дизайн продукта

Дизайнеры продуктов могут быть творческими личностями в команде, но операционная команда — это глаза и уши, которые собирают информацию с рынка. Определив потребности клиентов и маркетинговые тенденции, вы передадите полученную информацию дизайнерам, чтобы они могли создать сильный продукт. 

Вот некоторые из заданий, которые может выполнять ваша команда:

• Консолидация результатов исследования рынка в удобоваримые результаты

• Доведение результатов до сведения команды разработчиков продукта

• Предоставление рекомендаций по дизайну, чтобы помочь разработчикам создать продукт

Без операционной команды разработчикам продукта было бы трудно понять, что именно нужно создавать. Рынок постоянно меняется, и создание успешного готового продукта требует обширных исследований.

Необходимый навык: интерпретация данных

Способность интерпретировать данные — ключевой навык для этой функции операционного управления. Как руководитель операционного отдела, вы должны превращать данные в понятные указания. Ваша цель — чётко объяснить, как ваш продукт должен соответствовать другим продуктам на рынке или превосходить их. 

После разработки плана оптимизируйте взаимодействие между командами, используя единую платформу или инструмент. Создайте единый план проекта, чтобы отслеживать дела, информацию и обратную связь. Затем поделитесь им в инструменте управления проектами, чтобы все могли получить к нему доступ и просматривать изменения в режиме реального времени.

4. Контроль качества

Контроль качества неразрывно связан с разработкой продукта. После того как производственная команда создаст продукт, операционная команда должна убедиться, что он соответствует стандартам качества. Перед выпуском продукта на рынок его необходимо протестировать, чтобы убедиться в отсутствии дефектов. Вот примеры заданий по контролю качества:

• Анализ рисков для выявления потенциальных проблем

• Проверка продуктов на соответствие стандартам качества

• Создание тестов для контроля качества продукта

• Документирование любых дефектов или недостатков продукции

Уровень и стандарты контроля качества зависят от отрасли. Поэтому первое, что ваша команда должна сделать в процессе контроля качества, — это провести исследование рынка, чтобы определить, какие стандарты качества приняты в вашей отрасли. После того как вы определили набор стандартов качества, используйте их в качестве оценки для управления качеством в будущем.

Необходимый навык: управление конфликтами

Не каждый продукт будет высокого качества после одного цикла производства. Чтобы создать качественный продукт, соответствующий стандартам, может потребоваться несколько циклов проектирования и несколько возвратов к чертежной доске. 

В конечном итоге обратная связь такого рода сделает ваш продукт лучшим, но в данный момент её может быть трудно услышать. Чтобы преуспеть в этой функции операционного менеджмента, создайте эффективные стратегии управления конфликтами. Это позволит вам пережить периоды неопределённости и создавать продукты, которые поражают клиентов.

5. Прогнозирование

Прогнозирование — это не только термин, используемый для описания погоды. Операционные команды также используют прогнозирование для оценки спроса на продукт. Ваша команда может освоить прогнозирование, пытаясь ответить на гипотетические вопросы, например:

• Каким буде�� спрос на этот продукт в будущем?

• Какие маркетинговые и рекламные акции следует запланировать для этого продукта?

• Какие инициативы по продажам следует запланировать для этого продукта?

• Можем ли мы оценить затраты на хранение товарных запасов?

• Можем ли мы определить стоимость закупок и сырья?

Необходимый навык: принятие решений на основе данных

Принятие решений на основе данных будет полезно во многих функциях операционного управления. Единственный способ делать точные прогнозы — основывать их на фактах. Начните с прогнозирования спроса на продукцию, проанализировав прошлые тенденции. Затем сообщите результаты прогноза руководителям отделов, чтобы они могли соответствующим образом скорректировать будущие планы.

6. Стратегия

Стратегия — это обширная функция операционного менеджмента, которая может включать в себя планирование, мониторинг и анализ операций. Цель стратегического управления — обеспечить соответствие производственных решений бизнес-целям. Цели вашей компании могут включать: 

• Приоритет удовлетворённости клиентов

• Совершенствование производственной системы 

• Контроль затрат при сохранении конкурентного преимущества

Ваша задача как операционного менеджера — найти способы достижения бизнес-целей вашей компании. Вот некоторые стратегии, которые можно использовать для приведенных выше примеров:

• Анализ запасов: чтобы повысить удовлетворённость клиентов, начните с анализа запасов. Это позволит повысить удовлетворённость клиентов, поскольку вы всегда будете в состоянии удовлетворить их спрос. 

• Сотрудничество между командами: более тесное сотрудничество между командами улучшит производственную систему, поскольку улучшится коммуникация, что приведет к уменьшению количества ошибок.

• Приоритет экологичности: переход на более экологичные процессы может сэкономить деньги в долгосрочной перспективе и сохранить лояльность клиентов к вашему бренду.

Необходимый навык: критическое мышление

Критическое мышление важно для стратегической функции операционного управления, потому что именно так вы создаёте продуманные идеи и связываете их с фундаментальными моментами. Логически продумывая концепции, вы можете разрабатывать сильные стратегии. Вы можете использовать исследования и данные для поддержки своих идей, а затем использовать полученные знания для принятия обоснованных решений для своей команды. 

7. Управление цепочками поставок

Если ваша компания производит продукты или услуги, ей потребуется управление цепочкой поставок для снабжения, производства и доставки. Возможно, у вас есть отдельный отдел для цепочки поставок, но вопросы, связанные с внутренним производством, будут решаться вами. Цепочка поставок должна протекать циклически следующим образом:

1. Сырьё

2. Поставщик

3. Производство/производитель

4. Дистрибьютор

5. Розничный продавец

6. Потребитель

Цепочка поставок циклична, потому что после анализа потребительского спроса вы будете получать больше сырья и снова двигаться вниз по цепочке. 

Не обязательно выполнять каждый из этих шагов. Например, если вы работаете в небольшой компании, вы можете отправлять продукты или услуги непосредственно потребителям. Это сокращает затраты на дистрибуцию и розничную торговлю, но вам всё равно нужно будет поддерживать цепочку поставок в рабочем состоянии. Если на одном из этапов цепочки поставок возникнут узкие места, это может негативно сказаться на всех остальных этапах.

Необходимый навык: решение проблем

Как операционному менеджеру вам нужно будет организовывать, планировать и делегировать. Но чтобы вывести свои навыки на новый уровень, вы также должны уметь решать проблемы. Существует множество стратегий решения проблем, которые вы можете изучить и использовать в своей работе, и ваша команда обязательно оценит вашу способность быстро принимать решения в сложных ситуациях. 

Важность операционного управления

Функции операционного управления имеют решающее значение для любого бизнеса, будь то производство или технологическая отрасль. Хотя технологические компании могут считать более важными финансы и стратегию, а производственные компании могут уделять больше внимания цепочке поставок, эти семь функций дают полное представление о том, как управлять любой внутренней командой.

В процессе производства компаниям приходится принимать множество решений, и операционная команда часто выступает в качестве посредника между отделами. Без операционного управления у отделов могут возникнуть проблемы с согласованием решений с целями компании, избежанием конфликтов и поддержанием бесперебойной работы. В частности, управление операционной деятельностью:

• Мотивация сотрудников: операционная команда мотивирует сотрудников, поддерживая порядок на рабочем месте и улучшая условия труда. Члены команды с большим энтузиазмом работают в функциональной рабочей среде.

• Использование ресурсов. Ещё одна часть вашей работы в качестве операционного менеджера заключается в составлении бюджета, который предусматривает разумное использование ресурсов компании. По возможности старайтесь сокращать расходы, рационально использовать ресурсы в соответствии с потребностями проекта и не допускать их растраты.

• Улучшает совместную работу: вы можете улучшить совместную работу команды в своей организации, улучшив процесс принятия решений. Когда вы принимаете правильные решения, вы укрепляете доверие между командами, что приводит к поставке клиентам продукции высочайшего качества. 

• Помогает достигать целей: вы будете помогать достигать бизнес-целей, выступая в качестве контрольных пунктов для принятия важных решений. Когда руководители отделов рассматривают изменения или инициативы, вы оцениваете, соответствуют ли их идеи целям компании.

• Повышает производительность: вы повысите производительность, сделав процесс поставки продукта более эффективным. Улучшения в производстве позволят команде вашей организации выполнять работу быстрее.

Взаимодействие операционной команды с другими отделами

Операционный отдел может выполнять разные роли в зависимости от размера компании и продукта. Если вы небольшая компания, команда по управлению персоналом может разделять некоторые обязанности с операционной командой, например финансовое планирование. Однако в более крупных производственных компаниях часто проводятся чёткие границы между операционной деятельностью и человеческими ресурсами. В этом случае вы, скорее всего, будете работать рука об руку с командой управления цепочками поставок.

Возможно, вам интересно, почему управление цепочками поставок является одной из основных функций операционного управления, если это отдельный отдел. Несмотря на то, что эти два процесса обычно тесно связаны друг с другом, команды сосредоточены на несколько разных приоритетах.  Традиционно управление операционной деятельностью включает в себя внутреннюю часть производства, а управление цепочками поставок — внешнюю. 

Повышайте эффективность работы команд с помощью Asana

Цель управления операциями — сделать ваши решения более взвешенными, а производство более экономичным. Независимо от того, занимаетесь ли вы ежедневными проектами, контролируете качество продукции или разрабатываете бизнес-стратегии, Asana может предоставить вам общую картину, необходимую для выполнения всех этих задач.