Что такое планирование емкости? Советы по применению правильной стратегии

Прежде чем приступить к выпечке торта, убедитесь, что у вас есть нужное количество ингредиентов. Если вам не хватает яйца или сахара, ваш торт наверняка получится со странным вкусом. 

То же самое относится и к большому проекту: если у вас недостаточно ресурсов для его выполнения, результат будет не таким, как ожидалось. Чтобы убедиться, что у вас есть все необходимые ингредиенты, когда они вам нужны, — в данном случае члены команды, навыки и инструменты — используйте процесс планирования ёмкости.

Что такое планирование емкости?

Планирование ёмкости — это процесс определения потенциальных потребностей вашего проекта. Цель планирования ёмкости — обеспечить наличие необходимых ресурсов, когда они вам понадобятся. Ресурсы могут включать людей с нужными навыками, время, доступное для добавления другого проекта, или необходимый бюджет.

Стратегии планирования емкости

Существует три типа планирования, которые можно использовать в различных сценариях для оптимизации производственной емкости.

Планирование емкости с опережением

Стратегия опережения — это процесс увеличения производственной емкости в ожидании высокого спроса. 

Пример: если вы занимаетесь розничной торговлей, то, возможно, вам потребуется нанять большое количество сезонных работников на период праздников, будь то на весь сезон или только на время сезонной распродажи. Предвидя рост потока клиентов, вы можете лучше укомплектовать свою команду и добавить дополнительный персонал в течение короткого периода времени. 

Планирование с запаздыванием

Планирование стратегии запаздывания — это процесс увеличения производственной емкости, когда вы испытываете спрос в реальном времени.

Пример: стратегия запаздывания часто используется в медицинской сфере, социальной работе или ресторанном бизнесе, когда кто-то находится «на связи». В зависимости от загруженности вашей команды, вы можете привлечь дополнительных участников, чтобы обеспечить достаточное количество ресурсов (другими словами, участников команды) для удовлетворения всех потребностей клиентов. 

Планирование стратегии соответствия

Стратегия соответствия сочетает в себе планирование с опережением и отстающим. Процесс планирования стратегии соответствия требует медленного увеличения емкости небольшими шагами, пока не будет достигнута желаемая степень использования ресурсов.

Пример: давайте вернёмся к примеру с рестораном. Представьте, что вы управляющий залом и у вас есть несколько работников, которые дежурят по вызову. Если неожиданно приходит большая группа посетителей, вы можете вызвать дополнительных официантов, чтобы справиться с наплывом.

Планирование емкости в пять этапов

Процесс планирования емкости может отличаться в зависимости от компании, но есть несколько основных этапов, которые происходят в каждом процессе: 

1. Прогнозирование ожидаемого спроса

Если вы знаете, что у вас будет новый проект, сделайте обоснованную оценку того, какую работу необходимо выполнить для этих проектов. Это даст вам представление о емкости, которая вам понадобится для завершения проекта, и вы сможете сравнить ее с текущей емкостью, которая у вас есть.

2. Определите требуемую емкость

На основе первоначальных оценок определите примерную емкость, необходимую для выполнения работы, спрогнозированной на предыдущем шаге. Попробуйте использовать общую единицу измерения, например часы, или инструмент оценки проекта, например размер футболки.

Например, руководители инженерных отделов планируют емкость в соответствии с количеством часов, необходимых для завершения проекта.

3. Рассчитайте ресурсную ёмкость текущей команды

Если вы добавляете в список задач команды ещё один проект, убедитесь, что у неё есть емкость, чтобы справиться с ним и не выгореть.

Если среднестатистический сотрудник может работать около 30 часов в неделю и у него уже есть проекты, посмотрите, сколько у него емкости в неделю, вычитая текущую загрузку в часах из средних 30.

4. Измерьте разрыв в емкости

Исходя из емкости, необходимой для проекта, оцените, насколько ваши текущие ресурсы соответствуют ожидаемому спросу.

5. Согласуйте емкость со спросом

Посмотрите на предыдущий разрыв в емкости и оптимизируйте текущую и доступную емкость, чтобы они были сбалансированы. Если ваша команда в настоящее время работает на полную мощность и не может взять на себя дополнительную работу для завершения проекта, добавьте больше участников команды в краткосрочной перспективе, чтобы завершить проект. Если у вас есть избыточная емкость, добавьте ещё один проект, чтобы эффективно оптимизировать имеющиеся ресурсы.

Преимущества планирования ёмкости

Планирование ёмкости — один из лучших инструментов, которые менеджер проекта может использовать для поддержки своей команды. Знание требований к ёмкости для различных проектов поможет предотвратить узкие места и поддерживать непрерывность цепочки поставок. Ниже перечислены наиболее важные преимущества планирования ёмкости:

Подготовка к разным сценариям

Хорошо продуманный план загрузки поможет предотвратить разрастание объёма и снизить давление на команду. Если вы знаете, какие шаги необходимо предпринять для каждого типа емкости, будь то избыточная емкость или нехватка ресурсов, вы сможете удовлетворить спрос в любой период.

Оптимизация загруженности команды

Эффективное планирование ёмкости позволяет согласовывать навыки вашей команды с её доступностью для новых проектов. Если для проекта не хватает доступных ресурсов, вы будете знать, что нужно добавить больше ресурсов в команду. 

Крайне важно понимать навыки своей команды и знать её емкость для дополнительной работы. Это может ускорить процесс принятия решений, когда дело доходит до кадрового обеспечения, и предотвратить выгорание, с которым в 2020 году хотя бы один раз столкнулся 71% работников.

Минимизация производственных затрат

Управляя ёмкостью команды, вы оптимизируете ресурсы для объёма работы, который вам нужно выполнить. Это означает, что вы не платите за лишние ресурсы, что в конечном итоге сводит к минимуму производственные затраты.

Например, если в команде 12 человек, работающих над проектом А, для которого требуется только девять человек, можно перевести трёх из них в проект Б, минимизировав расходы на проект А.

Планирование на будущее становится проще и точнее

Планирование ёмкости полезно не только для текущих проектов, но и для определения потребностей в ресурсах в будущем. Создав план емкости для одного проекта, вы можете использовать его в качестве шаблона для аналогичного проекта в будущем.

Этот шаблон будет полезной отправной точкой, и вам не нужно будет прогнозировать требования к емкости с нуля. Это сэкономит время вашей команде и ускорит процесс планирования ёмкости.

Планирование создаёт прозрачность

План емкости выявит любые недостатки, которые можно оптимизировать. Такие данные высоко ценятся заинтересованными сторонами, которым важно знать, как они инвестируют свои ресурсы и деньги.

В чём разница между планированием ёмкости и планированием ресурсов?

Хотя эти термины иногда используются как взаимозаменяемые, планирование емкости и планирование ресурсов — это похожие, но немного разные стратегии планирования проектов. 

Планирование ёмкости фокусируется на спросе и предложении ресурсов. Идея заключается в том, что сильный план емкости может спрогнозировать, когда у вас будет увеличение спроса на большее количество ресурсов, чтобы вы могли предвидеть этот разрыв. 

Планирование ресурсов фокусируется на ресурсах, которые у вас уже есть, и на том, куда вы можете их направить. Планирование ёмкости ресурсов — это сочетание двух подходов: прогнозирование потребности в дополнительных ресурсах в будущем.

Инструменты планирования емкости

На рынке представлено множество различных программ и инструментов для планирования ёмкости, и выбор подходящего зависит от того, что вы хотите сделать приоритетным для своей команды. Некоторые инструменты управления ресурсами очень специфичны и ориентированы только на планирование ёмкости или управление ресурсами.

Использование инструмента для управления работой, такого как Asana, поможет вам управлять ресурсами, отслеживать загруженность команды и оптимизировать коммуникации — и всё это на одной платформе. Возьмём, к примеру, команду Hudl. Они регулярно отслеживают загрузку в Asana, чтобы иметь возможность легко переоценивать ёмкость команды и переназначать работу, прежде чем кто-либо выгорит. 

Поскольку они могут просматривать свою работу в одном общем пространстве, никто не перегружен.