Как создавать предельно ясные задачи

Успешное организационное совещание по проекту завершено, и ваша команда готова приступить к выполнению всех решений, принятых на нём. Но как вы узнаете, что именно нужно делать после совещания? 

Именно здесь в игру вступают чётко сформулированные задачи.

Что такое задача?

Задача — это задание, созданное в результате совещания с другими заинтересованными сторонами для продвижения проекта к его цели. Это своего рода ориентированные на действия задачи, которые помогают вам достичь целей проекта. Поручения могут быть частью более крупного плана действий или списка задач, и они так же важны для управления проектами, как и эффективные совещания. 

Поручения помогают отслеживать решения, принятые в ходе совещания. Такие элементы могут принимать форму ожидаемого результата или актива. Они могут варьироваться от простых задач, таких как отправка последующего электронного письма, до составления плана всего проекта, например создания диаграммы Ганта для новой рекламной кампании. Используйте повестку совещания, чтобы отслеживать задачи, которые необходимо выполнить для реализации дальнейших шагов.

Каковы преимущества использования задач?

Если вы менеджер проекта, которому нужно отслеживать ход работ, контроль задач может принести пользу вашей команде несколькими способами.

Поручения помогают поддерживать порядок в проектах

Хороший менеджер проекта разошлёт список задач после совещания, чтобы все были в курсе дальнейших действий. Некоторые менеджеры проектов организуют свои задачи на основе протоколов или заметок, сделанных в ходе совещаний, чтобы классифицировать их. При составлении списка таким образом можно чётко указать, какие элементы соответствуют конкретному пункту в повестке совещания.

Поручения помогают распределять ответственность между участниками команды

Часто в ходе совещания принимается множество решений. Задачи помогут вам фиксировать поручения, связанные с этими решениями, в режиме реального времени, пока вы их обсуждаете. Если назначить ответственного за составление списка задач и последующую работу с исполнителями, вся команда будет точно знать, за что отвечает каждый из них. Если вы используете программное обеспечение для управления проектами, вы также можете автоматизировать задачи, назначая их соответствующим участникам команды в режиме реального времени по ходу совещания. 

Поручения помогают отслеживать выполняемую работу

Отслеживание задач — полезный инструмент для управления загрузкой команды. Отслеживание задач позволяет руководителям легко видеть, над чем работает команда и есть ли у неё ресурсы для выполнения дополнительной работы. Если в вашей команде есть сотрудники с почасовой оплатой или работа распределяется по времени, например, в агентстве, можно отслеживать, сколько времени занимает выполнение каждой задачи. Отслеживая регулярно завершенные задачи, вы сможете назначать аналогичные проекты в будущем, зная, сколько ресурсов вам понадобится.

Подумайте о том, чтобы записывать задачи в шаблон журнала действий. Это простой способ увидеть, что было сделано, что ещё предстоит сделать и кто отвечает за каждое последующее действие.

Создание элементов задач: три ключевых компонента

У задач есть три ключевых компонента. Они обеспечивают ясность в отношении того, кто отвечает за элемент, что именно нужно сделать и когда это должно быть сделано.

Кто

Кто отвечает за эту задачу? Если у кого-то возникнут вопросы по поводу этой конкретной задачи, к кому ему следует обратиться? Здесь можно воспользоваться матрицей RACI, чтобы точно знать, кто является ответственным за выполнение задачи и кто ещё участвует в процессе принятия решений.

Что

Какое действие выполняется на основе описания задачи? Хорошие задачи начинаются с глаголов — нет никакой двусмысленности в отношении того, что нужно сделать, когда название задачи начинается с самого действия. Например, вместо «Календарь контента» попробуйте записать «Мозговой штурм тем для календаря контента». В этом примере нет двусмысленности в отношении того, что должно произойти с календарём контента, потому что глагол «мозговой штурм» чётко описывает, что нужно сделать. 

При создании задачи подумайте, какой контекст вы можете предоставить исполнителю, чтобы помочь ему выполнить задачу. Есть ли какие-либо важные документы или справочные материалы, необходимые исполнителю для выполнения этой задачи? Наличие всей важной информации, необходимой для выполнения задачи, в одном месте не только удобно, но и упрощает рабочий процесс. Это сокращает количество вопросов, которые участники команды должны задавать для выполнения задачи.

Когда

Когда должны быть завершены задачи, поставленные на совещании? При установке дедлайнов обязательно учитывайте другие зависимости проекта и нынешнюю загрузку исполнителя задачи. Является ли дедлайн, который вы устанавливаете, реалистичным как для команды, так и для проекта?

Примеры чётких задач

Поручения — это важно, но чтобы научиться чётко формулировать задачи по итогам совещания, нужна практика. Вот несколько примеров того, как команды создают задачи:

Пример задачи для отдела инжиниринга

Команда разработчиков обнаружила критический баг. После обсуждения возможных решений на совещании команда решает, что Даниэла исправит ошибку, поскольку она исправила аналогичную ошибку несколько месяцев назад и лучше понимает проблему. Она должна завершить работу к следующему обновлению продукта, которое состоится через две недели.

Задача: исправить ошибку.

• Ответственная за задачу: Даниэла

• Дедлайн: две недели с сегодняшнего дня.

Пример задачи для отдела кадров

Команда по работе с персоналом хочет стандартизировать процессы адаптации новых сотрудников, поскольку в ближайшие несколько месяцев ожидается приток новых участников. Команда решает совместно завершить план презентации по адаптации. Они устанавливают дату сдачи за две недели до начала работы новых сотрудников. Затем Кабир должен завершить слайды презентации на основе этого плана за неделю до начала работы новых сотрудников.

Задача №1: составить план презентации по процессу адаптации. 

• Ответственный: команда по работе с персоналом

• Дедлайн: за две недели до начала работы новых сотрудников

Задача № 2: завершить презентацию по адаптации новых сотрудников на основе плана, составленного командой

• Ответственный за задачу: Кабир

• Дедлайн: за неделю до начала работы новых сотрудников

Пример задачи по дизайну

Команды маркетинга и дизайна встречаются, чтобы поделиться обратной связью по первому раунду редизайна бренда. Маркетологи высказывают замечания по первоначальным вариантам, а у команды дизайнеров есть две недели, чтобы учесть их.

Задача: отредактировать первый раунд редизайна бренда.

• Ответственный: команда по редизайну бренда

• Дедлайн: 10 августа — дата следующего совещания

Распространённые ошибки при создании задач

Правильно поставленные задачи помогают команде работать эффективнее, выполнять всё по списку и ускорять ход проекта. Однако, если задачи не сформулированы чётко, это может привести к серьёзным проблемам. 

Вот несколько распространённых ошибок, которых следует избегать при создании задач:

Неопределённые задачи

Если в задаче нет всей информации, необходимой для её завершения, вы не сможете приступить к работе. Вместо этого вам придётся искать информацию или связываться с заинтересованными сторонами, что отнимает драгоценное время.  Согласно нашему исследованию, работники умственного труда тратят 60% своего времени на работу по организации работы, например на совещания, проверку статуса и поиск информации. Четкое определение задачи устраняет путаницу в отношении того, что нужно сделать, и позволяет избежать ненужных переговоров между заинтересованными сторонами.

Отсутствие дедлайна

Если не установить дедлайн, выполнение задачи может откладываться до бесконечности и в итоге остаться незавершённым. Если задача необходима для завершения проекта, важно установить точную дату сдачи. Без даты сдачи задачи можно легко потерять из виду.

Отсутствие назначения задачи участнику команды

Если вы не назначите задачу конкретному исполнителю, она может остаться без внимания. Если вы знаете, что нужно сделать, и никто не хочет этим заниматься, назначьте задачу тому, кто лучше всего подходит для её завершения. Если этот человек не может взять на себя эту задачу, знание нынешней загрузки вашей команды поможет найти того, кто сможет выполнить эту задачу.

Определение ответственного лица поможет избежать ситуаций, когда задачи остаются без внимания. Если задача назначена конкретному человеку, то хотя бы один человек знает, что её нужно выполнить.

Организуйте задачи с помощью Asana

Создавать задачи несложно, но делиться ими с командой может быть непросто, если вся работа не централизована в одном месте. Здесь-то и пригодится хороший инструмент для управления работой.