Раскрываем секреты управления операциями

Если у вас есть бизнес, он должен каким-то образом функционировать. В этом нет ничего нового. На самом деле, записи о предприятиях, такие как инвентарные списки, транзакции и бухгалтерские книги, восходят к древним шумерам в 5000 году до нашей эры. Документирование деловых операций почти так же старо, как и сама цивилизация. 

Хотя времена, когда бизнес-транзакции записывали на кусочке ткани, давно прошли, изучение обязанностей и методов операционного управления поможет вам создать более эффективный бизнес.

Что такое управление операционной деятельностью?

Управление операциями — это реализация бизнес-стратегий с целью достижения максимально возможного уровня эффективности в организации.

Операционное управление включает в себя планирование, организацию и контроль таких процессов, как управление запасами, производство, обслуживание и другие бизнес-процессы. Цель стратегии операционной деятельности — повысить эффективность этих процессов, чтобы сбалансировать затраты и доходы и получить максимально возможную прибыль. 

Обязанности операционного менеджера

Эффективное управление операционной деятельностью включает в себя множество различных обязанностей. Ниже приводятся некоторые из них, с которыми может столкнуться операционный менеджер. 

Прогнозирование бизнеса

Когда у вашей компании дела идут хорошо, спрос на продукцию растёт, что влияет на операционную деятельность. Именно поэтому операционному менеджеру важно понимать, как прогнозировать потенциальный бизнес по мере изменения рыночного спроса. Операционные менеджеры отвечают за отслеживание факторов, которые могут влиять на сезонные узкие места, планирование производства, планирование способности и общее планирование производства. 

Умение отслеживать и анализировать эти изменения в Business — одна из основ операционного управления. Как операционный менеджер, вы также должны понимать, как эти изменения могут повлиять на планирование производства и бизнес-процессы.

Управление цепочками поставок

Цепочка поставок — это организация людей, предприятий и информации, необходимых для создания продукта. Понимание того, как работает цепочка поставок, особенно важно, если для производства вашего продукта требуется сырьё из внешних источников, поскольку эти ресурсы напрямую влияют на производство товаров.

Нарушение цепочки поставок может сильно повлиять на нормальное функционирование бизнеса. Хороший операционный менеджер не просто контролирует цепочку поставок, но и активно предотвращает узкие места. Для этого используйте навыки решения проблем, чтобы избежать проблем с цепочкой поставок и поддерживать непрерывный поток производства. Это помогает поддерживать прибыль на высоком уровне, несмотря на любые проблемы с управлением цепочкой поставок.

Понимание процесса разработки продукта

Разработка продукта — это весь процесс проектирования и создания конечного продукта, который будет предлагаться конечному потребителю. Хотя операционный менеджер не отвечает за создание самого продукта, он должен знать, как продукты производятся от начала до конца. Эта обязанность также известна как управление производством. В зависимости от структуры компании, эти обязанности обычно возлагаются на официального операционного менеджера или на лицо, специально отвечающее за управление производством. 

Помимо знания того, как разрабатывается продукт, операционные менеджеры должны следить за тем, как он работает на рынке. Это помогает им принимать решения в будущем, чтобы обеспечить соответствие продукта спросу клиентов.

Управление доставкой

В этом контексте управление поставками означает доставку конечного продукта конечному потребителю и обеспечение его соответствия требованиям заказчика. Для этого необходимо сначала разобраться в процессах контроля качества, общем обеспечении качества и других формах управления качеством. 

Частью управления доставкой является внедрение рабочих процессов проверки, чтобы гарантировать соответствие поставляемых продуктов стандартам вашей компании. Кроме того, операционные менеджеры следят за тем, чтобы конечный продукт доходил до потребителя безопасно и эффективно. Это может включать в себя проверку логистики доставки и упаковки или даже работу с конечным клиентом, чтобы убедиться, что он доволен своим продуктом.

Навыки операционного менеджера

Специалистам по управлению операциями требуются особые навыки для выполнения многих обязанностей, связанных с их ролью. Ниже перечислены некоторые из них. 

Организационные навыки

Операционные менеджеры — это менеджеры проекта для всего производственного процесса. Они знают все тонкости каждого шага, который входит в производственные системы, и им нужно поддерживать всю эту информацию в аккуратном и организованном виде. Это вдвойне важно, когда операционные менеджеры обмениваются этой информацией с другими отделами. Использование инструмента для управления работой поможет упорядочить всю важную информацию для всех заинтересованных сторон. С помощью инструмента для управления работой можно назначать задачи конкретным исполнителям и чётко определять даты сдачи, чтобы у всех в команде был единый источник достоверной информации.

Навыки координации

Операционные менеджеры должны знать, как без проблем переводить проект с одного этапа на другой. Это включает в себя координацию с межфункциональными командами, оптимизацию автоматизации и удовлетворение потребностей клиентов. Если затраты (ресурсы, такие как деньги, люди или отработанные часы) перевешивают результаты (ожидаемые результаты), операционный менеджер может предложить оптимизировать процесс на каком-либо этапе производственной линии. Кроме того, обязательно согласовывайте изменения с ключевыми заинтересованными лицами, чтобы обеспечить ясность, оптимизировать процессы и поддерживать непрерывное совершенствование. 

Навыки работы с людьми

Операционные менеджеры взаимодействуют со многими людьми, от внешних поставщиков услуг до исполнительного директора компании. Чтобы обеспечить эффективную коммуникацию на работе, разграничивайте обновления в реальном времени и асинхронные отчёты. Это поможет участникам команды понять, какая информация наиболее важна для них в момент чтения. Обращайте внимание на невербальное общение и используйте активное слушание, чтобы точно понимать каждого заинтересованного лица. При необходимости также подумайте о развитии навыков разрешения конфликтов, поскольку в повседневной работе вы можете столкнуться с конфликтами, которые нужно будет разрешить.  

Также важно налаживать и поддерживать постоянные партнерские отношения с поставщиками. Операционные руководители могут делать это, регулярно общаясь с внешними поставщиками, с которыми они работают. Создание прочных связей с высококачественными поставщиками может дать вашему Business конкурентное преимущество. Будь то скидки на сырьё или приоритет при размещении заказов, налаживание партнёрских отношений может помочь вашему Business в долгосрочной перспективе.

Основы соответствующей технологии

Хотя операционному менеджеру необязательно быть экспертом в области технологий, он должен знать основы технологий, используемых в компании. Если ваша команда исп��льзует специальное программное обеспечение для информационных систем, инвентаризации, управления производственной линией или межфункциональной координации, убедитесь, что вы знаете, как использовать эти платформы.

Четыре теории управления операциями

Единственно правильного способа управлять операциями не существует. К счастью, предприятия разработали различные методологии управления, которые помогают им работать более эффективно. Для начала ознакомьтесь с этими четырьмя теориями управления операциями.

Перепроектирование бизнес-процессов (BPR)

Редизайн бизнес-процессов — это анализ и разработка рабочих процессов и процессов внутри компании. Его цель — оптимизировать процессы, чтобы повысить эффективность, увеличить прибыль и сократить излишки. 

Показатели успешности BPR часто связаны с прибыльностью. Чтобы эффективно запустить BPR, поставьте чёткие цели и чётко определите, какие части процесса вы хотели бы улучшить. После внедрения BPR обязательно свяжитесь с заинтересованными сторонами, чтобы оценить его эффективность. Например, если команда внедряет BPR с целью увеличения количества продуктов в день, она может легко измерить свою эффективность, сравнив разницу между продуктами, произведенными за один день до внедрения BPR и после.

Реконфигурируемые производственные системы

Реконфигурируемые производственные системы — это модульные системы, которые позволяют быстро реагировать на внезапные изменения на рынке. Этот тип системы позволяет компаниям быстро изменять свои процессы в ответ на действия конкурентов. 

Одним из преимуществ реконфигурируемой производственной системы является устойчивость. Зачастую с помощью реконфигурируемых производственных систем создаются продукты, относящиеся к одной и той же категории. Возьмём, к примеру, пандемию COVID-19: текстильная компания, которая создавала экологически чистую одежду, могла бы перевести свои системы на производство масок, когда спрос на них увеличился. 

Шесть сигм

«Шесть сигм» — это методология управления операциями, направленная на улучшение процессов. Цель «Шести сигм» — обеспечить, чтобы 99,9997% (да, вы всё правильно прочитали) продуктов, разработанных в рамках процесса, не имели каких-либо дефектов. 

Методология «шесть сигм» была разработана американским инженером Биллом Смитом в 1986 году, когда он работал в компании Motorola. Термин происходит из статистики, в частности, из области статистического контроля качества. Существует две основные методологии «Шести сигм»: DMAIC и DMADV. 

DMAIC используется для оптимизации существующих процессов. Аббревиатура DMAIC расшифровывается следующим образом:

• Определить систему.

• Measure (Измерение) — оценка ключевых аспектов нынешних процессов.

• ​Анализ данных и проверка причинно-следственной связи.

• Улучшение или оптимизация нынешних процессов на основе анализа данных.

• Контроль будущего состояния процессов.

DMADV используется для создания новых продуктов или процессов. Он также известен как DFSS (Design for Six Sigma). Аббревиатура DMADV расшифровывается следующим образом:

• Define (определить) цели разработки, соответствующие требованиям клиентов.

• Measure (Измерение) и определение конкретных характеристик, которые имеют решающее значение для качества (CTQ).

• Анализ для разработки и проектирования альтернатив.

• Разработать улучшенную альтернативу.

• Проверка проекта и организация опытно-промышленных работ.

Бережливое производство

Бережливое производство — это процесс систематического устранения потерь в производственном процессе. Эта методология является одной из форм непрерывного улучшения. Основанные на японской философии кайдзен, бережливые процессы направлены на устранение трех типов потерь: муда, мура и мури. 

• Муда (расточительность). Способы работы, которые потребляют ресурсы, но не приводят к созданию ценности.  

• Мура (неравномерность). Возникает при перепроизводстве и влечёт за собой потери. 

• Мури (перегрузка): Происходит из-за слишком большой нагрузки на ресурсы. 

Устраняя эти три типа потерь, бережливые производственные процессы стремятся достичь максимальной эффективности, что в конечном итоге приводит к увеличению прибыли.

Организуйте рабочие процессы с помощью программного обеспечения для управления работой

Управление операционной деятельностью требует организации и глубокого понимания различных рабочих процессов. Оптимизируйте управление операциями с помощью одного из наших готовых шаблонов. Попробуйте шаблон плана операционного проекта от Asana.