Бесконечный поиск документов не только раздражает, но и отнимает время, которое можно было бы потратить на работу. Фактически, поиск информации — это основная составляющая работы по организации работы, которая занимает почти 60% времени работника каждый день. Но что происходит, когда вы работаете в кросс-функциональном формате, с командами и проектами, с которыми вы не знакомы? Поиск и организация всех документов, необходимых для эффективной работы между командами и отделами, имеет решающее значение, но не должен занимать много времени.

Именно здесь на помощь приходит шаблон проектной документации. Он гарантирует, что все сотрудники компании будут использовать один и тот же процесс документирования проекта, поэтому вы всегда будете знать, где найти важные документы (независимо от того, кто их создал).

Что такое шаблон проектной документации?

Шаблон проектной документации — это сохранённая схема процесса документирования проекта, то есть процесса создания и сохранения проектных документов. Вы можете настроить свой шаблон так, чтобы в нём были перечислены все документы, которые необходимо создать и разместить перед началом каждого нового проекта. Это позволит хранить всю информацию в одном месте, чтобы заинтересованные лица могли легко получить к ней доступ. 

Зачем нужен шаблон проектной документации?

Короткий ответ — да, особенно если вы координируете работу нескольких команд. Когда вы запускаете проект, вам обычно приходится взаимодействовать с множеством разных команд, чтобы получать и создавать проектную документацию. Например, вы можете создать форму запроса на изменение для команды разработчиков или вместе с отделом маркетинга разработать план обмена информацией по проекту. Но когда у каждой команды свой собственный способ документирования информации, бывает трудно найти и собрать знания о проекте.

Как минимум, это сбивает с толку. Но это также может быть разрушительно, вызывая ненужный стресс, когда участники команды бесконечно ищут информацию. Именно здесь на помощь приходит шаблон проектной документации: все сотрудники вашей компании могут использовать один и тот же процесс для поиска, сортировки и размещения всех соответствующих документов в одном центральном источнике достоверной информации. Когда участник команды использует шаблон, он служит напоминанием о том, какие документы нужно создать и включить, и где они должны находиться. 

Улучшение межфункционального взаимодействия

Шаблон проектной документации — это первый шаг к разрушению контейнерной модели и разделению рабочего места. Контейнерная модель — это модель данных, в которой работа может находиться только в одном месте. Она ограничивает команды, заставляя каждую задачу, проект и папку находиться в рамках взаимно однозначных отношений. Но когда вы используете шаблон проектной документации вместе с другими шаблонами управления проектами, вы можете улучшить свои бизнес-процессы, чтобы способствовать межфункциональному сотрудничеству. Именно поэтому мы создали модель данных Asana Work Graph® — систему, в которой вся ваша работа может быть связана сразу с несколькими различными отношениями.

Как использовать шаблон проектной документации в управлении проектами

Чтобы эффективно контролировать процесс документирования проекта, необходимо настроить его в соответствии с потребностями вашей компании. Вы можете точно указать, какие документы должны быть созданы, структурировать их простым для понимания способом и получить отзывы от участников команды о том, как сделать шаблон наиболее удобным для них. Кроме того, эти лучшие практики помогут вам получить максимальную пользу от шаблона:

1. Не спешите заново изобретать колесо. Если у вас уже есть успешный процесс документирования проекта, создайте шаблон на основе нынешнего рабочего процесса. Отслеживайте документы, на которые вы ссылаетесь на протяжении всего жизненного цикла проекта — от этапа планирования до окончательного отчёта о статусе проекта. Затем включите их в свой шаблон. Например, в шаблон можно добавить проектное предложение, цели проекта, отчёты о завершении проекта и итоговые показатели. 

2. Уточните и закрепите свой процесс. Одна из самых полезных функций шаблона — это то, как он способствует межфункциональному взаимодействию. Получите обратную связь от других команд и отделов, чтобы использовать единый, согласованный шаблон, который подходит для многих различных групп. После того как вы определили ключевые этапы наиболее успешного процесса документирования проекта, сохраните его в виде шаблона.

3. Используйте инструмент для совместной работы. С помощью инструмента для управления работой можно синхронизировать и оптимизировать каждый этап рабочего процесса по документированию проекта. Хранение всей информации в одном месте позволяет сократить переключение между приложениями, что очень важно, поскольку среднестатистический работник переключается между 10 приложениями 25 раз в день. Кроме того, это упрощает обмен информацией: заинтересованные лица могут просматривать процесс документирования проекта по простой ссылке на ваш шаблон.

Что должно быть в шаблоне документации по проекту

Шаблон документации по проекту должен быть адаптирован к вашим потребностям, но вот несколько полезных разделов, которые можно включить в него для начала:

• ​​Описание документа: укажите цель документа и бизнес-кейс

• Местоположение: ссылка на местоположение документа

• Конечный продукт: связанные с документом ожидаемые результаты и зависимости

• Поддерживаемые инициативы: укажите все цели, достижению которых способствует документ

• Исполнитель: назначенный участник команды, ответственный за каждый документ

Примеры документов, которые можно прикрепить к шаблону:

• План проекта

• Устав проекта

• Область проекта

• Задачи проекта

• график проекта (включая дедлайны и важные этапы);

• Дорожная карта проекта

• Бюджет проекта

• План общения

• Планы менеджмента изменений

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в стиле сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте с первого взгляда. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Вид «Доска». Вид «Доска» — это представление в стиле канбан-доски, отображающее информацию о вашем проекте в столбцах. Столбцы обычно организованы по статусу работы (например, «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено»), но вы можете менять названия столбцов в зависимости от потребностей проекта. В каждом столбце задачи отображаются в виде карточек с различной сопутствующей информацией, включая название, дату сдачи и настраиваемые поля. Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и получайте аналитику о состоянии проекта.

• Настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации. 

• Добавление задачи в несколько проектов. Работа по своей природе межфункциональна. Команды должны иметь возможность эффективно работать в разных отделах. Но если у каждого отдела своя система хранения данных, работа останавливается и становится разрозненной. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирование и повышает прозрачность работы между командами. но и помогает команде видеть задачи в контексте, видеть, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.

Рекомендуемые приложения

• Dropbox. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов из Google Диска, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• OneDrive. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью средства выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенного в панель задач Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и т. д.

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail. 

Вопросы и ответы