Как давать эффективную обратную связь по проекту за 7 шагов

Если вы только начинаете давать обратную связь по проекту, это может показаться невероятно сложной задачей. Однако, как и любой навык, эффективная обратная связь со временем может быть улучшена и отточена. 

Обратная связь по проекту — это обсуждение результатов работы участника команды, которое должно привести к определению следующего шага на пути к его совершенствованию. Этот тип обратной связи обычно предоставляется менеджером проекта, который может быть или не быть непосредственным руководителем участников команды. Сосредоточившись на конкретных деталях проекта, а не на обратной связи на уровне карьеры, вы сможете укрепить доверие между собой и командой проекта. Правильно предоставленная обратная связь по проекту может сыграть важную роль в улучшении результатов и ускорении профессионального роста вашей команды.  

Ниже приведены семь шагов, которые помогут вам эффективно предоставлять обратную связь по проекту и настроить команду на успех. 

1. Выберите подходящее время

Время — ключевой фактор при предоставлении обратной связи по проекту. Чтобы сделать это правильно, спросите у членов команды, когда им удобнее получать обратную связь. Им нравится получать обратную связь сразу? Или же они предпочитают встречаться в конце недели, чтобы обсудить текущие проекты? 

Предоставляя обратную связь, представьте, что вы проводите мозговой штурм. Поощряйте свою команду предлагать идеи и делиться своими мыслями во время обратной связи. Своевременная и спланированная обратная связь по проекту может привести к появлению новых идей, которые будут способствовать его продвижению.  

Стремитесь к здоровому балансу между обратной связью в режиме реального времени и асинхронным общением или общением в автономном режиме. Может показаться, что обратная связь в формате личной встречи всегда лучше, но некоторые участники команды предпочитают сначала увидеть обратную связь в письменном виде, а затем обсудить её. Спросите у членов команды, что им удобнее, и как вы можете создать для них позитивную обратную связь. Это особенно актуально в эпоху удалённой работы, когда вы можете не видеть участников команды лично каждый день.

2. Используйте правильный тип обратной связи

Знание того, какой вид обратной связи использовать, — это уже полдела. Разные сценарии требуют разных типов обратной связи, и как руководитель команды вы должны понимать, какой тип наиболее подходит для ситуации. 

Не каждый тип обратной связи будет уместным или даже подходящим для вас. Если вы возглавляете команду проекта, но не управляете людьми, с которыми работаете, вам следует избегать более тяжелых типов обратной связи, таких как оценка эффективности. С другой стороны, если вы одновременно являетесь руководителем проекта и командой, вы можете сами решить, хотите ли вы объединить обратную связь по проекту, профессиональную обратную связь и обратную связь по производительности или разделить их на разные сеансы обратной связи. 

Шесть типов обратной связи

• Формальная обратная связь: этот тип обратной связи подходит для запланированных встреч, которые вы специально назначаете для обратной связи, например ежеквартальных обзоров. Обе стороны должны знать темы обсуждения и подготовить свои мысли и вопросы. 

• Неформальная обратная связь: она может варьироваться от похвалы за хорошо выполненную работу до быстрого редактирования проекта. Этот тип обратной связи сложнее, потому что он может быть спонтанным, поэтому учитывайте обстановку, прежде чем давать неформальную обратную связь. 

• Положительная обратная связь: она так же важна, как и конструктивная. Вы должны хвалить участников команды за отличную работу. Так вы напомните своей команде, чт�� замечаете как положительные, так и отрицательные моменты. 

• Поощрительная обратная связь: как и в случае с позитивной обратной связью, вы можете использовать поощрительную обратную связь, чтобы подбодрить участника команды. Кто-то из них работает над сложным проектом или кажется немного выгоревшим? Напомните ему о его ценности и о том, как вы его цените. Это будет иметь длительный эффект. 

• Обратная связь, направленная на будущее: она фокусируется на будущих решениях, а не на прошлых исправлениях. Этот тип обратной связи — скорее проактивный подход к улучшению на основе прошлых наблюдений. Например, если у участника команды проблемы с тайм-менеджментом, можно порекомендовать ему инструмент для организации Календаря, а не ругать за опоздание с проектом. 

• Конструктивная обратная связь: конструктивная критика — лучший способ помочь команде расти. Конструктивная критика включает в себя анализ проекта, выявление возможностей для улучшения и предоставление подробных рекомендаций по их реализации.

3. Будьте прямолинейны

Быть прямым не значит быть грубым. Скорее, это показывает, что вы заинтересованы в том, чтобы помочь членам вашей команды расти. 

Постарайтесь избегать «сэндвича» обратной связи. Это подход, при котором вы «зажаты» конструктивной критикой между похвалами. Вместо этого будьте прямолинейны в своих отзывах. Это поможет наладить здоровое сотрудничество в команде. Прямота не означает жестокую честность. Всегда приводите примеры и высказывайтесь от своего имени. Это поможет вам сосредоточиться на конкретных деталях и на том, как вы их восприняли, чтобы вы и ваш коллега могли сосредоточиться на поиске и реализации решений, основанных на обратной связи.

4. Давайте конкретные рекомендации по улучшению

Лучший вид обратной связи по проекту — это рекомендации, которые можно применить к будущим проектам. Рекомендации делают критику конструктивной, а не деструктивной.

Ключевым моментом в обратной связи по проекту является вопрос «почему». Представьте, что вы просматриваете электронное письмо, которое сотрудник собирается отправить, и рекомендуете изменить формулировку. В этом случае обязательно объясните, почему вы структурируете электронные письма определённым образом или почему избегаете определённых слов. 

5. Поощряйте обратную связь от подчинённых

Для членов команды сессия обратной связи должна заканчиваться полным пониманием того, как они могут улучшить свою работу. Поэтому, как менеджер проекта, вы всегда должны открывать площадку для вопросов после предоставления обратной связи. 

Также следует учитывать положительные отзывы об обязанностях менеджера проекта, таких как своевременность и ясность. Помните, что обратная связь работает в обе стороны, и вы всегда должны поощрять обратную связь от своей команды. Получая обратную связь от менеджера проекта, не бойтесь задавать следующие вопросы:

• Была ли моя обратная связь полезной?

• Могу ли я предоставить дополнительную информацию в будущем?

• Есть ли какой-то конкретный способ, которым вы предпочитаете получать обратную связь?

Регулярно общайтесь с командой, чтобы понять, как улучшить процесс обратной связи.

6. Подведите итоги

После официальных совещаний по обратной связи и оценки эффективности всегда следует подводить итоги.  Подведение итогов поможет и вам, и участнику команды лучше усвоить информацию. Пример такого письма: 

«Здравствуйте, ____!

Спасибо, что уделили время и поговорили со мной о своей работе. Вот краткий обзор основных выводов, которые мы обсудили: 

• Пункт А

• Пункт Б

• Пункт C

• Пункт Г

Если что-то из этого непонятно, дайте мне знать. И, как всегда, не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы или отзывы. 

Спасибо за вашу работу. 

Хорошего дня!» 

Подобное письмо подтверждает, что обе стороны находятся на одной волне и что все отзывы понятны. 

7. Поощряйте непрерывную обратную связь

Как только вы овладеете искусством давать эффективную обратную связь, она перестанет быть «обратной связью», а станет постоянным сотрудничеством между вами и вашей командой. 

Всякий раз, когда вы встречаетесь с отдельными участниками команды, задавайте вопросы о том, что у них на уме, или о том, были ли какие-либо проекты особенно сложными. Такие вопросы помогут вам понять, не перегружены ли участники команды работой и не нуждаются ли они в дополнительном обучении. Эти простые вопросы дадут вам отличную аналитику о счастье и продуктивности вашей команды. 

Следуя этим шагам, вы увидите, что обратная связь по проекту встроена в ваш повседневный процесс.

Эффективные и неэффективные стратегии обратной связи

Менеджеры проектов используют ряд методов и инициатив при предоставлении обратной связи своим командам.

Фреймворк «Делай, попробуй и подумай»

Фреймворк «Делай, попробуй и подумай» делит обратную связь по проекту на три категории, каждая из которых предназначена для получения различных ответов от участников команды проекта. 

• Обратная связь «Делайте»: этот тип обратной связи является обязательным и используется для проектов, которые имеют более значительные последствия для организации. Поэтому используйте обратную связь «делайте» экономно и только тогда, когда влияние проекта выходит за рамки вашей команды или имеет необратимые последствия. 

• Обратная связь «Попробуйте»: предполагает возможный следующий шаг для проекта, но оставляет принятие решения на усмотрение команды. Примеры включают изучение потенциальных недостатков проекта или углубление в исследования. Используйте эту стратегию, когда считаете, что результат хороший, но его можно улучшить или отшлифовать. 

• Обратная связь «Рассмотрите»: самая мощная из трех, обратная связь «Рассмотрите» просто просит вашу команду обдумать альтернативные способы мышления. Будет ли ваша команда прислушиваться к вашему предложению, зависит только от неё. 

Модель обратной связи McKinsey

Консалтинговая фирма McKinsey & Company разработала эту модель обратной связи, чтобы структурировать обратную связь по проекту и обеспечить её свободный поток в обоих направлениях. Модель McKinsey гласит, что обратная связь должна быть:

• Конкретной 

• Основанной на фактах

• Менее личный 

• Неопровержимой 

• К исполнению 

Используя вышеперечисленные атрибуты, структурируйте обратную связь следующим образом: 

«Когда вы сделали [X], я почувствовал(-а) [Y]. В будущем я бы порекомендовал вам сделать [Z]». 

Сочетая конкретное действие с полученным чувством и предлагаемой реакцией, вы можете включить все вышеперечисленные элементы. Хотя эта формулировка в основном применяется к разрешению конфликтов, вы можете адаптировать её к своим конкретным потребностям в обратной связи.

SMART-обратная связь

Возможно, вы уже слышали о SMART-целях, но знаете ли вы, что эти принципы можно применять и к обратной связи по проектам? Напомним, что аббревиатура SMART расшифровывается следующим образом: 

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримые 

• Achievable — достижимая 

• Realistic — реалистичная  

• Time-bound — ограниченная по времени

Все эти атрибуты относятся к конструктивной обратной связи, поскольку она должна быть специфичной для проекта, измеримой, достижимой, реалистичной и ограниченной по времени. 

В следующий раз, когда вы будете давать обратную связь по проекту, сначала проанализируйте аббревиатуру SMART, чтобы убедиться, что вы отметили все пункты. Если что-то не так, возможно, вам придется изменить стратегию обратной связи. 

Метод COIN

COIN расшифровывается как Context (контекст), Observation (наблюдение), Impact (воздействие) и Next steps (дальнейшие действия). Эта модель помогает структурировать обратную связь, чтобы она была менее конфронтационной и более конструктивной. Процесс состоит из 4 этапов: 

1. Контекст: этот этап позволяет задать обстановку и объяснить, почему происходит обсуждение. На этом этапе подчеркните конечную цель проекта, чтобы было понятно, почему обратная связь важна. 

2. Наблюдение: затем расскажите члену команды, что вы заметили в его работе. Это может быть как положительная обратная связь, так и конструктивная критика, но обязательно оставайтесь прямолинейными. 

3. Воздействие: на этом этапе вы более детально объясняете ценность обратной связи. Объясните, как ваши предложения помогут приблизить проект к заявленной цели. 

4. Дальнейшие действия: возможно, самый важный этап, «дальнейшие действия», должен наметить некоторые действенные способы улучшения для члена команды. Постарайтесь быть как можно более конкретными, например, предложите сотрудничество с другой командой или порекомендуйте попробовать новый инструмент. 

Преимущества обратной связи в управлении проектами

Обратная связь по проекту важна, потому что она ускоряет процессы, помогает участникам команды расти, приводит к более высоким результатам и может помочь укрепить доверие между командами. 

Регулярная обратная связь в повседневной работе гарантирует повышение производительности и более точные результаты. Читайте дальше, чтобы узнать о преимуществах цикла обратной связи для вашей команды. 

Экономия времени в долгосрочной перспективе

Если обратная связь по проекту включена в вашу повседневную работу, вам не придется беспокоиться о том, что проекты могут сбиться с пути из-за изменений. Включение обратной связи в жизненный цикл проекта поможет ограничить количество упущений и обеспечить бесперебойное выполнение рабочих процессов. Последовательно проверяя качество, вы избежите неудач из-за больших изменений.

Улучшение культуры команды

В основе хорошей обратной связи по проекту лежат общение и совместная работа. Если ваша команда регулярно обменивается обратной связью, вы заметите более сплочённую культуру внутри команды и рабочей среды. А какой бонус? Участники команды будут иметь аналитику по проектам друг друга, что поможет им генерировать новые идеи для своей индивидуальной работы. 

Создаёт лучший конечный продукт

Когда речь идёт о создании успешного продукта, чем больше умов, тем лучше. Обратная связь по проекту позволяет проводить больше мозговых штурмов и сотрудничать в процессе создания, что, в свою очередь, всегда приводит к сильному конечному результату.  

Стимулирует профессиональный рост

Положительная и конструктивная обратная связь может творить чудеса для младших членов команды, которые стремятся оттачивать свои навыки и достигать важных этапов в карьере. Правильно предоставленная обратная связь по проекту должна дать получателю более широкое представление о том, как выглядит успех в команде. Эти знания жизненно важны для стимулирования профессионального роста. 

Более чёткое общение

Как руководитель команды вы задаёте тон общению между её участниками. Если вы регулярно предоставляете чёткую и честную обратную связь, вы заметите, что это сказывается на повседневном общении вашей команды на рабочем месте. 

Общение — неотъемлемая часть культуры любой компании, поэтому крайне важно, чтобы вы моделировали четкое общение с помощью обратной связи. 

Повышение производительности с помощью обратной связи по проекту

Регулярная обратная связь — ключ к достижению высоких результатов. Обратная связь не только обеспечивает качество результатов, но и позволяет постоянно сотрудничать и делиться аналитикой. Внедрение обратной связи в жизненный цикл проекта будет творить чудеса в процессе и профессиональном росте вашей команды.

Внедрить цикл обратной связи в повседневную работу никогда не поздно. Если регулярная обратная связь по проектам — это новый шаг для вашей команды, инструмент для управления работой, такой как Asana, поможет вам создать план действий и реализовать стратегию обратной связи.