6 шагов к успешному сбору требований для проекта

Сбор требований может показаться самоочевидным, но ему редко уделяют должное внимание. Как растяжка перед тренировкой или чистка зубов перед сном, это простое задание, которое часто упускают из виду. 

Но последствия игнорирования этих, казалось бы, простых вещей могут привести к травмам, кариесу или, в случае управления проектами, к рискам. 

В этой статье мы опишем процесс сбора требований и объясним, как он может привести к успешным результатам проекта.

Что такое сбор требований в управлении проектами?

Сбор требований — это процесс определения точных требований к проекту от начала до конца. Этот процесс происходит на этапе инициации проекта, но вы будете продолжать управлять требованиями к проекту на протяжении всего его жизненного цикла. 

Сбор требований обычно происходит во время брифа проекта или первоначального организационного совещания.

В числе вопросов, которые необходимо задать:

• Какой будет график проекта?

• Кто будет участвовать в проекте?

• С какими рисками мы можем столкнуться в этом проекте?

Сбор требований не должен быть сложным, но это важный компонент процесса инициации проекта.

6-этапный процесс сбора требований

Чтобы собрать требования, выполните следующие шесть действий. По завершении у вас должен быть исчерпывающий документ с изложением требований, в котором будут указаны ресурсы, необходимые для продвижения по этапам проекта.

Шаг 1. Распределение ролей

Первым шагом в сборе требований является распределение ролей в проекте. На этом этапе вы определяете заинтересованные стороны.

Заинтересованное лицо — это любое лицо, инвестирующее в проект, будь то внутренний или внешний партнёр. Например, клиент — это внешняя заинтересованная сторона, а руководитель отдела или член правления — внутренняя. Определение этих ролей поможет вам понять, кто должен анализировать область проекта в дальнейшем. 

К другим ролям относятся менеджер проекта, администратор проекта, дизайнеры, тестировщики продукта и разработчики. Эти люди помогут вам определить требования и ресурсы, необходимые для достижения целей проекта. 

Хотя у вас может возникнуть соблазн сразу же приступить к проекту и начать перечислять всё, что вам понадобится, это может быть ошибкой. Не торопитесь и придерживайтесь процесса, и у вас будет больше шансов предотвратить риски проекта. 

Шаг 2. Проведите совещание с участием заинтересованных сторон

Определив заинтересованных лиц, встретьтесь с ними, чтобы получить представление о том, что они надеются получить от проекта. Важно понимать, чего хотят заинтересованные лица, потому что в конечном итоге именно для них вы создаёте ожидаемые результаты. 

Вот некоторые вопросы, которые вы можете задать:

• Какова ваша цель в этом проекте?

• Что, по вашему мнению, сделает этот проект успешным?

• Что вас беспокоит в этом проекте?

• Какие функции вы хотели бы видеть в этом продукте или услуге?

• Какие изменения вы бы порекомендовали в этом проекте?

Заинтересованные стороны — это люди, для которых вы в конечном итоге разрабатываете проект, поэтому вам следует задавать им вопросы, которые помогут вам создать список требований.

Шаг 3. Сбор и документирование

Третий этап процесса происходит одновременно со вторым. Вы будете собирать информацию, задавая вопросы заинтересованным сторонам. Ваша цель — задокументировать всё, что можно, чтобы у вас были ответы на все вопросы, необходимые для запуска проекта.

Для сбора и документирования этой информации используйте инструмент управления проектами. Так вы сможете хранить план, требования и коммуникации по проекту в одном месте. Вот несколько примеров того, что можно задокументировать:

• Ответы заинтересованных лиц на вопросы

• Вопросы заинтересованных лиц

• Запросы заинтересованных лиц

• Комментарии заинтересованных лиц

• Вопросы и комментарии, возникающие во время опроса

Вам не нужно использовать каждый полученный ответ, но документирование всего может помочь вам увидеть все точки зрения заинтересованных сторон, что поможет вам в управлении требованиями.

Документирование является частью сбора требований. Шаблон технической документации помогает команде централизованно фиксировать требования, определения и материалы, чтобы все работали с одним и тем же источником.

Шаг 4. Перечислите предположения и требования

Теперь, когда вы завершили процесс сбора данных, создайте план управления требованиями на основе собранной информации. 

Рассмотрите вопросы, на которые вы изначально собирались ответить в процессе сбора требований. Затем используйте их для создания целей по требованиям, в том числе: 

• Продолжительность графика проекта: вы можете составить хронологию проекта с помощью диаграммы Ганта и использовать её для визуализации любых требований, которые зависят от важных этапов проекта. Некоторые требования будут применяться в течение всего срока реализации проекта, в то время как другие могут применяться только на отдельных этапах. Например, вам понадобится определённый бюджет для выплаты заработной платы участникам команды на протяжении всего проекта, но конкретный материал может потребоваться только на последнем этапе.  

• Люди, участвующие в проекте: точно определите, какие участники команды будут вовлечены в ваш проект, включая количество дизайнеров, разработчиков или менеджеров, которые вам понадобятся для выполнения каждого этапа. Люди являются частью требований к проекту, потому что без нужных участников команды вы не сможете завершить проект вовремя. 

• Риски проекта: понимание рисков проекта является важной частью определения требований к нему. Используйте реестр рисков, чтобы определить, какие из них имеют наивысший приоритет, например обратная связь от заинтересованных сторон, задержки в сроках и нехватка бюджета. Затем запланируйте коллективное обсуждение с командой, чтобы выяснить, как предотвратить эти риски.

Как и SMART-цели, требования к проекту должны быть действенными, измеримыми и поддающимися количественной оценке. Постарайтесь как можно подробнее описать бюджет, сроки, необходимые ресурсы и команду проекта. 

Шаг 5. Подтверждения

После формализации требований к проекту вам потребуется подтверждение от заинтересованных сторон, чтобы убедиться, что вы удовлетворяете потребности пользователей. Поощрение чёткой коммуникации также может предотвратить разрастание объёма, поскольку заинтересованные стороны будут осведомлены об ограничениях проекта с самого начала. После этого можно переходить к плану реализации, который может включать в себя привлечение ресурсов и сбор команды. 

Шаг 6. Отслеживание прогресса

Последняя часть процесса — это контроль хода выполнения проекта. Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы отслеживать бюджет и другие требования по мере выполнения проекта. Преимущество программного обеспечения для управления проектами заключается в том, что вы можете видеть изменения в проекте в режиме реального времени и принимать немедленные меры, ко��да что-то идёт не так. 

Методы сбора требований

Хотя основной процесс сбора требований заключается в том, чтобы попросить заинтересованные стороны внести свой вклад, иногда они не знают, что лучше для проекта. В таких случаях вы сами должны собрать информацию, необходимую для понимания требований к проекту. Если информация неполная, воспользуйтесь шаблоном документа с бизнес-требованиями, чтобы систематизировать то, что вам известно, и выявить оставшиеся пробелы.

Чтобы убедиться, что вы полностью готовы к жизненному циклу проекта, попробуйте применить следующие методы исследования.

• Анкеты: анкеты могут быть полезны, если вам нужно задать заинтересованным лицам один и тот же вопрос по всем направлениям. Заблаговременно раздайте анкету заинтересованным сторонам и дайте им время ответить на вопросы о требованиях к проекту, чтобы никто ничего не упустил. Хотя анкеты могут быть ценным способом сбора требований, они не очень эффективны для руководителей, которые могут быть слишком заняты, чтобы их заполнять.

• Сценарии использования. Сценарий использования — это письменное описание того, как, по вашему мнению, команда будет выполнять проект. В этих сценариях можно указать, кто участвует в проекте, что они должны делать и какие шаги предпримут для достижения цели проекта. Сценарий использования даёт заинтересованным лицам чёткое представление о дорожной карте проекта и запланированных результатах. В этом случае заинтересованным лицам будет на что отреагировать, если вариант использования не будет соответствовать их ожиданиям.

• Карта идей. Карта идей — это визуальная форма мозгового штурма, которая особенно полезна для оценки того, какие требования к проекту вам нужны. В центре ассоциативной карты разместите основную цель проекта. В кружках, отходящих от основной цели, перечислите категории необходимых вам вещей. По мере расширения карты можно добавлять всё больше деталей, пока не будут зафиксированы все требования проекта. 

• Прототипирование. Опрос заинтересованных лиц может быть успешным, если они не знают, чего именно хотят от проекта. В таком случае попробуйте создать прототипы, чтобы показать заинтересованным лицам, как может выглядеть потенциальный результат. Это поможет им определить, что им нравится, а что нет, и вы сможете точно определить требования, необходимые для запуска проекта. 

Если ни один из этих методов не кажется вам подходящим, попробуйте другие онлайн-инструменты, которые помогут вам собрать информацию, например доску идей, фокус-группу, пользовательские истории или шаблон матрицы принятия решений.

Почему сбор требований так важен?

Сбор требований — это не просто полезно для вашего проекта, это необходимо. Помните, почему ваш последний проект не удался? У вас закончились ресурсы или вы превысили бюджет? Или вы недооценили время, необходимое для выполнения проекта? Это риски проекта, которые можно предотвратить, собрав требования.

Сбор требований дает множество преимуществ, в том числе:

• Повышение удовлетворённости заинтересованных сторон: когда вы следуете эффективному процессу сбора требований, вы повышаете удовлетворённость заинтересованных сторон, предоставляя более целевые результаты проекта. Заинтересованные стороны будут довольны, если будут знать, чего ожидать от вашего проекта.

• Повышение вероятности успеха проекта. Сбор требований также повышает вероятность успеха проекта, поскольку чем лучше вы подготовлены к предстоящему проекту, тем меньше вероятность того, что вы столкнётесь с рисками. 

• Снижение затрат по проекту: столкновение с рисками может привести к увеличению затрат по проекту. Избегая этих рисков, вы можете снизить затраты и уложиться в бюджет. Понятно, что вы не хотите тратить на проект больше денег, чем необходимо, поэтому это большое преимущество сбора требований. 

Оптимизируйте сбор требований с помощью программного обеспечения для управления проектами

Сбор требований является важной частью планирования проекта. Независимо от того, проводите ли вы опрос заинтересованных сторон или другие исследования для составления списка требований к проекту, наличие программного обеспечения для управления проектами, которое может хранить всю вашу информацию и легко переносить её на следующий этап, будет иметь большое значение. 

Когда заинтересованные стороны и участники команды имеют общий доступ к данным, вы можете общаться и сотрудничать от начала до конца проекта, снижая вероятность неудач.