Шаблон журнала действий

Используйте этот шаблон журнала действий для отслеживания решений, ответственных и дат сдачи в одном месте. Он превращает итоги совещаний и задачи по проектам в простой общий список поручений, чтобы ничего не упустить. Журнал действий централизует действия, связанные со стендапами, обзорами проектов и проверками участников команды, чтобы вы могли быстрее продвигать работу.

Кому нужны шаблоны журналов действий?

В Asana команды полагаются на чётко определённых ответственных и дедлайны, особенно после динамичных совещаний. Мы убедились, что живой журнал действий превращает расплывчатые заметки в отслеживаемую работу.

Журналы действий помогают менеджерам проектов, руководителям команд и специалистам по операциям, которые управляют межфункциональными задачами и зависимостями. Если в ваш рабочий день входит проведение совещаний, фиксирование задач и отслеживание препятствий, шаблон журнала действий создаёт единый источник достоверной информации, на который может положиться ваша команда.

• Менеджеры проектов: ведите текущий список решений, дальнейших действий и ответственных лиц с указанием сроков выполнения. Идеально подходит для обзоров спринтов и ретроспектив.

• Руководители команд: сделайте ответственность видимой для всей команды. Вы можете видеть, кто, что и к какому сроку делает, и выявлять риски до того, как они приведут к задержкам.

• Операционные руководители и начальники штабов: объединяйте действия, связанные с совещаниями по проектам и рабочими потоками, в единое представление, чтобы руководители получали быстрые и точные обновления статуса.

• Команды по работе с клиентами: фиксируйте обязательства, взятые в ходе звонков, и отслеживайте их выполнение, чтобы соблюдать график проекта и не выходить за рамки его объёма.

Зачем нужен шаблон журнала задач от Asana

После еженедельного совещания по статусу обычно остаются страницы заметок и отсутствует чёткий план действий. Шаблон журнала действий Asana превращает каждую заметку в задачу с датой сдачи, контекстом и дополнительной информацией.

Шаблоны журнала задач Asana помогут вам:

• Распределять ответственность по каждому элементу с помощью исполнителей и дедлайнов

• Обеспечить быструю реализацию с помощью правил автоматизации и напоминаний

• просматривать работу в различных форматах, таких как список, доска или хронология, в соответствии с вашим рабочим процессом;

• Получать доступ к отчётности в реальном времени, чтобы выявлять просроченные элементы или элементы, находящиеся под угрозой

• Упростить адаптацию и приём новых запросов между совещаниями с помощью форм

Как использовать этот шаблон журнала действий

Этот шаблон прост в использовании. Начните регистрировать действия, а структура сделает всю тяжелую работу. Вы также можете ознакомиться с библиотекой шаблонов для управления проектами Asana, чтобы стандартизировать большую часть работы своей команды, от совещаний до проектов.

Шаг 1. Добавление и упорядочение новых задач

Создавайте новые задачи в разделе «Задачи», чтобы фиксировать всё, что обсуждалось во время совещания или проверки. Назначьте ответственного, установите дату сдачи и отметьте приоритет, чтобы участники команды знали, что делать дальше. Добавьте имя инициатора и идентификатор поручения, чтобы упростить документирование последующих действий.

Группируйте похожие действия и проверяйте, чтобы у каждой задачи был исполнитель и дедлайн. Этот шаг гарантирует, что ни один элемент не будет упущен и что ваш шаблон задач станет единым источником достоверной информации для текущих обязательств.

Шаг 2. Перемещайте работу по этапам

По мере выполнения работы перетаскивайте задачи в раздел «В процессе», чтобы показать, что назначено. Когда задача будет выполнена, переместите её в раздел «Завершённые действия», чтобы все могли видеть результаты без запросов о статусе. Если работа над задачей приостановлена, переместите её в раздел «Отложено», пока не сможете вернуться к ней.

Используйте эти разделы для визуализации хода работ. Каждый шаг в рабочем процессе сигнализирует команде о том, на чём нужно сосредоточиться, и создаёт импульс и прозрачность на протяжении всего проекта.

Шаг 3. Отслеживание и обновление деталей задачи

Обновляйте поля «Статус» и «Срок выполнения» по мере выполнения работы. Если приоритеты меняются, скорректируйте поле «Приоритет», чтобы ваша команда сначала работала над элементами критического пути. Добавьте вспомогательные заметки или файлы, чтобы предоставить каждому исполнителю необходимую информацию.

Регулярно просматривайте эту информацию, чтобы поддерживать шаблон журнала действий в актуальном состоянии. Несколько быстрых обновлений помогут избежать путаницы в отношении ответственности за задачи или дедлайнов.

Шаг 4. Анализ и отчёт о результатах

Во время анализа или ретроспективы фильтруйте задачи по приоритету или статусу, чтобы обсуждение было более целенаправленным. Выделите завершённые задачи в разделе «Завершённые действия», чтобы отметить успехи и определить препятствия на будущее. Используйте эту аналитику, чтобы улучшить планирование и делегирование работы в будущем.

Превратите шаблон журнала задач в отчёт о ходе работ и результатах. Фиксируя результаты непосредственно в проекте, вы создаёте историю с возможностью поиска, которая улучшает процесс принятия решений.

Шаг 5. Закрытие и архивирование завершенной работы

После выполнения задачи назначьте её в раздел «Завершённые действия» для справки. Если задача становится неактуальной, переведите её в состояние «Отменено». Категории позволяют легко сравнивать то, что команда уже сделала, с тем, что ещё требует внимания. Архивируйте старые или завершённые задачи в конце каждого цикла, чтобы поддерживать порядок в шаблоне.

Функции плана действий Asana

Функции Asana позволяют настроить шаблон журнала действий в соответствии с потоком управления задачами вашей команды. Мы разработали этот бесплатный шаблон с использованием некоторых из наших основных инструментов планирования действий, но вы можете найти больше идей в нашей библиотеке функций.

Задачи и исполнители

Превратите каждое действие в отслеживаемое задание и назначьте ему исполнителя. Добавляйте хронологии и даты начала, чтобы задавать ожидания и поддерживать динамику.

Нестандартные поля

Отмечайте действия по приоритету, источнику собрания или показателям критического пути, чтобы сортировать и фильтровать их, как в электронной таблице, не выходя из проекта.

Зависимости

Показывайте, когда одна задача блокирует другую, чтобы команды не начинали работу слишком рано и сроки были реалистичными.

Правила (автоматизация)

Автоматически назначайте задачи, добавляйте отслеживающих или отправляйте напоминания по мере приближения даты завершения.

Представления проектов

Используйте несколько представлений проекта (список, доска, хронология, календарь и панель задач), чтобы упорядочить список задач, визуализировать планирование и отслеживать ход выполнения работы со всех сторон.

Панели задач и обновления статуса Отслеживайте задачи в реальном времени и без труда делитесь графиками и обновлениями статуса. Шаблон списка поручений позволяет упорядочить все детали и легко их просматривать.

Рекомендуемые интеграции для шаблонов поручений

Интеграции Asana позволяют подключать трекер задач к инструментам, которые вы уже используете, чтобы фиксировать и закрывать задачи без лишних усилий в чатах, электронной почте и на совещаниях. Изучите полную галерею интеграций с приложениями, чтобы найти платформы и программное обеспечение для управления проектами, которые регулярно используют участники вашей команды.

Slack

Превращайте сообщения чата в задачи за считанные секунды и публикуйте автоматические напоминания в канале перед каждой датой завершения. Интеграция Slack идеально подходит для быстрого отслеживания действий после планерок.

Microsoft Teams

Превращайте чаты и звонки в задачи, которые можно отслеживать в шаблоне журнала действий. Синхронизируйте с Excel, чтобы обновлять сроки, уровень приоритета и любые корректирующие действия, а затем отслеживать их в реальном времени.

Zoom

Мгновенно фиксируйте задачи, поставленные на совещании, превращая заметки и расшифровки Zoom в задачи, которые можно назначать, отслеживать и закрывать прямо в плане проекта.

Gmail

Превращайте электронные письма в задачи или важные этапы, которыми можно управлять, не выходя из почтового ящика.

Google Таблицы

Синхронизируйте шаблон журнала задач с Google Таблицами, чтобы сортировать, фильтровать и делиться ходом выполнения проекта с заинтересованными сторонами и участниками команды.

Jira Cloud

Подключите трекер действий к Jira Cloud, чтобы синхронизировать инженерные задачи, управлять зависимостями и отслеживать результаты наряду с другими рабочими процессами управления проектами.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах журналов действий