Как проводить более эффективные ежедневные планёрки

Если вы работаете в команде разработчиков программного обеспечения, скорее всего, вы уже бывали на ежедневных планёрках. Стендапы, часто используемые в Agile-методологиях, позволяют участникам команды быстро делиться новостями или общаться с остальными.

Но стендапы проводят не только команды разработчиков программного обеспечения. Они полезны для любой команды, которой нужно быстро делиться новостями, чтобы все участники были в курсе происходящего. Узнайте, как легко проводить эффективные ежедневные планёрки, будь то в конференц-залах или в распределённой команде, участники которой находятся в разных часовых поясах.

Что такое стэндап?

Стендап — это короткое совещание, которое обычно проводят команды, работающие по методологии Agile или Scrum, хотя такой формат подойдёт для любой команды. Во время планёрки участники команды по очереди обсуждают три основных вопроса:

• Что вы сделали вчера?

• Над чем вы будете работать сегодня?

• Есть ли что-то, что мешает вам работать?

В зависимости от того, какую методологию использует ваша команда, такие совещания могут занимать от пяти до пятнадцати минут. Согласно рекомендациям Agile, такие встречи не должны занимать больше 15 минут. Строгое ограничение по времени позволяет каждому участнику быстро поделиться новостями, не отнимая у других лишнего времени. 

Преимущества планерок

Ежедневные планёрки помогают команде разработчиков устранять препятствия и определять, что нужно сделать в течение дня. Они также могут предоставить чёткие показатели того, как продвигаются проекты. Например, если ваша команда использует инструмент управления проектами в виде Канбан-доски, участники перемещают карточки на Канбан-доске, чтобы указать, на каком этапе находится задание. Во время ежедневного стендапа легко увидеть прогресс, когда карточка перемещается с одного этапа на другой. 

Хотя методология Agile отдает предпочтение личным встречам, вам не нужно проводить ежедневные планерки лично. С помощью программного обеспечения для видеоконференций, такого как Zoom, удаленные работники могут легко посещать планёрки виртуально.

Шесть шагов к более эффективным планёркам

Существует шесть простых шагов для проведения эффективных планёрок. Независимо от того, как часто собирается ваша команда и какую методологию управления проектами она использует, вот несколько советов, которые помогут сделать ваши ежедневные планёрки быстрыми и эффективными.

1. Найдите время и придерживайтесь его

Приверженность и последовательность являются ключевыми компонентами методологии Agile. Эти ценности также применимы к ежедневным планёркам. Стендапы должны проводиться в одно и то же время каждый день в одном и том же месте и должны иметь приоритет над другими встречами. Соблюдение единого распорядка облегчает участие в них, а присутствие всех участников важно для согласованности действий команды.

2. Убедитесь, что вся команда участвует

Стендапы эффективны только в том случае, если на них присутствует вся команда. Это означает, что вся команда должна присутствовать на каждом совещании. Если участник команды делится новостями и уходит, встреча не так эффективна, потому что этот человек не услышит, может ли он помочь другому коллеге по команде в том, что он делает в этот день. 

Цель здесь — оставаться на связи со своей командой, как физически, так и мысленно. Поскольку методология Agile ценит личную беседу и общение, эти ежедневные встречи — важный способ наладить связь с остальной командой. Рекомендуется начинать и заканчивать встречу всем вместе.

3. Назначьте чёткого лидера

Ведущий ежедневного совещания отвечает за его модерацию и следит за тем, чтобы оно было именно таким, каким и должно быть — коротким и приятным. Это может быть что угодно: от таймбоксинга обновлений статуса, чтобы они оставались короткими, до управления встречей по кругу или переклички на видеоконференции вместо личной встречи.

Кто именно будет вести совещание, зависит от того, какой тип методологии Agile вы используете. Если ваша команда использует Scrum, то ежедневные совещания будет проводить мастер Scrum. В других формах управления проектами стендапы проводят менеджеры по продукту или другие менеджеры проекта.

4. Будьте кратки

Как уже упоминалось, стендапы не должны занимать больше 15 минут. Если у вас большая команда, можно использовать все 15 минут. Если вам нужно больше 15 минут, чтобы просмотреть ежедневные обновления статуса каждого, возможно, ваша команда слишком большая.

5. Чётко определите цель

Каждый участник команды должен точно знать, для чего нужна стэндап-встреча и как структурировать обновление команды. Если в команде появился новый участник, можно позволить ему просто наблюдать на раннем этапе. В конце концов, он освоится и начнёт делиться новостями со всеми остальными. 

Каждый должен делиться одними и теми же тремя вещами. Всё остальное может стать постороной информацией. Ведущий отвечает за модерацию беседы и, при необходимости, за её продвижение.

6. Побочные беседы

Нередко участники команды пытаются решить какие-то проблемы во время ежедневных совещаний. Вместо этого перенесите такие беседы на время после совещания. Запишите проблему, а затем позвольте следующему человеку поделиться обновлением статуса. 

После завершения стендапа те, кто хочет решить проблему, могут встретиться и попытаться разобраться в ней.

Распространённые подводные камни стэндапов

Когда команда работает вместе уже давно, стендапы могут начать казаться однообразными. Ниже описаны несколько распространённых ошибок, которые случаются на таких встречах, и способы предотвратить их повторение. 

Совещание превращается в обычное совещание по статусу

Все участники стэндапа должны тесно взаимодействовать. Если участники команды делятся новостями, не связанными с их текущей работой, это превращается в обычное совещание по статусу. Это неэффективное использование времени. 

В этом случае менеджеры проектов должны разделить команду на разные группы. Лучший способ сделать это — разделить команды по тому, над чем они работают. Те, кто работает вместе, должны быть в одной группе. Таким образом, вся передаваемая информация будет актуальна для всех. 

Совещания становятся слишком длинными

Помните, что стэндапы должны быть короткими. Они должны быть быстрыми и простыми. Если ваши встречи длятся более 15 минут, это признак того, что вам нужно что-то переделать. Координаторы команды должны помогать участникам сосредоточиться на трёх основных моментах, и если они начинают обсуждать что-то другое, вежливо попросите их перенести это на более позднюю беседу.

Команда не выявляет препятствия

Одна из главных причин, по которой команды разработчиков проводят планёрки, — выявление любых препятствий для работы. Если участники команды не выявляют никаких проблем, это может сказаться на всей команде. Часто работа одного участника команды зависит от работы другого. Если один человек не озвучит проблему, она может стать препятствием для всех. Вот почему важно обсуждать любые проблемы во время ежедневных планёрок, чтобы они не стали препятствием для всей команды.

Используйте инструменты управления работой для Agile-команд

Если вы хотите внедрить Agile в своей команде, вам нужны правильные инструменты для организации работы. Убедитесь, что у вас есть доступ к динамическому инструменту для организации и управления работой команды в одном месте. Управляйте повестками ежедневных совещаний и многим другим с помощью инструмента для управления работой, такого как Asana.