Как задавать OKR

Глядя на успешный бизнес, можно подумать, что залогом такого успеха стала его главная идея. Для Intel — это изобретение микрочипа, для Netflix — это первенство на рынке потокового видео, а для Google — современный поисковый движок. Однако на одной идее далеко не уедешь.

То, что превращает хрупкий стартап в ведущего игрока отрасли, зачастую связано не с оригинальной идеей, а с её реализацией.

Например, компания Google — главная среди поисковых систем, но не потому, что у Ларри Пейджа и Сергея Брина была оригинальная и гениальная идея. На самом деле, этот поисковый движок был восемнадцатой по счёту поисковой системой, возникшей на заре интернета. Google обошёл всех конкурентов благодаря тому, что Пейдж и Брин реализовали своё видение с исключительной целенаправленностью и чёткостью.

Размышляя над успехом Google, Пейдж указал на то, что методология OKR (цели и ключевые результаты) Энди Гроува стала ключевым фактором успеха его компании.

«OKR помогли нам достичь 10-кратного роста, причём многократно, — пишет Пейдж в книге Джона Дорра "Измеряйте самое важное", вышедшей в 2018 году. — Они помогли сделать нашу безумно смелую миссию по "систематизации мировой информации", пожалуй, даже достижимой».

Неужели такая постановка целей оправдывает себя? Короткий ответ — да. Организации, применяющие эту методологию постановки целей, неизменно выигрывают от более эффективной реализации проектов и инициатив. Чёткие цели позволяют эффективно превратить отличные идеи в ведущий бизнес.

Реализация может требовать огромных усилий, но сама постановка необязательно должна быть сложной. Вам нужны лишь последовательность, преданность делу и планирование. Читайте дальше о том, как превратить цели из красивой идеи в устойчивую и долгосрочную практику управления.

Шаг 1. Определение правил для своего бизнеса

Формула OKR отличается гибкостью, позволяющей адаптировать её для большинства целей. Однако многие организации относятся к ней как к жёсткой структуре и отказываются отступать от предписанной методологии. Такой подход ведёт лишь к катастрофе.

Прежде чем внедрять эту методологию постановки целей, мы рекомендуем установить основные правила функционирования OKR в вашей компании. Эти правила определяют то, как цели работают в коллективах и на уровне организации. В частности необходимо участь три элемента: периодичность, процесс проверки и создание.

• Периодичность определяет, как вы будете ставить цели. По нашему опыту наибольшую отдачу приносит ежегодная постановка целей, поскольку они ложатся в основу вашей стратегии. Однако если ваша организация развивается стремительно, можно ставить цели чаще — раз в полугодие, ежеквартально или даже ежемесячно.

• Процесс проверки: это график, который вы установили для обновления и обзора своих успехов. Опять же, оптимальный график будет зависеть только от вашей организации. Если у вас большие и поступательные цели, то достаточно отчитываться по ним раз в две недели или раз в месяц. Однако если ваши цели менее масштабны и быстро продвигаются вперёд, проверять их следует более регулярно.

• Создание представлено тремя основными моделями — сверху вниз (руководство устанавливает и цели, и ключевые результаты), снизу вверх (цели и ключевые результаты разрабатывают индивидуальные исполнители) и гибридная (руководство ставит цели, а индивидуальные исполнители — ключевые результаты). Выбор оптимальной модели зависит от размера и структуры компании.

Шаг 2. Совместное создание целей на уровне компании

Установив основные правила своей программы, можно приступать к внедрению этой системы по всей организации. Помните: OKR расшифровывается как «цели и ключевые результаты». Вы должны быть в состоянии сформулировать свою цель в одном предложении: «Я достигну [цели], которая будет измеряться [ключевым результатом]».

Начните с совместного создания целей высшего уровня для своей организации, — это столпы вашей стратегии на следующий год. Они представляют собой важные и существенные действия, которые ведут к успеху вашей миссии. Соберите идеи у заинтересованных лиц по всей организации и доработайте их с помощью глубокого анализа со стороны высшего руководства.

Однако следите за тем, чтобы ваша деятельность не выходила из-под контроля. Чем больше людей со своими точками зрения присоединяются к обсуждению, тем быстрее может расти количество целей.

Вот несколько примеров отличных целей на уровне компании:

• Добиться самого низкого уровня выбросов парниковых газов в своей отрасли

• Распространить своё влияние на новых клиентов

• Увеличить количество потенциальных клиентов

При любой возможности формулируйте цели таким образом, чтобы они были проверяемыми и чётко измеримыми. В конце цикла достижения целей вы должны быть в состоянии достоверно определить, была ли достигнута каждая из них.

Шаг 3. Задание ключевых результатов на уровне компании

Определившись с целями компании, необходимо сформулировать, как вы будете отслеживать ход достижения этих целей. Здесь в игру вступают ключевые результаты.

Для того чтобы задавать отличные ключевые результаты, попробуйте воспользоваться методологией SMART.

Аббревиатура SMART расшифровывается так:

• Конкретный: над чем именно вы работаете?

• Измеримый: как вы будете определять, достигнут ли ключевой результат?

• Достижимый: является ли данный ключевой результат тем, чего можно достичь в пределах разумного? Не забывайте о том, что даже завышенные цели должны быть достижимыми.

• Реалистичный: является ли данный ключевой результат реалистичным с учётом наличия у вас ресурсов и времени?

• Ограниченный по времени: есть ли у вашего ключевого результата чёткая хронология и дата окончания?

Ключевые результаты должны быть для вас вызовом. Если вы на 100% уверены в их достижении, значит вы недостаточно хорошо поработали над постановкой результатов. Как и другие компании, мы следуем советам известного инвестора и гуру OKR Джона Дорра и стремимся в каждом периоде выполнять 70% своих ключевых результатов. Если мы достигаем большего, то понимаем, что были недостаточно агрессивны при планировании.

Для каждого ключевого результата обязательно согласуйте, что означает его полное и частичное достижение, а также отсутствие. Для достижения наибольшей эффективности следует измерять успех по окончании периода, а чёткое понимание того, в чём заключается успех, поможет вашему коллективу усовершенствовать и скорректировать процесс постановки целей с течением времени.

Шаг 4. Задание ключевых результатов для групп и индивидуальных исполнителей

Для получения максимальной отдачи от данной методологии цели вашей компании должны распространяться вертикально по структуре организации, направляя работу небольших групп и отдельных сотрудников.

Компании слишком часто ставят цели и не возвращаются к ним до истечения квартала или года. Однако когда ваши цели оторваны от повседневной работы, это легко приводит к тому, что работа становится несогласованной, а сотрудники теряют мотивацию к достижению цели. И наоборот, исследование показывает, что когда сотрудники понимают связь своей индивидуальной работы с достижением целей организации, их мотивация становится в 2 раза выше.

Таким образом, чтобы задать ключевые результаты для своей компании, необходимо проследить за тем, связана ли повседневная работа с целями на уровне компании. Один из простых способов убедиться в этом — применять гибридный подход к постановке целей, согласно которому группы руководителей занимаются постановкой целей компании, а входящие в её состав коллективы задают ключевые результаты. Когда вы предоставляете группам нижнего уровня автономию в планировании своих ключевых результатов, они намного лучше понимают, на что направлять свои ресурсы и труд для достижения наилучших результатов.

Шаг 5. Отслеживание целей по ходу достижения

Определив цели и ключевые результаты своей организации, приступайте к формулированию программ и проектов, над которыми вы с командой будете работать для достижения поставленных целей.

Одно из преимуществ постановки целей заключается в том, что они помогают расставлять приоритеты в рамках всей организации. Связывая цели с работой по их достижению, вы облегчаете составление отчётности о ходе выполнения целей и устраняете любые проблемы, которые могут встать у вас на пути.

Привязка повседневной работы к целям организации также повышает вовлечённость сотрудников. Люди хотят знать, имеет ли значение то, чем они занимаются, и лучший способ показать это — связать их труд с целями высокого уровня. Когда сотрудники понимают, как их повседневные задачи вписываются в общую картину, они обретают второе дыхание и работают с максимальной отдачей.

Не забывайте регулярно проверять свой прогресс. Вместо того чтобы ставить цели в виде презентации или электронной таблицы, вложите средства в платформу для постановки целей, которая облегчает процесс привязки целей компании к ключевым результатам. Таким образом, каждый сотрудник будет иметь представление о том, как его работа способствует достижению целей компании.

Шаг 6. Совершенствование процессов

По завершении цикла планирования ваша работа ещё не заканчивается. Вместо того чтобы сразу переходить к следующему циклу, попросите коллектив сделать паузу и оценить свои ключевые результаты. Индивидуальные исполнители должны оценить закреплённые за ними ключевые результаты и написать краткий отчёт с пояснением данной оценки.

Возможно и то, что вы не достигнете всех своих ключевых результатов. В этом нет ничего предосудительного. На самом деле, коллективы, которые достигают всех заданных ключевых результатов, возможно, поставили перед собой недостаточно амбициозные цели. Мы в Asana стремимся достигать около 70% своих ключевых результатов.

После того как сотрудники оценят свои ключевые результаты, менеджеры должны их обработать и включить в свои цели. Одним из многих преимуществ постановки OKR является прозрачность, поэтому мы предлагаем менеджерам оценивать свои цели и делиться общими результатами со всей организацией.

По завершении оценки проанализируйте, что не удалось в течение цикла, и отметьте, что получилось хорошо. Тогда в будущих циклах вы сможете удвоить свои сильные стороны и укрепить слабые. Если вы не достигли каких-либо целей или ключевых результатов, проведите рабочие совещания со своими коллективами, чтобы обдумать ситуацию и извлечь из неё полезные уроки.

Концентрируйтесь не только на пути, но и на пункте назначения

При постановке целей не следует концентрироваться только на «галочках», которые вы будете расставлять по завершении цикла достижения целей. Устанавливая OKR, вы, скорее, разрабатываете основу для того, как думать о целях, как связать свою работу с целями компании и, в конечном итоге, как согласовывать и реализовывать свои самые амбициозные проекты.