Администратор проекта: 4 роли в жизненном цикле проекта

Ни один проект не реализуется одним человеком. Чтобы идти по плану и достигать целей в срок, необходимо сотрудничать с различными участниками команды на каждом этапе. Одним из таких людей является администратор проекта.

Вы, вероятно, уже знакомы с руководителем проекта — это человек, который возглавляет проект и контролирует его ход. Затем есть команда, которая непосредственно реализует проект. В центре находится администратор проекта.

Администраторы проекта тесно сотрудничают с менеджерами проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. По мере накопления опыта они могут использовать свои знания, чтобы самим стать менеджерами проектов. В этой статье мы обсудим роли и обязанности администратора проекта и то, как преуспеть на этой должности. 

Кто такой администратор проекта?

Администратор проекта отвечает за различные административные обязанности, связанные с проектом. Эти обязанности могут включать ведение документации, управление совещаниями, управление бюджетом проекта и использование навыков управления временем, чтобы помочь команде оставаться на верном пути. 

Администратор проекта — это первый помощник менеджера проекта. Ваша цель — облегчить его работу, и, помогая проекту продвигаться вперед, вы получите ценный опыт управления проектами, который может способствовать вашему карьерному росту.

Чем занимается администратор проекта?

Рабочие обязанности администратора проекта могут быть непредсказуемыми, но есть некоторые задачи, которые остаются неизменными в каждом проекте. Если вы претендуете на эту должность, вам необходимо убедиться, что у вас есть навыки, необходимые для выполнения этих задач. 

Отслеживание задач

Важной частью работы администратора проекта является контроль плана проекта. В то время как менеджер проекта обеспечивает вклад каждого участника команды в ход проекта, администратор проекта отвечает за отслеживание отдельных задач. 

Администраторы внимательно следят за графиком проекта и получают от участников команды обновления по каждой задаче. Если они определят, что существует риск пропуска дедлайна, они уведомляют об этом менеджера проекта. 

В некоторых проектах есть сотни задач, поэтому отслеживание требует командных усилий и открытого общения между руководителем и администратором. Не менее важным для общения является наличие центрального источника достоверной информации по всему проекту, например инструмента для управления проектами. Таким образом, вся команда может работать с одним и тем же источником и точно знать, кто, что и к какому сроку делает.

Документирование процессов

Управление проектами связано с большим количеством бумажной работы, и у руководителя не всегда есть возможность самостоятельно обрабатывать документацию. Администратору проекта нужны профессиональные навыки, необходимые для обработки документов, заполнения форм, общения с клиентами и ведения записей. Это может показаться рутинной работой, но документация, с которой вы работаете как администратор, имеет решающее значение для успеха проекта. 

Вы не только будете составлять документы в качестве администратора проекта, но и классифицировать, архивировать, делиться, хранить и обновлять их. Вам понадобятся исключительные организационные навыки, чтобы справиться с этими задачами и внести позитивный вклад в выполнение проекта. 

Управление бюджетом и ресурсами

Администраторы проектов часто отвечают за отслеживание расходов по конкретному проекту и контроль плана управления ресурсами команды. В то время как менеджер проекта занимается распределением ресурсов и содействием транзакциям для нужд проекта, администратор проекта следит за тем, чтобы проект оставался в рамках бюджета. 

Например, если администратор проекта заметит перерасход средств в процессе его реализации, он может уведомить об этом менеджера проекта, чтобы тот принял меры и определил, где можно скорректировать план проекта и сократить расходы. 

Администрирование совещаний

Совещания являются неотъемлемой частью рабочего процесса проекта. Регулярные встречи могут способствовать совместной работе команды и обеспечивать открытое общение между её участниками. Менеджеры определяют структуру совещаний, а администраторы обычно отвечают за их планирование. 

Помимо внесения совещаний в Календарь, администратор проекта может отвечать за ведение протокола. После каждого совещания администратор проекта рассылает протоколы и задачи, чтобы все участники команды были в курсе дела.  

Как стать администратором проекта

Знание того, что нужно, чтобы получить должность администратора проекта и преуспеть в ней, позволит вам внести позитивный вклад в жизненный цикл проекта. Независимо от того, готовы ли вы к должности администратора проекта на полный рабочий день или всё ещё набираетесь опыта, вот что нужно учитывать в резюме: 

• Опыт работы на аналогичной должности: опыт работы — одно из самых важных требований, если вы хотите внести свой вклад в команду в качестве администратора проекта. Большинство должностей администратора проекта не являются начальными, поэтому вам, скорее всего, придется доказать, что вы работали на аналогичной должности, например, координатором или помощником по проектам.

• Знание программного обеспечения для управления проектами: большинство администраторов проектов полагаются на программное обеспечение для управления проектами для выполнения своих административных задач. Знание программного обеспечения поможет вам выполнять задачи, сотрудничать с командой и менеджером проекта и быть лучшим администратором проекта. 

• Сильные организационные навыки и навыки управления временем: хотя автоматизация программного обеспечения может помочь вам в выполнении различных задач в роли администратора проекта, вам всё равно понадобятся сильные организационные навыки и навыки управления временем, чтобы быть эффективным. Организационные навыки помогут вам сортировать задачи, управлять документооборотом и разгружать менеджера проекта. Навыки тайм-менеджмента помогут вам эффективно выполнять задачи, не выгорая. 

• Сертификация PMP / PRINCE2 является плюсом: некоторые администраторы проектов считают, что сертификаты помогают им развивать свою профессиональную карьеру. В области управления проектами пользуются уважением сертификаты PMP (Project Management Professional) и PRINCE 2 (PRojects IN Controlled Environments). Хотя эти сертификаты не являются обязательными для должности администратора, они могут помочь вам продвинуться по карьерной лестнице.  

Степень магистра делового администрирования (MBA) также может быть полезна, если вы хотите проявить инициативу и получить дополнительные знания в своей области. Хотя для должности администратора проекта достаточно степени бакалавра, MBA может открыть двери для деловых предприятий и типов работы в смежных областях. 

Пять советов, как стать лучшим администратором проекта

Если вы хотите стать сильным администратором проекта, самое главное — научиться управлять своим временем, общаться и быть эффективным. Эти советы помогут вам улучшить свои навыки, чтобы вы могли с лёгкостью решать любые административные задачи.

Календарь и бюджет времени

Люди планируют свои финансы и знают, когда сократить или убрать расходы, чтобы оставаться в рамках бюджета. Почему бы не сделать то же самое со своим временем? У вас как у администратора проекта и без того очень много работы, поэтому ваше время — это ценный ресурс. Вы не можете сделать всё сразу, поэтому расставляйте приоритеты и выполняйте то, что можете. 

Для повышения продуктивности можно использовать инструменты управления задачами, например матрицу Эйзенхауэра. Эти инструменты предоставят вам эффективные методы сортировки задач, удаления элементов при необходимости и определения приоритетов. 

Эффективно делегируйте

Важная часть управления временем — понимание того, когда делегировать задачи. Если вы умеете эффективно делегировать, то сможете высвободить время для выполнения наиболее приоритетных задач. При этом важно быть уверенным в том, кому вы делегируете задачи. Вот несколько советов по эффективному делегированию:

• Используйте сильные стороны участников команды

• Предоставляйте нужные ресурсы

• Обеспечьте чёткое общение

• Будьте терпеливы

• Предоставляйте обратную связь

Делегирование — это часть сильного лидерства, поэтому, если вы хотите подавать пример, это важный навык, которому нужно научиться. Помните, что делегирование не только избавляет вас от переработки, но и даёт участникам команды ценный опыт в новых предметных областях. Ничего страшного, если делегирование задач не получается естественным образом — как и многие другие навыки, его можно развить на практике.

Общение и взаимодействие

Как администратору проекта вам нужно будет регулярно общаться и сотрудничать с менеджером проекта и участниками команды. Ваша роль заключается в том, чтобы помочь команде проекта оставаться организованной и успешной от начала до завершения.

Вот несколько способов улучшить общение с командой:

• Еженедельно отправляйте отчёт о ходе работ.

• Установите напоминание о необходимости связаться с заинтересованными сторонами

• Проводите еженедельные звонки с командой для проверки

Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы оставаться на связи, эффективно общаться и отслеживать ход выполнения плана проекта. Однако видеозвонки, онлайн-чаты и личные встречи не менее важны для сотрудничества и поддержания командного духа.

Используйте автоматизацию проектов

Программное обеспечение для управления проектами может значительно облегчить вашу работу в качестве администратора. С его помощью можно обмениваться информацией с участниками команды, планировать встречи, устанавливать дедлайны и сроки выполнения проектов, а также управлять задачами. Кроме того, программное обеспечение можно использовать для документооборота и управления бюджетом, а также для обмена этой информацией с заинтересованными сторонами, когда это необходимо. 

Программное обеспечение для управления проектами повысит эффективность вашего рабочего процесса как администратора и снизит вероятность ошибок. Ключевые функции управления проектами, которые помогут вам координировать работу, включают:

• Автоматизация: автоматизируйте процессы, чтобы исключить ручную работу.

• Отчёты о статусе: сообщайте о статусе проекта участникам команды и заинтересованным лицам.

• Представления проекта: улучшите визуализацию проекта и хода его выполнения.

• Вся информация в одном месте: храните всю информацию о проекте в общем месте, доступном для всех.

• Постановка и отслеживание целей: визуализируйте свою работу в контексте. Ставьте цели и отслеживайте ход выполнения проекта по отношению к ним.

Будьте командным игроком

Каждый проект — это работа команды. Если у вас нет командного мышления, вам будет сложно довести проект до финиша. У каждого есть профессиональные цели, которых он надеется достичь, но командная работа — самый быстрый способ достичь своих личных и командных целей. 

У вас и вашей команды должно быть общее видение проекта, над которым вы можете работать. Когда общение открыто и вы работаете как команда, вы можете достичь своих целей и отпраздновать этот успех вместе. 

Упростите администрирование проекта с помощью программного обеспечения для управления проектами

Чтобы стать администратором проекта, могут потребоваться годы опыта и правильное сочетание образования. Но как только вы получите работу, лучший способ преуспеть — это освоить программное обеспечение для управления проектами. 

Изучив все аспекты программного обеспечения для управления проектами, вы сможете использовать его для упрощения задач администратора проекта и укрепления своих навыков управления проектами.