Анализ затрат и выгод

[ProdПринимать решения непросто. Особенно когда речь идёт о более масштабных и важных решениях, легко начать сомневаться в себе. К счастью, в этом могут помочь такие инструменты и фреймворки, как анализ затрат и выгод. 

Цифровой анализ затрат и выгод (CBA) похож на список плюсов и минусов, в котором вы излагаете все прогнозируемые выгоды от запуска нового проекта, идеи или стратегии в сравнении с затратами. Но в отличие от бумажных листов, шаблон анализа затрат и выгод можно создать один раз, а затем использовать и настраивать его для каждого нового решения, экономя бесчисленные часы в будущем. 

Что такое шаблон анализа затрат и выгод?

Шаблон анализа затрат и выгод — это инструмент для принятия решений при планировании проекта, который поможет вам решить, стоит ли вам двигаться дальше. С помощью этого шаблона можно визуализировать общие затраты (включая непредвиденные) и сопоставить их с общей выгодой.

Шаблон анализа затрат и выгод — это чистый лист для каждой новой идеи проекта. С его помощью можно определить целесообразность любого проекта и решить, стоит ли его реализовывать. Использование шаблона избавляет вас от необходимости каждый раз создавать анализ с нуля и помогает выбрать наилучший курс действий на основе простой математики.

Почему важно использовать шаблон анализа затрат и выгод

Вам не придётся использовать шаблон для каждого нового проекта. Чтобы получить максимальную отдачу от него, выполняйте анализ:

• Когда вы проводите мозговой штурм по новому продукту, функции или стратегии.

• Для принятия важных бизнес-решений, связанных с OKR и KPI.

• Когда у вас ограниченные ресурсы или денежный поток, и вы не знаете, что делать в первую очередь.

Как создать шаблон анализа затрат и выгод

В шаблоне должно быть место для расчёта затрат, выгод и рисков, чтобы определить общую денежную стоимость проекта. Не забывайте учитывать нематериальные выгоды и затраты, которые могут повлиять на итоговый результат, например счета за отопление офиса в зимнее время. 

Чтобы упростить процесс анализа, создайте шаблон с помощью программного обеспечения для управления проектами. Это поможет вам:

• Сохранить шаблон и сделать его доступным для всех заинтересованных сторон.

• Классифицировать каждый актив как косвенные или прямые затраты или выгоды.

• Присваивать значение каждому элементу (включая нематериальные затраты).

• Автоматически рассчитывать точку безубыточности и соотношение затрат для каждого анализа.

• Отслеживать ход выполнения анализа затрат и выгод в любые сроки.

Входные и выходные данные

В анализе затрат и выгод: входящие ресурсы = затраты, а результаты = выгоды.

В шаблоне должен быть раздел для затрат и для результатов. Чтобы получить общую стоимость проекта, учитывайте как косвенные, так и прямые затраты и выгоды, а также риски. Например, если вы разрабатываете новое программное обеспечение, вам нужно будет добавить физические элементы, необходимые для его создания (компьютеры и команда), а также потенциальные затраты, такие как увеличение платы за Wi-Fi.

Другие примеры затрат:

• Заработная плата для новых участников команды

• Платные тренинги или программное обеспечение

• Производственные затраты

Другие примеры результатов:

• Увеличение производства на 10%

• Более высокая удовлетворённость клиентов

• Рост выручки

Вы можете заметить, что некоторые из ваших затрат и выгод не являются денежными. В этом случае постарайтесь оценить их в денежном выражении. Например, повышение удовлетворённости клиентов связано с ростом продаж. Зная это, попробуйте спрогнозировать, насколько, по вашему мнению, увеличатся продажи за определённый период времени, если вы сможете повысить удовлетворённость клиентов своим новым проектом.

Когда следует использовать шаблон анализа затрат и выгод?

После создания простого шаблона анализа затрат и выгод его можно использовать в любое время, когда вам нужно провести такой анализ. Но лучше всего это делать в следующих случаях:

• Перед началом жизненного цикла проекта. 

• Для создания ориентированного на клиента описания вашего продукта или уровня услуг (например, тарифного плана, который вы размещаете на своем веб-сайте или в маркетинговых материалах).

• Чтобы узнать, есть ли у вас доступные ресурсы для проекта.

• Когда вам нужно показать рентабельность инвестиций.

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все ваши задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Цели. Цели в Asana напрямую связаны с работой, которую вы выполняете для их достижения, что позволяет участникам команды легко понять, над чем они работают. Чаще всего наши цели существуют отдельно от работы, которая необходима для их достижения. Связав цели команды и компании с работой, которая их поддерживает, участники команды получают аналитику в реальном времени и ясность в отношении того, как их работа напрямую способствует успеху команды и компании. В результате участники команды могут принимать более взвешенные решения. При необходимости они могут определять проекты, которые соответствуют стратегии компании, и отдавать приоритет работе, приносящей ощутимые результаты.

• Автоматизация. Автоматизируйте ручную работу, чтобы ваша команда тратила меньше времени на рутинную работу и больше времени на задачи, для которых вы их наняли. Правила в Asana работают на основе триггеров и действий — по сути, «когда происходит X, делайте Y». Используйте правила, чтобы автоматически назначать работу, корректировать даты сдачи, устанавливать нестандартные поля, уведомлять заинтересованные стороны и многое другое. От автоматизации отдельных задач до целых рабочих процессов — правила дают вашей команде время на квалифицированную и стратегическую работу.

• Настраиваемые нестандартные поля. Нестандартные поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации.

Рекомендуемые приложения

• Microsoft Teams. С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать и делиться нужной информацией, не выходя из Teams. Свяжите обсуждения в Teams с поручениями в Asana. Кроме того, создавайте, назначайте и просматривайте задачи во время совещания в Teams без необходимости переключаться на браузер.

• Salesforce. Устраните узкие места, предоставив командам по продажам, сопровождению клиентов и обслуживанию возможность напрямую общаться со своими группами поддержки в Asana. Прикрепляйте вложения и создавайте конкретные, отслеживаемые задания для подготовки продаж. Используйте Service Cloud, чтобы команды внедрения и обслуживания получали помощь от поддерживающих команд прямо в Asana для достижения высокого уровня удовлетворённости клиентов.

• Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и задачи из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Диска, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска нажатием нескольких кнопок.

Вопросы и ответы