Что такое метод оценки? Шесть техник планирования проекта

Как и в случае с выбором одежды для отпуска, расчёт требований проекта до его реализации может уберечь вас от неприятных ошибок. Если вы думаете, что выйти в бикини во время снежной бури — это неловко, попробуйте сказать своему начальнику, что вам нужно продлить дедлайн по важному проекту или попросить несколько тысяч долларов на его завершение. 

Методы оценки помогут вам избежать неприятных сюрпризов при планировании проектов. Хотя невозможно учесть все возможные сценарии, вы и заинтересованные стороны можете быть уверены, что у вас есть всё необходимое для успеха проекта. 

Что такое методы оценки проекта?

Методы оценки проекта — это техники, которые помогают точно оценить время, стоимость и ресурсы, необходимые для завершенного проекта. Хотя точная оценка может показаться оксюмороном, эти расчёты необходимы для того, чтобы вы, ваша команда и все заинтересованные стороны проекта были согласны с тем, что необходимо до начала проекта.

Как использовать методы оценки в управлении проектами

Точные оценки имеют первостепенное значение для правильного планирования проекта. Однако на ранних этапах жизненного цикла проекта вы можете не иметь точного представления обо всех его требованиях. 

Используйте методы оценки, чтобы создать приблизительные расчеты того, что необходимо для успешного завершения проекта. Традиционно менеджер проекта реализует эти методы сразу после этапа инициации проекта, чтобы задокументировать прогнозируемые ограничения проекта. Однако, если дела пойдут не по плану, вы всегда можете вернуться к этим методам, чтобы обновить свои оценки. 

Методы оценки для управления Agile-проектами

В отличие от традиционного планирования, в Agile-проектах используется итеративный подход, предусматривающий выполнение проекта короткими спринтами. В связи с этим ваш проект сначала пройдёт этап прогнозирования, на котором будут определены его функции и требования, а затем прогноз будет пересматриваться в ходе каждого спринта. Чтобы включить оценку проекта в свой Agile-процесс, используйте эти методы оценки во время ретроспективы спринта, чтобы обновить требования к проекту на основе результатов последнего спринта. 

Тройственная ограниченность управления проектами

С помощью методов оценки проекта можно построить приблизительную оценку, которая примерно соответствует трем основным ограничениям проекта: стоимости, объёму и времени. 

В каждом проекте вам нужно будет балансировать эти три элемента, и это может быть непросто, потому что они влияют друг на друга. Например, ваш проект может оставаться в рамках объёма только в том случае, если ваш бюджет и распределение времени остаются неизменными. Если вы хотите добавить ещё одну функцию продукта или рекламную кампанию, которые не обсуждались на этапе планирования, увеличьте время и бюджет, чтобы учесть больший объём работ. 

Стоимость

Ограничения по затратам включают общий бюджет проекта и любые другие финансовые ресурсы, необходимые для завершенного проекта. Проще говоря, если у вас недостаточно денег для завершенного проекта, он не состоится. Вот почему так важно точно оценить стоимость проекта на ранней стадии. Многие команды также используют шаблон сравнения затрат для оценки поставщиков, цен на продукты или бюджетных сценариев перед окончательным составлением сметы.

Вот элементы, которые могут повлиять на общую стоимость:

• Оборудование

• Заработная плата

• Оборудование

• Ремонт

• Материалы

Управление затратами — это не разовое задание. На протяжении всего проекта вам нужно будет следить за тем, насколько точно вы придерживаетесь предложенного бюджета. Также важно проявлять гибкость в отношении изменений, которые могут повлиять на стоимость. 

Объём работ

Область проекта — это точные результаты, цели и ожидаемые результаты, которые включены в ваш проект. Технически объём работ не является сметой, но заинтересованные стороны могут ожидать увидеть диапазоны рисков и допусков при планировании проекта. 

Например, если после завершения обязательных результатов у вас остались деньги или время, вы можете включить некоторые дополнительные результаты до завершения проекта. То же самое относится и к противоположному сценарию: если вы обнаружите, что у вас заканчивается время или деньги, вам нужно будет знать, какие результаты не обязательно завершать раньше времени.

Область проекта полностью зависит от времени и стоимости, то есть по мере её расширения вам потребуется больше и того, и другого. Поэтому вам нужно заранее подготовиться к разрастанию объёма и создать подробные планы проекта, чтобы предотвратить его. 

Время

Управление временем играет огромную роль в планировании проекта. Временные ограничения — это совокупность сроков, необходимых для завершения каждой задачи в проекте. На этапе планирования вы должны уметь оценивать как продолжительность проекта, так и отдельные задачи, необходимые для завершения области проекта. 

Вы также должны учитывать потенциальные задержки, риски и неопределённости, чтобы предоставить заинтересованным сторонам наиболее точный диапазон времени. Дайте себе немного времени, когда что-то пойдет не по плану, и знайте, что ваш проект не провалится, если вам придется перенести сроки. 

Другие ограничения проекта

Хотя они могут не входить в тройку ограничений управления проектами, риски, ресурсы и качество могут проявляться на протяжении всего жизненного цикла проекта. 

Риск

Риски проекта — это любые неожиданные события, которые могут повлиять на ваш проект. Ошибки планирования, задержки подрядчиков, отсутствие общения и расползание объёма работ — всё это примеры рисков проекта, которые следует учитывать на этапе планирования. 

Но «неожиданное» не всегда плохо. Некоторые риски могут оказать положительное влияние на ваши проекты, например подтверждение гранта или разработка новой технологии, которая сэкономит вам драгоценное время.  

Ресурсы

Ресурсы проекта — это то, что вам нужно для выполнения проекта, например люди, материалы, программное обеспечение, подрядчики и многое другое. 

Ограничения по ресурсам и затратам тесно связаны, потому что, проще говоря, ресурсы стоят денег. Без надлежащего управления ресурсами ваш проект может столкнуться с задержками по срокам, снижением качества и избытком ресурсов, что в конечном итоге приведет к увеличению затрат. 

Качество

Качество проекта — это показатель того, насколько ожидаемые результаты соответствуют ожиданиям. Проекты, которые должны соответствовать стандартам качества, таким как обязательные правила безопасности, могут потребовать больше денег, времени и ресурсов, чем проекты с меньшим количеством требований. 

Однако существуют аспекты проекта, не связанные с вышеуказанными ограничениями, которые могут повлиять на качество. К ним относятся недостаточное общение, слишком много изменений в проекте, отсутствие необходимых навыков и многое другое. 

Типы методов оценки

В зависимости от сценария один метод оценки может оказаться более полезным, чем другой. Читайте дальше, чтобы узнать, как каждый метод может помочь вам спланировать у��пех вашего проекта.

1. Оценка сверху вниз

После определения объёма проекта метод оценки сверху вниз разбивает его на отдельные этапы, работы и задачи в зависимости от иерархической структуры работ (WBS). 

С помощью этого метода оценки основные заинтересованные стороны с амбициозными видениями могут создать общий график или бюджет для проекта, не зная всех деталей. Затем этот план можно разбить на более мелкие части, оставив детали другим, более осведомлённым о специфике проекта. 

Например, предположим, что ваша компания планирует выпустить новый продукт в течение следующих шести месяцев. В этом будет задействован почти каждый участник команды, от разработчиков до маркетологов. Зная общий график, вы можете разбить проект на более мелкие этапы с отдельными сроками, назначенными отдельным командам. 

2. Оценка снизу вверх

В отличие от оценки сверху вниз, метод оценки снизу вверх сначала рассматривает отдельные этапы проекта, чтобы определить общий график или стоимость. 

Восходящая оценка часто предпочтительнее нисходящей, поскольку люди, выполняющие работу, устанавливают сроки и бюджет. Кроме того, такой подход, скорее всего, приведет к более точным оценкам. 

Если вы снова посмотрите на приведенный выше пример, вы можете спросить себя, как эта команда менеджеров определила шестимесячный срок для выпуска продукта. Если бы руководство сначала проконсультировалось с каждым отделом, оно могло бы прийти к выводу, что восемь месяцев — более реалистичный срок. 

Хотя оценка снизу вверх не всегда возможна, когда не хватает времени или денег, менеджеры обычно предпочитают её оценке сверху вниз. Однако, хотя этот метод более точен, его реализация занимает немного больше времени. 

3. Метод трёх точек

Метод трёхточечной оценки использует в среднем три цифры для определения объёма работы, необходимого для выполнения отдельной задачи:

• Ваша лучшая оценка

• Ваша оптимистичная оценка

• Пессимистичная оценка

Этот метод часто сочетается с методом «снизу вверх» для создания ещё более точных оценок. 

Например, предположим, что вы планируете этап разработки своего продукта. Если всё пойдёт по плану, бета-версия будет готова в течение трёх недель — это наиболее вероятный прогноз. Если команда сможет получить подтверждение на использование более качественного программного обеспечения, разработка может занять всего две недели — оптимистичная оценка. Но если разработчики столкнутся с ошибками или сбоями, выполнение задачи может занять до пяти недель — пессимистичный прогноз. 

Взяв среднее значение из трёх, двух и пяти недель, можно обоснованно предположить, что выполнение задачи займёт около трёх с половиной недель.

4. Аналогичная оценка

Аналогичный или сравнительный метод оценки сравнивает требования к аналогичным прошлым проектам, чтобы создать оценку для вашего нынешнего проекта. Объедините этот метод с техникой сверху вниз, чтобы разбить весь проект на отдельные этапы.

Давайте снова рассмотрим наш пример с выпуском продукта. Если в прошлом вы выпустили аналогичный продукт, на завершение которого потребовалось восемь месяцев, можно разумно ожидать, что и этот проект займёт восемь месяцев. Имея общий срок в восемь месяцев, можно начать разбивать проект на более мелкие задачи.

Используйте аналогичную оценку, когда у вас мало данных о нынешнем проекте или их нет вообще. Не бывает двух одинаковых проектов, но сравнительная оценка всё же может дать вам и вашей команде приблизительное представление о том, что требуется.

5. Параметрическая оценка

Параметрическая оценка также использует исторические данные из похожих проектов, но пытается скорректировать различия между прошлыми и настоящими проектами. 

В этом методе оценка рассчитывается с помощью набора алгоритмов. Предположим, вашей маркетинговой команде потребовалось четыре недели, чтобы разработать кампанию для последнего выпуска продукта. Это было год назад, и теперь ваша команда в два раза больше. Если в кампании участвует каждый человек из команды, можно предположить, что на этот раз выполнение той же задачи займет всего две недели.

6. Экспертная оценка

Экспертная оценка — это зачастую самый быстрый и простой метод, основанный на интуиции эксперта.

При составлении оценки этот метод учитывает навыки, опыт и специализированные знания. Возможно, вам придется сотрудничать с другими участниками команды, заинтересованными сторонами проекта, консультантами или экспертами в предметной области, чтобы получить необходимую информацию.

Экспертная оценка — полезный метод, если для вас приоритетной задачей является оценка рисков или возможностей проекта. Однако помните о таких предубеждениях, как чрезмерная самоуверенность, которые могут исказить ваши данные.

Убедитесь, что вы учли все возможные варианты

Точная оценка того, что требуется для завершенного проекта, поможет вам избежать неприятных сюрпризов. Хотя вы не можете учесть все факторы, оценка времени, объёма и стоимости до разработки плана реализации имеет решающее значение для общего успеха проекта.

Программное обеспечение для планирования проектов поможет вам оставаться в курсе при управлении ограничениями и задачами проекта. Использование онлайн-программного обеспечения для управления бюджетом, дедлайнами, расписаниями и ресурсами означает, что вы можете вносить изменения в режиме реального времени, что помогает вам оставаться гибкими, когда дела не всегда идут по плану.