Размеры нужны не только для покупки одежды: как использовать размеры футболок для оценки проектов

Джулия Мартинс, фото автораJulia Martins13 июня 2021 г.5 мин. на чтение
facebooktwitterlinkedin
Изображение для статьи «Размеры нужны не только для покупки одежды: как использовать размеры футболок для оценки проектов»

Что если мы скажем вам, что размеры нужны не только для одежды? Размеры футболок — это также эффективный инструмент оценки для планирования загрузки. На две части полезный и на одну часть эксцентричный, этот инструмент предоставляет чёткое понимание того, чем занимается каждый сотрудник.

Каждый раз, когда вы думаете о том, чтобы внедрить новую методику для организации работы в команде, вам также нужно подумать и о том, насколько это будет сложно, и задать себе вопросы: сколько времени уйдёт на то, чтобы это организовать? Будет ли это понятно и полезно для всех сотрудников?

Если вы используете размеры футболок, вы можете пропустить этот этап. Все носят футболки, поэтому сотрудникам будет просто понять разницу между размером XS и L. Использование этих размеров для оценки трудозатрат на инициативы команды — отличный способ получить достоверное представление о том, сколько времени и сил потребуется, без сложных расчётов. Вот как это работает.

Что такое размеры футболок?

Размеры футболок — это инструмент для оценки проектов и планирования загрузки, который помогает вам отслеживать, сколько времени и усилий будет потрачено на ту или иную инициативу. Для этого вам нужно назначить каждому проекту и задаче размер футболки — от XS до XXL — который будет обозначать относительные трудозатраты. В зависимости от того, как вы решите использовать этот инструмент, размер будет означать объем задачи, трудозатраты, сложность, количество часов или другое приблизительное время на задачу, или же всё это вместе.

Метод размера футболок полезен для всей команды:

  • Руководители проектов могут быстро оценивать загрузку команды 

  • Отдельные сотрудники могут чётко обозначить свои приоритеты и загрузку.

  • Участники команды понимают, кто, что и когда должен сделать.

Этот метод часто используется командами разработки, но он будет полезен для любого коллектива. Мы в Asana используем размеры футболок для контент-проектов: например, это статья размера M.

Попробовать планировать проекты в Asana

Как использовать размеры футболок для Agile проектов

Agile и Scrum команды изначально сделали метод размера футболок популярным для измерения стори поинтов (story points). Story points — также известные как покер планирования — это способ оценить трудозатраты или относительный объем работы в процессе планирования спринта. Обычно story points назначаются запросам или работе в бэклоге. Когда мастер Scrum начинает планирование следующего цикла, он берёт задачи из бэклога, пока не наберёт определённое количество стори поинтов. Так Scrum-команда может быть уверена в том, что у них будет достаточно работы в спринте — но при этом не будет перегруза.

Размеры футболок это способ относительной оценки задач и проектов для Scrum-команд. Это альтернатива более традиционному числовому методу оценки. В отличие от точных цифр, относительные оценки позволяют сотрудникам думать о нескольких измерениях — числа обычно обозначают время, а размеры футболок могут обозначать более сложные идеи, включая время, трудозатраты и сложность.

Читать статью «Что такое Scrum? Узнайте, что это и почему так хорошо работает»

6 шагов, которые помогут вам начать использовать размеры футболок для оценки проектов

Чтобы эффективно использовать размеры футболок, важно заранее обозначить, что означает каждый размер, и где сотрудники могут найти информацию об относительных размерах.

1. Для начала решите, какие размеры вы будете использовать

Перед тем как вы внедрите метод размеров футболок в команде, определитесь с тем, какие размеры вы будете использовать. Не используйте слишком большой диапазон, чтобы сотрудникам было проще ориентироваться. Если вы только начинаете, используйте S, M, L и XL. Если ваши проекты существенно различаются по объёму работы, добавьте также XS или XL и XXL.

2. Договоритесь о том, что значит каждый из размеров

Метод размеров футболок работает только, если все понимают, что подразумевается под каждым из размеров. Поэтому, когда вы вводите этот способ оценки проектов, убедитесь в том, что все думают одинаково. Будет полезно предоставить примеры задач и проектов разных размеров. Например, написание такой статьи, как эта, команда контента Asana обозначает размером M. А кросс-функциональный контентный проект, состоящий из множества материалов, и вовлекающий множество участников будет иметь размер L или даже XL.

При этом вам также нужно объяснить, какую величину обозначает каждый размер. Трудозатраты? Сложность? Время? Часто размер футболки будет обозначать всё перечисленное, но если вы объясните, что отслеживаете с помощью размеров, а что нет, всем будет проще понять, о чём речь.

3. Решите, кто назначает размеры

В зависимости от структуры команды определите, кто может назначать размеры футболок, или предоставьте эту возможность всем сотрудникам. Вот несколько способов выбрать, кто может назначать размеры:

  • В продуктовых проектах размеры футболок назначает ответственный за разработку продукта, потому что лучше всего знает подробности работы. 

  • В Agile-командах, работающих по методу Scrum, мастер Scrum перед спринтом пересматривает размеры, ранее назначенные ответственным за разработку продукта. 

  • В стандартных проектных командах каждый сотрудник определяет размеры футболок для своих задач, учитывая общее понимание того, что означает каждый размер.

4. Назначайте размеры футболок каждой инициативе

Если вы только начинаете, возможно, вам придётся назначать размеры задним числом. Но дальше каждая часть работы при назначении должна иметь размер, чтобы и вы, и исполнитель понимали, сколько усилий она потребует.

5. Отслеживайте размеры с помощью инструмента для управления работой

Обозначать трудозатраты размерами футболок хорошо, но видеть эту информацию в понятном централизованном инструменте намного лучше. Сделайте так, чтобы ваша команда использовала размеры футболок в общем инструменте управления работой, например, Asana. Так вы и другие сотрудники сможете легко увидеть текущую загрузку каждого из коллег. 

6. Используйте размеры футболок для измерения загрузки

Когда каждой задаче присвоен размер, у вас также будет возможность отслеживать загрузку команды. Используйте инструмент для управления работой, например, Asana, чтобы оценивать трудозатраты и понимать, насколько занят каждый из сотрудников. Отслеживая загрузку, вы сможете избежать выгорания у сотрудников.

Преимущества управления проектами — управление загрузкой

Примеры оценки с помощью метода размеров футболок

Вот пример проекта по планированию спринта, где используются размеры футболок вместо стори поинтов:

[Вид списка] Проект планирования спринта с использованием размеров футболок в Asana

Метод размера футболок полезен не только разработчикам. Вот ещё один пример: контент-календарь, в котором каждому материалу присвоен размер футболки:

[Вид списка] Проект с контент-календарём с использованием размеров футболок в Asana

Преимущества метода размера футболок

Хотя это простой в использовании метод, использование размеров футболок хороший способ упростить предварительный этап оценки, особенно для нетехнических команд. Обозначая загрузку и трудозатраты размерами футболок, сотрудники тратят меньше времени на то, чтобы оценивать задачи в часах, и могут посвятить больше времени важной работе.

Если вы отслеживаете размеры футболок централизованно, все будут видеть не только кто что делает, но и какой объем работы они выполняют в конкретный отрезок времени. Кроме того, использование размеров футболок — это отличный переходный этап к внедрению управления загрузкой и планирования загрузки. Благодаря планированию загрузки вы сможете эффективно распределять работу по сотрудникам, чтобы бороться с выгоранием. Используя управление загрузкой, вы сможете сделать так, чтобы сотрудники не чувствовали себя перегруженными.

Читать о том, как эффективно управлять загрузкой своей группы

Подводные камни метода размера футболок (и как их избегать)

Метод размера футболок эффективен и его легко настроить, но есть несколько моментов, на которые нужно обратить внимание при внедрении этого метода оценки проектов:

Проблема: Размеры футболок могут быть субъективными

Решение: Установите стандартные размеры для общих проектов, чтобы у всех было единое видение.

Чтобы предотвратить эту проблему, обязательно подробно объясните, как использовать размеры, когда вы внедряете этот метод. Так вы избавитесь от субъективности и убедитесь в том, что все понимают разницу между задачами размеров XS, S и M.

Проблема: разница между размерами недостаточно чёткая

Решение: Используйте меньше размеров.

Если сотрудникам сложно разобраться, когда какой размер использовать, уменьшите количество доступных размеров. Оставьте только S, M, L и XL, или избавьтесь от размера XL и используйте только S, M, и L. При необходимости вы всегда можете добавить дополнительные размеры.

Проблема: Отслеживать связанные с инициативами размеры сложно

Решение: Используйте инструмент для управления работой. 

Метод размера футболок имеет два основных преимущества: возможность планировать загрузку и возможность её отслеживать. И для того, и для другого, вам нужен способ видеть работу всех сотрудников на централизованной платформе. Именно для этого и нужны инструменты для управления работой

Инструменты управления работой обеспечивают ясность, необходимую командам для быстрого достижения целей. С помощью этих инструментов вы можете координировать людей и работу в вашей команде, а также гарантировать, что у каждого есть информация, необходимая для выполнения работы с максимальной отдачей. Чтобы узнать об этом больше, читайте наше введение в управление работой

Попробуйте программное обеспечение управления работами для любого бизнеса

Примерьте этот метод и узнайте, работает ли он для вас

Используя размеры футболок, вы можете давать примерные оценки любой работе. Это также хороший способ создать практику управления загрузкой команды, что поможет вам эффективно измерить загрузку каждого сотрудника и бороться с переработками. Чтобы эффективно использовать метод размеров футболок, убедитесь в том, что вы отслеживаете работу c помощью инструмента с централизованным доступом, например, Asana

Дополнительные ресурсы

Статья

Proof of concept (POC): How to demonstrate feasibility