A 6-step guide to requirements gathering for project success

Сбор требований может показаться самоочевидным, но ему редко уделяют должное внимание. Как и растяжка перед тренировкой или чистка зубов перед сном, это простая задача, которую часто упускают из виду. 

Но последствия игнорирования этих, казалось бы, простых вещей могут привести к травмам, кариесу или, в случае управления проектами, к рискам. 

В этой статье мы расскажем о процессе сбора требований и объясним, как сосредоточение внимания на сборе требований может привести к успешным результатам проекта.

Что такое сбор требований в управлении проектами?

Сбор требований — это процесс определения точных требований к проекту от начала до конца. Этот процесс происходит на этапе инициации проекта, но вы будете продолжать управлять требованиями к проекту на протяжении всего его срока. 

Сбор требований обычно происходит во время составления проектного задания или на первом организационном совещании.

В числе вопросов:

• Каковы сроки реализации нашего проекта?

• Кто будет участвовать в проекте?

• С какими рисками мы можем столкнуться в этом проекте?

Сбор требований не должен быть сложным, но это важный компонент процесса инициации проекта.

Процесс сбора требований из 6 этапов

Чтобы собрать требования, воспользуйтесь следующим процессом, состоящим из шести этапов. По завершении у вас должен быть полный документ с требованиями, в котором будут указаны ресурсы, необходимые для продвижения по этапам проекта.

Шаг 1. Распределение ролей

Первым шагом в сборе требований является назначение ролей в проекте. На этом этапе вы определяете заинтересованные стороны проекта.

Заинтересованная сторона — это любое лицо, вложившее средства в проект, будь то внутренние или внешние партнёры. Например, клиент является внешним заинтересованным лицом, а руководитель отдела или член совета директоров — внутренним. Определив эти роли, вы сможете понять, кто будет анализировать объём проекта. 

Другие роли включают руководителя проекта, администратора проекта, дизайнеров, тестировщиков продукта и разработчиков. Эти люди могут помочь вам определить требования и ресурсы, необходимые для достижения целей проекта. 

Хотя у вас может возникнуть соблазн сразу же приступить к работе над проектом и начать составлять список всего, что вам понадобится, это может быть ошибкой. Придерживайтесь процесса, и у вас будет больше шансов предотвратить риски проекта. 

Шаг 2. Встреча с заинтересованными сторонами

Определив заинтересованные стороны проекта, встретьтесь с ними, чтобы получить представление о том, что они надеются получить от проекта. Понимание того, чего хотят заинтересованные стороны, имеет значение, потому что в конечном итоге именно для них вы создаёте свои результаты. 

В частности, можно задать следующие вопросы:

• Какова ваша цель в этом проекте?

• Что, по-вашему, сделает этот проект успешным?

• Что вас беспокоит в этом проекте?

• Что, по-вашему, должен делать этот продукт или услуга, чего он ещё не делает?

• Какие изменения вы бы порекомендовали внести в этот проект?

Заинтересованные стороны — это люди, для которых вы в конечном итоге разрабатываете проект, поэтому вы должны задать им вопросы, которые помогут вам составить список требований.

Шаг 3. Сбор и документирование

Третий этап процесса происходит одновременно со вторым. Вы будете собирать информацию, задавая вопросы заинтересованным сторонам. Цель состоит в том, чтобы задокументировать всё, что можно, чтобы у вас были все ответы, необходимые для запуска проекта.

Используйте инструмент управления проектами для сбора и документирования этой информации. Таким образом, вы сможете хранить план проекта, требования к проекту и коммуникацию по проекту в одном месте. Вот несколько примеров того, что можно задокументировать:

• ответы заинтересованных сторон на вопросы, заданные в ходе опроса;

• вопросы заинтересованных сторон;

• Запросы заинтересованных сторон

• Комментарии заинтересованных сторон

• Вопросы и комментарии, возникающие в ходе опроса

Необязательно использовать все полученные ответы, но документирование всей информации поможет вам увидеть все точки зрения заинтересованных сторон, что облегчит управление требованиями.

Документирование является частью сбора требований. Шаблон технической документации помогает команде фиксировать требования, определения и материалы в одном централизованном месте, чтобы все работали с одного и того же источника.

Шаг 4. Составьте список допущений и требований

Теперь, когда вы завершили процесс приема, создайте план управления требованиями на основе собранной информации. 

Рассмотрите вопросы, на которые вы изначально собирались ответить в процессе сбора требований. Затем используйте их для создания целей по требованиям, в том числе: 

• Продолжительность графика проекта: вы можете составить хронологию проекта с помощью диаграммы Ганта и использовать её для визуализации любых требований, зависящих от вех проекта. Некоторые требования будут применяться в течение всего срока реализации проекта, тогда как другие могут применяться только на отдельных этапах проекта. Например, вам понадобится определенный бюджет для выплаты зарплаты участникам команды на протяжении всего проекта, но на последнем этапе хронологии проекта вам могут понадобиться только определенные материалы.  

• Люди, участвующие в проекте: точно определите, какие участники команды будут участвовать в вашем проекте, в том числе сколько дизайнеров, разработчиков или менеджеров вам понадобится для выполнения каждого этапа. Люди являются частью требований к проекту, потому что, если у вас нет нужных участников команды, вы не сможете завершить проект вовремя. 

• Риски проекта: понимание рисков проекта является важной частью определения требований к нему. Используйте реестр рисков, чтобы определить, какие риски имеют наивысший приоритет, например, обратная связь от заинтересованных сторон, задержки в сроках и нехватка бюджета. Затем запланируйте коллективное обсуждение с командой, чтобы выяснить, как предотвратить эти риски.

Как и SMART-цели, требования к проекту должны быть выполнимыми, измеримыми и количественными. Постарайтесь как можно подробнее описать бюджет, сроки, необходимые ресурсы и команду проекта. 

Шаг 5. Получите одобрение

После того, как вы формализуете требования к проекту, вам нужно будет получить одобрение от заинтересованных сторон, чтобы убедиться, что вы удовлетворяете потребности пользователей. Поощрение чёткой коммуникации также позволяет предотвратить разрастание объёма, поскольку заинтересованные стороны с самого начала будут осведомлены об ограничениях проекта. После этого можно приступать к реализации плана, что может включать в себя привлечение ресурсов и формирование команды. 

Шаг 6. Контроль хода выполнения

Последняя часть процесса — это мониторинг хода выполнения проекта. Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы отслеживать бюджет проекта и другие требования по мере его выполнения. ��реимущество программного обеспечения для управления проектами заключается в том, что вы можете видеть изменения в проекте в режиме реального времени и принимать немедленные меры, когда что-то идет не так. 

Методики сбора требований

Хотя основной процесс сбора требований включает в себя опрос заинтересованных сторон, иногда они не знают, что лучше для проекта. В этом случае вы несёте ответственность за сбор информации, необходимой для понимания того, какими должны быть требования к вашему проекту. 

Чтобы убедиться, что вы полностью готовы к жизненному циклу проекта, вы можете использовать следующие методы исследования.

• Анкеты: анкеты могут быть полезны, если вам нужно задать заинтересованным сторонам один и тот же вопрос по всем направлениям. Заранее раздайте анкету заинтересованным сторонам и дайте им время ответить на вопросы о требованиях к проекту, чтобы никто ничего не упустил. Хотя анкеты могут быть ценным способом сбора требований, они не очень эффективны для руководителей, которые могут быть слишком заняты, чтобы их заполнять.

• Сценарии использования: сценарий использования — это письменное описание того, как, по вашему мнению, участники команды будут выполнять проект. В таких сценариях можно указать, кто участвует в проекте, что вы ожидаете от участников и какие действия они будут предпринимать для достижения цели проекта. Предоставление сценария использования даёт заинтересованным сторонам чёткое представление о дорожной карте проекта и планируемых результатах. Затем заинтересованные стороны могут отреагировать, если сценарий использования не соответствует их ожиданиям.

• Диаграмма идей: это визуальная форма мозгового штурма, которая особенно полезна для оценки того, какие требования к проекту вам нужны. В центре интеллект-карты разместите основную цель проекта. В кружках, отходящих от основной цели, перечислите категории необходимых вам вещей. По мере того, как карта продолжает разветвляться, вы можете включать более подробную информацию о своих требованиях, пока не зафиксируете все требования проекта. 

• Прототипирование: опрос заинтересованных лиц может не принести успеха, если они не знают точно, чего хотят от проекта. В этом случае попробуйте создать прототипы, чтобы показать заинтересованным лицам, как может выглядеть потенциальный результат. Это поможет им определить, что им нравится, а что нет, и вы сможете точно определить требования, необходимые для запуска проекта. 

Если ни один из этих методов не кажется вам подходящим, ознакомьтесь с другими онлайн-инструментами, которые также помогут вам собрать информацию, например, доской идей, фокус-группой, пользовательскими историями или шаблоном матрицы решений.

Почему сбор требований так важен?

Сбор требований не просто полезен для вашего проекта — он необходим. Можете ли вы вспомнить, почему последний неудачный проект, над которым вы работали, не удался? У вас закончились ресурсы или вы превысили бюджет? Вы недооценили время, необходимое для завершения проекта? Это риски проекта, которые можно предотвратить, если следовать процессу сбора требований.

Сбор требований имеет множество преимуществ, в том числе:

• Повышение удовлетворённости заинтересованных сторон: когда вы следуете эффективному процессу сбора требований, вы повышаете удовлетворённость заинтересованных сторон, предоставляя больше целевых результатов проекта. Заинтересованные стороны будут довольны, если будут знать, чего ожидать от вашего проекта.

• Повышение вероятности успеха проекта: сбор требований также повышает вероятность успеха проекта, поскольку чем лучше вы подготовлены к предстоящему проекту, тем меньше вероятность того, что вы столкнетесь с рисками. 

• Снижение затрат на проект: возникновение рисков может привести к увеличению затрат на проект. Избегая этих рисков, вы можете сократить расходы и остаться в рамках бюджета. По понятным причинам вы не хотите тратить на проект больше денег, чем необходимо, поэтому это большое преимущество сбора требований. 

Оптимизируйте сбор требований с помощью программного обеспечения для управления проектами

Сбор требований является важной частью планирования проекта. Независимо от того, проводите ли вы интервью с заинтересованными сторонами или выполняете другие виды исследований, чтобы составить список требований к проекту, наличие программного обеспечения для управления проектами, которое может хранить всю вашу информацию и легко перемещать ее на следующий этап, будет иметь большое значение. 

Когда заинтересованные стороны и участники команды имеют общий доступ, вы можете общаться и сотрудничать с начала и до конца проекта, а также снижать вероятность возникновения неудач.