Раскрываем секреты операционного управления

Если у вас есть бизнес, он должен как-то функционировать. Это не новость. На самом деле документы, относящиеся к деятельности компаний в прошлом, такие как инвентарные описи, записи о транзакциях и бухгалтерские книги, встречаются ещё у древних шумеров в 5000 году до н. э. Документирование деловых операций почти так же старо, как и сама цивилизация. 

Хотя мы уже давно прошли эпоху, когда деловые операции записывались на куске ткани, изучение обязанностей и методов операционного управления поможет вам сделать свой бизнес более эффективным.

Что такое операционное управление?

Управление операционной деятельностью — это реализация бизнес-стратегий с целью обеспечения максимально возможного уровня эффективности в вашей организации.

Операционное управление включает в себя планирование, организацию и контроль таких процессов, как управление запасами, производственный процесс, операционная деятельность по обслуживанию и другие бизнес-процессы. Цель стратегии операционного управления — повысить эффективность этих процессов, чтобы вы могли сбалансировать затраты и доходы и получить максимально возможную прибыль. 

Обязанности специалистов по операционному управлению

Эффективное операционное управление предполагает множество различных обязанностей. Ниже приводятся некоторые из обязанностей, с которыми может столкнуться менеджер по операционной деятельности в своей работе. 

Прогнозирование бизнеса

Когда у вашей компании дела идут хорошо, спрос на продукцию растёт, что влияет на бизнес-операции. Именно поэтому для операционного менеджера так важно понимать, как прогнозировать потенциальный спрос по мере изменения потребностей рынка. Менеджеры по операционной деятельности отвечают за мониторинг факторов, которые могут влиять на сезонные узкие места, планирование производства, планирование производительности и общее планирование производства. 

Умение отслеживать и анализировать эти изменения в бизнесе — одна из важнейших основ операционного управления. Как менеджер по операциям вы также должны уделить время тому, чтобы понять, как эти изменения могут повлиять как на планирование производства, так и на бизнес-процессы.

Управление цепочкой поставок

Цепочка поставок — это организация людей, компаний и информации, необходимых для создания продукта. Понимание того, как работает ваша цепочка поставок, особенно важно, если для вашего продукта требуется какое-либо сырье из внешних источников, поскольку эти ресурсы напрямую влияют на производство товаров.

Нарушение работы цепочки поставок может серьёзно повлиять на нормальное функционирование бизнеса. Отличный менеджер по операциям не просто контролирует цепочку поставок — он также активно предотвращает узкие места. Для этого используйте навыки решения проблем, чтобы избегать трудностей в цепочке поставок и поддерживать непрерывность производственного процесса. Это помогает поддерживать уровень прибыли, несмотря на любые проблемы с управлением цепочкой поставок.

Понимание процесса разработки продуктов

Разработка продукта — это весь процесс проектирования и создания конечного продукта, который будет предлагаться конечному потребителю. Хотя менеджер по операциям не отвечает за создание самого продукта, ему необходимо знать, как продукты производятся от начала до конца. Эта обязанность также известна как управление производством. В зависимости от структуры вашей компании она обычно возлагается на официального операционного менеджера или сотрудника, специально отвечающего за управление производством. 

Помимо того, что операционные менеджеры должны знать, как разрабатывается продукт, им также необходимо отслеживать его показатели на рынке. Это помогает им принимать обоснованные решения в будущем, чтобы гарантировать соответствие продукта требованиям клиентов.

Управление доставкой

В данном контексте управление поставками — это доставка конечного продукта конечному потребителю и обеспечение его соответствия требованиям удовлетворенности клиентов. Для этого необходимо сначала разобраться в процессах контроля качества, общих принципах обеспечения качества и других формах управления качеством. 

Частью управления поставками является внедрение рабочих процессов проверки, чтобы гарантировать соответствие поставляемых продуктов стандартам вашей компании. Кроме того, менеджеры по операционной деятельности следят за тем, чтобы конечный продукт доставлялся конечному потребителю безопасным и эффективным способом. Это может включать анализ логистики доставки и упаковки или даже работу с конечным клиентом, чтобы убедиться, что он доволен своим продуктом.

Навыки менеджера по операциям

Специалистам по управлению операционной деятельностью требуются определенные навыки для выполнения многочисленных обязанностей, предусмотренных их должностью. Ниже приводятся несколько навыков, которыми обладают менеджеры по операционной деятельности. 

Организационные навыки

Операционные менеджеры — это менеджеры проектов для всего производственного процесса. Они знают все тонкости каждого этапа производственных систем и должны поддерживать всю эту информацию в упорядоченном виде. Это особенно важно, когда менеджеры по операционной деятельности делятся этой информацией с представителями других отделов. Использование инструмента для управления работой может помочь упорядочить всю важную информацию для всех заинтересованных сторон. Инструмент для управления работой позволяет назначать задачи конкретным исполнителям и чётко устанавливать сроки выполнения, чтобы у всех участников команды был единый источник достоверной информации.

Навыки координации

Менеджеры по операционной деятельности должны знать, как переводить проект с одного этапа на другой без каких-либо сбоев. Сюда входит координация работы с межфункциональными командами, оптимизация автоматизации и удовлетворение потребностей клиентов. Если затраты (ресурсы, такие как деньги, люди или отработанные часы) перевешивают результаты (ожидаемые результаты), операционный менеджер может предложить оптимизировать процесс на каком-либо этапе производственной цепочки. Кроме того, обязательно согласовывайте изменения с ключевыми заинтересованными лицами, чтобы обеспечить ясность, способствовать оптимизации и поддерживать непрерывное улучшение. 

Навыки работы с людьми

Операционные менеджеры взаимодействуют со множеством разных людей — от сторонних поставщиков услуг до исполнительного директора компании. Чтобы обеспечить эффективное общение на работе, разграничивайте информацию, требующую оперативного реагирования, и асинхронные отчеты. Это поможет участникам вашей команды понять, какая информация наиболее важна для них на момент прочтения. Обращайте внимание на невербальное общение и используйте активное слушание, чтобы точно понимать каждого участника. При необходимости подумайте также о развитии навыков разрешения конфликтов, поскольку в повседневной работе вы можете сталкиваться с ситуациями, требующими вашего вмешательства.  

Также важно налаживать и поддерживать постоянные партнерские отношения с поставщиками. Операционные менеджеры могут добиваться этого, регулярно общаясь с внешними поставщиками, с которыми они работают. Создание прочных связей с высококачественными поставщиками может дать вашему бизнесу конкурентное преимущество. Будь то скидки на сырье или приоритет при выполнении заказов, налаживание партнерских отношений может помочь вашему бизнесу в долгосрочной перспективе.

Основы соответствующих технологий

Хотя менеджеру по операционной деятельности необязательно быть экспертом в области технологий, ему нужно знать основы технологий, используемых в его компании. Если ваша команда использует специальное программное обеспечение для информационных систем, учёта запасов, управления производственными линиями или межфункциональной координации, убедитесь, что вы знаете, как пользоваться этими платформами.

Четыре теории управления операциями

Единственно правильного способа управления операционной деятельностью не существует. К счастью, компании разработали различные методологии операционного управления, которые помогают обеспечить более эффективное выполнение бизнес-операций. Для начала ознакомьтесь с этими четырьмя теориями операционного управления.

Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR)

Реинжиниринг бизнес-процессов — это анализ и проектирование рабочих процессов и процедур внутри компании. Цель здесь — оптимизировать процессы, чтобы повысить эффективность, увеличить прибыль и сократить издержки. 

Показатели успешности BPR часто связаны с прибыльностью. Чтобы эффективно провести BPR, поставьте чёткие цели и чётко определите, какие части процесса вы хотели бы улучшить. После внедрения BPR обязательно свяжитесь с заинтересованными лицами, чтобы оценить его эффективность. Например, если команда внедряет BPR с целью увеличить количество единиц продукции, производимых за день, она может легко оценить эффективность, сравнив количество единиц продукции, произведённых за один день до внедрения BPR и после него.

Реконфигурируемые производственные системы

Реконфигурируемые производственные системы — это модульная система, позволяющая быстро вносить изменения в ответ на внезапные перемены на рынке. Системы этого типа позволяют компаниям быстро изменять свои процессы в ответ на действия конкурентов. 

Одно из преимуществ реконфигурируемой производственной системы — экологичность. Зачастую реконфигурируемые производственные системы создают продукты, относящиеся к одной и той же категории. Возьмём, например, пандемию COVID-19: текстильная компания, которая производила экологичную одежду, могла бы перенастроить свои системы на изготовление масок для лица, когда спрос на них увеличился. 

Шесть сигм

«Шесть сигм» — это вид методологии управления операциями, ориентированный на улучшение процессов. Цель «Шести сигм» — обеспечить, чтобы 99,9997% (да, вы правильно прочитали) продукции, произведенной в рамках процесса, не имели никаких дефектов. 

Методология «Шесть сигм» была разработана американским инженером Биллом Смитом в 1986 году, когда он работал в компании Motorola. Термин пришел из статистики, а точнее из области статистического контроля качества. Существует две основные методологии «Шесть сигм»: DMAIC и DMADV. 

DMAIC используется для оптимизации существующих процессов. Аббревиатура DMAIC расшифровывается следующим образом:

• Определите систему.

• Измерение ключевых аспектов нынешних процессов.

• ​Проанализировать данные и проверить причинно-следственную связь.

• Улучшение или оптимизация нынешних процессов на основе анализа данных.

• Контролировать процессы в будущем состоянии.

DMADV используется для создания новых продуктов или разработки процессов. Он также известен как DFSS (Design for Six Sigma — проектирование по методу «Шесть сигм»). Аббревиатура DMADV расшифровывается следующим образом:

• Определить цели разработки, соответствующие требованиям клиентов.

• Измерение и выявление конкретных характеристик, которые имеют решающее значение для качества (CTQ).

• Анализ для разработки и проектирования альтернатив.

• Разработка улучшенной альтернативы.

• Проверка проектного решения и организация пилотных запусков.

Бережливое производство

Бережливое производство — это процесс систематического устранения потерь в производственном процессе. Эта методология является одной из форм непрерывного улучшения. Основанные на японской философии кайдзен, бережливые процессы направлены на устранение трёх типов потерь: муда, мура и мури. 

• Муда (расточительность). Способы работы, которые потребляют ресурсы, но не приводят к созданию ценности.  

• Мура (неравномерность). Возникает при перепроизводстве и влечёт за собой потери. 

• Мури (перегрузка): Происходит из-за слишком большой нагрузки на ресурсы. 

Устраняя эти три типа потерь, бережливые производственные процессы стремятся достичь максимальной эффективности, что в конечном итоге приводит к увеличению прибыли.

Организация рабочих процессов с помощью программного обеспечения для управления работой

Управление операциями требует организованности и глубокого понимания различных рабочих процессов. Оптимизируйте управление операционной деятельностью с помощью одного из наших готовых шаблонов. Ознакомьтесь с шаблоном плана операционного проекта Asana.