8 ключевых функций, на которые нужно обратить внимание при выборе платформы для управления работой

Наш подход к работе не работает. Работа разбросана по разным инструментам, которые не синхронизируются, а команды страдают от перегрузки приложениями и усталости от технологий. Но есть более разумный способ. С помощью корпоративной платформы для управления работой можно связать все элементы организации — от самых мелких повседневных задач до самых сложных целей компании — для более интегрированного и беспрепятственного способа работы. 

Проблема заключается в выборе правильной платформы. В этом вам поможет наше руководство. Мы пошагово расскажем вам о необходимых функциях, которые должна иметь платформа для управления работой. В конце вы будете уверены в своей способности принимать решения, которые соответствуют нынешним потребностям вашей организации и долгосрочной бизнес-стратегии.

8 ключевых функций, на которые нужно обратить внимание при выборе платформы для управления работой

Мы выделили восемь функций, необходимых для любой платформы, адаптированной к потребностям современных предприятий.

1. Масштабируемость и безопасность 

Когда дело доходит до выбора платформы для управления работой, важно найти такую, которая подходит для корпоративного уровня и может масштабироваться для удовлетворения потребностей вашей крупной организации. Посмотрите на это так: правильная платформа для управления работой — это не просто ещё один инструмент, который вы покупаете, чтобы добавить в свой технологический стек. Это инвестиция, которая объединит вашу работу, будет адаптироваться и развиваться вместе с вашим бизнесом. 

Это означает, что нужно выбрать платформу, созданную для масштабируемости и безопасности. Идеальная платформа должна иметь возможность размещать бизнес-единицы различных размеров, масштабироваться между отделами и поддерживать простоту использования и стабильность производительности по мере роста вашего предприятия. 

Безопасность — это краеугольный камень масштабируемости. Ищите платформу с функциями безопасности корпоративного уровня, такими как надёжное шифрование, комплексные настройки администратора и подробные разрешения. Также важны меры защиты данных, такие как двухфакторная аутентификация, регулярное резервное копирование данных, надежные функции восстановления и приверженность высокому времени безотказной работы. Кроме того, для соблюдения нормативных требований крайне важно, чтобы платформа соответствовала нормам защиты данных и конфиденциальности, таким как GDPR (Общий регламент по защите данных), CCPA, FERPA и HIPAA. 

Совет. Попробуйте наш шаблон списка дел по соблюдению GDPR (Общий регламент по защите данных), чтобы убедиться, что ваша команда правильно собирает, хранит и передаёт данные.

2. Интеграция с существующими системами 

Идеальная платформа для управления работой не стоит особняком; это объединитель, который объединяет инструменты и системы, на которые уже опирается ваш Business. Вместо того чтобы усложнять технологическую инфраструктуру, платформа должна упрощать её, объединяя межфункциональные команды, отделы и инструменты в одном месте.

Для этого найдите платформу, которая интегрируется с другими приложениями на вашем рабочем месте. Отдавая приоритет совместимости, вы сможете объединить все свои инструменты и данные в одном пространстве, легко соединяя рабочие процессы, не покидая платформу. Пойдите дальше, выбрав платформу с доступом к API, чтобы вы могли разрабатывать собственные приложения, адаптированные к конкретным потребностям вашего предприятия. Помните: цель платформы для управления работой — не заменить ваши инструменты, а объединить их. 

3. Удобство использования и простота внедрения 

Когда дело доходит до выбора платформы для управления работой, у руководителей появляется много дел — целый спис��к функций, которые нужно проанализировать, и вопросов, которые нужно решить. Но для команд, которые будут использовать платформу каждый день, основной вопрос сводится к чему-то гораздо более простому: насколько легко её использовать и внедрять?

Удобство использования — это не просто желательно, это необходимо. Дизайн платформы должен быть интуитивно понятным и простым в использовании, чтобы команды могли сразу приступить к работе без длительного обучения. Ищите платформу с интуитивно понятным интерфейсом и удобными функциями, такими как персонализированная домашняя страница и список задач. 

Идеальная платформа для управления работой должна ощущаться как естественное продолжение рабочих процессов ваших команд. Платформа с ресурсами для сопровождения клиентов и поддержки, такими как помощь в адаптации, индивидуальные тренинги, самостоятельные обучающие программы и подробная база знаний, поможет вашей команде быстро освоиться, и это важно. В конце концов, чем проще командам пользоваться платформой, тем быстрее они (и ваша организация) смогут воспользоваться её преимуществами, такими как улучшенная совместная работа, оптимизированные рабочие процессы и повышенная продуктивность. 

4. Гибкость и персонализация

У каждого свой стиль работы, и платформа для управления работой должна быть такой же. Платформа должна работать на всех уровнях Business, от отдельных исполнителей, выполняющих повседневную работу, до руководителей, отслеживающих цели на уровне организации. Важно выбрать платформу, которая обеспечивает гибкость в представлении данных, чтобы каждый участник команды имел доступ к актуальной информации, адаптированной к его конкретной роли, независимо от его места в иерархии компании. 

Чтобы это стало возможным, найдите платформу для управления работой, которая опирается на стандартную модель данных для централизации информации, обеспечивая при этом гибкость и персонализацию. Это позволит каждому работать с одним и тем же набором данных, адаптированным к его индивидуальным потребностям. Ключевые возможности, на которые следует обратить внимание, включают несколько представлений проекта, которые отображают наиболее релевантную информацию для пользователя, и функцию множественной адресации, которая позволяет отслеживать задачи и управлять ими в нескольких проектах. Таким образом, никому не мешают нерелевантные детали и никто не упускает из виду общую картину — каждый участник команды видит именно то, что ему нужно, именно тогда, когда ему это нужно. 

5. Возможности межфункционального сотрудничества

Платформа для управления работой должна служить центральным узлом для межфункционального сотрудничества, где разрозненные отделы могут общаться, делиться идеями и эффективно взаимодействовать.  Правильная платформа может изменить способ взаимодействия команд, сделав несвязанные задачи, разрозненные файлы и бесконечную переписку по электронной почте пережитками прошлого. Всё, от быстрых обновлений до углубленных обсуждений и принятия важных решений, происходит в одном месте.

Ищите гибкую платформу, которая объединит ваши межфункциональные команды, отделы и инструменты. Выберите платформу, которая сможет поддерживать различные проекты и типы рабочих процессов, а также легко взаимодействовать с ними, учитывая их уникальные стили работы и процессы. Правильная платформа также должна интегрироваться с существующими критически важными для бизнеса инструментами команд, позволяя им беспрепятственно сотрудничать, не отходя от своих привычных инструментов.  Собрав все проекты, задачи, файлы и обратную связь в одном месте, вы сможете устранить разрозненность общения и информации между межфункциональными командами, что в конечном итоге приведёт к повышению эффективности и созданию среды для совместной работы.

6. Согласование и отслеживание стратегических целей

Ещё одна ключевая особенность, на которую следует обратить внимание, — возможность связать работу каждой команды с целями всей компании. Это гарантирует, что все знают, почему выполняется та или иная работа, и помогает командам сосредоточиться на самом важном — на работе, которая способствует реализации стратегических инициатив организации.

Ищите функции, которые позволяют отслеживать цели и работу, которая их поддерживает, в одном месте, например общие цели, анализ данных в реальном времени и настраиваемые функции отчётности. Отслеживая общие цели и их статус в одном месте, команда может контролировать как индивидуальную работу, так и прогресс в целом. Это позволяет им видеть, какие цели находятся на правильном пути, а какие находятся под угрозой, чтобы они могли внести коррективы, необходимые для того, чтобы оставаться на курсе и быстрее достигать целей. 

7. Автоматизация и ИИ 

Платформа для управления работой с функциями автоматизации и ИИ позволяет справиться с одной из самых больших проблем, связанных с производительностью: дублированием работы. Инвестиции в платформу, которая устраняет повторяющиеся задачи с низкой ценностью, позволяют вашей команде сосредоточиться на стратегической и важной работе. Более того, используя ИИ и автоматизацию для стандартизации и масштабирования рабочих процессов, можно обеспечить согласованность и точность процессов. 

Когда речь идёт о функциях ИИ, ищите платформу с функциями, которые упрощают процессы принятия решений и обеспечивают большую ясность, например, возможность анализировать данные проекта в режиме реального времени для предоставления аналитики, обновлений статуса и выявления потенциальных рисков и препятствий.

Вам также следует искать платформу, которая использует ИИ и автоматизацию для создания и оптимизации кастомизируемых рабочих процессов в масштабах всей организации. В частности, обратите внимание на правила, которые автоматизируют задачи, формы, стандартизирующие запросы, и кастомизируемые шаблоны, позволяющие создавать повторяющиеся рабочие процессы, которые может построить любой человек без технических знаний или навыков программирования.

8. Функционал отчётности 

Платформа для управления работой с мощными функциями отчётности не просто информирует вас, но и позволяет вам быть на шаг впереди. Возможности отчётности превращают необработанные данные в чёткий рассказ, чтобы вы могли понять, как продвигаются инициативы вашей компании, где находятся узкие места и насколько тесно работа связана с бизнес-целями. Благодаря этим возможностям все, от отдельных участников до руководителей высшего звена, могут быть в курсе дела, принимать более взвешенные решения и быстрее добиваться результатов. 

Ищите платформу с продвинутыми функциями отчётности, которые могут стимулировать принятие решений на основе данных, например панели задач для отчётности, позволяющие настраивать входные данные, визуализировать данные несколькими способами и отслеживать прогресс в вашей организации. Кроме того, убедитесь, что платформа оснащена возможностями для беспрепятственной интеграции данных для импорта данных в другие продвинутые инструменты отчётности, такие как Tableau и PowerBI, что расширяет возможности аналитики и отчётности.

Работайте умнее с платформой для управления работой

Правильная платформа для управления работой может преобразовать рабочие процессы вашей организации и устранить разрыв между стратегией, планированием и исполнением. Готовы увидеть процесс в действии? Сделайте следующий шаг и посмотрите, как платформа Asana может обеспечить ясность и ответственность, максимизировать влияние на бизнес и революционизировать работу вашей организации.

Остались вопросы об управлении работой? Ознакомьтесь с нашими ответами на часто задаваемые вопросы.

Что такое управление работой?

Управление работой — это систематический подход к упорядочиванию рабочих процессов организации (таких как проекты, текущие процессы или рутинные задачи) в целях обеспечения ясности, необходимой командам и организациям в целом. Это способ координировать людей и их деятельност�� на всех уровнях организации, чтобы у каждого была информация, необходимая для выполнения работы, которая имеет значение. На уровне предприятия управление работой стратегически организует рабочие процессы команды в соответствии с более широкими целями организации. Управление работой выходит за рамки отдельных задач, охватывая проекты и текущие процессы, чтобы обеспечить ясность и направленность на всех уровнях — от участников команды до руководителей.

В чём разница между платформой для управления работой и платформой для управления проектами?

Возможно, вы уже слышали о программном обеспечении для управления проектами или даже пользовались им. Платформы для управления проектами отлично подходят для работы с отдельными проектами или специальными инициативами, а платформы для управления работой выводят эту концепцию на новый уровень. Это связано с тем, что программное обеспечение для управления проектами ориентировано на отдельные проекты или задачи, в то время как платформы для управления работой охватывают всю операционную сферу предприятия. Они объединяют стратегию, планирование и выполнение в одной платформе, связывая цели организации с работой, которая их поддерживает. 

Каковы преимущества платформы для управления работой?

Согласно нашему исследованию, 60% времени работника тратится на работу по организации работы — совещания по статусу, обновления по электронной почте, дублирующую работу и ручной ввод — вместо квалифицированной работы. 

С помощью платформы для управления работой можно оптимизировать время, которое ваша команда тратит на стратегические инициативы. Сокращая время, затрачиваемое на совещания по статусу и ручные обновления, платформы для управления работой повышают ясность, способствуют межфункциональному сотрудничеству и обеспечивают всестороннее представление о том, как вся работа способствует реализации инициатив компании на высоком уровне, чтобы вы могли быстрее их реализовать.

Как понять, нужна ли моей компании платформа для управления работой?

Платформа для управления работой может принести пользу любой организации с межфункциональной работой, распределёнными командами и сложными рабочими процессами и инициативами. В частности, платформа для управления работой может помочь вашему предприятию:

• Связывать индивидуальную работу с целями компании, повышая ясность и ответственность

• Получать в режиме реального времени рекомендации, основанные на данных, о том, как при необходимости корректировать курс и добиваться результатов

• автоматизировать рабочие процессы и повысить эффективность совместной работы, чтобы выполнять больше задач быстрее;

• Расширить имеющийся набор инструментов и объединить все межфункциональные команды, отделы и инструменты

• Сократить количество ручных задач с низкой ценностью и сосредоточиться на высокоэффективной работе