15 способов оценить эффективность работников (с шаблонами и примерами)

Измерение успеха — ключевой элемент эффективного руководства командой. В конце концов, вы не сможете улучшить ситуацию, пока не поймёте, какие навыки вам нужны. 

Аттестация работников — один из лучших способов определить, что работает, а что можно улучшить. Это также отличная возможность рассказать о том, как участник команды движется к целям организации и личным целям. 

Измерять успех можно по-разному: от экспертных оценок до самостоятельных проверок и различных промежуточных оценок эффективности. Чтобы вы могли выбрать подходящий стиль для своей команды, мы собрали 15 шаблонов для эффективной оценки результатов работы.

Что такое аттестация?

Аттестация работника — это оценка, в ходе которой руководители, коллеги или другие заинтересованные стороны оценивают эффективность работы участника команды с течением времени. Хотя процесс аттестации отличается в зависимости от оцениваемого периода и от того, кто проводит аттестацию, есть несколько ключевых элементов, необходимых для её успешного проведения. 

Процесс аттестации должен включать следующее:

• Сильные стороны работника: всегда включайте обратную связь и похвалу в отношении сильных сторон участника команды, таких как эффективное решение проблем и навыки общения. Это позволяет получить аналитику о том, что работник делает хорошо.

• Слабые стороны работника: также полезно обсудить любые слабые стороны или области возможностей для участника команды. К ним могут относиться способность работать в команде или умение более эффективно делиться идеями. Это возможность для участника команды получить аналитику о том, где у него есть возможности для улучшения.  

• Система оценки: чтобы определить области для улучшения, ваша оценка эффективности должна включать рейтинговую шкалу для оценки уровня квалификации каждого работника в заранее установленных категориях. Типичный пример — оценка работников по таким стандартам, как: постоянно превосходит ожидания, часто превосходит ожидания, постоянно соответствует ожиданиям или нуждается в развитии. Вы можете использовать эти рейтинги для оценки работника по различным категориям, таким как стратегическое мышление, навыки общения и командная работа.

• Период оценки: в процессе оценки эффективности вы будете измерять эффективность работника за определенный период. В каждой организации это делается по-своему, но обычно это год, полгода или квартал. 

• Постановка целей: чёткие SMART-цели дают работникам представление о том, что они могут улучшить и на чём им следует сосредоточиться в будущем. SMART означает конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени цели. Это помогает чётко определить ожидания в отношении производительности ваших работников. 

Каждая оценка эффективности будет включать вышеперечисленные элементы, но есть и другие аспекты, которые следует учитывать, например индивидуальные навыки, которые не так просто измерить. К таким навыкам относятся умение проводить мозговой штурм в команде или поддерживать участников команды на благо организации.

Шаблоны для оценки эффективности, ориентированные на время

Давайте рассмотрим первый тип шаблонов для оценки эффективности работников: периоды оценки, ориентированные на время.

1. Ежегодная оценка эффективности

Периодичность: один раз в год. 

Ежегодная аттестация измеряет достижения участника команды за год. Общая эффективность может быть сосредоточена на ключевых компетенциях, а также на индивидуальных целях, связанных с управлением эффективностью. 

Ежегодная аттестация — отличный способ проанализировать результаты работы за год. Обязательно запишите результаты оценки в общем пространстве. Документирование работы в центральном источнике достоверной информации позволяет вам и вашему работнику проанализировать, что было сделано в течение года. Это создает прозрачность в отношении ожиданий и важных этапов. 

2. Полугодовой анализ эффективности

Периодичность: два раза в год. 

Полугодовой отчёт об эффективности позволяет оценивать достижения участников команды каждые полгода. Это отличный вариант для команд, которые хотят обеспечить прозрачность в отношении производительности.

Это связано с тем, что возможность оценивать свою эффективность каждые шесть месяцев позволяет сотрудникам корректировать свои действия. С другой стороны, положительные результаты также дают участникам команды представление о том, в чём они преуспевают. 

3. Ежеквартальная аттестация

Периодичность: четыре раза в год. 

Ежеквартальная аттестация — это ещё один шаг к прозрачности коммуникации. Ежеквартальная оценка эффективности позволяет оценивать результаты участника команды четыре раза в год и дает ему больше возможностей превратить слабые стороны в сильные. 

Как и в случае с другими стилями оценки, важно уделять столько же времени и энергии позитивным моментам, сколько и конструктивной обратной связи. И то, и другое способствует хорошей работе.

4. Ежегодная оценка эффективности

Периодичность: один раз в год. 

Аттестация в конце года позволяет оценить эффективность работы сотрудника в сравнении с финансовыми показателями компании. Этот анализ обычно планируется вместе с оценкой долгосрочных целей компании и часто используется для операционных и маркетинговых команд. Это связано с тем, что их работа тесно связана с целями по финансовому доходу. 

Хотя каждая компания начинает и заканчивает свой финансовый год в разное время, обычно итоговая аттестация проводится в конце календарного года.

5. Анализ эффективности 30-60-90

Периодичность: один раз в месяц в течение первых трёх месяцев работы.

Аттестация по методу 30-60-90 позволяет оценить эффективность нового участника команды. Этот метод часто используется в сочетании с планом на 30, 60 и 90 дней и позволяет оценить, насколько новый участник команды соответствует ожиданиям по итогам первого, второго и третьего месяцев работы. 

Этот метод — отличный способ дать новым членам команды представление о том, насколько они соответствуют ожиданиям. Она также обеспечивает прозрачность в тех областях, где им следует сосредоточить больше энергии и времени на совершенствовании навыков. Адаптация работников — непростой процесс, и участникам вашей команды, возможно, придется скорректировать свои ожидания, направления деятельности и приоритеты по мере того, как они будут больше узнавать о своей роли. Без проведения оценки по методу 30–60–90 новый работник может не получить оценку эффективности в течение первых 6+ месяцев работы в компании, поэтому у него будет очень мало понимания того, как он работает. 

Одна из самых ценных вещей, которые вы как руководитель можете сделать для новых членов команды, — это провести несколько сессий обратной связи, чтобы показать, что вы вовлечены, заинтересованы и инвестируете в их рост.

Шаблоны для оценки эффективности работы команды

Как руководитель, вы обладаете уникальным пониманием того, как сотрудник выполняет свою роль. Но вы не всегда можете видеть всё, что они делают. Шаблоны для оценки эффективности работников, ориентированные на цели команды, — это отличный способ собрать обратную связь от других участников команды. Используйте их в сочетании с более традиционными отзывами руководителей, чтобы получить целостное представление о результатах работы работника. 

6. Самооценка

Периодичность: ежегодно, раз в полгода или ежеквартально. 

Самооценка — это когда участник команды оценивает свою собственную эффективность. Это дает вам лучшее представление о том, как каждый участник команды оценивает свои навыки. Важно понимать, что самооценка не используется для того, чтобы избавить вас от работы. У неё есть свои преимущества, например, она даёт возможность участнику команды высказать свою точку зрения. 

Затем вы предоставляете работнику обратную связь по результатам самооценки, используя физическую или цифровую форму. Это создает баланс между точками зрения руководителя и работника, чтобы обеспечить их согласованность. Это делается во время личной встречи, на которой вы оба обсуждаете свои мнения, чтобы провести целостную оценку эффективности. 

7. Экспертная оценка

Периодичность: ежегодно или раз в два года.

Часто ежегодные или полугодовые аттестации также включают в себя экспертную оценку. Это дает коллегам возможность ответить на вопросы и оценить своих коллег, чаще всего в письменной форме. Чтобы использовать эту обратную связь, соберите отзывы коллег, свои отзывы и любые отзывы о самоанализе в течение годового или полугодового периода. 

Основная ценность экспертной оценки заключается в том, что она даёт участникам команды возможность увидеть свою ценность и области возможностей с других точек зрения. В зависимости от размера команды и ваших отношений с её участниками, вы можете не иметь аналитики обо всём, что делает каждый из них. Экспертная оценка — это возможность для участников команды поделиться с вами этой точкой зрения, чтобы вы получили более целостное представление о производительности работника.

8. Анализ эффективности команды

Периодичность: один раз в год. 

Аттестация команды — это процесс, в ходе которого группа людей оценивает результативность команды в целом. Выслушав мнения разных людей, вы сможете понять потребности группы, а также определить, где кроются возможности для роста. Этот тип оценки наиболее ценен для руководителей. 

Для этого можно попросить каждого участника команды заполнить анкету самооценки и ответить на вопросы о команде и её целях. Например, можно задать следующие вопросы:

• Насколько хорошо команда работала вместе как группа?

• Приведите один пример хорошей командной работы за последний период. 

• Назовите один пример, когда команда работала менее эффективно за последний период.

• Насколько комфортно вам высказывать обратную связь коллегам? А как насчёт вашего руководителя? 

• Какие улучшения можно внести, чтобы повысить эффективность совместной работы в команде?

Шаблоны для оценки эффективности

Если ни один из приведённых выше шаблонов не подходит, рассмотрите общие шаблоны оценки эффективности работников, которые работают для большинства ситуаций и команд. 

9. Простая оценка эффективности

Периодичность: ежегодно, раз в полгода или ежеквартально. 

Простая оценка эффективности фокусируется на формулировках, а не на цифрах. Это связано с тем, что крайне важно дать участникам команды контекст о том, как они справляются. Рейтинг без контекста может сбить участников команды с толку и помешать их росту. 

Простая оценка эффективности помогает максимально чётко определить ожидания, не сбивая работника с толку. В целом, это лучший стиль, когда вы ищете простой, но эффективный способ общения о производительности.  

Сосредоточьтесь на целях и используйте примеры для подтверждения данных. Без этого команде может быть сложно понять, как именно они могут улучшить свою работу и соответствовать ожиданиям.

10. Анализ постановки целей

Периодичность: ежегодно или раз в два года. 

Аттестация с постановкой целей фокусируется на ожидаемых результатах участника команды. Эти цели могут быть сосредоточены на профессиональных целях работника и их соответствии долгосрочной стратегии компании. Например, ваша цель как руководителя команды на следующий квартал может заключаться в оптимизации межфункциональной коммуникации. Это согласуется с целью компании по созданию большей прозрачности во всех отделах.

Аттестации с постановкой целей должны соответствовать SMART, чтобы цели были достаточно конкретными и измеримыми для оценки. SMART расшифровывается как specific (конкретные), measurable (измеримые), achievable (достижимые), realistic (реалистичные) и time-bound (ограниченные по времени). 

11. Круговая оценка эффективности

Периодичность: один раз в год. 

В рамках оценки по методу 360 градусов эффективность работника оценивается с точки зрения всех соответствующих участников команды. Сюда входит обратная связь от самого сотрудника, коллег, руководителя и, а также обратная связь работника о руководителе, если применимо. 

Этот тип оценки особенно полезен для руководителей, которым нужна обратная связь от их непосредственных подчинённых. Используйте этот шаблон, если вам нужна аналитика от людей, с которыми вы тесно работаете, независимо от того, как их роль соотносится с вашей.

12. Анализ профессионального развития

Периодичность: ежегодно или раз в два года.

Аттестация профессионального развития измеряет личные цели участника команды. Это важно, когда вы хотите оценить карьерную траекторию участника команды. Это гарантирует, что сотрудник соответствует требованиям своей должности и развивает личные цели, например, навыки руководства. 

Объединив рабочие и личные цели, работник может лучше понять, как его роль способствует развитию карьеры. Например, представьте, что ваш работник поделился тем, что в конечном итоге хочет вырасти до руководящей должности. Частью его плана профессионального развития является определение областей, в которых он может участвовать в более стратегической роли. Во время обсуждения профессионального развития можно проанализировать конкретные шаги, которые сотрудник предпринял для достижения этой цели, и наметить дальнейшие действия.

13. Обзор улучшения показателей

Частота проведения: только в случае неудовлетворительной работы работника.  

Прежде чем использовать анализ повышения эффективности, убедитесь, что у вас есть план улучшения. Важно заранее сообщить ожидаемые цели, чтобы у человека была возможность оправдать ожидания. Как только цели станут ясны, можно использовать обзор повышения эффективности для измерения успеха участника команды в сравнении с ранее определенными ожиданиями.

Анализ улучшений измеряет успех участника команды на основе ранее установленного плана повышения эффективности. Используйте план улучшения, чтобы чётко определить ожидания в отношении того, как работник может работать для достижения этих целей. Внедрите план повышения эффективности, если сотрудник не справляется с должностными обязанностями. 

14. Обсуждение зарплаты

Периодичность: один раз в год. 

Проверка компенсации — это оценка эффективности участника команды для определения целесообразности повышения зарплаты. Этот тип анализа не гарантирует повышения, но может помочь создать прозрачность в отношении ожиданий, связанных с ежегодным повышением зарплаты.

Чтобы сделать это эффективно, обязательно приведите примеры работы, в которых работник вышел за рамки своего должностного описания. Это обеспечит прозрачность в отношении эффективности и траектории продвижения по службе. 

15. Анализ обратной связи о превосходной работе

Частота проведения: только когда работник преуспевает в своей роли.  

На противоположном конце спектра используйте отличный отзыв, чтобы измерить и детализировать успехи человека. Этот шаблон дает работнику дополнительную информацию о том, как его отличная работа положительно повлияла на команду или компанию. Именно поэтому его обычно используют вместе с проверкой компенсации.

Признание результатов работы поможет поднять моральный дух работника и даст вам обоим возможность задуматься о том, что прошло хорошо.

Пример аттестации

Теперь, когда вы ознакомились с 15 самыми популярными шаблонами аттестации работников, пришло время создать свой собственный. Мы создали пример аттестации, чтобы вы могли представить, как может выглядеть общий шаблон. 

Имя работника: Даниэла Варгас

Период аттестации: 4-й квартал

Дата аттестации: 1 января

Рейтинг работника: часто превосходит ожидания

Сильные стороны: у Даниэлы был отличный квартал. Она преуспела в командной работе, помогая участникам команды проводить мозговые штурмы, чтобы уложиться в дедлайны. Очевидно, что Даниэла действительно заботится о своей работе и коллегах по команде и воплощает основные ценности Apollo Enterprises. 

Возможности: хотя Даниэла преуспела в совместной работе, я считаю, что она могла бы улучшить своё интеллектуальное руководство. У Даниэлы есть возможность приобрести новые навыки, посещая семинары и следя за новостями отрасли, чтобы затем делиться ими с командой. 

Цели: 

• Осваивать по одному новому отраслевому навыку в месяц в течение первого квартала. 

• Провести два совещания команды, чтобы поделиться передовым опытом, до конца 2 квартала.

Вы можете использовать этот пример в качестве отправной точки для собственного эффективного процесса оценки результатов работы, но не забудьте внести в него индивидуальный подход к своей команде. 

Как подготовиться к оценке эффективности

Аттестация — это двусторонняя беседа между работником и его руководителем для обсуждения его сильных сторон, качества работы и будущих целей. Подготовка к оценке эффективности, независимо от того, являетесь ли вы специалистом по кадрам, руководителем или работником, создает процесс оценки, который помогает справедливо оценивать и документировать прогресс и вовлеченность работников.

Для руководителей:

• Тщательно проанализируйте прошлые результаты работника. Рассмотрите возможность использования шаблона ежегодной аттестации для оценки развития работника и любых областей, требующих улучшения.

• Поставьте чёткие и достижимые долгосрочные и краткосрочные цели на следующий цикл оценки эффективности. Они должны соответствовать целям компании и способствовать как прогрессу работников, так и росту организации.

• Проведите открытый диалог, чтобы повысить вовлеченность работников. Приведите наглядные примеры прошлых результатов и предоставьте конструктивную обратную связь, чтобы направить беседу в нужное русло.

Для работников:

• Проанализируйте свою работу. Определите сильные стороны и области для роста. Используйте форму самооценки работника, чтобы систематизировать свои мысли и достижения.

• Подумайте о своих карьерных целях. Установите ключевые показатели эффективности (КПЭ), которые поддерживают эти цели, и подготовьтесь обсудить их со своим руководителем.

• Подготовьте конкретные примеры своей работы для обсуждения, включая достижения, проблемы и поддержку, необходимую вам для повышения рейтинга производительности и роста.

Последующая оценка эффективности работника

И руководители, и работники должны активно участвовать в последующих действиях после оценки эффективности. Это гарантирует эффективную реализацию обратной связи и планов действий, закладывая основу для профессионального развития. Именно здесь планы развития работников и планы повышения эффективности превращают аналитику оценки в действенные стратегии роста.

План развития работника

План развития работника представляет собой дорожную карту для его профессионального роста и повышения квалификации. Вот несколько деталей, которые следует включить:

• Определите конкретные цели на основе аналитики, чтобы направлять прогресс работника.

• Определите основные навыки и компетенции для карьерного роста.

• Установите чёткие важные этапы, показатели и сроки для достижения целей профессионального роста.

• Поддерживайте постоянную связь и вносите необходимые коррективы в план развития по мере необходимости.

План повышения эффективности работника

Если в форме оценки эффективности выявлены области для улучшения, в плане повышения эффективности работника указываются эти области и излагаются конкретные, измеримые цели для повышения эффективности.

• Чтобы обеспечить ответственность, установите реалистичные показатели и сроки для достижения каждой цели.

• Проводите регулярные проверки прогресса работников, чтобы отслеживать достижения и решать проблемы.

• Оказывайте постоянную поддержку и при необходимости корректируйте план, чтобы обеспечить успех работника.

Как предоставлять конструктивную обратную связь

Прежде чем углубиться в структуру и стиль различных аттестаций, необходимо понять, как эффективно высказывать конструктивную критику. Конструктивная критика — это адекватная обратная связь, подкрепляемая конкретными примерами. Это дает команде контекст, необходимый для понимания того, почему они получили именно такую обратную связь.

Чтобы дать эффективную и подробную обратную связь, обязательно сделайте следующее. 

Уведомите работника перед встречей

Если у вас нет большого опыта в предоставлении обратной связи, может возникнуть соблазн начать сеанс обратной связи и как можно скорее покончить с этим. Но на самом деле всё наоборот. Чем больше времени вы дадите участнику команды на подготовку к обратной связи, тем более ценной будет сессия. Это связано с тем, что участники команды, уведомленные заранее, могут настроиться на открытое получение обратной связи, не становясь при этом пассивными или занимая оборонительную позицию. 

Обязательно сообщите работнику о предстоящей беседе, прежде чем приступить к ней. По возможности расскажите работнику, о чём пойдёт речь. Например, можно сказать: «На следующей неделе мы будем проводить ежеквартальную оценку эффективности. Я бы хотел, чтобы вы рассказали о трёх своих самых больших достижениях за последний квартал и о трёх вещах, на которых вы хотите сосредоточиться в следующем квартале. Затем я поделюсь тем же. Вместе мы определим дальнейшие шаги и основные направления, на которых вам следует сосредоточиться в ближайшие месяцы». Это даст ему время подготовиться к встрече и подготовить любые соответствующие вопросы со своей стороны.

Общайтесь наедине

Конструктивная обратная связь легко может превратиться в негативный опыт, если вы делитесь ею в группе. Независимо от типа или стиля оценки эффективности, обязательно предоставляйте обратную связь в частном порядке. Так работник не будет чувствовать себя мишенью в группе. 

Если вы используете стиль оценки, который включает обратную связь от нескольких человек (например, оценку коллег), то ваша обязанность как руководителя команды — собрать эту обратную связь и представить её участнику команды в частном порядке. Обратная связь, предоставленная наедине, даёт возможность обработать её в удобное для сотрудника время.

Предоставляйте обратную связь, которую можно использовать

Чтобы обратная связь была конструктивной, всегда сопровождайте её аналитикой, основанной на данных, и указаниями по дальнейшим действиям. Это создает прозрачность в отношении того, почему работник получил конкретную оценку своей работы. Предоставляйте конкретную обратную связь с подробной информацией о том, что работает хорошо, что можно улучшить и как этого добиться.

Например, представьте, что сотрудник пропустил несколько критических дедлайнов. Вы хотите поделиться с ним этим мнением, чтобы он мог уделить приоритетное внимание соблюдению дат сдачи в ближайшие месяцы. В этом примере будет гораздо полезнее, если вы укажете конкретные даты сдачи, которые он пропустил. Так вы и ваша команда сможете ссылаться на конкретные примеры, выяснить, что пошло не так, и придумать конкретные дела и процессы, которые можно будет реализовать в будущем.

Вы можете упростить эти беседы, используя шаблон обзора производительности, чтобы систематизировать свои заметки и обеспечить согласованность обратной связи при каждом обзоре.

Документируйте обратную связь в письменном виде

Обязательно документируйте конструктивную обратную связь в письменной форме. Это можно сделать в системе обратной связи или в таком инструменте, как Asana. Так вы и работник сможете проанализировать прошлые результаты и оценить цели.

Это касается как положительной, так и конструктивной обратной связи. Зачастую мы упускаем из виду документирование положительной обратной связи, поскольку она, ну, положительная. Но отслеживание основных побед участников команды — отличный способ повысить моральный дух команды, одновременно снижая синдром самозванца и выгорание.

Улучшение взаимодействия с помощью шаблонов для оценки эффективности

Аттестация — отличный способ измерить эффективность участника команды. Она обеспечивает прозрачность ожиданий и даёт возможность честно общаться с командой. 

Максимальная прозрачность процесса — лучший способ стимулировать честную обратную связь и желание повышать эффективность. В основе эффективного процесса оценки лежит общение. 

Asana может помочь вам в этом, начиная с предоставления обратной связи с учётом контекста и заканчивая оптимизацией совместной работы. Улучшайте коммуникацию не только во время аттестации, но и каждый день с помощью программного обеспечения Asana для коммуникации в команде.