Почему нам трудно сотрудничать с другими командами и что с этим делать

Учитывая количество технологий, созданных для улучшения коммуникации в команде, совместная работа между командами должна быть проще, чем когда-либо. Мы можем мгновенно связаться с коллегами с помощью Slack. Мы можем делиться документами по всему миру с помощью Google Диска. Мы можем назначать задания и совместно работать над проектами в Asana. Однако внедрения нового программного обеспечения для вашей команды не всегда достаточно. Скорее всего, вам придётся преодолевать и другие, более межличностные барьеры.

Научившись сотрудничать с командами из разных отделов, вы сможете открыть для компании новые возможности и работать максимально эффективно. Так почему же мы боремся с этим? И почему нам трудно это сделать, даже если мы все согласны, что хотим этого? Ниже вы найдёте 5 распространённых препятствий для сотрудничества между командами, отделами и специалистами, а также решения для каждого из них.

Пять советов по улучшению взаимодействия между командами

Проще говоря, кросс-функциональное сотрудничество — это когда люди из разных команд или отделов (маркетинг, продажи, инжиниринг, HR) в компании объединяют усилия для достижения общей цели, реализации проекта или выполнения задачи.

Это может быть что угодно: от повседневных обязанностей, таких как поддержка клиентов и совместная работа маркетинговых команд в социальных сетях, до разовых проектов, таких как продажи и разработка новой функции для привлечения клиентов. Однако добиться этого — не говоря уже о том, чтобы заставить это работать, — не всегда просто.

1. У вовлечённых команд противоречащие цели или их отсутствие

Вы когда-нибудь пытались привлечь другую команду к проекту, но слышали в ответ: «Это не приоритет для нас»? Это может быть неприятно, если вы знаете, что это напрямую повлияет на доход, привлечёт значительное количество новых клиентов, исправит огромный технический долг или иным образом положительно повлияет на ваш Business.

В этом случае вы и команда, скорее всего, не согласовали цели. Или, что ещё хуже, вы не знаете целей своей команды или компании.

Отсутствие ясности цели становится очевидным, когда вы пытаетесь вырваться из своего разрозненного подразделения для совместной работы, а затем упираетесь в стену.

Решение: согласовывайте цели и делитесь ими со всеми

Попросите высшее руководство сделать цели компании общедоступными, чтобы о них знали все, а не только команда руководителей. Если вы работаете в одиночку, убедитесь, что понимаете, как ваши проекты связаны с более широкими целями (можно использовать пирамиду ясности), и расскажите сотрудникам, какую цель поддерживает ваша инициатива.

Если вы используете Asana, создайте проект, в котором перечислены все цели и задачи вашей компании. Поделитесь им со всей компанией, чтобы каждый отдел — от бухгалтерии до отдела продаж — понимал общую картину. Можно предоставить доступ только для комментирования, чтобы все могли видеть цели, но не могли их редактировать. Более подробные инструкции приведены в статье Центра помощи о создании проекта с целями и важными этапами компании в Asana.

2. Вы не знаете о проектах и инициативах других команд

Некоторые из лучших совместных проектов, в которых я участвовал, начинались с того, что другой сотрудник подходил ко мне и говорил: «Слушай, такая-то команда работает над XYZ. Ты об этом знал?»

Скорее всего, с вами тоже такое случалось. Органичное сотрудничество — это только верхушка айсберга. Подумайте, сколько ещё возможностей мы можем открыть, активно обмениваясь информацией о своей работе друг с другом.

Решение: рассказывайте о предстоящей работе внутри и за пределами вашего отдела

Неосведомлённость о том, чем занимаются ваши коллеги, создаёт барьер для эффективного сотрудничества, но это можно исправить. Чтобы решить эту проблему, регулярно делитесь со всей компанией сводкой о предстоящей работе вашей команды или создайте место, где другие смогут легко найти эту информацию.

Просто помните об информационном шуме. Хотя хорошо иметь представление о том, чем занимается каждая команда в вашей компании, не каждому нужно знать о каждом маленьком твите, исправлении ошибок или обращении в службу поддержки клиентов. Публикуйте только необходимую информацию, но предоставьте коллегам ссылку на источник (например, проект Asana), где они смогут узнать больше.

Используйте обновления статуса в Asana, чтобы быстро информировать всех подписчиков проекта о ходе работ и предстоящих задачах. Для более крупных инициатив создайте сводку и поделитесь ею в беседе с командой или всем персоналом. Включите ссылки на соответствующие задания и проекты и пригласите коллег по команде присоединиться к проекту, если они могут внести свой вклад.

3. Вы не понимаете роли, обязанности или жаргон своих коллег

Однажды я два месяца подряд слушал, как коллега рассказывает одно и то же на наших еженедельных встречах команды. Я не думал, что это имеет отношение к моей работе. Но потом я увидел конечный результат и понял, что мы упустили отличную возможность для сотрудничества. Если бы мы обсудили это более подробно, мы могли бы найти способы сократить дублирующую работу и сроки проекта.

Часто на работе возникает «пропущенная связь», потому что мы:

1. не до конца понимаем роль или обязанности другого человека;

2. используем жаргон и термины, которые не всегда понятны широкой аудитории.

К счастью, осведомлённость — это первый шаг к преодолению этого барьера.

Решение: узнайте, кто чем занимается и как говорить на их языке

По возможности знакомьтесь со своими коллегами, изучайте их стиль работы и задавайте им подробные вопросы о том, над чем они работают. В крупных компаниях можно использовать такие возможности для обучения, как случайные встречи один на один или общие презентации, где люди могут рассказать о том, что они создали, запустили или над чем работали.

В Asana мы делаем это, назначая области ответственности (AoR) каждому работнику и ведя текущий список всех AoR и их владельцев. Это помогает всем точно знать, кто чем занимается.

4. Новый проект кажется слишком трудоёмким

Это, пожалуй, самый распространённый сценарий: вы приглашаете команду или коллегу по команде поработать с вами над чем-то. Они заинтересованы, но у них нет времени. Возможно, они согласятся помочь, но «в следующем месяце» или «в следующем квартале». В конце концов, ваш проект откладывается на неопределённый срок, и вы теряете надежду на его реализацию.

Проблема в том, что участие в новом проекте часто кажется сложным и трудоёмким заданием, даже если на самом деле это не так.

Решение: представьте чёткое предложение, хронологию и примерные сроки

Прежде чем просить коллегу помочь с новым проектом, оцените, сколько времени он займёт. Если можете, добавьте к нему буфер времени. Затем опишите роль коллеги и примерное время, которое ему придётся уделить проекту. Если у него будет более чёткое представление о том, что вам от него нужно и сколько времени это займёт, он с большей вероятностью согласится.

Создайте проект в Asana и добавьте описание и даты сдачи заданий. Назначьте задания в рамках проекта отдельным коллегам по команде. Затем используйте нестандартные поля, чтобы добавить примерное время выполнения. Когда вы назначаете задания, ваши коллеги будут иметь гораздо более чёткое представление о том, что им нужно сделать, к какому сроку и сколько времени это займёт.

5. Нежелание осваивать новые методы работы

«Привычки — это автопилот вашего мозга», — пишет Стефани Возза в Fast Company. На рабочем месте это часто выражается в нежелании внедрять новые инструменты, методы или способы работы. Это подход «если не сломано, зачем чинить». А мы все знаем, что привычки трудно искоренить.

К сожалению, привычки мешают нам работать эффективнее, экономить время и опережать конкурентов. (Просто подумайте о преимуществах ранних пользователей электронной почты перед их коллегами, которые ею не пользовались!) И кто не хочет получить больше времени в течение дня?

Решение: внедряйте новый инструмент или привычку постепенно

Если вы внедряете в своей команде что-то новое — будь то новый процесс или инструмент — дайте людям возможность постепенно освоить новые процессы. «Я поняла, что не стоит продвигать крупные изменения в процессах [при обучении новых людей использованию Asana], — говорит участница сообщества Asana Кайша. — Начните с простого проекта, например с повестки совещания или мероприятия. В идеале это должно быть то, о чём многим сотрудникам отдела, независимо от их специализации, нужно будет знать или в чём они будут участвовать».

Также неплохо было бы иметь контактное лицо или чемпиона, который мягко напоминает людям: «Эй, помните тот новый процесс, которому мы следуем?» или «Не могли бы вы разместить это в Asana?», чтобы помочь другим освоить новый способ работы.

Если вы только начинаете использовать Asana со своей командой, используйте интеграции, такие как дополнение для Gmail, чтобы помочь людям плавно перейти от общения по электронной почте к совместной работе в Asana.

Начните совместную работу с коллегами по команде

Эффективная совместная работа позволяет команде раскрыть свой потенциал, получить доступ к аналитике, о которой вы даже не подозревали, и добиться выдающихся результатов по проектам. Но содействие совместной работе не обходится без проблем. Это требует усилий. Вы сами решаете, позволить ли барьерам замкнуть вас в изоляции или разрушить их.