Как фиксировать выводы, сделанные в ходе управления проектами

Результаты проекта — не единственные ценные вещи, которые можно из него извлечь. Независимо от того, будет ли ваша инициатива ошеломляюще успешной, неудачной или где-то посередине, из каждого проекта всегда можно извлечь полезные уроки. 

Однако эффективно фиксировать и документировать извлечённые уроки бывает непросто. В этой статье мы расскажем, как делать выводы и фиксировать их в ходе управления проектами. Вот как это делается. 

Что такое выводы, сделанные в ходе управления проектами? 

В каждом проекте вы узнаете что-то новое, но сессия по обобщению опыта позволяет вам зафиксировать и систематизировать эту информацию, чтобы поделиться ею с другими командами. Когда вы проводите сеанс обобщения опыта и создаете соответствующий отчёт, вы создаете документ, который вся команда проекта может использовать для улучшения будущих проектов. 

Задокументированные извлечённые уроки можно передавать другим менеджерам проектов, реализующим похожие инициативы, участникам команды, которые приступают к работе над схожими проектами. Обмен извлечёнными уроками между командами — это отличный способ предотвратить повторение одних и тех же ошибок. Вы можете учиться на ошибках не только в рамках своего проекта: благодаря отчёту об извлечённых уроках все остальные тоже могут учиться на них. 

Вы можете фиксировать извлечённые уроки в любой момент в хронологии проекта. В зависимости от сложности проекта можно проводить сессии по обобщению опыта в конце каждого этапа управления проектом, чтобы фиксировать информацию, пока она ещё свежа в памяти. Попробуйте наш шаблон для анализа полученного опыта, чтобы зафиксировать, что прошло хорошо, что пошло не так и что можно улучшить в будущих проектах.

Различные типы сессий по обобщению опыта

Возможно, вы уже проводили сессии по обобщению опыта, но под другим названием. Инжиниринговые команды часто проводят сессии под названием «5 почему», которые направлены на выявление первопричины неудачи проекта. Использование шаблона «5 почему» может сделать эти сессии более структурированными и повторяемыми. Scrum-команды проводят ретроспективы в конце спринта. Некоторые команды также проводят пост-мортемы по завершении проектов.

Важно собрать информацию и поделиться ею со всеми. Как бы вы это ни называли, старайтесь проводить хотя бы одно обсуждение извлечённых уроков по каждому проекту.

Пять шагов по проведению анализа полученного опыта

Если вы только начинаете работу с извлечёнными уроками, воспользуйтесь этими пятью шагами, чтобы точно фиксировать, документировать и делиться информацией о проекте так, чтобы она была доступна всем. 

1. Выявление

На этом этапе вы определяете, какие уроки извлечены из проекта, чтобы задокументировать их на втором этапе. Этап идентификации состоит из трёх шагов: 

Шаг 1. Отправьте опрос по извлечённым урокам

Сразу после завершения проекта или в конце важного этапа крупной инициативы разошлите всем участникам команды опрос о полученном опыте. Таким образом вы получите обратную связь, пока всё ещё свежо в памяти. Затем соберите эту информацию, чтобы получить общее представление о том, что все узнали из проекта. 

Опрос — одна из самых важных составляющих процесса анализа полученного опыта. Ниже представлен шаблон, который можно использовать. Этот опрос обычно подходит для любого проекта, хотя вы можете адаптировать вопросы к потребностям вашего проекта. 

Шаг 2. Запланируйте сессию по обобщению опыта

Перед проведением сессии по обобщению опыта выберите её ведущего. В идеале это должен быть не менеджер проекта, чтобы участники команды чувствовали себя комфортно и могли говорить свободно. Попросите руководителя команды или другого участника провести сессию. 

После планирования сессии по обобщению опыта ведущий должен поделиться всей предварительной информацией, чтобы участники команды проекта были в курсе происходящего. Это может включать повторное предоставление документации по планированию проекта, такой как план или цели проекта. В зависимости от сложности проекта можно также поделиться хронологией проекта и достижениями. 

Шаг 3. Проведение анализа полученного опыта

В дополнение к опросу по извлечённым урокам проведите живой мозговой штурм для всей команды. Это возможность для команды поделиться своими выводами. В частности, во время брейнсторминга по извлечённым урокам следует задать три основных вопроса: 

1. Что получилось? 

2. Что пошло не так? 

3. Что можно улучшить? 

2. Документирование

Основная цель проведения сессии по обобщению опыта — поделиться этими уроками со всей командой. Запланируйте создание подробного отчёта об извлечённых уроках со всей информацией о проекте и заметками по обсуждению, а также резюме извлечённых уроков для соответствующих заинтересованных сторон проекта. 

Формат отчёта о накопленном опыте

• Основные факты и выводы

• Краткое изложение результатов

• Опрос(-ы) по извлечённым урокам

• Детальные рекомендации

3. Анализ

Проанализируйте и примените извлечённые уроки, чтобы другие команды и будущие проекты могли извлечь из этого пользу. Это особенно актуально, если вы проводите сессию по обобщению опыта в середине проекта. Проанализируйте данные опроса, чтобы извлечь уроки и улучшить свой проект на предстоящих этапах. Если вы проводите сессию по итогам проекта, используйте этап анализа, чтобы собрать аналитику и возможности перед началом следующего проекта. 

4. Хранение

Храните извлечённые уроки в централизованном хранилище, доступном для всех, например в инструменте для управления проектами. Благодаря центральному источнику достоверной информации руководители проектов могут получать доступ к общей информации, чтобы лучше подготовиться к своим проектам. 

5. Получение 

Если вы запускаете похожий проект, найдите отчёт об извлечённых уроках из прошлого проекта, чтобы избежать тех же ошибок. Эти отчёты должны быть доступны в центральном источнике достоверной информации, чтобы все менеджеры проектов могли просматривать их перед началом процесса планирования проекта. 

Используйте шаблон опроса по извлечённым урокам

На первом этапе сессии по обобщению опыта разошлите участникам команды проекта опрос, чтобы собрать информацию. Хотя вы также будете обсуждать проект лично, опрос по извлечённым урокам является важной частью сбора точной информации, которая позволит вам извлечь уроки из своих проектов. 

Шаблон журнала изменений хорошо сочетается с подведением итогов по извлечённым урокам, поскольку он предоставляет вашей команде информацию о том, что изменилось, почему это произошло и как эти изменения повлияли на результат. Ниже приводится пример общего шаблона опроса по извлечённым урокам, который можно использовать для любого проекта.

Укажите, насколько вы согласны или не согласны с каждым из следующих утверждений: 

Если вы выберете «Не согласен(-на)» или «Категорически не согласен(-на)», предоставьте дополнительную информацию, которая поможет нам улучшить процесс планирования будущих проектов. 

Планирование проекта

План проекта был достаточно детальным. У меня было всё необходимое, чтобы понять, о чём проект. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен/не согласна 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

В плане проекта четко объяснялась цель проекта. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен(-на) 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

Объём проекта был чётко определён. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен/не согласна 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

График проекта был чётким и понятным. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен/не согласна 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

В плане общения по проекту было чётко определено, как и где я должен(-на) общаться по работе над проектом. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен(-на) 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

План проекта был передан всем заинтересованным сторонам, и его было легко найти. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен/не согласна 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

Как заинтересованное лицо, я доволен(-льна) своим уровнем вовлечённости в процесс планирования проекта. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен(-на) 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

Выполнение проекта

Я понимал(а) обязанности каждого участника на протяжении всего жизненного цикла проекта.

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен/не согласна 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

Заинтересованные стороны были вовлечены в работу над проектом и эффективно участвовали в ней.

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен/не согласна 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

Проектная среда была совместной. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен/не согласна 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

Менеджер проекта был доступен и отзывчив. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен/не согласна 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

Изменения в проекте были управляемыми и соответствовали области проекта.

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен/не согласна 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

Первоначальный график проекта, зафиксированный в плане проекта, точно соответствовал фактическому графику проекта. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен/не согласна 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

Результат проекта соответствовал тому, что было определено в первоначальном уставе проекта. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен(-на) 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

У проектной команды было общее понимание целей и индивидуальных обязанностей. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен(-на) 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

Результат

Проект был реалистичным и достижимым. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен/не согласна 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

Задания были четко определены на протяжении всего жизненного цикла проекта. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен/не согласна 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

В проекте были предусмотрены чёткие показатели эффективности, помогающие определить успех. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен/не согласна 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

Я считаю, что мы достигли цели проекта. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на) 

• Нейтрально 

• Не согласен/не согласна 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

Мое участие в проекте, включая рабочую нагрузку, время и усилия, оправдало мои ожидания. 

• Полностью согласен/согласна

• Согласен(-на 

• Нейтрально 

• Не согласен(-на) 

• Абсолютно не согласен/не согласна 

• Не применимо

Извлечённые уроки

Фиксирование извлеченных уроков помогает выявлять и передавать институциональные знания. Вместо того чтобы изобретать колесо, участники команды и руководители проекта получают чёткое представление о том, что сработало, что не сработало и что можно улучшить. 

Применяя прошлый опыт к будущей работе команды, вы сможете начать свой проект с правильной ноги. Когда все точно знают, кто что и когда делает, что произошло и почему, ваша команда более способна выполнять свою важную работу.