Шаблон запроса ценового предложения: 6 шагов по созданию запроса

Вы когда-нибудь чувствовали себя подавленным в процессе поиска подходящего поставщика для вашего проекта? Если вы хотите настроиться на успех, оптимизировать процесс и уложиться в бюджет, то, возможно, вам стоит начать с составления запроса ценового предложения (RFQ). 

В этом руководстве мы расскажем, что такое запрос ценового предложения, какие шаги необходимо выполнить и что включить в документ. Мы даже включили шаблон запроса, чтобы вам было проще начать работу.

Что такое запрос цен?

Запрос ценового предложения (RFQ) — это документ, который компании отправляют потенциальным поставщикам, чтобы узнать больше об их ценах. Эта стандартизированная форма помогает компаниям более эффективно сортировать заявки, поскольку её объективность упрощает сравнение поставщиков. Документы RFQ можно отправлять до или вместе с запросом предложения (RFP).

Как правило, компания адаптирует отправляемый запрос, чтобы получить конкретную информацию, необходимую для оценки потенциального поставщика. Включите в документ наиболее важные сведения о поставщике, включая ожидаемые цены, детали подачи заявки и многое другое. 

В чём разница между запросом цены и запросом предложения?

Несмотря на некоторое сходство, между документами RFQ и RFP есть несколько чётких различий. Запрос цен в основном направлен на поиск поставщика с самой низкой ценой. 

RFP расшифровывается как запрос конкурсных предложений. В запросе предложения учитываются дополнительные факторы и задаётся ряд вопросов для оценки наилучшего варианта. В частности, в документах запроса конкурсных предложений рассматриваются вопросы управления рисками, анализа конкурентов, факторов, препятствующих заключению сделок, и многое другое.

Запрос ценового предложения, описание работ и объём работ

Описание работ — это документ, в котором излагается, что необходимо сделать для успешной реализации проекта. Объём работ — это раздел этого документа, в котором объясняются шаги, необходимые для достижения целей.

Техническое задание обычно отправляется до запроса ценового предложения, чтобы определить шаги, которые необходимо предпринять для успешного проекта. После того как вы поймёте дорожную карту подрядчика по выполнению его заданий, следующим шагом будет просмотр информации о ценах в документе запроса ценового предложения.

Когда отправлять запрос цен

Business, которые находятся в процессе покупки товара или услуги, должны отправить запрос предложения поставщикам, которых они рассматривают для своих проектов. Поставщики отправляют этот документ обратно, чтобы указать свои цены, чтобы вы могли сравнить их стоимость с другими потенциальными поставщиками. Получение этих результатов является важным шагом в управлении закупками проекта.

Шаблон запроса цен отправляется после того, как вы предоставите потенциальному поставщику документ с изложением целей, бюджета и сроков предстоящего проекта. Наличие запроса и сведений о проекте поможет поставщикам, участвующим в торгах, понять область проекта и решить, хотят ли они участвовать в тендере. 

Из каких этапов состоит процесс составления запроса ценового предложения?

После того как вы отправите поставщикам объём работ и описание работ в начале процесса проверки, пришло время разослать всем сторонам шаблон запроса ценового предложения. Ниже мы описали шесть основных этапов создания запроса ценового предложения, которые помогут вам начать работу над следующим проектом. 

1. Определите бюджет проекта

Для начала определите бюджет проекта. Бюджет проекта — это подробный план и график того, сколько денег вы потратите и на что. 

Крайне важно, чтобы бюджет был сформирован до создания документа запроса ценового предложения, чтобы у вас была основа для оценки потенциальных поставщиков. Наличие этой информации в самом начале поможет вам настроить проект на финансовый успех и даст вам чёткий путь к выбору правильного поставщика.

2. Определите свои требования

Помимо определения бюджета, перед заполнением шаблона запроса также необходимо заранее определить свои требования. Знание того, какие качества наиболее важны, поможет вам отфильтровать список поставщиков, которые имеют право работать над вашим проектом. 

Ниже приведены некоторые примеры требований, которые могут быть важны для включения в документ запроса ценового предложения:

• Количество необходимых материалов

• Требования к доставке

• Процесс рассмотрения запроса

• Условия и положения

• Параметры оплаты 

Ваши требования будут меняться в зависимости от типа проекта, над которым вы работаете, и могут быть скорректированы в соответствии с вашими потребностями.

3. Подготовьте документ

Теперь, когда вы выполнили подготовительную работу, пришло время подготовить документ. Чем больше деталей вы включите в свой запрос, тем лучше. Это важно, потому что дает потенциальному поставщику больше информации о сроках и объеме проекта. В результате он сможет более точно указать свои расценки на эту конкретную работу.

Ниже приводятся некоторые факторы, которые необходимо учитывать при подготовке шаблона запроса ценового предложения.

• Цели проекта. Краткое описание проекта и его целей — важная часть документа с запросом ценового предложения. Чем больше деталей вы предоставите, тем точнее поставщик сможет оценить стоимость требуемой работы.

• Сроки. Предоставление хронологии проекта позволит поставщикам понять, смогут ли они соответствовать вашим ожиданиям. Постарайтесь быть реалистичными в своих сроках, чтобы у поставщиков было время собрать материалы и рабочую силу, необходимые для выполнения работы.

• Ценовые ожидания. Обязательно попросите потенциальных поставщиков предоставить полную разбивку стоимости. Укажите, какую именно информацию вы хотите получить, например стоимость рабочей силы, расходных материалов и дополнительных сборов в итоговой смете.

• Сроки подачи заявок: укажите крайний срок подачи заявок и способ их отправки. Добавление этой информации в документ поможет участникам тендера не пропустить дедлайн.

• Контактная информация: это может показаться тривиальным шагом, но он важен — в конце концов, кандидаты не смогут связаться с вами, если вы не укажете контактную информацию вашего Business.

Наличие документа, в котором чётко изложены ваши требования, поможет вам избежать возможных недоразумений. а также получить более точные ответы и ценовые предложения.

4. Отправьте запрос

Теперь пришло время отправить запрос на ценовое предложение поставщикам из вашего списка. Перед отправкой ещё раз прочитайте окончательный вариант документа. Это даст вам последнюю возможность убедиться, что в запросе есть вся необходимая информация.

Обязательно дайте поставщикам несколько недель на ответ, чтобы у них было достаточно времени для обсуждения цены со своей командой. Как правило, 3–4 недель достаточно, чтобы поставщики задали вопросы и поняли, что именно требуется от них. Всегда сохраняйте конфиденциальность информации о торгах.

5. Просмотрите заполненный запрос цен

Теперь, когда вы проделали подготовительную работу по проверке поставщиков, рассмотрение поданных заявок должно быть быстрым и простым. Этот метод поможет вам оценить каждого поставщика и понять, кто из них соответствует всем вашим требованиям по самой низкой цене. 

6. Выберите поставщиков

Теперь, когда вы получили все ответы от поставщиков, пришло время сделать выбор. Использование единого шаблона запроса на ценовое предложение позволяет быстро и легко сравнивать поставщиков. Внимательно прочитайте каждое предложение, чтобы убедиться, что условия и цены выбранного подрядчика соответствуют вашим ожиданиям. 

Шаблон и пример запроса ценового предложения

Ознакомьтесь с нашим шаблоном запроса ценового предложения, чтобы упростить поиск идеального поставщика.  При передаче документа RFQ потенциальному поставщику ваша компания заполняет сведения о проекте, а поставщик — разбивку цен и информацию о компании. 

Ниже вы найдете пример того, как будет выглядеть документ с запросом ценового предложения, полностью заполненный поставщиком при планировании мероприятия, но вы можете настроить шаблон в соответствии со своими потребностями.

От шаблона запроса цен до управления поставщиками

Четкий и лаконичный шаблон запроса цен поможет вам с рабочей нагрузкой и обеспечит ясность между вами и вашими потенциальными поставщиками. Документ запроса предложений поможет вам получить нужный продукт или услугу по самой низкой цене. После получения запроса предложений попробуйте инструмент управления проектами Asana, который поможет вам оптимизировать следующее задание и выполнить его в срок.