Анализ затрат и выгод: 5 шагов к принятию лучших решений

В 1848 году французский инженер по имени Жюль Дюпюи работал над строительством моста. Будучи экономистом-любителем, он решил провести эксперимент, чтобы ответить на вопрос: сколько правительство должно взимать за проезд, чтобы покрыть расходы на строительство и техническое обслуживание? Задача казалась простой, но Дюпюи решил подойти к ней нестандартно: при расчёте чистых затрат он вычел социальную выгоду, которую принесёт мост. 

Расчёт социальной выгоды от моста — непростая задача, но не для Дюпюи. Он просто измерил, сколько люди готовы платить за пользование мостом. Затем, выполнив несколько сложных расчётов, он смог рекомендовать сумму платы за проезд, которая учитывала затраты и выгоды от его моста.

Так родился анализ затрат и выгод. Со времён Дюпюи этот процесс был усовершенствован, и теперь он используется не столько для расчёта платы за проезд по мосту, сколько для выяснения экономической целесообразности решений. Но общая картина остается прежней: когда дело доходит до принятия решений, ключевыми факторами являются затраты и выгоды. 

Что такое анализ затрат и выгод? 

Анализ затрат и выгод (АЗВ) — это инструмент для принятия решений, который помогает выбрать, какие действия стоит предпринять. Он даёт количественное представление о проблеме, позволяя принимать решения на основе фактов, а не мнений или предубеждений.

CBA особенно полезен при планировании проектов; он сравнивает финансовую осуществимость новых проектов с их потенциальной отдачей.

В процессе анализа вы присваиваете денежные значения затратам и выгодам от решения, а затем вычитаете затраты из выгод, чтобы определить чистую прибыль. Полученное соотношение затрат и выгод помогает оценить полную экономическую выгоду (или её отсутствие) от выбранного варианта, чтобы вы могли решить, стоит ли его реализовывать.

Когда следует использовать анализ затрат и выгод? 

Анализ затрат и выгод лучше всего подходит для принятия решения о целесообразности определённого курса действий. Он также помогает, когда ваше решение имеет чёткие экономические затраты и выгоды. Например, проще создать CBA, чтобы определить целесообразность нового проекта, чем оценить, подойдёт ли новый сотрудник вашей команде. Это связано с тем, что трудно привязать конкретные финансовые затраты и выгоды к чьему-либо опыту и рабочему потенциалу. 

Этот тип экономического анализа также требует времени, поэтому его лучше всего использовать, когда вы сталкиваетесь с важным решением, которое повлияет на вашу команду или успех проекта. Для небольших или менее сложных решений попробуйте использовать более простой процесс, например матрицу принятия решений. 

Вот несколько примеров того, когда следует использовать анализ затрат и выгод: 

• Разработка новой бизнес-стратегии

• Принятие решений о распределении ресурсов или закупках

• Решение о запуске нового проекта

• Сравнение инвестиционных возможностей

• Измерение потенциального влияния или целесообразности новых политик компании

• Оценка предлагаемых изменений в структуре или процессах компании

Как проводить анализ затрат и выгод

Создание анализа затрат и выгод может показаться сложным, но мы упростили методологию до пяти конкретных шагов. После того как вы один раз пройдёте этот процесс, вы сможете адаптировать эти шаги к потребностям конкретного проекта или команды. 

1. Создайте фреймворк

Сначала создайте фреймворк, в котором будут изложены цели анализа, нынешняя ситуация и объём работ. 

Ваш фреймворк должен включать следующие компоненты: 

Вопрос, на который ответит ваш анализ

Успешный CBA всегда начинается с хорошего вопроса. Чем конкретнее вопрос, тем лучше. Например, на вопрос «Нужно ли нам улучшить наше мобильное приложение?» чем на более широкий вопрос: «Какие продукты нам следует улучшить, чтобы повысить их внедрение?» 

Обзор нынешней ситуации

Обзор обеспечивает контекст для анализа. Это отправная точка, которая позволяет всем понять, откуда вы исходите и почему рассматриваете возможность изменений. В обзор следует включить следующее: 

• Предыстория: бриф вашей нынешней ситуации. 

• Нынешние показатели: количественные данные, демонстрирующие, как обстоят дела в нынешней ситуации.  

• Возможности: любые области для улучшения по сравнению с нынешней ситуацией. 

• Прогнозируемые будущие результаты при сохранении статус-кво: количественные данные для прогнозирования того, как будут обстоять дела в будущем, если ничего не изменится. 

• Риски статуса-кво: что может пойти не так, если ничего не менять. 

Представьте, что вы пытаетесь решить, стоит ли переделывать мобильное приложение. Вот как может выглядеть ваш обзор: 

• Предыстория: у нас есть мобильное и веб-приложение. 

• Нынешняя производительность: у нашего мобильного приложения 100 000 пользователей, а у веб-приложения — 400 000 пользователей.

• Возможности: у нас есть 300 тысяч пользователей, которые используют веб-приложение, но не мобильное. 

• Прогнозируемая будущая производительность при сохранении статус-кво: внедрение нашего веб-приложения выросло на 50% в годовом исчислении. Мы прогнозируем, что эта тенденция сохранится, и через год у нас будет 600 тысяч пользователей. Между тем, внедрение нашего мобильного приложения выросло на 10% в годовом исчислении. Мы прогнозируем, что эта тенденция сохранится, и через год у нас будет 110 тысяч пользователей. 

• Риски, связанные с текущим положением дел: отсутствие мобильного приложения означает, что у пользователей меньше гибкости. Конкуренты с лучшими мобильными приложениями могут выиграть в этой категории, в то время как наш бренд может стать известен плохим мобильным опытом. Без эффективного мобильного приложения мы упускаем большое количество потенциальных пользователей. 

При построении фреймворка анализа затрат и выгод важно точно оценить ожидаемые затраты, связанные с вашим решением, включая прямые и косвенные расходы.

Область анализа

Наконец, ваш фреймворк должен включать область применения CBA. Как и область проекта, она создает границы для анализа и определяет, какую информацию вы будете учитывать в своих расчетах (и что не будете учитывать). Как правило, область охвата включает в себя следующее: 

• Сроки, в течение которых вы будете оценивать потенциальные затраты и ожидаемые выгоды. Например, можно ограничить прогнозы периодом в один год. 

• Типы затрат и выгод, которые вы будете включать (или исключать). Например, можно включить затраты на оплату труда и ресурсы, но не альтернативные издержки. 

• Как вы будете измерять затраты и выгоды. Например, вы можете назначить денежные значения для измерения материальных затрат, таких как оплата труда и ресурсы, и назначить ключевые показатели эффективности (КПЭ) для измерения нематериальных затрат или выгод, таких как узнаваемость бренда. 

2. Перечислите и классифицируйте затраты и выгоды

Теперь пришло время перечислить все затраты и выгоды от вашего решения. На этом этапе полезно сотрудничать с заинтересованными сторонами, чтобы вы могли извлечь выгоду из их конкретного опыта (например, ваша ИТ-команда сможет оценить, сколько будет стоить новое программное обеспечение). Думайте о своём решении как о проекте, который вы завершите, чтобы достичь желаемого результата. Спросите себя, какие ресурсы вам нужны (например, материалы или рабочая сила) и каковы будут результаты вашего решения (например, дополнительный доход). 

Перечислив затраты и выгоды, распределите их по следующим категориям. Затем, на следующем этапе, вы оцените суммы в долларах для каждого из этих элементов.  

Типы затрат

• Прямые затраты: затраты, связанные с производством продукта, услуги или проекта. Обычно это материалы, оборудование или рабочая сила, необходимые для выполнения предлагаемого плана действий. Например, это могут быть прямые затраты на обновление мобильного приложения: часы работы команды разработчиков, контракт с фирмой по тестированию пользователей и новое программное обеспечение. 

• Косвенные затраты: фиксированные затраты, которые не связаны напрямую с производством. Как правило, это текущие накладные расходы, необходимые для ведения бизнеса, например аренда, коммунальные услуги или транспортные расходы. Например, это могут быть косвенные затраты на создание нового мобильного приложения: интернет для вашей удалённой команды разработчиков, а также подписки на новое программное обеспечение для разработки и совместной работы.

• Нематериальные затраты: затраты, которые нельзя выразить в денежном эквиваленте, например влияние на восприятие бренда или удовлетворённость клиентов. Сюда также можно отнести альтернативные издержки, то есть упущенные возможности, когда вы принимаете одно решение вместо другого. Например, к нематериальным затратам на создание приложения можно отнести снижение удовлетворённости потенциальных пользователей компьютеров. Это альтернативные издержки, поскольку вы решили обновить мобильное приложение, а не создавать приложение для компьютеров. 

• Затраты на потенциальные риски: затраты, связанные с неожиданными препятствиями. Иными словами, это то, на что вам придётся потратить деньги, если непредвиденное событие выбьет ваш проект из колеи. Подумайте о неудачах, которые вы бы включили в реестр рисков проекта, таких как нарушения безопасности данных, задержки в расписании или незапланированная работа. Например, можно перечислить следующие потенциальные затраты для проекта мобильного приложения: оплата сверхурочной работы за незапланированные задачи, часы работы команды по безопасности данных для решения непредвиденных проблем с конфиденциальностью приложения и срочные тарифы для компенсации задержек в расписании. 

При перечислении материальных затрат (например, прямых и косвенных) следуйте тому же процессу, что и при создании бюджета проекта. Подумайте обо всех задачах, которые вам нужно выполнить, чтобы реализовать своё решение, а затем перечислите ресурсы, необходимые для каждого результата. Для нематериальных затрат вам придется проявить немного больше творчества. Если вы застряли, попробуйте посмотреть на аналогичные проекты, которые были завершены в прошлом, чтобы увидеть, какое влияние они оказали. 

Типы выгод

• Прямые выгоды: выгоды, которые можно измерить в денежном выражении, например доход, который вы получите от проекта. Например, это может быть доход от новых подписок подписки на мобильное приложение. 

• Косвенные выгоды: выгоды, которые можно воспринимать, но не измерять в денежном выражении. Например, это может быть повышение удовлетворённости клиентов и узнаваемости бренда.

3. Оцените значения

Теперь пора оценить стоимость каждой статьи затрат и выгоды, которые вы перечислили. Это проще всего сделать для материальных категорий, которым можно присвоить конкретную сумму в долларах, например для прямых и косвенных затрат и прямых выгод. Для нематериальных категорий, таких как нематериальные затраты и косвенные выгоды, назначьте KPI вместо денежных единиц. Например, можно измерить удовлетворённость клиентов, отслеживая их отток (скорость, с которой клиенты перестают пользоваться вашим сервисом). По возможности используйте одни и те же KPI для затрат и выгод, чтобы в дальнейшем их можно было легко сравнивать. 

Мы не можем предсказать будущее, поэтому в конечном итоге это всего лишь оценки. Чтобы сделать расчёты максимально точными, попробуйте сравнить затраты и выгоды от аналогичных проектов, завершенных в прошлом. Старые проекты — это золотая жила исторических данных и извлечённых уроков. Они помогут вам увидеть реальную экономическую ценность прошлых затрат и выгод, а также любые элементы или обстоятельства, которые вы могли упустить из виду. Использование инструмента для управления проектами может упростить этот шаг, поскольку вся информация о проекте и общение хранятся в одном месте, и вы можете легко оглянуться на прошлые инициативы. 

4. Анализ затрат и выгод

Теперь самое интересное — фактический анализ затрат и выгод. Прежде чем начать, ознакомьтесь с некоторыми ключевыми термина��и: 

• Общие затраты: сумма всех затрат.

• Общая выгода: сумма всех выгод.

• Чистая выгода: общая выгода за вычетом общих затрат. Это также называется чистой выгодой. 

• Чистая приведённая стоимость (ЧПС): разница между приведённой стоимостью притока денежных средств и приведённой стоимостью оттока денежных средств за определённый период времени. Проще говоря, чистая приведённая стоимость — это более динамичный способ измерения чистой выгоды, поскольку он учитывает, как она будет меняться с течением времени. 

• Внутренняя норма доходности (IRR): рассчитывается рентабельность инвестиций путём определения годовой нормы доходности, которая сводит общую стоимость всех денежных потоков (положительных и отрицательных) от инвестиционного баланса к нулю. 

• Соотношение затрат и выгод: представляет собой общее соотношение между затратами и выгодами за определённый период времени. По сути, это предполагаемая общая денежная выгода, деленная на предполагаемые общие денежные затраты. Но чтобы сделать расчет более динамичным, вы рассчитываете чистую приведенную стоимость затрат и выгод в течение предполагаемого срока реализации проекта. Если соотношение выгод и затрат больше единицы, это означает, что выгоды перевешивают затраты. 

• Ставки дисконтирования: используются для оценки того, как стоимость затрат и выгод будет меняться в течение длительного периода времени, например, как на них может повлиять инфляция. Иными словами, ставки дисконтирования — это процентная ставка, которую вы применяете к затратам и выгодам, которые возникнут в будущем, чтобы можно было конвертировать их в текущую стоимость. Это позволяет более точно оценить, какую ценность будут иметь будущие затраты и выгоды в текущий момент времени. 

• Анализ чувствительности: определяет, как неопределённость влияет на ваши решения, затраты и прибыль. Например, можно использовать анализ чувствительности, чтобы сравнить худший и лучший сценарии для вашего решения. Если в худшем случае затрат больше, чем выгод, можно рассмотреть стратегии снижения некоторых из этих рисков. 

Не пугайтесь такого количества сложных терминов. Если вы не хотите включать более сложные расчёты, такие как чистая приведённая стоимость, соотношение выгод и затрат, ставки дисконтирования и анализ чувствительности, то не нужно этого делать. Для простоты можно просто рассчитать чистые затраты и выгоды и оставить всё как есть. 

Если вы использовали KPI для измерения нематериальных затрат и выгод, их можно сравнить отдельно. Для анализа КПЭ существует несколько различных подходов: 

• Если у вас одинаковые KPI для затрат и выгод, вы можете вычесть затраты из выгод, чтобы рассчитать чистую прибыль. Например, если вы оцениваете увеличение оттока клиентов на 5% из-за решения не использовать приложение для компьютеров и снижение оттока клиентов на 20% из-за нового мобильного приложения, то чистое снижение оттока клиентов составит 15%. 

• Если у вас разные КПЭ для затрат и выгод, можно сравнить каждый из них с текущим состоянием. Например, можно сравнить прогнозируемый уровень оттока с нынешним и прогнозируемый уровень внедрения с нынешним. Это даст вам более полное представление о масштабах затрат и выгод, но в конечном итоге вам придется принять субъективное решение о том, насколько вы цените каждый KPI. Таким образом, лучше использовать одни и те же показатели для затрат и выгод, чтобы их можно было точнее сравнивать. 

5. Предоставьте рекомендации

Теперь, когда анализ затрат и выгод завершен (ура!), можно дать рекомендации. Вот некоторые ф��кторы, которые следует учитывать при принятии решения: 

• Если чистая прибыль положительна, это означает, что выгода от проекта перевешивает затраты. Однако важно учитывать размер чистой выгоды: если она слишком мала, вы можете не получить большой пользы от всех вложенных усилий. В таком случае, возможно, стоит рассмотреть альтернативное решение. 

• Если чистая выгода отрицательна, это означает, что затраты на проект перевешивают выгоду. В этом случае полезно рассмотреть, какие затраты являются самыми большими. Можно ли использовать другой подход, который позволит снизить эти дополнительные затраты? 

• Если вы использовали KPI для измерения нематериальных затрат и выгод, их также необходимо учитывать в дополнение к чистой выгоде. Например, если чистая выгода была относительно небольшой, но вы рассчитали значительное снижение оттока клиентов, возможно, стоит реализовать проект по разработке мобильного приложения. 

Примеры анализа затрат и выгод

Аналитика затрат и выгод позволяет оценить преимущества и недостатки различных вариантов. Ниже приведены три практических примера, демонстрирующих, как можно применять анализ затрат и выгод в трёх различных сценариях.

Пример 1: внедрение нового программного обеспечения в малом бизнесе

Решение о модернизации программных систем в малом бизнесе представляет собой классический пример анализа затрат и выгод.

• С одной стороны, это первоначальные финансовые затраты и расходы на обучение работников.

• С другой стороны, преимущества включают повышение эффективности, более быстрое обслуживание клиентов и долгосрочную экономию.

Количественно оценив эти факторы, Business может определить, принесут ли инвестиции в новые технологии благоприятную рентабельность.

Пример 2: оценка влияния новых экологических норм

Производственная компания сталкивается с новыми экологическими нормами, требующими значительных изменений в её процессах.

Анализ затрат и выгод в этом случае включает сравнение первоначальных затрат на изменение оборудования и рабочих процессов с долгосрочными преимуществами, такими как:

• Снижение воздействия на окружающую среду

• Соблюдение требований законодательства

• Потенциальное улучшение имиджа компании

Этот анализ помогает лицам, принимающим решения, понять, перевешивают ли преимущества соблюдения новых правил связанные с этим затраты.

Пример анализа затрат и выгод 3: оценка расширения городского общественного транспорта

Тщательный анализ затрат и выгод необходим, когда город планирует расширять свою систему общественного транспорта. 

Он включает в себя расчет прямых затрат на строительство и эксплуатацию в сравнении с выгодами, в том числе:

• Снижение загруженности дорог

• снижение уровня загрязнения;

• Улучшение доступности для жителей

Оценив эти факторы, городские власти могут решить, оправдывают ли долгосрочные выгоды проекта значительные первоначальные инвестиции.

Преимущества и недостатки анализа затрат и выгод

Лицам, принимающим решения, важно понимать как преимущества анализа затрат, так и его ограничения. Давайте рассмотрим, что делает анализ затрат и выгод мощным, но не всегда простым инструментом.

Преимущества анализа затрат

• Оптимизация процессов принятия решений: анализ затрат и выгод помогает упростить сложные решения, переводя их в количественные показатели. Этот подход особенно полезен в тех случаях, когда рентабельность инвестиций и экономическая эффективность являются ключевыми факторами.

• Выявление упущенных из виду затрат и преимуществ: некоторые выгоды или расходы не сразу очевидны, но тщательный анализ затрат и выгод делает их ясными и гарантирует тщательную оценку.

• Акцент на методе, ориентированном на данные: сосредоточение на количественных данных, таких как предполагаемые затраты и прогнозируемые выгоды, способствует объективности анализа затрат и выгод, снижая влияние субъективных предубеждений.

Ограничения анализа затрат и выгод

Анализ затрат и выгод — это удобный инструмент для принятия решений на основе данных. Но, как и любой метод оценки, он не идеален. Принимая решение о том, использовать ли анализ затрат и выгод или другой процесс принятия решений, учитывайте следующие ограничения: 

• Доход и денежный поток могут быть непредсказуемыми из-за меняющихся рыночных условий.

• В некоторых случаях затраты или выгоды от проекта или решения не могут быть напрямую выражены в денежном эквиваленте. 

• Ценность является субъективной, когда вы используете КПЭ для измерения нематериальных затрат и выгод. 

• Точно предсказать все потенциальные риски бывает сложно. 

• Анализ затрат и выгод требует значительных затрат времени. 

• Точность прогнозирования снижается для проектов, которые растягиваются на длительный период, что влияет на достоверность анализа.

• Сложность точного прогнозирования каждой переменной, такой как будущие затраты и нематериальные выгоды, создает проблему.

• Эффективность анализа затрат и выгод зависит от точности используемых данных. Вводящие в заблуждение или неверные данные могут привести к ошибочным выводам.

Если вы решите, что анализ затрат и выгод не подходит для вашей конкретной ситуации, можно рассмотреть возможность создания матрицы или дерева решений. 

Принимайте решения, которые имеют значение

Анализ затрат и выгод помогает использовать данные для принятия наилучшего решения. Это означает, что вы можете попрощаться с подбрасыванием монетки и с уверенностью выбирать свои варианты. 

Создание анализа затрат и выгод может показаться самостоятельным проектом, особенно если вы работаете с несколькими заинтересованными сторонами. Прежде чем приступить к работе, подумайте об использовании инструмента для управления проектами. Asana позволяет создавать и назначать задачи, организовывать работу и общаться с заинтересованными сторонами непосредственно в рабочей среде. Вы также можете составить весь проект анализа затрат и выгод и сохранить его в качестве шаблона для использования в будущем.