Советы по созданию документа и шаблона запроса на получение информации (RFI)

Запрос информации (RFI) — это идеальная отправная точка для поиска поставщика для вашего следующего проекта. Шаблоны RFI не только помогают организовать мысли, но и позволяют получить от поставщиков информацию, которая поможет найти лучших консультантов для вашего проекта.

В этом руководстве мы расскажем, что такое RFI, когда его следует использовать и какие действия необходимо предпринять для создания этого документа. Затем вы сможете использовать наш бесплатный шаблон запроса на получение информации, чтобы ускорить процесс.

Что такое запрос информации?

Запрос информации (RFI) — это документ, который менеджер проекта отправляет потенциальным поставщикам для сбора информации о доступных услугах и продуктах. Цель отправки RFI — получить предлагаемые подрядчиком решения для ваших бизнес-проектов. Таким образом, вам не нужно знать ответ на свою проблему, когда вы только начинаете. RFI может быть частью процесса выяснения того, как лучше всего решить вашу проблему.

RFI включает в себя:

• Сведения о проекте

• Критерии оценки

• Квалификационные требования

• Сведения о подаче заявки

• дедлайн ответа;

• Запрашиваемая информация

Ваша компания может настроить форму запроса информации, чтобы задавать поставщикам конкретные вопросы о целевой аудитории, прошлых проектах и характеристиках компании. Это полезно, потому что, задавая поставщику наиболее актуальные вопросы, вы поможете ему быстрее и эффективнее найти решение.

Запрашивая подробную информацию у поставщиков, команда сможете сократить количество ошибок в будущем. Вы можете использовать комбинацию ответов из документов RFI, RFP и RFQ, чтобы принять окончательное решение о выборе поставщика.

Запрос информации и запрос предложения

Основное различие между процессами запроса информации и запроса предложений заключается в том, когда вы их используете. Сначала следует отправить запрос информации, чтобы узнать, как потенциальные поставщики решат проблему проекта. 

Запрос конкурсных предложений (RFP) содержит справочную информацию, подробные сведения и бюджет проекта. Вы должны отправить этот тип шаблона потенциальным поставщикам и попросить их отправить предложение. Используйте запрос предложения, когда вам нужно узнать, какие конкретные шаги предпримет поставщик для завершения проекта. Это также способ, которым поставщики предлагают свою работу.

RFI и RFQ

Запрос информации собирает общие сведения о потенциальном поставщике. Запрос цен (RFQ) — это документ, который компании отправляют поставщикам для уточнения их цен. 

Как правило, сначала отправляется запрос информации, а затем запрос цен, но оба они используются для выбора поставщика, который лучше всего подходит для выполнения поставленной задачи. Запрос информации фокусируется на деталях проекта и общей картине, в то время как запрос ценового предложения в первую очередь касается стоимости услуг или товаров поставщика.

Когда следует использовать RFI?

Запрос информации следует использовать в качестве первого шага на этапе планирования проекта. 

Шаблон RFI особенно полезен, когда у вас есть проблема, которую нужно решить, но вы не знаете, с чего начать или как это сделать. Отправка описания проблемы поставщикам поможет вам найти подходящие решения. Рассмотрим следующие сценарии:

• Если вам нужно мнение о перепланировке вашего домашнего офиса, вы можете отправить RFI дизайнеру интерьера.

• Если вы хотите предотвратить затопление в подвале, вы можете отправить запрос на получение информации нескольким подрядчикам.

• Вы можете отправить шаблон RFI по электронной почте экспертам по SEO, если вам нужно найти лучшую стратегию для увеличения трафика вашего сайта.

Просмотрев заполненный документ RFI, вы сможете решить, какие подрядчики или поставщики вас интересуют. Затем можно использовать этот сокращённый список, чтобы узнать, кому отправить запрос предложения, чтобы получить ещё больше информации о том, как они будут выполнять проект.

Как создать запрос информации

После того как вы определили, что у вас есть проблема, которую нужно решить, или проект, требующий поддержки подрядчика, пришло время разослать документ RFI. Помните, что вам не обязательно иметь готовое решение. 

Ваши поставщики ответят, как они могут помочь вам в ваших начинаниях. Ниже приведены четыре шага по созданию документа RFI, который поможет вам найти подходящих подрядчиков для вашего следующего проекта.

1. Сформулируйте потребность

Прежде чем делать что-либо ещё, вам нужно будет заполнить заявление о потребностях в документе RFI. В этом разделе необходимо кратко описать проблему, которую вы пытаетесь решить, и критерии выбора поставщика. Предоставьте достаточно информации, чтобы поставщик мог понять проблему даже без предварительных знаний о вашей компании.

Хорошим примером может быть обращение к специалисту по маркетингу за помощью в разработке маркетингового плана для вашей марки одежды.  Вы отправите ему шаблон RFI, который включает в себя заявление о необходимости, объясняющее вашу потребность в повышении узнаваемости бренда и доходов вашей компании. Специалисты по маркетингу должны будут ответить в разделе «Запрашиваемая информация» и показать, как они могут решить проблему.

2. Добавьте информацию о своей компании

Предоставление дополнительной информации о вашей бизнес-модели поможет поставщику найти более эффективное решение вашей проблемы. Расскажите о своей отрасли, целевой аудитории и ценностях компании, чтобы помочь ему адаптировать свой ответ к вашим потребностям. Предоставление этой важной справочной информации также поможет поставщику лучше понять конкретные проблемы, которые вы пытаетесь решить.

3. Укажите важные сведения о проекте

Затем спросите себя, какую самую важную информацию необходимо включить в ответ на запрос. Обязательно укажите всё, что нужно поставщику для выполнения вашего проекта.

Вот некоторые факторы, которые следует учитывать при создании документа RFI:

• Цели проекта: предоставьте подробную информацию и цели проекта, чтобы у поставщиков было достаточно данных для решения вашей проблемы.

• Контактные данные: добавьте в документ свой адрес электронной почты или почтовый адрес, чтобы поставщики знали, куда отправить ответ.

• Дедлайн ответа: указав дедлайн и сроки ответа непосредственно в документе RFI, вы сможете убедиться, что все участники понимают, когда им нужно отправить свой документ вовремя, чтобы его рассмотрели.

• Критерии оценки: наличие четких требований к оценке позволит потенциальным подрядчикам узнать, соответствуют ли они минимальным требованиям для участия в вашем проекте. 

Указание всех деталей проекта поможет вам найти подрядчика, который сможет успешно его выполнить и решить ваши проблемы. Это также поможет подрядчикам адаптировать свои ответы к конкретным потребностям вашего проекта, что даст вам хорошее представление о том, насколько они вам подходят.

4. Добавьте раздел для ответа

Дайте респондентам возможность объяснить, как они будут выполнять проект. Это очень важно, потому что вам нужно оценить, насколько хорошим является потенциальное решение. Также попросите их объяснить, почему именно их команда лучше всего подходит для этой работы. Это даст вам аналитику о том, как устроена их команда, как они подходят к работе и какова их трудовая этика. Эти ответы помогут вам определить, с какими поставщиками стоит продолжить работу, отправив запрос предложения (RFP).

В частности, убедитесь, что в вашем документе RFI есть разделы для:

• Запрашиваемая информация: важно включить раздел, в котором поставщики должны ответить на все вопросы, касающиеся проекта.

• Квалификация: добавьте раздел, в котором поставщики могут указать свою квалификацию, чтобы вы могли принять взвешенное решение о том, с кем лучше всего работать.  

Шаблон запроса информации

Используйте наш шаблон запроса информации, приведённый ниже, чтобы найти поставщика, который поможет вам решить проблемы вашего проекта. При отправке запроса на получение информации обязательно укажите информацию о своей компании, цели, задачи, бизнес-требования, объём работ и раздел с запрашиваемой информацией. 

Как показано в нашем примере запроса информации ниже, оставьте раздел ответа поставщика пустым, чтобы у подрядчика было место для ответов на ваши вопросы.

От шаблона запроса информации к управлению поставщиками

Использование подробного шаблона запроса информации поможет вам найти лучшие решения для вашей компании. Документ запроса информации поможет вам создать короткий список потенциальных подрядчиков и заложить основу для ожиданий в отношении результатов проекта. 

Но запрос информации — это только начало. В следующем проекте попробуйте использовать Asana для отслеживания документов RFI, RFP и RFQ на каждом этапе.