Планирование способности

Ваша команда — это жизненная сила, лежащая в основе каждого успешного проекта. Вам нужно их время и опыт, чтобы двигаться вперёд, но иногда трудно предсказать, кто из них будет доступен. При наличии такого большого количества различных проектов и приоритетов вам нужен способ оценить пропускную способность вашей команды, убедиться, что вы устанавливаете реалистичные дедлайны проекта, и корректировать их при изменении потребностей и ресурсов проекта. 

Именно здесь на помощь приходит шаблон для планирования способности. 

Что такое шаблон для планирования способности? 

Шаблон планирования ресурсов — это руководство для многократного использования, которое помогает оценить способность вашей команды выполнять конкретный проект. В нём описаны все действия, которые необходимо предпринять, чтобы обеспечить достаточную доступность команды для своевременного выполнения задач по проекту. Благодаря шаблону вы будете знать, что не упускаете никакой ключевой информации, которая может привести к задержкам в проекте. Вы можете заранее убедиться, что у вас есть все необходимые ресурсы, а также составить план адаптации в случае изменения области проекта или доступности участников команды.

Создание шаблона планирования способности требует лишь небольших усилий на начальном этапе, но может сэкономить время и избавить от хлопот в будущем. В начале каждого нового проекта можно скопировать шаблон и указать в нём задачи, требуемые часы и доступность участников команды. Вместо того чтобы начинать с нуля для каждой новой инициативы, ваш шаблон описывает каждую деталь, которую необходимо учитывать при планировании и адаптации к изменениям. 

Преимущества цифрового шаблона для планирования способности

Планирование способности — это не разовая задача. Вам необходимо постоянно отслеживать способность своей команды на протяжении всего проекта, чтобы адаптироваться к меняющимся требованиям и обстоятельствам. Именно здесь на помощь приходит цифровой шаблон для планирования способности. 

Вместо того чтобы документировать требования к проекту и загруженность команды в статическом документе или шаблоне Microsoft Excel, цифровой шаблон позволяет вносить изменения в режиме реального времени. В результате вы можете адаптироваться к изменениям на лету, добавляя в проект дополнительных участников команды, корректируя область проекта или продлевая сроки его выполнения. 

С помощью цифрового шаблона для планирования способности вы сможете: 

• Сравнивать нынешние ресурсы с требуемыми.

• Обновлять требования к способностям, доступность команды и дедлайны в реальном времени.

• Визуализировать, как меняются ресурсы и загрузка команды с течением времени. 

• Легко делиться информацией о способности команды с заинтересованными сторонами и другими участниками команды.

• Планировать способность команды в том же месте, где выполняется работа, чтобы не переключаться между разными приложениями.

• Мгновенно определять, насколько загружена команда. 

• Автоматически рассчитывать общее количество часов для вашего проекта. 

Что должно быть в шаблоне планирования способности

В шаблоне планирования загрузки должно быть место для прогнозирования ожидаемых требований проекта, расчёта способности нынешней команды и сравнения нынешней способности с требуемой. Самый простой способ сделать это — разбить шаблон на два раздела: один для участников команды, а другой для задач по проекту. 

В разделе с задачами по проекту укажите все ожидаемые результаты, дедлайны и количество часов, необходимых для их достижения. Кроме того, можно создать нестандартные поля, чтобы указать, какая роль в проекте отвечает за какую задачу, например менеджер проекта, копирайтер или дизайнер. Позже вы сможете использовать эту информацию, чтобы назначать задачи участникам команды с учётом их навыков. 

В разделе участников команды перечислите всех, кто будет работать над вашим проектом. Включите столбцы, чтобы указать их доступные часы и требуемые часы. Чтобы было понятно, когда участники команды недогружены или перегружены, создайте нестандартные поля для указания статуса загрузки каждого сотрудника. 

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и в списке задач или электронной таблице, в виде «Список» отображаются все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации. 

• Даты начала. Иногда нужно не только отслеживать сроки выполнения задачи, но и знать, когда следует приступить к работе над ней. Даты и время начала дают вашей команде чёткое представление о том, сколько времени должно уйти на выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы устанавливать, отслеживать и управлять работой, согласовывать цели команды и не упускать из виду зависимости. 

• Добавление задачи в несколько проектов. Работа по своей природе межфункциональна. Команды должны иметь возможность эффективно работать в разных отделах. Но если у каждого отдела своя система хранения данных, работа останавливается и разобщается. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирование и повышает прозрачность работы между командами. но и помогает команде видеть задачи в контексте, отслеживать, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.

Рекомендуемые приложения

• Jira. Создавайте интерактивные, взаимосвязанные рабочие процессы, в которые вовлечены специалисты технических и коммерческих направлений, чтобы повышать прозрачность процесса разработки продуктов в реальном времени, не покидая Asana. Упростите совместную работу по проектам и передачу дел. Быстро создавайте задачи Jira в Asana, обеспечивая своевременность и согласованность действий производственной и технической команд. 

• Clockwise. С помощью интеграции Clockwise + Asana вы можете добавлять задачи Asana в виде интервалов времени в Google Календарь. Интеграция Clockwise + Asana позволяет вам указать длительность задачи, время её выполнения, а также может ли Clockwise переносить её автоматически. Добавляйте задачи в Календарь и выделяйте время на выполнение работы

• Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и поручения из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы �� важные дела не терялись в Slack. 

• Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

Как использовать шаблон планирования способности

Создать шаблон планирования способности — это просто. Вот что нужно сделать: 

1. Добавьте в шаблон все задачи по проекту. 

2. Оцените время, необходимое для выполнения каждой задачи. Чтобы сделать оценку максимально точной, подумайте, сколько времени ушло на выполнение аналогичных задач в прошлом. 

3. Назначьте участников команды, ответственных за каждую из задач. 

4. Попросите команду проверить свои графики, чтобы определить общее количество доступных часов. Чтобы рассчитать доступные часы, определите количество рабочих дней в течение вашего проекта. Затем вычтите время на совещания, административные задачи, общение, перерывы и другие проекты. 

5. Укажите доступные рабочие часы каждого участника команды и сравните их с часами, необходимыми для каждой задачи. 

6. По мере выполнения работы вносите необходимые коррективы, чтобы у вашей команды было достаточно доступных ресурсов для завершения инициативы. Это может включать снижение приоритета других проектов, корректировку области проекта, перенос сроков проекта или привлечение других участников команды для работы над вашим проектом. 

Часто задаваемые вопросы о планировании способности