Meeting agenda examples: How to plan, write, and implement

Скорее всего, вы испытывали это неприятное чувство, когда не знаете, зачем находитесь на совещании и чего ожидать. Совещания без повестки, как правило, вызывают это чувство, поэтому мы считаем, что повестки совещаний должны быть неотъемлемой частью вашей культуры совещаний.

Эффективная повестка дня сообщает о цели вашего совещания, дает вашей команде возможность подготовить свои пункты повестки дня и держит всех в курсе.

Готовитесь ли вы к заседанию совета директоров, служебному совещанию или деловой встрече, мы поможем вам составить повестку, которая максимально раскроет потенциал вашего мероприятия.

Что такое повестка совещания?

Повестка совещания служит структурированной дорожной картой, в которой подробно описаны темы и запланированные действия. Её основная роль заключается в том, чтобы предоставить участникам встречи чёткую структуру, в которой изложена последовательность событий, указаны ведущие по каждому пункту повестки и время, выделенное на каждую задачу. Наличие такой повестки в качестве руководства как до, так и во время совещания помогает обеспечить эффективное и продуктивное обсуждение.

Как составить повестку совещания

Составление повестки совещания — ключевой шаг к обеспечению целенаправленного и продуктивного совещания. Узнайте, как это сделать эффективно.

1. Проясните цели встречи

Первым шагом в составлении повестки совещания является чёткое определение целей. При определении цели будьте как можно конкретнее. Это поможет направлять обсуждение и обеспечить целенаправленность совещания. Это также помогает заинтересованным сторонам подготовиться к совещанию.

Например, если цель состоит в том, чтобы завершить составление бюджета на следующий квартал или обсудить новый бизнес, участники будут готовы предоставить соответствующие данные и идеи.

Четко определенная цель также помогает задать тон встречи и согласовать ожидания всех участников. Такая ясность приводит к более структурированному обсуждению и более продуктивной встрече в целом.

2. Пригласите участников высказать своё мнение

Привлечение участников к обсуждению до завершения работы над повесткой является важным шагом в создании всеобъемлющего и инклюзивного плана совещания. Для этого необходимо связаться с потенциальными участниками и спросить, есть ли что-то конкретное, что они хотели бы обсудить или добавить в повестку дня.

Например, если вы планируете совещание для проектной команды, вы можете отправить электронное письмо с просьбой к каждому участнику предложить темы, которые, по их мнению, важно рассмотреть. Это может выявить проблемы или идеи, которые вы не учли, и обеспечить более полную повестку.

Учёт мнений участников не только делает повестку дня более полной, но и повышает вовлечённость. Когда участники команды видят, что их предложения учтены, они чувствуют, что их ценят, и с большей вероятностью будут активно участвовать в совещании. Это также гарантирует, что на собрании будут рассмотрены проблемы всех участников.

Сбор информации можно осуществлять по различным каналам, таким как электронная почта, общие документы или инструменты для совместной работы в команде. Главное — сделать так, чтобы участники встречи могли легко внести свой вклад, а их предложения были рассмотрены и, при необходимости, включены в окончательную повестку дня.

3. Определите ключевые вопросы для обсуждения

Составление списка важных вопросов для обсуждения важно для того, чтобы совещание проходило по плану и было целенаправленным. Начните с определения основных тем, которые необходимо рассмотреть, и сформулируйте их в виде вопросов.

Например, если на совещании будет обсуждаться ход реализации текущего проекта, ключевыми вопросами могут быть:

• Какие препятствия существуют в проекте на данный момент?

• Насколько мы соблюдаем сроки проекта?

• Какие ресурсы необходимы для поддержания темпов работы?

Эти вопросы служат отправными точками и ориентирами для обсуждения, обеспечивая охват всех актуальных тем. Они также помогают структурировать разговор, облегчая участникам подготовку и эффективное участие.

4. Определите цель каждой задачи

Каждая задача или тема в повестке дня должна иметь чётко определённую цель. Эта прозрачность помогает участникам понять важность каждого вопроса для обсуждения и его связь с общей целью совещания.

Например, если одним из пунктов повестки дня является анализ недавних отзывов клиентов и показателей эффективности, целью может быть выявление областей для улучшения обслуживания клиентов. Зная эту цель, участники могут сосредоточиться на ней, что приведет к более целенаправленному и плодотворному обсуждению.

Определение цели каждой задачи также помогает предотвратить срыв совещания. Когда участники понимают, почему обсуждается та или иная тема, они с меньшей вероятностью отклонятся от темы, что сделает встречу более эффективной.

5. Выделите время для пунктов повестки

Эффективное управление совещанием требует выделения времени на каждый пункт повестки. Это включает в себя определение количества времени, необходимого для каждой темы или задачи, и соответствующее планирование встречи.

Например, если в повестке дня пять пунктов, вы можете выделить 10 минут на краткое обновление, 20 минут на мозговой штурм и 15 минут на обсуждение действий. Время должно распределяться с учётом сложности и важности каждой темы.

Эффективное управление временем требует реалистичной оценки времени и учета дополнительного времени для непредвиденных разговоров или запросов. Такой подход помогает провести встречу в запланированные сроки, уважая время каждого и сохраняя концентрацию.

6. Назначьте координаторов по темам

Назначение координаторов по каждой теме повестки дня может значительно повысить эффективность встречи. Роль координатора заключается в том, чтобы направлять обсуждение, следить за тем, чтобы разговор шёл по плану и чтобы все участники высказались.

Например, если одним из пунктов повестки дня является обсуждение стратегий продаж, вы можете назначить эту тему старшему продавцу. Его опыт и знание предмета помогут продуктивно вести беседу.

Координаторов следует выбирать на основе их знания темы и способности управлять групповыми обсуждениями. Их также следует проинформировать об их роли и ожиданиях от обсуждения.

7. Составьте повестку совещания

Наконец, соберите все элементы в структурированную и всеобъемлющую повестку. Повестка должна включать цель встречи, список тем для обсуждения с указанием их целей, распределение времени и назначенных координаторов. Эта структура обеспечивает чёткую дорожную карту для встречи, гарантируя, что все важные моменты будут рассмотрены.

Поделитесь повесткой со всеми участниками задолго до встречи. Это позволит им подготовиться и обеспечит единое понимание. Хорошо составленная повестка — это ключевой инструмент для проведения эффективного и продуктивного совещания.

Советы по созданию эффективной повестки совещания

Давайте начнём с некоторых из наших любимых советов по созданию отличных повесток совещаний, чтобы вы могли получить максимальную отдачу от них:

• Создайте повестку совещания и поделитесь ею как можно раньше. В крайнем случае, повестку совещания следует предоставить ��е позднее, чем за час до его начала. Это позволит всем подготовиться к предстоящему событию. Кроме того, участники смогут задать вопросы или предложить дополнительные пункты повестки, чтобы вы могли внести изменения до начала совещания. Кроме того, когда у участников есть возможность должным образом подготовиться, им будет намного легче сосредоточиться во время встречи.

• Заранее предоставьте ссылки на сопутствующие материалы. Это может быть презентация, дополнительный контекст или предыдущее решение. Все участники встречи будут в курсе дела и готовы двигаться вперед, а не задавать кучу вопросов, которые отнимают время.

• Назначьте координаторов по каждому пункту повестки. Помните, как в школе вас вызывали отвечать, а вы не знали ответа? Это довольно неприятное чувство, которое, мы уверены, вы не хотите вызывать у своих коллег. Назначив координатора по каждому пункту повестки дня перед совещанием, вы позволите ему подготовиться к краткому изложению темы, вопросов и обратной связи.

• Определите пункты повестки и расставьте приоритеты. Различайте три категории вопросов повестки: информационные, дискуссионные и практические. Уточнение цели каждого пункта повестки помогает участникам команды понять, что является наиболее важным и на чём следует сосредоточиться. Вам также следует определить, какие вопросы являются наиболее важными и обязательно должны быть обсуждены во время совещания, а какие могут быть рассмотрены в асинхронном режиме, если время истечёт.

• Используйте повестку совещания во время его проведения, чтобы отслеживать заметки и поручения. Таким образом, вся информация о совещании будет в одном месте. Если у кого-то возникнут вопросы по поводу решений или поручений, принятых на совещании, он сможет легко найти ответы. Бонус: делайте это в Asana, чтобы назначать поручения и определять дальнейшие действия, не упуская ничего важного. Asana также интегрируется с Zoom и позволяет переносить записи или расшифровки совещаний Zoom непосредственно в задачу с повесткой совещания.

• Создайте поток, классифицируя пункты повестки. Чтобы максимизировать продуктивность, создайте повестку совещания, которая будет хорошо работать. Объединяйте похожие вопросы и следите за тем, чтобы они могли дополнять друг друга. Например, перечислите все информационные пункты перед пунктами для обсуждения, чтобы у вашей команды была вся информация, необходимая для обсуждения.

• Выделите достаточно времени на каждый пункт повестки. Никто не будет жаловаться на короткое совещание, а вот задержать всех дольше, чем предполагалось, не так приятно. Запланируйте достаточно времени для каждого пункта повестки, рассчитав примерное время и добавив пару минут в качестве буфера. Это поможет вашей команде не отставать от графика и переходить к следующей теме, когда время истечёт.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете сделать повестку совещания надёжным инструментом, который будет выполнять свою функцию до, во время и после встречи.

Почему повестки совещаний так важны?

Независимо от того, работаете ли вы из дома и принимаете виртуальные звонки или сидите в офисе и встречаетесь лично, встречи могут быть невероятно утомительными. Начать с небольшой беседы может быть приятно, чтобы лучше узнать друг друга или узнать, чем все занимались в прошлые выходные, но это, конечно, не ориентировано на цели и не продуктивно. Повестка совещания поможет вашей команде максимально использовать потенциал каждого совещания.

Наше исследование показывает, что в 2020 году на ненужные совещания было потрачено 157 часов «работы» по сравнению со 103 часами в 2019 году. Учитывая 40-часовую рабочую неделю, это почти четыре недели потраченного впустую времени. Именно здесь на помощь приходит повестка совещания. Если вы всё делаете правильно, то составление повестки совещания — это первый и лучший показатель того, действительно ли оно необходимо. Если вы обнаружите, что все вопросы повестки можно обсудить в асинхронном режиме, вы можете отменить совещание и поделиться сообщением по электронной почте, сэкономив время.

Это не значит, что все совещания следует заменить на электронные письма. Если вы уверены, что совещание оправдано и необходимо для продвижения работы команды, проведите его. Однако всегда составляйте повестку перед собранием, чтобы участники знали, что вы будете обсуждать и почему это важно.

Вот ещё несколько веских причин для составления повестки совещания:

• Повестка позволяет всем подготовиться к совещанию. В идеале для каждого пункта повестки должен быть назначен координатор. Когда все участники совещания заранее знают, в чём заключаются их обязанности, у них есть время подготовиться, и они будут более эффективны во время совещания.

• Это показывает, что вы цените время своей команды. Получив хорошо продуманную повестку, участники сразу же поймут, что совещание действительно необходимо. Кроме того, это также дорожная карта, которая поможет вам не сбиться с пути во время встречи и не тратить время впустую.

• Повестка дня устанавливает четкие ожидания относительно того, что будет обсуждаться, а что нет. Рассматривайте повестку совещания как способ установить границы и гарантировать, что будут обсуждаться только темы, указанные в ней. Если в ходе совещания возникнет вопрос, который нужно обсудить, запишите его в протокол и вернитесь к нему позже. Это можно сделать в конце совещания, если вы закончили раньше, чем ожидалось, в асинхронном режиме или на следующем совещании.

• Это помогает вашей команде не сбиться с пути. Повестка совещания не позволит команде отклониться от темы, будь то обсуждение посторонних вопросов (например, вчерашнего барбекю у Кэт) или слишком долгое обсуждение пункта, на который было выделено определённое время.

• Повестка дня определяет цель, структуру и возможности для совместной работы. Благодаря чёткому плану, которого все будут придерживаться, ваша команда придет на совещание, зная его назначение и цель. Повестка совещания также позволяет команде сосредоточиться на возможностях для совместной работы, будь то мозговой штурм, общее собрание или ежедневный стендап.

• Отслеживайте дальнейшие действия и поручения, чтобы ничего не упустить. Держите повестку открытой во время совещания, чтобы фиксировать дальнейшие действия или поручения. Если добавить их непосредственно в повестку, они не будут забыты по окончании встречи.

Совещания — это отличная возможность для сплочения коллектива, но время, затрачиваемое на светскую беседу, можно использовать в первые несколько минут совещания, а не время от времени в его ходе, нарушая ход и продуктивность обсуждения.

Примеры повесток совещаний

Мы обсудили, что делает повестку совещания хорошей и чего следует избегать, но, как всегда, проще всего учиться на реальных примерах. Давайте рассмотрим повестку организационного совещания по проекту, созданную в Asana:

Как видите, у каждого пункта есть временные рамки и назначенный участник команды, чтобы все знали, когда наступает их очередь и сколько времени у них есть, чтобы провести обсуждение или презентацию. К повестке также прикреплены соответствующие файлы, и она доступна всем участникам группы для наглядности и более эффективного взаимодействия.

Совещания — это неотъемлемая часть профессиональной жизни, и каждое из них имеет свою уникальную направленность и динамику. Понимание того, как адаптировать повестку совещания к его типу, является ключом к эффективному общению и совместной работе. Ниже приводятся некоторые распространённые типы совещаний, а также примеры того, как структурировать их повестку.

Повестка совещания группы

Совещания команды служат платформой для сплочения коллектива, принятия решений и коллективного обсуждения. Они могут различаться по частоте и продолжительности, но необходимы для обеспечения согласованности и движения вперед. Эффективные повестки совещаний группы должны включать повторяющиеся пункты для регулярных встреч и место для новых, специальных тем. Также важно отслеживать дальнейшие действия и обязанности, назначенные во время совещания. Пример повестки 45-минутного совещания команды может включать показатели, план круглого стола, выявление препятствий и признание вклада участников команды.

Повестка ежедневного совещания по Scrum

Ежедневные совещания по скраму, или стендапы, — это краткие, целенаправленные встречи, направленные на поддержание согласованности действий команды во время спринта. На таких совещаниях обычно обсуждаются препятствия, подводятся итоги работы за предыдущий день, ставятся цели на текущий день и оценивается прогресс в достижении целей спринта. Гибкость этих встреч помогает поддерживать темп и оперативно решать проблемы.

Повестка организационного совещания по проекту

Организационные совещания по проектам объединяют межфункциональные команды для запуска нового проекта. Эти встречи задают тон проекту и согласовывают цели и ожидания. Повестка дня должна включать краткое описание проекта, роли и обязанности, частоту встреч, практические шаги и сессию вопросов и ответов, чтобы прояснить сомнения и убедиться, что все понимают, о чём идёт речь.

Повестка ретроспективного совещания

Ретроспективное совещание — это тип повторяющегося совещания, посвященного анализу прошедшего периода работы, обычно в конце цикла проекта или спринта. Его основная цель — обмен информацией между участниками команды о том, что сработало, а что нет. В ходе совещания вся команда обсуждает различные темы, включая успехи, проблемы и препятствия, которые повлияли на работу. Этот процесс помогает выявить области для улучшения и разработать стратегии для решения любых проблем. Ретроспективные совещания имеют решающее значение для непрерывного развития команды и достижения лучших результатов в будущих рабочих циклах.

Повестка встречи один на один

Встречи один на один, будь то между руководителем и непосредственным подчинённым, коллегами или руководителями разных уровней, имеют решающее значение для обсуждения рабочих проектов, препятствий и карьерного роста. Они являются основой для укрепления доверия.

Хорошая повестка дня для этих встреч должна обеспечивать баланс между такими темами, как мотивация, общение, рост и обсуждение работы. Избегайте обновлений статуса; они лучше подходят для ежедневных совещаний. Примеры вопросов для еженедельной встречи один на один могут включать оценку основных моментов недели, обсуждение любых препятствий и вопросы о балансе между работой и личной жизнью.

Повестка удалённой встречи один на один

Удаленные встречи один на один требуют несколько иного подхода, с акцентом на построение взаимопонимания и поддержание четкой коммуникации. Поскольку физическое присутствие отсутствует, для таких встреч полезно использовать общую онлайн-повестку, доступную для всех участников. Ключевыми моментами могут быть проверка общего самочувствия, обсуждение текущих рабочих заданий и решение любых неотложных проблем или оказание необходимой помощи.

Повестка встречи с руководителем более высокого уровня

Собрания с пропуском уровня, в которых участвуют руководители высшего звена и сотрудники, не входящие в их прямую цепочку подчинения, дают возможность наладить связь между различными уровнями организации. Эти встречи идеально подходят для обсуждения более широкого карьерного роста и предоставления обратной связи высшему руководству. Повестка дня может включать в себя разъяснение стратегий и целей компании, личные профессиональные цели и предложения по улучшению организации.

Повестка совещания руководства

Совещания руководства имеют жизненно важное значение для принятия стратегических решений и решения проблем на высших уровнях организации. Эффективная повестка дня для таких встреч может включать в себя личные обновления, обзор ключевых показателей, обмен победами и идеями, обсуждение важных сообщений, решение насущных проблем и выделение времени для открытого обсуждения или сеанса «горячего места», где конкретные темы рассматриваются подробно.

Каждый тип встречи, будь то общее собран��е, индивидуальное обсуждение, обзор эффективности или коллективное обсуждение, требует продуманной повестки, чтобы избежать непродуктивных встреч и поддерживать обсуждение в нужном русле.

Используя эти примеры повесток совещаний, вы можете гарантировать, что каждое совещание, независимо от его формата, вносит значимый вклад в достижение целей организации и улучшает командную работу и сотрудничество.

Проведение эффективного совещания

Одно дело — иметь удивительно организованную и подробную повестку, на которую ваша команда может ссылаться перед совещанием, а использовать её как инструмент во время совещания — совсем другое. Эти советы помогут вам сделать повестку дня совещания такой же полезной во время встречи, как и в качестве инструмента подготовки.

• Придерживайтесь повестки. Лучшая повестка дня становится бесполезной, если вы не придерживаетесь её во время совещания. Старайтесь не перескакивать с одного пункта повестки на другой, а придерживаться приоритетов, установленных ранее. Для совещаний с большим количеством подвижных элементов, например, общих собраний или семинаров, также можно использовать шаблон плана мероприятия, чтобы держать расписание, спикеров и задачи в одном месте.

• Придерживайтесь временных рамок. Если в начале встречи вы немного поболтаете или быстро проверите, как у всех дела, это поможет снять напряжение и поднять настроение. Именно поэтому вы должны выделить на это от трёх до пяти минут и придерживаться временных рамок. Фотографиями очаровательного костюма сына Кабира на Хэллоуин можно поделиться в другом месте, чтобы у вас было достаточно времени для достижения целей совещания.

• Назначьте секретаря. В начале совещания назначьте секретаря, который будет записывать все вопросы, отзывы, задачи и идеи, возникающие в ходе встречи. Вы можете назначать разных людей на эту роль, чтобы каждый участник группы мог внести свой вклад. В идеале эти заметки должны храниться там же, где и повестка совещания. Это позволит участникам команды легко следить за заметками и связывать их с пунктами повестки. Заметки также можно вводить непосредственно в Asana для обновления и отслеживания в режиме реального времени.

• Последующие действия после совещания. Как правило, секретарь отвечает за последующие действия по результатам совещания. В заметках должны быть указаны все решения, принятые в ходе совещания, задачи, которые необходимо выполнить, и вопросы, оставшиеся без ответа. Если возможно, назначьте коллег по группе и добавьте сроки выполнения поручений, чтобы обеспечить высокую ответственность. Чтобы эти поручения отслеживались и выполнялись, их следует оперативно добавлять в наш инструмент управления проектами Asana.

Получайте максимум от каждого совещания

С помощью Asana вы можете хранить повестку, протокол и поручения по совещанию в одном месте. Делитесь повесткой с командой и назначайте задачи по пунктам повестки в режиме реального времени, чтобы ничего не упустить.

Оптимизация совещаний с помощью единого инструмента сократит объём работы по организации работы, с которой сталкивается ваша команда, свяжет всех с целью совещания и позволит проводить продуктивные совещания, которые понравятся всем.