Шаблон плана корректирующих действий

Когда команды не документируют проблемы или не отслеживают корректирующие действия, проблемы могут повторяться, иногда с более серьезными последствиями. Если участник команды пропускает важный этап, не соблюдает требования или постоянно допускает несоответствия, отсутствие структурированного ответа ставит под угрозу операционную деятельность Business.

Шаблон плана корректирующих действий обеспечивает пошаговый рабочий процесс для выявления проблем, выявления первопричин, распределения ответственности и реализации корректирующих действий. Он помогает руководителям поддерживать ответственность каждого участника команды, устанавливать сроки для улучшений и предотвращать повторение проблем.

Кому пригодятся шаблоны плана корректирующих мероприятий?

Мы уже видели, как повторяющиеся проблемы могут замедлять прогресс команды и подрывать доверие между её участниками. Использование шаблона плана корректирующих действий помогает всем участникам быть в курсе происходящего, чтобы ответственность и прозрачность не ускользали из поля зрения.

Команды по обеспечению качества

Используйте шаблоны корректирующих и предупреждающих действий (CAPA) для документирования несоответствий, расследования причин и мониторинга выполнения действий, отвечающих нормативным требованиям.

Руководители отделов и ответственные за проекты

Контролируйте бизнес-операции более эффективно, устанавливая подробные ожидания, дедлайны и показатели для последующих действий и принятия решений.

Менеджеры проектов

Координируйте работу с участниками команды, назначайте задачи и следите за тем, чтобы все вовремя выполняли важные этапы и соблюдали дедлайны.

Команды по управлению персоналом и соблюдению нормативных требований

Реагируйте на проблемы с соблюдением нормативных требований с помощью хорошо документированных планов решения, сохраняя при этом прозрачность для заинтересованных сторон.

Производственные и операционные команды Оптимизируйте рабочие процессы, сокращайте количество ошибок и решайте проблемы с безопасностью или качеством с помощью детального отслеживания действий.

Зачем использовать шаблон плана корректирующих действий от Asana?

Планы корректирующих действий работают только в том случае, если ими легко управлять. Именно поэтому бесплатный шаблон плана корректирующих действий от Asana позволяет командам централизованно регистрировать проблемы, документировать решения и отслеживать их выполнение с течением времени.

Используйте этот шаблон, чтобы:

• Определить проблему и задокументировать её влияние на бизнес-операции

• Выполнять анализ первопричин с использованием заранее определённых методов

• Назначить ответственного за каждую задачу

• Отслеживать даты сдачи, важные этапы и периоды пересмотра

• Поддерживать структурированный, повторяемый процесс корректирующих действий

Как использовать этот шаблон плана корректирующих действий

Каждый раздел в этом шаблоне отражает критический этап процесса корректирующих действий. Такие столбцы, как «Уровень воздействия», «Метод анализа первопричин» и «Проверка», помогают упорядочить детали, отслеживать ход выполнения и сообщать о нём. Используйте этот шаблон плана корректирующих действий, чтобы упростить последующие действия и снизить юридические риски.

Шаг 1. Обзор проекта

Начните с определения объема плана корректирующих действий. Укажите ссылочные номера, затронутые области и причину запуска плана. Добавьте ссылочный номер плана, назначьте исполнителей и установите первоначальные даты сдачи.

Используйте этот раздел, чтобы предоставить всем одинаковую отправную точку. Краткое изложение контекста, например, что послужило причиной создания плана и какие команды в нём участвуют, помогает людям понять, почему план важен и как их роль связана с более крупной целью.

Шаг 2. Описание проблемы и её последствий

Опишите проблему или несоответствие. Что пошло не так? Каковы последствия? Используйте столбец «Уровень воздействия», чтобы оценить степень серьёзности, и будьте конкретны, чтобы помочь в поиске подходящих решений.

Приложите любые доказательства, подтверждающие ваши выводы, например отчёты, фотографии или журналы. Этот дополнительный контекст помогает всем понять весь масштаб проблемы до начала корректирующих действий.

Шаг 3. Анализ первопричины

Используйте этот раздел, чтобы определить и задокументировать основную причину проблемы. Укажите метод анализа первопричины (например, «5 почему», диаграмма «рыбья кость»). Этот шаг гарантирует, что ваше решение направлено на устранение реальной проблемы, а не только её симптомов.

Чтобы сделать анализ более эффективным, пригласите к участию членов межфункциональной команды. Каждая точка зрения может выявить различные факторы, способствующие возникновению проблемы, что гарантирует, что ваше исправление будет глубже, чем поверхностные симптомы.

Шаг 4. План корректирующих и предупреждающих действий

Перечислите все корректирующие задачи и укажите их тип (корректирующая или предупреждающая мера). Назначьте ответственного и свяжите каждое действие с первопричиной. Добавьте даты сдачи и важные этапы, чтобы придерживаться графика. Сделайте этот раздел практичным и реалистичным. Каждый шаг должен быть простым и измеримым, чтобы команда могла видеть прогресс от начала до конца.

Шаг 5. Проверка и подтверждение

Отслеживайте, как вы будете проверять и реализовывать каждое корректирующее действие. Используйте столбцы «Период проверки» и «Период анализа эффективности», чтобы документировать последующие действия и измерять успех. Запланируйте контрольные пункты, чтобы убедиться, что корректирующие действия действительно предотвращают повторение. Эти проверки помогут вам укрепить уверенность в процессе и извлечь уроки для будущих планов.

Шаг 6. Окончательное утверждение

После того как все задачи будут завершены и подтверждены, зафиксируйте официальные подтверждения или подписи. Это подтверждает, что вы закрыли план корректирующих действий и полностью внедрили изменения.

Используйте этот заключительный раздел, чтобы подвести итоги и поблагодарить участников. Анализ извлечённых уроков поможет усовершенствовать будущие планы корректирующих действий и улучшить рабочий процесс вашей команды.

Функции документирования в Asana

Asana превращает этот бесплатный шаблон плана корректирующих действий в надёжный процесс совместной работы. Мы включили в этот шаблон несколько наших основных функций для документирования, но вы, конечно же, не ограничены ими. Ознакомьтесь с завершенным списком функций Asana, чтобы найти еще больше вдохновения.

Нестандартные поля 

Отслеживайте степень воздействия, первопричину или методы проверки для всех записей CAPA вашей команды. Нестандартные поля упрощают отчётность и фильтрацию.

Правила автоматизации

Настраивайте автоматические напоминания о сроках выполнения или запуска��те последующие задачи по завершении этапов действий.

Представления проектов 

Переключайтесь между представлениями в виде списка, календаря, доски и хронологии, чтобы визуализировать важные этапы плана корректирующих действий и не упустить ничего важного.

Подтверждения

Информируйте заинтересованные стороны с помощью встроенных подтверждений для этапов проверки или согласований без дополнительных писем.

Вложения 

Храните отчёты, снимки экрана или документацию непосредственно в каждой задаче, чтобы обеспечить полный контекст.

Рекомендуемые интеграции для шаблонов плана корректирующих мероприятий

Интеграции позволяют подключать Asana к инструментам, которые уже использует ваша команда, без необходимости переключаться между платформами. Ниже приведены некоторые из наших любимых интеграций для планов корректирующих действий, но не забудьте заглянуть в наш центр интеграций приложений, чтобы найти свои любимые инструменты.

Slack 

Уведомляйте участников команды в Slack, когда кто-либо назначает, обновляет или проверяет корректирующие действия в вашем проекте Asana.

Google Диск 

Синхронизируйте любые документы по анализу первопричин, отчёты или учебные материалы, связанные с CAPA, непосредственно из Google в Asana.

Microsoft Word 

Экспортируйте сводки CAPA или окончательную документацию для целей соответствия или аудита непосредственно в рабочее пространство Microsoft и наоборот.

Zoom

Добавляйте ссылки Zoom к задачам, когда корректирующие действия требуют проверки заинтересованными сторонами или виртуальных совещаний.

Google Таблицы 

Отслеживайте задачи и показатели, синхронизируя свой проект Asana с Google Таблицами.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах плана корректирующих мероприятий