Размеры нужны не только для покупки одежды: как использовать размеры футболок для оценки проектов

Что если мы скажем вам, что размеры нужны не только для одежды? Размеры футболок — это также эффективный инструмент оценки для планирования загрузки. Этот инструмент, полезный на две трети и эксцентричный в остальном, позволяет чётко видеть, какой объём работы возложен на каждого сотрудника.

Каждый раз, раздумывая о том, чтобы внедрить новую методику для организации работы в команде, вам обязательно следует учитывать, насколько это будет сложно. Спросите себя: сколько труба потребуется на то, чтобы всё организовать? Будет ли это понятно и полезно для всех сотрудников?

Говоря о размере футболок, этот этап можно спокойно пропустить. Все носят футболки, поэтому сотрудникам не составит труда понять разницу между размером XS и L. Использование этих размеров для оценки трудозатрат на инициативы команды — отличный способ без сложных расчётов получить достоверное представление о том, сколько времени и сил потребуется на выполнение задачи. Вот как это работает.

Что такое размеры футболок?

Размеры футболок — это инструмент для оценки проектов и планирования загрузки, который помогает отслеживать, сколько времени и усилий будет потрачено на ту или иную инициативу. Для этого каждому проекту и задаче присваивается размер футболки — от XS до XXL — который будет обозначать требуемые относительные трудозатраты. В зависимости от принципов использования этого инструмента, размер может обозначать объем задачи, трудозатраты, сложность, количество часов или другое приблизительное время её выполнение, или же всё это вместе взятое.

Метод размера футболок полезен для всей команды:

• Руководители проектов могут быстро оценивать загрузку команды 

• Отдельные сотрудники могут чётко обозначить свои приоритеты и загрузку.

• Участники команды понимают, кто, что и когда должен сделать.

Этот метод часто используется инженерами и разработчиками программного обеспечения, но он будет полезен для любого коллектива. Мы в Asana используем размеры футболок в проектах по подготовке различных материалов (например, размер этой статьи — M).

Как использовать размеры футболок для проектов Agile

В коллективах, работающих по методикам Agile и Scrum, метод размера футболок приобрёл популярность для измерения стори поинтов (story points). Стори поинты (относительные единицы сложности) — их ещё называют покером планирования — это способ оценки трудозатрат или относительного объёма работы в процессе планирования спринта. Обычно стори поинты назначаются запросам или задачам в списке незавершённой работы по продукту. Когда мастер Scrum начинает планировать следующий цикл, он выбирает задачи из этого списка, пока не наберёт определённое количество стори поинтов. Такой метод позволяет обеспечить Scrum-команду достаточным объёмом работы в ходе спринта, не перегружая сотрудников.

В Scrum-командах размер футболок используется в качестве способа относительной оценки. Это альтернатива более традиционному числовому методу подсчёта единиц сложности. В отличие от точных цифр, относительные оценки позволяют сотрудникам рассматривать объём работы в нескольких измерениях — числа обычно обозначают время, тогда как с помощью размера футболок можно представить более сложные понятия, включая время, трудозатраты и сложность.

Шесть шагов к использованию размеров футболок для оценки проектов

Чтобы эффективно использовать размеры футболок, важно заранее определить, что означает каждый размер, и где сотрудники могут найти информацию об относительных размерах.

1. Для начала решите, какие размеры вы будете использовать

Перед тем как внедрить метод размеров футболок в команде, определитесь с тем, какие размеры вы будете использовать. Откажитесь от слишком большого диапазона, чтобы сотрудникам было проще ориентироваться. Если вы только начинаете, возьмите размеры S, M, L и XL. Если ваши проекты существенно различаются по объёму работы, добавьте также XS или XL и XXL.

2. Договоритесь о том, что значит каждый размер

Метод размеров футболок работает только, если все понимают, что подразумевается под каждым из них. Поэтому, вводя этот способ оценки проектов, обязательно доведите до сведения всех сотрудников значение каждого размера. Будет полезно предоставить примеры задач и проектов разных размеров. Например, в отделе подготовки материалов Asana написание такой статьи, как эта обозначается размером M. Проект по созданию материалов, в котором участвуют специалисты из разных команд, состоящий из нескольких элементов и затрагивающий различных заинтересованных лиц, будет иметь размер L или даже XL.

При этом также нужно разъяснить, какую величину обозначает каждый размер. Трудозатраты? Сложность? Время? Зачастую размер футболки будет обозначать всё перечисленное, но если вы объясните, что отслеживаете с помощью размеров, а что нет, всем будет проще понять, о чём речь.

3. Решите, кто присваивает размеры

В зависимости от структуры команды определите, кто может назначать размеры футболок, или же предоставьте это право всем сотрудникам. Вот несколько способов выбрать, кто может присваивать размеры:

• Для проектов незавершённой работы по продуктам размеры футболок назначает ответственный за разработку продукта, потому что он лучше всего знает все аспекты этой работы. 

• В Agile-командах, работающих по методу Scrum, мастер Scrum перед спринтом анализирует размеры, назначенные ранее ответственным за разработку продукта. 

• В командах, занимающихся проектами общего характера, каждый сотрудник определяет размеры футболок для своих задач, исходя из принятой в команде шкале оценки.

4. Назначайте размеры футболок каждой инициативе

Если вы только начинаете, возможно, вам придётся назначать размеры задним числом. Но в дальнейшем каждая часть работы при назначении должна иметь размер, чтобы и вы, и исполнитель понимали, сколько усилий она потребует.

5. Отслеживайте размеры с помощью инструмента для управления работой

Обозначать трудозатраты размерами футболок хорошо, но видеть эту информацию в понятном централизованном инструменте намного лучше. Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда использовала размеры футболок в общем инструменте управления работой, например, Asana. Так вы и другие сотрудники сможете с первого взгляда определять текущую загрузку каждого из коллег. 

6. Используйте размеры футболок для измерения загрузки

Когда каждой задаче присвоен размер, у вас также появляется возможность отслеживать загрузку команды. Оценивайте трудозатраты с помощью инструмента для управления работой, например, Asana, чтобы и понимать, насколько занят каждый из сотрудников. Это поможет вам избегать выгорания у сотрудников.

Примеры оценки с помощью метода размеров футболок

Вот пример проекта по планированию спринта, где вместо стори поинтов используются размеры футболок:

Метод размера футболок полезен не только инженерам. Вот ещё один пример: контент-календарь, в котором каждому материалу присвоен размер футболки:

Преимущества метода размера футболок

Метод размера футболок, несмотря на свою простоту, является прекрасным способом предварительной оценки, особенно для нетехнических команд. Обозначая загрузку и трудозатраты размерами футболок, сотрудники тратят меньше времени на то, чтобы оценивать задачи в часах, и могут посвятить больше времени важной работе.

Если вы отслеживаете размеры футболок централизованно, все будут видеть не только кто что делает, но и какой объем работы они выполняют в конкретный отрезок времени. Кроме того, использование размеров футболок — это отличный переходный этап к внедрению управления загрузкой и планирования производительности. Планирование загрузки позволяет эффективно распределять работу по сотрудникам и бороться с выгоранием. Используя превентивное управление загрузкой, вы также сможете сделать так, чтобы сотрудники не чувствовали себя перегруженными.

Подводные камни метода размера футболок (и как их избежать)

Метод размера футболок эффективен и его легко настроить, но есть несколько моментов, на которые нужно обратить внимание при внедрении этого метода оценки проектов:

Проблема. Размеры футболок могут быть субъективными

Решение. Установите стандартные размеры для распространённых проектов, чтобы у всех было единое представление.

Чтобы предотвратить эту проблему, при внедрении этого метода обязательно подробно объясните, как использовать размеры. Так вы избавитесь от субъективности и позаботитесь о том, чтобы все понимали разницу между задачами размеров XS, S и M.

Проблема. Разница между размерами недостаточно чёткая

Решение. Используйте меньше размеров.

Если сотрудникам сложно разобраться, когда какой размер использовать, уменьшите количество доступных размеров. Оставьте только S, M, L и XL, или даже откажитесь от XL и используйте только S, M и L. При необходимости всегда можно добавить дополнительные размеры.

Проблема. Отслеживать связанные с инициативами размеры сложно

Решение. Используйте инструмент для управления работой. 

Метод размера футболок имеет два основных преимущества: возможность планировать производительность и отслеживать загрузку. В обоих случаях требуется способ отслеживать работу всех сотрудников на централизованной платформе. Именно для этого и нужны инструменты управления работой. 

Инструменты управления работой обеспечивают ясность, необходимую командам для быстрого достижения целей. С помощью этих систем можно координировать людей и работу в команде, а также обеспечить наличие всей информации, необходимой всем, чтобы трудиться с максимальной отдачей. Более подробные сведения приведены в статье, посвящённой введению в управление работой. 

Примерьте этот метод и узнайте, работает ли он для вас

Используя размеры футболок, вы можете давать примерные оценки любой работе. Это также хороший способ сформировать систему управления загрузкой команды, которая позволит эффективно измерять производительность каждого сотрудника и бороться с переработками. Наиболее эффективно метод размеров футболок работает при отслеживании работы c помощью централизованного инструмента, такого как Asana.