Шаблон оценки эффективности с примерами и советами

Оценка эффективности может вызвать воспоминания о том, как вы сами были на месте нового сотрудника. Ожидание перед каждой индивидуальной встречей, скорее всего, было стрессовым, если вы не знали, как будет выглядеть формат или о чем вы будете говорить. Но теперь, когда вы сами стали руководителем, вы можете взглянуть на вещи с другой точки зрения и создать более позитивный опыт. 

Оценка эффективности — ценный инструмент, помогающий структурировать процесс обратной связи и внести в него ясность. Это также отличный способ переориентировать процесс оценки на будущие цели, а не на прошлые ошибки. Из этой статьи вы узнаете, как создать шаблон оценки эффективности, который можно объединить с программным обеспечением для постановки целей, чтобы поддерживать команду по мере её роста.

Что такое оценка эффективности?

Оценка эффективности — это формальный процесс проверки, используемый для оценки участников команды на основе их прошлой работы и предоставления обратной связи для будущего успеха. Иногда их называют аттестацией. Оценка эффективности обычно проводится ежеквартально, раз в полгода или ежегодно. 

Во время оценки эффективности вы будете рассматривать общую производительность каждого участника команды и анализировать компетенции, которые он стремится освоить. Вы и ваш работник рассмотрите конкретные примеры того, что он сделал хорошо, и области, в которых есть возможности для улучшения. Некоторые компании используют виртуальное программное обеспечение для оценки эффективности, но вы также можете пройти этот процесс, не используя специальный инструмент управления персоналом.

Оценка эффективности как самооценка

Аттестация — это возможность для роста. Это возможность обсудить вклад каждого участника команды и то, как он может развиваться в своей роли. 

Часто шаблоны оценки эффективности включают компонент самооценки. Это дает участнику команды возможность управлять своей карьерой, делясь своими успехами и будущими целями. Затем вы можете начать беседу по оценке эффективности, попросив сотрудника рассказать, что, по его мнению, у него получается хорошо и в каких областях ему нужно улучшиться. Это может сделать оценку менее тщательной и более похожей на диалог.

Как составить оценку эффективности?

Шаблон оценки эффективности поможет вам подготовиться к процессу оценки, предоставив стандартизированный формат, которому нужно следовать. Хотя вам следует адаптировать этот шаблон к целям вашей команды, убедитесь, что участники команды видят его заранее, чтобы они знали, о чём будет беседа. Это позволит им подготовиться и настроиться на диалог о дальнейших действиях. Ознакомьтесь с нашим шаблоном оценки эффективности работников, чтобы получить фреймворк, который поможет вести честные и продуктивные обсуждения.

1. Определите ключевые компетенции

Хотя вы хотите, чтобы ваш шаблон оценки эффективности соответствовал потребностям членов вашей команды, также важно стандартизировать его, чтобы обеспечить справедливую оценку по всем направлениям. Это означает, что нужно учитывать, какие компетенции наиболее актуальны для всего отдела. 

Основные компетенции, которые можно использовать для оценки эффективности в различных ролях команды, включают:

• Знание профессиональных навыков

• Качество/количество работы

• Навыки обслуживания клиентов

• Посещаемость

• Инициативность

• Инклюзивность

Помимо этих категорий, в форму оценки можно включить область для постановки конкретных целей и дальнейшего обсуждения. Это позволит вам более личностно подойти к каждому участнику команды, когда вы будете встречаться с ним индивидуально. 

Совет: чтобы сделать оценку эффективности более подробной, можно добавить подкомпетенции под каждой категорией. Например, в разделе «качество/количество работы» можно добавить такие пункты, как: ищет способы повышения качества; выполняет весь спектр обязанностей; достигает целей; соблюдает дедлайны. 

2. Выберите шкалу оценок

Выбрав компетенции для шаблона оценки эффективности, определите, как вы будете оценивать участников своей команды. Шкала оценок имеет два основных преимущества:

1. Обеспечивает общий язык для обсуждения успехов и сильных сторон в сравнении с областями возможностей.

2. Позволяет оглянуться назад и увидеть карьерный рост членов команды.

Однако по возможности избегайте числовой шкалы. Так команда будет меньше концентрироваться на своей «оценке» и больше на своих компетенциях. Главное, чтобы шкала оценок была понятна всем.

Пример шкалы оценок:

• Превосходит ожидания

• Часто превосходят ожидания

• Соответствуют ожиданиям

• Нуждается в развитии

Убедитесь, что ваша команда понимает, что означает рейтинговая шкала. Например, два человека могут по-разному понимать, что значит «постоянно соответствует ожиданиям», поэтому, чтобы оценочная беседа была здоровой и продуктивной, необходимо, чтобы все участники были на одной волне.

3. Установите цикл оценки

Определив цикл аттестации, вы и ваша команда будете знать, сколько времени у вас есть на подготовку между сессиями. Обычно циклы оценки проводятся ежеквартально, раз в полгода и ежегодно, и ваша компания может заранее их определить. Но если у вас есть выбор, вы можете выбрать его в зависимости от характера вашего рабочего места. Например, если в вашей компании принята культура невмешательства, можно проводить ежемесячные оценки эффективности, чтобы члены команды получали частую обратную связь. Если же в вашей компании принято активно сотрудничать, команде могут не понадобиться частые проверки.  

Некоторые периоды оценки лучше подходят для краткосрочных целей, в то время как другие ориентированы на долгосрочные цели. Например, ежеквартальные аттестации дают участникам команды достаточно времени между оценками, чтобы учесть предыдущие отзывы и поработать над поставленными целями. После того, как вы определились с циклом оценки, важно придерживаться его, чтобы все знали, чего ожидать в будущем. 

Совет: вы также можете использовать время между циклами оценки, чтобы наблюдать за работой в действии и предлагать возможности для профессионального развития. Помогая участникам команды достигать целей, вы приносите пользу всей команде.

4. Подготовьте список вопросов

Теперь, когда вы определились с основами шаблона оценки эффективности, можно подготовиться к индивидуальным встречам с участниками команды. На этих встречах вам понадобится список вопросов, которые помогут продвинуть беседу. Вот некоторые из них:

• Чем вы гордитесь в этом квартале?

• Какие цели вы достигли? Какие цели не удалось достичь?

• На каких двух или трёх вещах вы можете сосредоточиться в следующем квартале, чтобы профессионально вырасти?

Чтобы снизить давление на собрании по оценке, стандартизируйте эти вопросы для всех членов команды.

Совет. Выбирайте вопросы, которые заставляют участников команды задуматься о прогрессе и целях. Хотя система оценки полезна для долгосрочных сравнений, беседа — это возможность для участников команды озвучить проблемы и похвалить себя за достижения.

5. Заранее поделитесь воп��осами

Лучшее, что вы можете сделать, чтобы подготовить команду к совещанию по оценке эффективности, — заранее сообщить о нём и о том, чего ожидать. Если вы заранее поделитесь подготовленными вопросами, у каждого будет время подумать и обдумать их. Это снизит нервозность и сделает беседу более конструктивной и ориентированной на сотрудничество.

Вы также можете поделиться с ними форматом оценки, чтобы они могли получить представление о том, как будет проходить беседа. Например, вы ожидаете, что они начнут разговор первыми, или вы будете вести?

Совет: помимо того, что вы делитесь вопросами с членами команды, вы можете дать им понять, чего ожидать, спросив их о достижениях в промежутке между циклами оценки.

6. Проведите беседу

Выделите время вне ваших традиционных совещаний для проведения оценки эффективности. Запланируйте индивидуальную встречу с каждым участником команды на 30–45 минут. По возможности предупреждайте участников команды за неделю, чтобы они могли подготовиться.

Совет. Не забывайте спрашивать мнение участников команды во время беседы. Помимо стандартных вопросов о прошлых результатах и будущих целях, попросите их высказать мнение о вашем стиле управления или культуре компании. Можно также спросить, на какую должность они рассчитывают в долгосрочной перспективе.

7. Создайте фреймворк для постановки целей

Вопросы, которые вы задаёте команде во время аттестации, должны перетекать в обсуждение целей. Если вы завершите процесс оценки результатов постановкой цели, у команды будет чёткое представление о том, над чем нужно работать в период между аттестациями. Два варианта постановки целей включают SMART-цели и OKR:

SMART-цели:

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримыми

• Achievable — достижимая

• Realistic — реалистичная

• Ограниченные по времени

OKR:

Цель 1

• Ключевой результат 1

• Ключевой результат 2

• Ключевой результат 3

Предоставив команде фреймворк, позвольте ей самой определять цели, а вам останется лишь оказывать содействие. 

Совет: когда вы отходите на второй план в процессе постановки целей, ваша команда будет чувствовать больший контроль над своим будущим ростом. Это также может сделать оценки более приятными, потому что они становятся менее бюрократическими. 

8. Будьте открыты для обратной связи

Всегда спрашивайте у команды, насколько хорошо вы справляетесь с ролью руководителя, чтобы и дальше соответствовать их потребностям. Иногда участники команды не чувствуют себя комфортно, предоставляя честную обратную связь на индивидуальной встрече. Поэтому, если вам нужны искренние ответы, попробуйте попросить обратную связь анонимно. Вы можете:

• Отправить анонимный опрос

• Установить физический или виртуальный ящик для комментариев 

• Провести собрание команды по обратной связи

Подчеркните, что вы открыты для любой обратной связи от членов вашей команды, будь то положительная или конструктивная. Используйте их отзывы, чтобы стать лучшим руководителем и улучшить свои будущие оценки эффективности. 

Совет: если вам сложно придумать, как получить обратную связь от команды, спросите у коллег, какие методы используют они. У других руководителей могут быть свои стратегии и идеи для шаблонов оценки. Если вы видите, что в разных отделах используются похожие формы, позаимствуйте идеи для своей формы оценки эффективности.

Шаблон и пример оценки эффективности

Ниже приведен пример заполненного шаблона оценки эффективности. Вы можете предложить этот шаблон участникам команды в качестве инструмента для самооценки, что должно послужить поводом для конструктивного обсуждения их прогресса и будущих целей. 

Вы можете загрузить пустую версию этого шаблона оценки эффективности ниже, чтобы настроить его для своей компании и отдела.

Вы можете загрузить пустую версию этого шаблона оценки эффективности ниже, чтобы настроить его для своей компании и отдела.

Типы шаблонов оценки эффективности работников

Процесс проведения аттестации работников имеет решающее значение как для роста работников, так и для постоянного совершенствования вашей организации. Используя различные шаблоны оценки эффективности работников, вы можете обеспечить всесторонний и практичный характер этих оценок.

Ниже мы рассмотрим различные типы оценки эффективности работников, которые помогают отделам кадров предоставлять конструктивную обратную связь, повышать производительность команды и вовлеченность работников.

Простой шаблон аттестации

Простая оценка эффективности — важный инструмент для любого специалиста по управлению персоналом или руководителя команды. Он предназначен для упрощения процесса оценки за счет сосредоточения внимания на ключевых показателях эффективности (КПЭ) и основных компетенциях.

Этот шаблон удобен для плановых оценок и является отличной отправной точкой для новичков в оценке эффективности. Он упрощает процесс оценки, предоставляя чёткий и лаконичный фреймворк для обратной связи.

Пример: сотрудник отдела продаж может оцениваться по конкретным КПЭ, таким как объем продаж и удовлетворенность клиентов, что обеспечивает четкие показатели для оценки и обсуждения.

Форма самооценки

Форма самооценки, побуждающая работников к самоанализу, является важной частью процесса оценки эффективности. Эта форма позволяет людям оценивать свою собственную работу, выделяя свои достижения и определяя области для улучшения.

Пример: разработчик программного обеспечения может использовать форму для анализа своих завершенных проектов, повышения квалификации в области кодирования и совместной работы. Это помогает участнику команды определить свои сильные стороны и области для дальнейшего профессионального развития.

Интегрировав самооценку в форму оценки эффективности, вы сможете сформировать культуру самосознания и непрерывного развития.

Шаблон экспертной оценки

Шаблон экспертной оценки способствует совместному процессу оценки, в котором работники могут предоставлять обратную связь о результатах работы своих коллег. Экспертные оценки дополняют традиционные формы оценки эффективности, углубляя понимание влияния работника на команду.

Эта форма обеспечивает всестороннюю перспективу, которая может быть неочевидна только для руководителей, и помогает понять, как коллеги воспринимают прогресс работника.

Пример: графический дизайнер может получить от коллег обратную связь о своей креативности, способности соблюдать дедлайны и сотрудничать в командных проектах. Эта обратная связь дает всестороннее представление о его работе со стороны тех, кто тесно с ним сотрудничает.

Шаблон отзыва 30-60-90

Шаблон отзывов 30-60-90 предназначен для новых сотрудников и устанавливает важные этапы на первые 90 дней работы. Это динамичный инструмент, который помогает руководителям и работникам устанавливать взаимные ожидания и цели, делая адаптацию новых сотрудников успешной.

Пример: рассмотрим нового специалиста по маркетингу, который должен изучить маркетинговую стратегию компании в течение первых 30 дней, внести свой вклад в кампанию к 60-му дню и возглавить небольшой проект к 90-му дню.

Обзор 30–60–90 фокусируется на качестве работы и соответствии описанию должности и включает план карьерного роста, в том числе наставничество. Это гарантирует эффективную интеграцию нового сотрудника в команду с четкими ожиданиями в первые месяцы.

Шаблон для оценки по методу 360 градусов

Шаблон оценки по методу 360 градусов — это комплексный подход к оценке эффективности, включающий обратную связь от руководителей, коллег, подчинённых, а иногда и клиентов.

Этот целостный подход обеспечивает всестороннее представление о сильных сторонах работника и любых областях, требующих улучшения.

Пример: рассмотрим руководителя команды, чья обратная связь по методу 360 градусов показывает более низкий рейтинг эффективности в коммуникационных навыках по сравнению с другими областями. На основе этой обратной связи для руководителя разрабатывается план повышения эффективности, специально предназначенный для улучшения его коммуникативных навыков. План включает целевые семинары, наставнические сессии с коучем по коммуникациям и регулярные сессии обратной связи для отслеживания прогресса. Такой подход гарантирует, что руководитель получит поддержку, необходимую для развития своих способностей и положительного влияния на производительность своей команды.

Встречи один на один

Шаблоны оценки эффективности могут быть полезны для ведения заметок во время личных встреч, но поскольку многие команды переходят на удалённую работу, онлайн-программное обеспечение становится как никогда полезным. Повестка виртуальных встреч один на один даёт понять, что вы всегда готовы выслушать членов своей команды. Это отличная возможность для обратной связи в непринуждённой обстановке, а также для создания психологической безопасности и доверия. Развивая такие отношения с подчинённым, вы закладываете основу для успешной беседы по оценке результатов.

Даже если вы работаете в офисе, повестки для встреч один на один помогут вам оставаться на связи с командой в течение года.

Проект «один на один» также дает команде возможность выбирать, о чем они хотят с вами поговорить. Считайте, что это их время. Вы выделили 30 минут, чтобы они могли использовать их так, как им будет удобно. Иногда они могут захотеть поговорить о любимом телешоу, потому что им нужно немного времени, чтобы расслабиться. В других случаях вы можете вместе провести серьезный мозговой штурм или решить проблему.

Шаблон ежеквартальной оценки эффективности

Шаблон ежеквартальной оценки эффективности позволяет чаще оценивать прогресс работника, уделяя особое внимание краткосрочным целям и достижениям. Эта оценка полезна для отслеживания прогресса в достижении годовых целей и корректировки задач по мере необходимости. Ежеквартальные обзоры — отличный способ поддерживать мотивацию работников и их соответствие стратегическому направлению компании.

Пример: менеджер проекта может быть оценен по способности достигать важных этапов проекта, а его цели на следующий квартал могут быть скорректированы с учетом последних результатов проекта и обратной связи.

Шаблон ежегодной аттестации

Шаблон ежегодной аттестации дает исчерпывающий обзор результатов работы работника за год. Это возможность подумать о долгосрочных достижениях, поставить будущие цели и обсудить возможности карьерного роста.

Включение обратной связи из этого шаблона в следующую оценку эффективности обеспечивает непрерывное совершенствование и эффективное управление производительностью. Кроме того, он создает основу для содержательных индивидуальных обсуждений, позволяя руководителям и работникам отслеживать прогресс и отмечать победы.

Пример: представьте работника, который в течение года стабильно выполнял планы по продажам. Ежегодный отчёт не только признает это достижение, но и исследует области для дальнейшего роста. Это может включать постановку более высоких целей на предстоящий год, обсуждение новых обязанностей или определение возможностей для обучения.

В чём заключается важность оценки эффективности

Оценка эффективности важна как для руководителей, так и для команды, потому что, когда работа становится напряжённой, общение может быть недостаточным. Слова похвалы в нужный момент могут иметь большое значение, но членам команды нужно регулярно встречаться для индивидуальной обратной связи, чтобы оставаться на правильном пути и расти.

Оценка эффективности может обеспечить следующие преимущества:

Для руководителей:

• Служат источником информации для найма новых сотрудников

• Предоставляет обратную связь о стиле управления

• Предоставляет обновленную информацию о благополучии команды

Для участников команды:

• Улучшает коммуникацию с руководством

• Обеспечивает безопасное пространство для решения проблем

• Предоставляет обратную связь по индивидуальной производительности

Хотя оценка эффективности может вызывать нервозность, она также мотивирует и дает участникам команды ясность в отношении того, как улучшить свою работу. Со временем продуманные оценки эффективности укрепляют доверие и показывают членам команды, что вы поддерживаете их и их карьерный рост.

Улучшение оценки эффективности с помощью программного обеспечения для постановки целей

С помощью программного обеспечения для постановки целей от Asana ваша команда может получать более частые обновления о том, как у них дела, что снижает давление на всех, когда приходит время оценки эффективности. 

Постановка целей улучшает процесс оценки эффективности, поскольку позволяет уделять больше внимания будущему прогрессу. Когда команда видит свой прогресс в действии, она чувствует себя более вовлечённой в работу.