Что такое управление закупками и почему оно так важно?

Когда у вас небольшая команда, выбор инструментов, которые вы хотите использовать в своей повседневной работе, так же прост, как и знание того, что вы хотите, а затем покупка этого. 

Но когда компании начинают расти, этот процесс может стать неустойчивым. Потребность в инструментах усложняется, и компании стремятся свести к минимуму риски, связанные с работой с потенциальным партнёром.

Именно поэтому в компаниях есть команда, занимающаяся процессом закупок.

Что такое управление закупками?

Управление закупками — это процесс получения товаров или услуг для бизнеса путём покупки, аренды или заключения контрактов с внешним ресурсом для завершения проекта. 

Этот процесс включает в себя различные действия, в том числе определение потребностей проекта, поиск потенциальных вариантов, отправку запросов предложений (RFP) и управление закупками в команде. Этот процесс может выполняться командой, отличной от той, которая запрашивает продукт или услугу, чтобы защитить компанию от любого потенциального риска. Тем не менее, всегда консультируйтесь со своей внутренней юридической командой, чтобы подтвердить конкретный процесс закупок в вашей организации.

Команды по закупкам, как правило, являются экспертами в управлении контрактами. Ваша внутренняя команда по закупкам, скорее всего, будет отвечать за согласование контрактов, наилучшим образом соответствующих потребностям вашей компании, согласование информации о ценах и упаковке с вашим потенциальным партнером, а также проведение анализа рисков для защиты вашей компании от любых потенциальных угроз. 

Как правило, закупки состоят из двух основных частей: стратегического поиска поставщиков и операционного управления закупками. 

Внешний поиск — это процесс, с помощью которого команда определяет партнёров и компании, с которыми ваша организация хочет работать. Этот процесс обычно включает в себя установление минимальных квалификационных требований, которым должны соответствовать потенциальные поставщики, и определение того, почему компании необходимо привлечь стороннего поставщика для проекта. 

Операционная составляющая управления закупками — это отдельные шаги, которые компания должна предпринять, чтобы начать работу с третьей стороной. Эти этапы зависят от внутренних правил компании, но могут включать в себя использование заказов на поставку, отправку запросов предложений, выбор участников торгов или прохождение процесса выставления цен.

Четыре этапа процесса закупок

В процессе управления закупками команда должна выполнить четыре основных этапа. Ниже приведено общее описание того, как команда проекта по закупкам будет проходить этапы закупки материалов, необходимых для завершения проекта. Всегда консультируйтесь со своим юридическим отделом по вопросам, связанным с практикой и политиками закупок в вашей компании.

1. Создайте план управления закупками

Это начальный этап управления закупками. Специалисты по закупкам обычно работают с заинтересованными сторонами, чтобы определить, какие ресурсы нужны команде для завершения проекта. Команда по закупкам рассматривает проект в целом и определяет возможные решения. Такие инструменты, как системы управления закупками или системы управления работой, помогут вашей команде по закупкам хранить важные документы, такие как запросы предложений и заявки на закупку, в одном месте. 

Ваши внутренние специалисты по закупкам, скорее всего, оценят ресурсы, которыми в настоящее время располагает компания, в сравнении с тем, что ищет команда. Если окажется, что более экономически выгодно использовать ресурсы, которые у команды уже есть, они, скорее всего, предложат это, а также договорятся о снижении затрат при обсуждении вариантов с участниками торгов. 

На этом этапе также будут даны ответы на основные вопросы о плане закупок. Вот некоторые из них:

• Нужен ли заинтересованным сторонам этот ресурс к определённой дате?

• Будет ли команда оценивать различные варианты по определённой процедуре?

• Будет ли ваша команда отправлять запрос предложений потенциальным поставщикам?

2. Проведение закупок

На этом этапе команда по закупкам обычно выполняет принятое решение. Ваш юридический отдел подскажет, как собирать заявки, и поможет команде оценить различные доступные варианты.

Обратитесь к своей внутренней команде за советом о том, какой вариант лучше всего соответствует вашим потребностям. После выбора поставщика ваша внутренняя юридическая команда поможет вам перейти к переговорам и подписанию контракта, как только контракт будет соответствовать потребностям проекта. Этот процесс обычно завершается оформлением такого документа, как заказ на поставку, в котором фиксируются все детали сделки. Заказ на поставку может включать информацию о цене, количестве, сроках поставки продукта и способе оплаты.

3. Управление (или контроль) закупками

В зависимости от типа продукта, который закупает ваша команда, на этом этапе она внедряет приобретение в план проекта. Это может означать управление и обучение новой команды подрядчиков, установку нового программного обеспечения или перемещение сырья для превращения его в новый продукт. 

На этом этапе рекомендуется внедрить в процесс ту или иную форму менеджмента изменений. Это особенно важно, если в рабочий процесс вовлекаются новые участники команды. Это позволит вам контролировать бизнес-операции и проверять, изменили ли что-либо новые закупки. Например, если команда закупает новое оборудование для автоматизации сборочной линии, важно отслеживать разницу в производстве до и после добавления оборудования. Эта разница точно показывает, насколько оборудование повлияло на вашу работу. 

4. Закрытие закупок

На этапе переговоров ваша внутренняя юридическая команда и поставщик взаимно согласуют, что представляет собой «завершенная работа». Затем, когда обе стороны достигнут этапа, на котором фактическая работа завершена, ваша внутренняя юридическая команда, как правило, завершает оформление любых документов и может при необходимости освободить от ответственности. 

Как правило, обе стороны следят за тем, чтобы все было завершено в соответствии с договорными соглашениями.

Роль менеджера проекта в процессе закупок

Менеджер проекта отвечает за продвижение проекта в соответствии с графиком и управление обновлениями для заинтересованных сторон и других участников команды, когда дело доходит до процесса закупок. Однако основная часть процесса закупок должна осуществляться вашей внутренней юридической командой в соответствии с политикой вашей компании. 

Основная обязанность менеджера проекта в процессе закупок заключается в том, чтобы помочь команде закупок координировать информацию и всё, что может потребоваться для перехода к следующему этапу запроса предложений или заключения контракта. Если команде по закупкам требуется конкретная информация о потребностях проекта, менеджер проекта может помочь собрать и передать её. 

Некоторые компании используют специальное программное обеспечение для управления закупками, чтобы упорядочить информацию для отдела закупок. Другие могут оптимизировать информацию с помощью инструмента для управления работой, который может хранить важные этапы проекта, информацию о поставщиках и обновления статуса заинтересованных сторон в одном месте. 

Инструменты для управления работой, такие как Asana, помогают хранить контракты на закупки, запросы предложений и результаты важных проверок в одном месте, где заинтересованные стороны могут получить доступ к этой информации. Если вы готовы приступить к работе, попробуйте наш бесплатный шаблон для запросов предложений уже сегодня.