Как составить служебную записку для эффективного общения (с шаблоном)

Эффективное общение имеет решающее значение. Но при этом она должна быть простой для восприятия. Наличие шаблона не только упростит процесс коммуникации, но и облегчит его понимание для ваших работников.

Именно здесь на помощь приходит служебная записка. Шаблон служебной записки — это отличное место для начала, когда вы хотите проинформировать свою команду или отдел о новых процедурах, реализации стратегии или предстоящих проектах. Чтобы донести свою мысль, важно понимать, как профессионально написать служебную записку.

В нашем руководстве рассказывается, что такое служебная записка, когда её отправлять, как создать формат и как эффективно её писать. Затем воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном служебной записки, чтобы получить план действий для достижения успеха.

Что такое меморандум?

Служебная записка, также известная как меморандум, передает информацию по всей организации. В отличие от личных сообщений, служебные записки обычно имеют более широкую аудиторию.

Обычно такое письмо отправляется всей команде, отделу или организации, чтобы проинформировать работников о происходящем в компании. Служебная записка может касаться любой важной темы, имеющей широкое значение: от изменения политики до новых клиентов и сокращения бюджета.

Этот тип общения можно создавать и отправлять в электронном виде или распечатывать в качестве физического раздаточного материала. Даже если вы знаете всех в своей цепочке общения, важно, чтобы эти документы были вежливыми и профессиональными. Если сомневаетесь, не используйте эмодзи, сленг и сокращения, чтобы ваше сообщение выглядело более профессионально.

Причины для отправки меморандума

Существует множество причин, по которым кто-то может отправить меморандум вместо обычного электронного письма. В то время как электронная почта является повседневной формой общения, меморандум более официальен и становится частью документации компании. 

Работники относятся к меморандумам более серьезно. В результате меморандумы, как правило, гораздо эффективнее при межорганизационном общении. Ниже мы изложили некоторые из наиболее распространенных причин.

Служебная записка может:

• Объяснить изменения в политике

• Объявлять о повестке предстоящих совещаний или мероприятий

• Объявлять о сокращении бюджета

• Кратко описывать планы действий

• Описать процесс адаптации новых клиентов

• Подробный протокол совещания

• Запрос рекомендаций или отзывов

• Уведомление работников о проблеме или решении компании

Отправка электронных служебных записок группам работников полезна тем, что даёт им централизованное место для просмотра деталей компании. Все получают одну и ту же информацию одновременно, а не по слухам.

Как оформить служебную записку

Существует несколько способов структурировать служебную записку, но большинство из них имеют одинаковые элементы форматирования. Вы можете настроить шаблон служебной записки в соответствии с тоном и контентом сообщения, которое хотите отправить.

Тема

Прежде всего, начните служебную записку с правильной темы. Лучшие темы служебных записок должны быть как можно более конкретными.

Например, вместо того чтобы называть письмо «Мероприятие компании», укажите в теме «Ежегодный корпоратив: дата и детали».

Чёткая тема позволяет людям точно знать, о чём идёт речь, ещё до открытия письма. Это также упрощает поиск служебной записки, поскольку у работников не будет нескольких служебных записок с одинаковой темой в папке «Входящие».

Заголовок

В заголовке служебной записки должно быть несколько ключевых элементов. Всегда указывайте дату, получателя и отправителя. Эта информация обеспечит контекст для содержания сообщения. 

Текст сообщения

В тексте служебной записки отражается основная цель сообщения. В первом абзаце точно укажите, о чём пойдёт речь в остальной части документа. Чтобы донести свою мысль наиболее эффективно, сделайте начальный раздел кратким. 

• Абзац 1. В начале этого абзаца используйте такие фразы, как «Я пишу, чтобы сообщить вам» и «Я запрашиваю информацию о». В первом абзаце должна содержаться самая важная информация. 

• Абзац 2. Во втором абзаце можно предоставить дополнительные детали и более подробно рассмотреть тему.

• Абзац 3. В третьем абзаце вы излагаете свою просьбу. Например, вы можете попросить отдел предоставить обратную связь по проекту или ответить на приглашение на корпоративное мероприятие к определённой дате.  

Некоторые служебные записки не содержат запросов, связанных с предоставляемой информацией. В этом случае можно поблагодарить коллег за уделённое время.

Прежде чем отправлять служебную записку коллегам, ознакомьтесь с политикой массового общения в вашей компании. В некоторых компаниях требуются дополнительные шаги, например добавление логотипа организации, названия компании или использование стандартизированных размеров шрифта. Возможно, вам также потребуется получить подтверждение или разрешение перед отправкой.

Советы по написанию служебной записки

Теперь, когда вы знаете, что должно быть в служебной записке, пришло время выбрать правильный тон и форматирование. Ниже приведены некоторые советы, которые следует учитывать при написании эффективной Business-служебной записки.

• Сохраняйте профессиональный тон: всегда пишите в профессиональном тоне, но не стесняйтесь адаптировать его к своей аудитории и цели.

• Избегайте сокращений и аббревиатур: расшифруйте их, чтобы все получатели могли понять ваше сообщение.

• Составьте служебную записку на одной странице: постарайтесь уместить текст в три абзаца, чтобы кратко изложить свою точку зрения.

• Используйте вложения, когда это необходимо: при необходимости добавляйте вложения или листовки, чтобы предоставить дополнительный контекст для вашей служебной записки.

• Подумайте о своей целевой аудитории: измените сообщение в электронном письме в зависимости от того, кому вы пишете.

• Соблюдайте единый стиль: используйте один и тот же шрифт, структуру абзацев, пунктуацию и грамматику во всем документе.

• Будьте чёткими и лаконичными: сделайте запрос или объявление в начале документа.

• Сохраняйте объективность: придерживайтесь фактов и избегайте личных предубеждений при написании делового документа.

Следуя этим советам и зная, что нужно включить в документ, вы сможете создавать профессиональные и лаконичные служебные записки.

Типы служебных записок

Существует три стиля меморандумов: предложение, подтверждение и запрос. Общий формат и стиль делового письма остаются одинаковыми для всех трех типов служебных записок. Разница заключается в аудитории, тоне и цели. 

Предлагающая служебная записка

Отправка служебной записки с предложением — отличный способ найти решение проблем компании. Они часто поощряют творческое мышление, мозговые штурмы и групповые обсуждения. 

При отправке служебной записки с предложением лучше всего использовать позитивные и ободряющие формулировки. Это поможет вашим коллегам с энтузиазмом подойти к поиску нестандартных идей.

Пример: отправьте служебную записку с предложением, если вы рекламное агентство, которое хочет провести групповое обсуждение новых идей для кампании по продвижению бренда.

Подтверждающая служебная записка

Используйте служебные записки для подтверждения устных договорённостей в письменной форме. Обязательно выделите важные аспекты соглашения между сторонами, чтобы у всех было чёткое понимание целей.

В конце документа спросите другую сторону, нужны ли ей дополнительные разъяснения или нужно ли изменить какие-либо детали. Это поможет избежать путаницы или недопонимания после начала проекта.

Пример: если вы руководитель команды маркетологов, вы можете отправить служебную записку с подтверждением команде разработчиков DevOps вашей компании во время совместной работы над проектом. В ней должны быть описаны ожидаемые результаты проекта, чтобы все заинтересованные стороны понимали область проекта и не оставалось никаких вопросов.

Служебная записка с запросом

Служебная записка-запрос — это документ или электронное письмо, которое можно отправить в компанию, когда у вас есть запрос. Начните такую служебную записку с обоснования того, почему вам нужен завершенный запрос.

Сохраняйте профессиональный и убедительный тон, когда даете рекомендации по решению проблемы. Хотя такой стиль всегда рекомендуется в служебных записках, он особенно важен в записках с запросами.

Пример: вы отправляете служебную записку с запросом, если являетесь менеджером по персоналу и просите работников заполнить информацию о страховании до дедлайна.

Шаблон служебной записки

Используйте наш шаблон служебной записки, чтобы упорядочить документ и каждый раз создавать успешное сообщение. При отправке служебной записки убедитесь, что вы правильно заполнили строку темы, заголовок и текст сообщения.

Инструменты для управления проектами и служебные записки помогут вам оптимизировать общение

Использование шаблона служебной записки поможет вам общаться со всеми сотрудниками компании. В сочетании с инструментом для управления проектами он поможет вам хранить все служебные записки в одном месте и легко отправлять их многочисленным заинтересованным сторонам и участникам команды. Вы даже можете напрямую связывать служебные записки с задачами, чтобы воплотить эти задачи и сообщения в жизнь.