Устали от отсутствия результатов? Освойте метод GTD за 5 шагов

Существует такое не самое спорное мнение: наш мозг не предназначен для хранения информации. Это обосновывается тем, что когда голова забита делами и избыточной информацией, у вас остаётся меньше мозговых ресурсов на выполнение действительно важной работы.

Это главный принцип так называемого метода приведения дел в порядок (GTD). Освобождая мозг от задач и перенося их в инструмент для ведения списков дел, вы получаете больше возможностей для выполнения важной работы. Узнайте, как взяться за дело.

Что такое метод GTD?

В основе метода GTD или метода приведения дел в порядок лежит утверждение о том, что чем больше информации нам приходится контролировать, тем ниже наша продуктивность и способность сосредотачиваться на главном. Метод GTD предполагает, что вместо того, чтобы уповать только лишь на свой мозг, лучше хранить все рабочие данные во внешнем организованном источнике достоверной информации. Таким образом, вы всегда будете знать, что нужно делать дальше, не опасаясь, что работа выбьется из колеи.

Метод GTD — это стратегия управления временем, снискавшая популярность благодаря своей простоте и практичности. Даже если вы об этом не догадываетесь, ваш мозг постоянно работает, пусть и в фоновом режиме, перебирая и реорганизовывая предстоящие задачи, чтобы не упустить ничего важного. Всякий раз, когда вы добавляете новую задачу, вашему мозгу приходится повторно анализировать всё, что уже есть в списке дел, и менять приоритеты своей работы с учётом этой новой задачи.

Реализация метода GTD в рамках управления работой

Чтобы не хранить всю информацию о проекте в голове, можно применить метод GTD с пятиэтапной системой фиксирования и организации дел во внешнем источнике, таком как инструмент управления работой. Ваш мозг не создан для хранения большого количества организованной информации, а вот инструменты управления работой предназначены именно для этого. Преобразование этой информации в практические задачи позволяет настроиться на долгосрочный успех.

Решающее значение при этом имеют инструменты, которыми вы пользуетесь. Вам нужен инструмент, позволяющий собирать и организовывать информацию на персональном, проектном и программном уровнях. Метод GTD не только позволяет организовать свои личные дела, хотя отлично подходит и для этого, но также помогает отслеживать второстепенную рабочую информацию и работу, выполняемую другими сотрудниками, а также цели, относящиеся к вашей работе.

Чтобы не хранить эту информацию в разных местах, метод GTD помогает собирать и систематизировать её в одном инструменте, таком как инструмент управления работой. Само собой, мы полагаем, что лучше всего для этого подходит Asana. Asana позволяет реализовать метод GTD, организуя всю работу и снижая умственное напряжение, чтобы вы могли своевременно выполнять действительно важные задачи.

Преимущества и недостатки метода GTD

Метод приведения дел в порядок — это лишь одна стратегия управления временем. Как и у всех прочих методов управления временем, у него есть свои плюсы и минусы. Выбираемая вами стратегия в значительной степени определяется навыками, которые вы хотите развить посредством управления временем.

Преимущества

Система GTD легко выстраивается и отличается гибкостью в использовании. Она:

• Сокращает когнитивную нагрузку и снижает умственное напряжение, возникающее при попытках запомнить большой объём информации.

• Устраняет необходимость решать сразу несколько задач, чтобы вы могли дольше поддерживать рабочий темп.

• Обеспечивает единый централизованный источник информации, в том числе справочной.

• Даёт чёткое представление о предстоящей работе, позволяя при необходимости заново расставить приоритеты или перенести сроки выполнения.

Недостатки

Прежде чем начать применять метод GTD, необходимо учесть некоторые ограничения. Метод GTD:

• Требует времени на подготовку. Если вы ещё не пользуетесь системой управления задачами, создайте такую систему, чтобы фиксировать в ней всю свою работу.

• Может оказаться слишком гибким. Метод GTD помогает лишь организовать задачи, но не планировать работу на неделю или на день. Некоторым людям сложно работать с таким уровнем гибкости. Если вы из их числа, попробуйте сочетать метод GTD с каким-нибудь другим методом управления временем, например блокирование времени или ограничение по времени.

Для начала попробуйте эти пять этапов метода GTD

Пять этапов метода приведения дел в порядок настраивают вас на успех. Они помогут вам организовать и систематизировать предстоящую работу с помощью такого внешнего инструмента, как Asana, и вам больше не придётся постоянно держать в голове информацию о стоящих перед вами задачах. Затем, когда вся работа будет организована по методу GTD, можно будет смело приступать к её выполнению.

1. Учёт

Прежде чем организовывать работу, сначала необходимо зафиксировать её где-то, чтобы не держать в голове. Дэвид Аллен называет это «Входящими», независимо от используемого инструмента. Ведь любая задача, информация или напоминание (или, как это называет сам Аллен, «разное») попадает прямо во «Входящие». Но представьте, будто это не почтовый ящик, а список задач с данными, которые вам предстоит обрабатывать позднее.

Где собирать информацию

Если вы хотите повысить свою производительность труда, попробуйте отслеживать работу с помощью списка дел. Если же вы работаете в команде, можно попробовать платформу управления работой, чтобы не только фиксировать и отслеживать собственную работу, но также организовывать работу коллектива и управлять ею.

Главное — не столько организовать, сколько зафиксировать

Если работа, которую вы фиксируете, не организована или не задокументирована надлежащим образом, ничего страшного. Для начала все задачи категории «разное» необходимо перенести из мозга во внешний источник. Фиксирование — это первый шаг на пути к организации дел и повышению продуктивности.

Используйте систему, позволяющую легко собирать и фиксировать информацию. Одним из ключевых принципов метода GTD является фиксирование информации сразу после того, как она поступает в мозг. Это позволяет снизить нагрузку и не упустить ничего важного. При необходимости в качестве дополнительного контекста можно добавлять документы, информацию об участниках проекта, сроки выполнения и ключевые сведения.

Используйте виртуальную систему

Самый лучший способ фиксировать все элементы из категории «разное»  — вместо классической бумажной системы использовать виртуальную. Несомненно, очень приятно вычёркивать завершённые задачи из списка дел на бумаге, но это самый плохой способ вести учёт дел. В действительности списки дел на бумаге плохо организованы, в них могут быть ошибки, их легко потерять, и они малоэффективны.

Поэтому мы рекомендуем использовать Asana. Asana — это система управления работой, позволяющая организовывать задачи так, чтобы каждый участник вашего коллектива знал, что и как делать и почему это важно.

2. Чёткое представление…

После сбора и фиксирования всей информации необходимо обеспечить её чёткое представление. На этом этапе вы преобразуете собранную информацию в конкретные задачи, заметки со всеми сведениями и полноценный контекст. Этапы, обозначенные как «Чёткое представление» и «Организация», идут рука об руку, ведь по мере того, как вы обеспечиваете чёткое представление информации, вы также организуете работу в соответствующем проекте.

А для обеспечения чёткого представления нужно, чтобы по каждой позиции во «Входящих» была вся необходимая информация:

• Название, побуждающее к действию (рекомендуется начинать с глагола).

• Весь необходимый для работы контекст, документы, файлы и участники проекта.

• Соответствующие инициативы, задачи и цели проекта, к которым привязан тот или иной элемент.

• Весь сопутствующий контекст, например информация о том, на каком этапе находится работа, выделенный бюджет, предполагаемое время выполнения работы и её приоритеты.

• Информация о блокировании работы до выполнения каких-либо других задач или получения дополнительной информации.

Пока можно не беспокоиться о переносе этих дел. Вы перенесёте их из «Входящих» в соответствующий проект на этапе организации.

Важность определения приоритетов

Для обеспечения чёткого представления информации добавьте соответствующий приоритет по каждой позиции. Наступление различных событий, изменение сроков и смена приоритетов просто неизбежны. Имея чёткое представление о приоритетности тех или иных задач, вы сможете по мере необходимости менять сроки их выполнения, зная, какие первоочередные задачи нужно решить в первую очередь, а какие можно отложить или поручить кому-то другому.

Мелкие задачи

Иногда бывает проще сразу выполнить мелкую работу, чем заниматься её подготовкой и организацией:

• Если на выполнение задачи требуется не больше двух минут, выполните её сразу. Это позволит сократить список дел на одну позицию и сразу забыть о ней.

• Если какое-то дело не относится к сфере ваших обязанностей, поручите эту работу подходящему исполнителю.

При необходимости можно разбить позицию на несколько задач

Возможно, вы набросали список из позиций, содержащих более одной задачи. Например, представьте, что вы решились на создание новой электронной книги и добавили соответствующее напоминание во «Входящие». Процесс создания электронной книги подразумевает множество действий и участников. Поэтому на этапе создания чёткого представления информации разбейте эту инициативу на несколько отдельных задач. Создайте задачу «Черновик электронной книги», «Проверка черновика», «Проект электронной книги» и т. д.

Как вариант, в случае если сформулированная вами позиция отражает всю информацию о проекте или программе, используйте инструмент управления проектами, чтобы фиксировать в нём все подвижные части этой инициативы. Например, работая над запуском нового продукта, используйте инструмент управления проектами для отслеживания различных элементов этого процесса, таких как проектные решения и разработки, стратегия выхода на рынок, пресс-релизы и т. д.

3. Организация

По мере обеспечения чёткого представления информации вам также придётся заниматься организацией. На этапе организации осуществляется перенос различных элементов в соответствующие проекты посредством инструмента управления работой. При этом можно воспринимать проекты, как виртуальные папки, в которых хранится важная сопутствующая информация. Организуя и перемещая дела в соответствующие проекты, вы преобразуете их из заметок в конкретные практические задачи.

Создание организационной структуры

Обнаружив новую задачу в разделе «Входящие», обязательно перенесите её оттуда в соответствующий проект, как только обеспечите чёткое представление информации по ней и добавите необходимый дополнительный контекст. Если вы этого ещё не сделали, организуйте проекты так, чтобы в них можно было размещать те или иные инициативы. Мы рекомендуем следующую схему:

• Проект для всей практически полезной работы с сортировкой по приоритету

• Проект для заметок и справочных материалов

• Проект или инструмент для отслеживания личных и командных целей

• Проект для инициатив, на которые у вас пока нет времени, но которые вы хотели бы реализовать в будущем

• Проект или раздел для заблокированной работы

• Общий проект для обмена информацией и размещения повесток совещаний

Организация — это важная часть метода GTD, но выбор конкретной организационной системы зависит только от вас. В Asana все назначаемые вам задачи автоматически попадают в раздел «Мои задачи». Там отображается вся работа, которую вам предстоит выполнить. В разделе «Мои задачи» можно создавать дополнительные разделы для организации высокоприоритетной работы, которую необходимо выполнить прямо сегодня, на текущей неделе или в долгосрочной перспективе.

Очистка раздела «Входящие»

Все дела сохраняются во «Входящих» как непрочитанные, чтобы можно было вернуться к ним позже. Однако они отвлекают умственные ресурсы и по сути своей непродуктивны. Для решения этой проблемы можно преобразовывать все дела в конкретные практические задачи и сразу переносить их в свои проекты.

В конце этапов обеспечения чёткого представления и организации ваш раздел «Входящие» должен оказаться пустым. Все элементы должны быть перенесены в соответствующие проекты или в рабочий документ, чтобы при следующем входе в раздел «Входящие» вы видели только новые задачи.

4. Самоконтроль

Метод GTD не подразумевает реализацию по принципу «сделал и забыл». Напротив, вам придётся часто просматривать свои задачи и при необходимости менять приоритеты. Именно поэтому так важно понимать приоритет каждой задачи. Если новые задачи более приоритетны, чем старые, понимание относительного приоритета каждой задачи поможет вам планировать работу и менять приоритеты по мере необходимости.

Когда применять самоконтроль

При неправильном подходе этап под названием «Самоконтроль» может сослужить вам плохую службу. Постоянная проверка «Входящих», отнимающая время и требующая концентрации внимания — это то, что нужно вам меньше всего.

Мы рекомендуем проводить cамоконтроль дважды в день: в начале и в конце каждого дня. Возьмите за правило начинать день с утренней проверки, а затем проводить её в конце дня, чтобы более организованно встретить завтрашний день. Так вы сможете начинать день с ясной головой и без ощущения, что вам срочно нужно что-то проверять и реорганизовывать. Помните, что метод GTD предназначен для снижения умственного напряжения, поэтому не стоит слишком увлекаться самоконтролем, ибо это мешает достижению поставленной цели.

Лучше проводить более тщательный еженедельный анализ работы, выполненной за последние несколько дней, и задач, которые предстоит выполнить на следующей неделе. Убедитесь, что не упускаете ничего важного, а при необходимости уточните приоритеты, чтобы быть готовым к работе на следующей неделе.

5. Исполнение

На этапе под названием «Исполнение» вы выполняете большую часть работы, организованной по методу GTD. Вы освободили голову от лишней информации и организовали всё, что нужно сделать. Осталось только всё это выполнить.

Что и когда делать

Каких-либо строгих правил или инструкций относительно того, что и когда нужно делать, не существует. Если вам нужны такие правила, то в сочетании с методом GTD можно использовать какие-нибудь другие методы управления временем, например метод помидора.

Четыре аспекта этапа исполнения

Если вы не знаете, с чего начать, проанализируйте четыре аспекта этапа исполнения, прежде чем приступить к работе. Затем выберите задачу, которая наиболее актуальна в текущей ситуации.

1. Приоритет: какие задачи являются наиболее приоритетными? Что совершенно необходимо сделать сегодня?

2. Контекст: поскольку наш мозг не способен работать в режиме многозадачности, лучше всего сразу выполнить схожие задачи за один выделенный промежуток времени. В этом заключается методология блокирования времени. Если разобраться со всей электронной почтой отдельно, а не отвлекаться на неё, одновременно выполняя текущие задачи, вы сможете делать всё быстрее, потому что вашему мозгу не придётся переключаться на другой контекст. Продумывая последовательность действий, старайтесь выполнить всю схожую работу в пределах одного отрезка времени.

3. Располагаемое время: сколько у вас есть времени на данный момент? В идеале следует выбрать те задачи, которые можно выполнить в отведённое время, чтобы не пришлось бросать их на полпути.

4. Располагаемые ресурсы: как вы себя чувствуете на данный момент? Важно учитывать не только теоретически доступные, но и реально имеющиеся возможности. Может случиться так, что вам будет просто не до блога, который нужно написать. Можно попробовать заставить себя сделать это, но тогда процесс займёт вдвое больше времени, чем обычно. Чтобы этого не произошло, посмотрите, можно ли пока заняться каким-либо другим, пусть даже менее важным, делом, чтобы имеющейся энергии хватило на его выполнение.

Вот и всё готово!

Метод приведения дел в порядок — это простой и гибкий метод, позволяющий снизить нагрузку на мозг и выполнять работу более эффективно. Хотя этот метод требует постоянного приложения усилий, со временем и практикой он станет вашей второй натурой.

Чтобы начать работу по методу GTD, попробуйте использовать Asana. А чтобы фиксировать всё необходимое на ходу, загрузите мобильное приложение Asana.