The Eisenhower Matrix: Prioritizing tasks and to-do lists

Составление списка задач — это первый шаг к выполнению работы. Но как определить, чем заняться в первую очередь, когда не хватает времени, чтобы сделать всё за один день? Эффективно расставляя приоритеты, вы можете повысить свою продуктивность и обеспечить немедленное выполнение наиболее срочных задач.

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент для управления задачами, который помогает различать срочные и важные задачи, чтобы можно было организовать эффективный рабочий процесс. В этой статье мы объясним, как создать матрицу Эйзенхауэра, и дадим советы по расстановке приоритетов для задач.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент для управления временем, который помогает людям решить, над чем работать, а что отложить. Матрица приоритетов Эйзенхауэра распределяет задачи по четырём секторам на основании их срочности и важности, что позволяет вам немедленно приступить к высокоприоритетной работе, запланировать важные задачи на более позднее время, делегировать менее значимые запросы и исключить рутинную работу, которая приносит мало пользы.

Эта популярная матрица приоритетов, также известная как матрица управления временем, ящик Эйзенхауэра и матрица «Важно/срочно», названа в честь Дуайта Эйзенхауэра, 34-го президента США и генерала армии во время Второй мировой войны, который подчёркивал различие между срочными требованиями и важными обязанностями. Команды и отдельные сотрудники используют матрицу Эйзенхауэра, чтобы перестать реагировать на каждое требование и начать планировать работу с учётом реальных приоритетов.

Как различать срочные и важные задачи

«Срочный» и «важный» — слова, которые могут показаться похожими, но при анализе с точки зрения принципа Эйзенхауэра разница между ними имеет решающее значение. Различая срочные и важные задачи в матрице Эйзенхауэра, вы сможете понять, к каким задачам следует приступить немедленно, а какие лучше поручить другим участникам команды. 

Срочные задачи требуют вашего немедленного внимания. Когда что-то срочное, это нужно сделать сейчас, и если вы не завершите эти задачи в определённый срок, это приведёт к очевидным последствиям. Это задачи, которых нельзя избежать, и чем дольше вы их откладываете, тем больше стресса, вероятно, будете испытывать, что может привести к выгоранию.

Примеры срочных задач:

• Завершение проекта с датой сдачи в последнюю минуту

• Выполнение срочного запроса клиента

• Ремонт прорвавшейся трубы в квартире

Важные задачи могут не требовать немедленного внимания, но они помогают вам достичь долгосрочных целей. Тот факт, что эти задачи менее срочные, не означает, что они не имеют значения. Вам нужно будет тщательно спланировать эти задачи, чтобы эффективно использовать свои ресурсы. 

В числе примеров важных задач:

• Планирование долгосрочного проекта

• Профессиональный нетворкинг для создания клиентской базы

• Регулярные домашние дела и текущие проекты

Как только вы научитесь различать срочные и важные задачи, вы сможете начать распределять свои задачи по четырем квадрантам матрицы Эйзенхауэра. 

Четыре сектора матрицы Эйзенхауэра

Длинный список задач может выбивать из колеи, но цель метода Эйзенхауэра — пройти по задачам по одной и разделить их на квадранты. Когда вы увидите свои задачи в соответствующих категориях, вы сможете их спланировать и выполнить самую важную работу. 

Квадрант 1: сделать в первую очередь (срочные и важные)

Первый квадрант — это квадрант «сделать в первую очередь», и именно сюда вы будете помещать все задачи, которые являются одновременно срочными и важными. Когда вы видите в списке задач задание, которое нужно выполнить сейчас, которое имеет чёткие последствия и влияет на ваши долгосрочные цели, поместите его в этот квадрант. 

Не должно быть никаких сомнений в том, какие задачи попадают в этот квадрант, потому что это задачи, которые занимают всё ваше внимание и, вероятно, вызывают у вас наибольший стресс. 

Квадрант 2: Запланировать (важно, несрочно)

Второй квадрант — это квадрант «запланировать», и именно сюда вы будете помещать все задачи, которые не являются срочными, но всё же важны. Поскольку эти задачи влияют на ваши долгосрочные цели, но их не нужно выполнять сразу, вы можете запланировать их на более поздний срок. Например, выделение времени на анализ проекта с использованием шаблона извлечённых уроков.

Вы возьмётесь за эти задачи сразу после того, как выполните задачи из первого квадранта. Вы можете использовать различные советы по управлению временем, которые помогут вам выполнить задачи в этом квадранте. Среди полезных стратегий — закон Парето или метод помидора. 

Сектор 3: Делегировать (срочные, не важные)

Третий квадрант — это квадрант «назначить», и именно сюда вы будете помещать все задачи, которые являются срочными, но не важными. Эти задачи необходимо выполнить сейчас, но они не влияют на ваши долгосрочные цели. 

Поскольку у вас нет личной привязанности к этим задачам и для их выполнения, скорее всего, не требуются ваши конкретные навыки, вы можете делегировать эти задачи другим членам своей команды. Делегирование задач — это один из самых эффективных способов управлять своей загрузкой и дать команде возможность расширить набор навыков.

Квадрант 4: игнорировать (не срочные и не важные)

После того как вы просмотрите свой список задач и добавите задачи в первые три квадранта, вы заметите, что осталось несколько задач. Оставшиеся задачи — это задачи, которые не были срочными или важными. 

Эти неважные, несрочные отвлекающие факторы просто мешают вам достичь целей. Поместите эти оставшиеся элементы в список задач в четвертый квадрант, который называется «удалить». 

Четыре совета по определению приоритета задач

Лучший способ понять разницу между срочностью и важностью — использовать матрицу Эйзенхауэра, но вам всё равно может быть сложно определить приоритет задач. Ниже приводятся советы, которые помогут вам расставить приоритеты при сортировке задач в каждом квадранте.  

1. Используйте цветовую кодировку задач

Цветовая кодировка задач поможет визуализировать элементы с высоким приоритетом. Просматривая свой инструмент для составления списка задач, попробуйте назначить четыре цвета в зависимости от приоритета. Используйте код следующим образом:

• Зелёный = элементы с наивысшим приоритетом

• Жёлтый = второй по приоритету

• Синий = третий по приоритетности

• Красный = Неприоритетные задачи

После того как вы пометите свои задачи цветами, эти цвета будут напрямую перенесены в матрицу Эйзенхауэра. Ваши зеленые задачи — это задачи, которые нужно «выполнить», для первого квадранта. Жёлтые задачи — это задачи, которые нужно «запланировать», для второго квадранта. Ваши синие задачи — это задачи, которые нужно «делегировать», для третьего квадранта, а ваши красные задачи — это задачи, которые нужно «удалить», для четвёртого квадранта.

2. Ограничьте количество задач до 10 в каждом квадранте

Даже если в вашем списке задач много дел, постарайтесь ограничить количество задач 10 элементами на квадрант. Это позволит избежать перегруже��ности матрицы Эйзенхауэра. 

Вы можете создать несколько матриц, но, ограничив список задач необходимыми элементами, вы сможете начать процесс определения приоритетов, не тратя время впустую.

3. Составьте личный и профессиональный списки задач

Ещё один способ ограничить количество элементов в матрице Эйзенхауэра — создать отдельные матрицы для личного и профессионального списков задач. 

Ваши рабочие и личные задачи требуют разных сроков, ресурсов и методов, и, скорее всего, они также потребуют разных мыслительных процессов. Чтобы эффективно управлять своими личными и профессиональными целями, вам нужно разделять и властвовать. 

4. Устраните, а затем расставьте приоритеты

Сначала избавьтесь от ненужных задач, чтобы эффективно расставить приоритеты. С помощью этой стратегии вы сначала займётесь четвёртым квадрантом, а затем перейдёте к первому, второму и третьему. Определив приоритеты, используйте шаблон журнала действий, чтобы фиксировать завершенную работу, отслеживать делегированные задачи и контролировать элементы, которые всё ещё требуют внимания.

Просматривая свой список задач, оцените, какие элементы из него там не нужны. На самом деле 60% нашего рабочего времени тратится на работу по организации работы, например на отправку обновлений статуса или поиск информации. Если вы можете быстро вычеркнуть элементы, сделайте это. Это ускорит процесс расстановки приоритетов, и, скорее всего, в конце вы проведете второй раунд исключения.

Пример матрицы Эйзенхауэра

Чтобы вы лучше понимали, какие задачи можно поместить в каждый квадрант матрицы Эйзенхауэра, мы привели здесь несколько примеров.

Примеры задач, которые можно включить в квадрант 1:

• Написать сообщение в блоге со сроком выполнения завтра

• Завершить предложение по проекту

• Ответить на электронные письма клиентов

Примеры задач, которые можно включить во 2-й квадрант:

• Записаться на курс профессионального развития

• Посетить мероприятие для налаживания деловых связей

• Добавить улучшения в личный проект

Примеры задач, которые можно включить в квадрант 3:

• Загрузить статьи в блог

• Расшифровка протоколов совещаний

• Ответить на электронные письма, не связанные с клиентами

Примеры задач, которые можно включить в квадрант 4:

• Работа по организации работы

• Участие в совещании по статусу

• Отправка подтверждений статуса

Помните, что лучше всего иметь отдельные матрицы для работы и личной жизни, чтобы вы могли выполнять списки задач, используя методы, которые лучше всего подходят для конкретного времени и места.

Создайте свою матрицу Эйзенхауэра с помощью инструментов управления задачами

Сортировка списка задач — самая сложная часть матрицы Эйзенхауэра, но благодаря автоматизации вам больше не нужно выполнять этот шаг вручную.

Используйте программное обеспечение для управления задачами, чтобы определить, какие из ваших задач являются наиболее приоритетными. Управление задачами позволяет классифицировать, маркировать цветом и делегировать задачи своей команде. Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы повысить свою продуктивность и достичь целей за меньшее время.

Часто задаваемые вопросы об использовании матрицы приоритетов Эйзенхауэра