Примеры повестки совещания: как планировать, писать и реализовывать

Скорее всего, вам знакомо то болезненное чувство, которое возникает, когда вы не знаете, зачем пришли на совещание и чего ожидать. Именно поэтому мы считаем, что повестка совещания должна быть неотъемлемой частью вашей культуры совещаний.

Эффективная повестка дня сообщает о цели вашего совещания, дает вашей команде возможность подготовить свои пункты повестки дня и держит всех в курсе.

Будь то заседание совета директоров, служебное совещание или Business-встреча, мы поможем вам составить повестку, которая максимально раскроет потенциал вашего мероприятия.

Что такое повестка совещания?

Повестка совещания — это структурированная дорожная карта, в которой подробно описаны темы и запланированные действия. Её основная роль заключается в том, чтобы предоставить участникам совещания чёткий фреймворк, описывающий последовательность событий, ответственного за каждый пункт повестки и время, выделенное на каждое задание. Использование этой повестки в качестве руководства как до, так и во время совещания помогает обеспечить эффективный и продуктивный ход обсуждения.

Как составить повестку совещания

Составление повестки совещания — ключевой шаг к обеспечению целенаправленного и продуктивного совещания. Вот как это сделать эффективно.

1. Чётко определите цели совещания

Первым шагом в составлении повестки совещания является четкое определение целей. При этом старайтесь быть как можно конкретнее. Это поможет направить обсуждение в нужное русло и не отвлекаться от темы. Это также помогает заинтересованным сторонам подготовиться к совещанию.

Например, если целью является утверждение бюджета на следующий квартал или обсуждение нового направления деятельности, участники придут подготовленными с соответствующими данными и аналитикой.

Четко определенная цель также помогает задать тон встречи и согласовать ожидания всех участников. Такая ясность приводит к более структурированному обсуждению и более продуктивной встрече в целом.

2. Пригласите участников высказать своё мнение

Приглашение участников внести свой вклад до окончательного согласования повестки является важным шагом в создании всеобъемлющего и инклюзивного плана совещания. Для этого нужно связаться с потенциальными участниками и спросить, хотят ли они обсудить или добавить в повестку совещания что-то конкретное.

Например, если вы планируете встречу для команды проекта, можно отправить электронное письмо с просьбой к каждому участнику предложить темы, которые, по его мнению, важно обсудить. Это может выявить проблемы или идеи, которые вы не рассматривали, и обеспечить более сбалансированную повестку.

Учитывая мнение участников, вы не только делаете повестку более полной, но и повышаете вовлеченность. Когда члены команды видят, что их предложения включены, они чувствуют себя ценными и с большей вероятностью будут активно участвовать в совещании. Это также гарантирует, что на совещании будут рассмотрены вопросы, волнующие всех участников.

Сбор информации можно осуществлять по различным каналам, таким как электронная почта, общие документы или инструменты для совместной работы команды. Главное — упростить участие в совещании и обеспечить учет предложений участников и, при необходимости, включение их в окончательную повестку.

3. Определите ключевые вопросы для обсуждения

Составление списка важных вопросов для обсуждения поможет не отклоняться от темы и не терять фокус. Начните с определения основных тем, которые необходимо обсудить, и сформулируйте их в виде вопросов.

Например, если на совещании обсуждается ход реализации текущего проекта, можно задать следующие ключевые вопросы:

• Какие препятствия стоят на пути реализации проекта?

• Насколько мы успеваем по графику?

• Какие ресурсы необходимы для поддержания темпа работы?

Эти вопросы служат отправными точками и руководством для обсуждения, гарантируя, что будут затронуты все актуальные темы. Они также помогают структурировать беседу, облегчая участникам подготовку и эффективное участие.

4. Определите цель каждого задания

У каждого задания или темы в повестке должна быть чётко определённая цель. Такая прозрачность помогает участникам понять важность каждого пункта обсуждения и его связь с общей целью совещания.

Например, если одним из пунктов повестки является рассмотрение последних отзывов клиентов и показателей эффективности, целью может быть выявление областей для улучшения обслуживания клиентов. Указав эту цель, участники могут сосредоточить свои мысли на этой конкретной цели, что приведет к более целенаправленному и плодотворному обсуждению.

Определение цели каждого задания также помогает не сбиться с пути. Когда участники понимают, почему обсуждается тема, они с меньшей вероятностью отклонятся от темы, что сделает встречу более эффективной.

5. Выделите время на пункты повестки

Эффективное управление совещаниями требует выделения времени для каждого пункта повестки. Это включает в себя определение количества времени, необходимого для каждой темы или задания, и соответствующее планирование встречи.

Например, если в повестке пять пунктов, можно выделить 10 минут на бриф, 20 минут на брейнсторминг и 15 минут на обсуждение дел. Распределение времени должно основываться на сложности и важности каждой темы.

Эффективное управление временем требует реалистичной оценки времени и учета дополнительного времени для непредвиденных бесед или запросов. Такой подход помогает уложиться в запланированные сроки, уважать время каждого и сохранять концентрацию.

6. Назначьте координаторов по темам

Назначение координаторов по каждой теме повестки может значительно повысить эффективность встречи. Роль координатора заключается в том, чтобы направлять обсуждение, следить за тем, чтобы беседа не отклонялась от темы, и чтобы все участники высказались.

Например, если одним из пунктов повестки является обсуждение стратегий продаж, можно назначить эту тему старшему продавцу. Его опыт и знание предмета помогут направить беседу в нужное русло.

Координаторов следует выбирать на основе их знания темы и способности управлять групповыми обсуждениями. Их также следует проинформировать об их роли и ожиданиях от обсуждения.

7. Составьте повестку совещания

Наконец, соберите все элементы в структурированную и всеобъемлющую повестку. В повестке должны быть указаны цель собрания, список тем для обсуждения с указанием целей, распределение времени и назначенные координаторы. Такая структура обеспечивает чёткий план мероприятия и гарантирует, что будут рассмотрены все важные вопросы.

Поделитесь повесткой со всеми участниками задолго до начала собрания. Это позволит им подготовиться и обеспечит единое понимание. Хорошо составленная повестка — ключевой инструмент для проведения эффективного и продуктивного совещания.

Советы по созданию эффективной повестки совещания

Давайте начнем с нескольких наших любимых советов по созданию отличной повестки совещания, чтобы вы могли извлечь из него максимум пользы:

• Создавайте и публикуйте повестку совещания как можно раньше. В крайнем случае, вы должны поделиться повесткой за час до начала совещания. Это позволит всем подготовиться к обсуждению. В��ша команда также может передать вам вопросы или дополнительные пункты повестки для возможной корректировки до начала совещания. Кроме того, когда у вашей команды есть возможность должным образом подготовиться, ей будет намного легче сосредоточиться во время встречи.

• Заранее предоставьте ссылки на сопутствующие материалы. Это может быть презентация, дополнительный контекст или предыдущее решение. Так все участники встречи будут в курсе дела и готовы двигаться дальше, не задавая кучу вопросов, которые только отнимают время.

• Назначьте координаторов по каждому пункту повестки. Помните, каково это, когда в школе вызывают отвечать, а вы не знаете ответа? Это ужасное чувство, которое вы вряд ли захотите вызывать у своих коллег по команде. Назначив ведущего по каждому пункту повестки до начала совещания, вы дадите ему возможность подготовиться к краткому изложению темы, вопросов и обратной связи.

• Определите пункты повестки и их приоритет. Разделите повестку на три категории: информационные вопросы, темы для обсуждения и дела. Чёткое определение цели каждого пункта повестки помогает участникам команды понять, что является наиболее важным и на чём следует сосредоточиться. Вам также следует определить приоритетность вопросов: какие из них наиболее важны и обязательно должны быть обсуждены во время совещания, а какие можно рассмотреть в асинхронном режиме, если время истечет.

• Используйте повестку совещания во время встречи для отслеживания заметок и дел. Таким образом, вся информация о совещании будет в одном месте. Если у кого-то возникнут вопросы о решениях или делах, которые нужно выполнить по итогам совещания, их будет легко найти. Бонус: сделайте это в Asana, чтобы можно было назначать дела и дальнейшие действия, чтобы ничего не упустить. Asana также интегрируется с Zoom и позволяет добавлять запись или расшифровку совещания в Zoom непосредственно в задачу с повесткой совещания.

• Создайте поток, классифицируя пункты повестки. Чтобы максимизировать продуктивность, вам нужно создать повестку совещания, которая будет хорошо работать. Объединяйте похожие пункты и убедитесь, что они могут дополнять друг друга. Например, перечислите все информационные пункты перед пунктами для обсуждения, чтобы у вашей команды была вся необходимая информация.

• Выделите достаточно времени на каждый пункт повестки. Никто не будет жаловаться на короткое совещание, но задерживать всех дольше, чем ожидалось, не так уж приятно. Запланируйте достаточно времени для каждого пункта повестки, рассчитав примерное время и добавив пару минут в качестве буфера. Это поможет вашей команде не отставать от графика и переходить к следующей теме, когда время истечёт.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете превратить повестку в надёжный инструмент, который будет полезен до, во время и после совещания.

Почему повестка совещания так важна?

Независимо от того, работаете ли вы из дома и принимаете виртуальные звонки или сидите в офисе и встречаетесь лично, совещания могут быть невероятно утомительными. Начать с небольшого разговора может быть полезно, чтобы лучше узнать друг друга или узнать, чем все занимались в прошедшие выходные, но это, конечно, не ориентировано на цель и не продуктивно. Повестка совещания поможет вашей команде максимально эффективно использовать время, выделенное на встречу.

Наше исследование показывает, что в 2020 году на ненужные совещания было потрачено 157 часов «работы» по сравнению со 103 часами в 2019 году. Учитывая 40-часовую рабочую неделю, это почти четыре недели потраченного впустую времени. Именно здесь на помощь приходит повестка совещания. Если вы всё делаете правильно, то составление повестки совещания — это первый и лучший показатель того, действительно ли оно необходимо. Если вы обнаружите, что все вопросы в повестке можно обсудить асинхронно, можно отменить совещание и поделиться информацией по электронной почте.

Это не значит, что все встречи следует заменять электронными письмами. Если вы уверены, что совещание оправдано и необходимо для прогресса вашей команды, проведите его. Однако всегда составляйте повестку заранее, чтобы участники команды знали, что вы будете обсуждать и почему это важно.

Вот ещё несколько веских причин для составления повестки совещания:

• Повестка позволяет всем подготовиться к совещанию. В идеале для каждого пункта повестки должен быть назначен координатор. Когда все участники заранее знают, что им предстоит делать, у них есть время подготовиться, и совещание пройдёт более продуктивно.

• Это показывает, что вы цените время своей команды. Получив хорошо продуманную повестку, ваша команда сразу же поймёт, что совещание действительно необходимо. Кроме того, это также дорожная карта, которая будет направлять вас во время совещания и гарантировать, что время не будет потрачено впустую.

• Повестка дня устан��вливает чёткие ожидания в отношении того, что будет и не будет обсуждаться. Думайте о повестке совещания как о способе установить границы и убедиться, что будут обсуждаться только темы, включённые в неё. Если во время совещания возникнет вопрос, который нужно обсудить, запишите его в протоколе и вернитесь к нему позже. Это можно сделать в конце совещания, если вы закончили быстрее, чем ожидали, в асинхронном режиме или на следующем совещании.

• Это поможет вашей команде не сбиться с пути. Повестка совещания не позволит команде отклониться от темы, будь то обсуждение вопросов, не входящих в повестку (например, вчерашнего барбекю у Кэт), или затягивание обсуждения пункта, на который было выделено определённое время.

• Ваша повестка обеспечит цель, структуру и возможности для совместной работы. Имея чёткий план, которому все должны следовать, ваша команда пойдёт на совещание, зная его цель и задачи. Повестка также позволяет команде сосредоточиться на возможностях для сотрудничества, будь то во время мозгового штурма, общего собрания или ежедневной планёрки.

• Отслеживайте дальнейшие действия и дела, чтобы ничего не упустить. Во время совещания держите повестку открытой, чтобы фиксировать в ней дальнейшие действия или дела. Добавив их непосредственно в повестку, вы не забудете о них по окончании собрания.

Совещания — отличная возможность для сплочения команды, но время, затрачиваемое на светские беседы, можно выделить в первые несколько минут повестки, а не отводить на них время в ходе обсуждения, нарушая рабочий процесс и снижая продуктивность.

Примеры повестки совещания

Мы обсудили, что такое хорошая повестка совещания и чего следует избегать, но, как всегда, проще всего учиться на реальном примере. Давайте рассмотрим повестку организационного совещания по проекту, созданную в Asana:

Как видите, у каждого пункта есть временные рамки и назначенный коллега по команде, чтобы все знали, когда наступит их очередь и сколько времени у них есть, чтобы провести обсуждение или презентацию. К повестке также прикреплены соответствующие файлы, и она доступна всем участникам команды для наглядности и лучшей совместной работы.

Совещания — это неотъемлемая часть профессионального мира, и каждое из них имеет свою уникальную направленность и динамику. Понимание того, как адаптировать повестку к типу совещания, является ключом к эффективной коммуникации и командной работе. Ниже приводятся некоторые распространённые типы совещаний, а также примеры того, как структурировать их повестку.

Повестка совещания команды

Совещания команды служат платформой для сплочения коллектива, принятия решений и мозгового штурма. Они могут различаться по частоте и продолжительности, но необходимы для обеспечения согласованности и движения вперёд. Эффективная повестка совещания команды должна включать повторяющиеся пункты для регулярных встреч и место для новых, специальных тем. Также важно отслеживать дальнейшие действия и обязанности, назначенные во время совещания. Пример повестки 45-минутного совещания команды может включать показатели, план круглого стола, выявление блокирующих факторов и признание вклада участников команды.

Повестка ежедневного совещания по Scrum

Ежедневные совещания по Scrum или стендапы — это брифы, направленные на поддержание согласованности действий команды во время спринта. На них обычно обсуждаются препятствия, итоги работы за предыдущий день, цели на текущий день и прогресс в достижении целей спринта. Гибкость этих встреч помогает поддерживать динамику и оперативно решать проблемы.

Повестка организационного совещания по проекту

На организационных совещаниях по проектам собираются кросс-функциональные команды, чтобы запустить новый проект. Эти встречи задают тон проекту и согласовывают цели и ожидания. Повестка должна включать бриф проекта, роли и обязанности, периодичность встреч, дальнейшие действия, а также сессию вопросов и ответов, чтобы устранить сомнения и обеспечить единое понимание.

Повестка ретроспективного совещания

Ретроспективное совещание — это тип повторяющегося совещания, посвящённого размышлениям о прошедшем периоде работы, обычно в конце цикла проекта или спринта. Его основная цель — поделиться с участниками команды информацией о том, что сработало хорошо, а что нет. Во время совещания вся команда обсуждает различные темы, включая успехи, проблемы и препятствия, которые повлияли на их работу. Этот процесс помогает определить области для улучшения и разработать стратегии для решения любых проблем. Ретроспективные совещания имеют решающее значение для непрерывного развития команды и достижения лучших результатов в будущих рабочих циклах.

Повестка совещания один на один

Встречи один на один, будь то между руководителем и непосредственным подчинённым, между коллегами или между руководителями и подчинёнными, имеют решающее значение для обсуждения рабочих проектов, препятствий и карьерного роста. Они являются основой для укрепления доверия.

Хорошая повестка для таких встреч должна обеспечивать баланс между такими темами, как мотивация, коммуникация, рост и обсуждение рабочих вопросов. Избегайте обновлений статуса; они лучше подходят для ежедневных планёрок. Примеры вопросов для еженедельной встречи один на один могут включать оценку основных моментов недели, обсуждение любых препятствий и вопросы о балансе между работой и личной жизнью.

Повестка удалённого совещания один на один

Удаленные встречи один на один требуют несколько иного подхода, с акцентом на построение взаимопонимания и поддержание четкой коммуникации. Поскольку физическое присутствие отсутствует, для этих встреч полезна общая онлайн-повестка, доступная всем участникам. Ключевыми моментами могут быть проверка общего самочувствия, обсуждение текущих рабочих заданий и решение любых неотложных проблем или оказание необходимой помощи.

Повестка совещания с руководителем

Встречи с руководителями высшего звена и работниками, не входящими в их прямую цепочку подчинения, дают возможность наладить связи между различными уровнями организации. Эти встречи идеально подходят для обсуждения более широкого карьерного роста и предоставления обратной связи высшему руководству. В повестку дня можно включить вопросы о стратегиях и целях компании, личных профессиональных целях и предложения по улучшению организации.

Повестка совещания команды руководства

Совещания команды руководства имеют жизненно важное значение для принятия стратегических решений и решения проблем на высших уровнях организации. Эффективная повестка дня таких встреч может включать личные обновления, обзор ключевых показателей, обмен успехами и аналитикой, обсуждение важных сообщений, решение насущных проблем и выделение времени для открытой дискуссии или сессии «горячее место», где конкретные темы рассматриваются углубленно.

Каждый тип встречи, будь то общее собрание, индивидуальное обсуждение, обзор результатов или командный мозговой штурм, требует тщательно продуманной повестки, ��тобы избежать непродуктивных встреч и поддерживать обсуждения в нужном русле.

Используя эти примеры повестки, вы можете быть уверены, что каждое совещание, независимо от его формата, будет вносить значимый вклад в достижение целей организации и способствовать командной работе и сотрудничеству.

Проведение эффективного совещания

Одно дело — иметь удивительно организованную и подробную повестку, к которой ваша команда может обратиться перед совещанием, а использовать ее в качестве инструмента во время совещания — совсем другое дело. Эти советы помогут вам сделать повестку дня такой же полезной во время совещания, как и при подготовке к нему.

• Придерживайтесь своей повестки. Даже самая лучшая повестка дня станет бесполезной, если вы не будете придерживаться её во время совещания. Старайтесь не перескакивать между пунктами повестки, а придерживаться установленных ранее приоритетов. Для совещаний с большим количеством подвижных элементов, таких как общие собрания или семинары, можно также использовать шаблон для проведения мероприятий, чтобы согласовывать расписание, спикеров и задания в одном месте.

• Придерживайтесь таймбоксов. Небольшая светская беседа или короткое знакомство в начале совещания помогает снять напряжение и поднять настроение. Поэтому выделите на это от трёх до пяти минут и придерживайтесь установленного времени. Фотографиями очаровательного костюма сына Кабира на Хэллоуин можно поделиться в другом месте, чтобы у вас было достаточно времени для достижения целей совещания.

• Назначьте секретаря. В начале совещания назначьте секретаря, который будет записывать все вопросы, отзывы, задания и идеи, возникающие в ходе встречи. Вы можете менять эту роль, чтобы каждый участник команды мог внести свой вклад. В идеале протокол должен вестись там же, где и повестка совещания — это значительно облегчит участникам команды отслеживание заметок и их привязку к пунктам повестки. Записи также можно вводить непосредственно в Asana для обновления и отслеживания в режиме реального времени.

• Последующие действия после совещания. Как правило, секретарь отвечает за последующую работу с протоколом совещания. В протоколе должны быть указаны все решения, принятые в ходе совещания, задания, которые необходимо выполнить, и вопросы, оставшиеся без ответа. По возможности назначайте коллег по команде и устанавливайте даты сдачи, чтобы обеспечить высокую степень ответственности. Чтобы обеспечить отслеживание и выполнение этих дел, их следует оперативно добавлять в наш инструмент управления проектами Asana.

Получайте максимум от каждого совещания

Asana позволяет централизованно хранить повестку, протоколы и дела, связанные с совещаниями. Делитесь повесткой с командой и назначайте задачи по ней в режиме реального времени, чтобы ничего не упустить.

Оптимизация совещаний с помощью единого инструмента сократит объём работы по организации работы, с которой сталкивается команда, объединит всех с целью совещания и позволит проводить продуктивные встречи, которые нравятся всем.