Как провести эффективную ретроспективу спринта

Альберт Эйнштейн говорил: «Безумие — это делать одно и то же снова и снова и ожидать разных результатов». И хотя математический гений, скорее всего, говорил о квантовой механике (что бы это ни было), та же концепция справедлива и в управлении проектами. Если что-то не работает так, как вам нужно, глупо продолжать делать то же самое. 

Но для того чтобы улучшить свой подход, нужно подумать о том, как обстоят дела. Именно здесь на помощь приходит ретроспектива спринта. 

Что такое ретроспектива спринта? 

Ретроспектива спринта — это тип совещания в рамках фреймворка Agile, которое проводится в конце спринта. Во время ретроспективы спринта команда размышляет о том, что прошло хорошо, а что можно улучшить в следующем спринте. 

В Scrum спринт — это обычно двухнедельная рабочая сессия, по итогам которой необходимо достигнуть заранее заданных результатов. Такая организация работы позволяет командам сосредоточиться на быстрой работе, а также улучшать и повторять свой процесс во время каждого последующего спринта. Вот почему ретроспектива спринта является важной частью процесса Scrum — она дает командам возможность анализировать и постоянно улучшать свой процесс спринта.

Ретроспектива спринта и обзорное совещание по спринту

Совещание по обзору спринта также проводится в конце спринта, но вместо того, чтобы сосредоточиться на улучшении процессов, это возможность для Agile- или Scrum-команды продемонстрировать проделанную работу. Во время совещания по обзору спринта команда обычно представляет свои достижения с помощью демонстраций продукта, которые помогают заинтересованным сторонам из других отделов визуализировать и понять каждый результат.

В то же время цель ретроспективы спринта — определить, какие процессы работали, а какие нет. Это совещание в меньшей степени ориентировано на конкретные результаты и в большей степени на улучшение процессов для оптимизации рабочей нагрузки команды в спринте. 

Кому нужна ретроспектива спринта? 

Если ваша команда использует Scrum, вы должны проводить ретроспективу в конце каждого спринта. Scrum — это разновидность методологии Agile, наиболее часто используемая командами по разработке продуктов, инженерных решений или программного обеспечения. Однако любая команда, которая хочет быстро создавать и выполнять итерации, может извлечь выгоду из использования Scrum и проведения регулярных ретроспектив спринтов. 

И даже если ваша команда не работает в спринтах, вы всё равно можете проводить ретроспективы, когда заканчиваете проект или достигаете цели. Так вы сможете учиться на своём опыте и использовать эти знания в следующем проекте. 

Кто должен присутствовать на ретроспективе спринта? 

На ретроспективе спринта должны присутствовать только непосредственные участники команды, которые работали над заданиями во время прошлого спринта. Сюда входят Scrum-мастер (он же лидер команды Scrum), который проводит встречу, отдельные участники команды и иногда владелец продукта. Как правило, в ретроспективе спринта должны участвовать все, кто посещает ежедневные совещания по Scrum (также известные как стендапы). 

Заинтересованные стороны и руководители, не являющиеся непосредственными участниками команды, обычно не посещают ретроспективу спринта. Это связано с тем, что ретроспектива на самом деле касается команды продукта — это место, где каждый участник команды может дать обратную связь и провести мозговой штурм, чтобы улучшить свой процесс спринта. Ограничение числа участников ретроспективы спринта помогает команде продукта сосредоточиться и чувствовать себя комфортно, говоря о том, что пошло не так. 

Хотя заинтересованные стороны из других отделов и руководители не посещают ретроспективы спринтов, они участвуют в совещаниях по обзору спринтов.

Преимущества ретроспективы спринта 

Непрерывное совершенствование с течением времени является основным принципом фреймворка Scrum. Именно поэтому ретроспектива встроена в каждый спринт, чтобы у Scrum-команды всегда была возможность записать и включить свои знания в следующий цикл спринта. Таким образом, каждый отдельный спринт функционирует как учебный цикл, позволяющий командам совершенствовать процесс планирования спринта. 

Ретроспектива спринта помогает команде:

• Отмечать (и продолжать делать) то, что идет хорошо. Например, можно использовать ретроспективу спринта, чтобы отметить и поддержать проактивное общение команды, когда выполнение заданий заняло больше времени, чем ожидалось. Положительная обратная связь не только даёт ясность в отношении того, что команда должна продолжать делать, но и поддерживает вовлечённость, способствует командной работе и снижает негативные последствия стресса.   

• Определить области для улучшения. Например, ваша команда может предложить изменить способ оценки времени, необходимого для выполнения каждого задания. Или, возможно, вы захотите улучшить процесс уточнения бэклога, чтобы объединить похожие задания. Определение способов оптимизации процесса спринта имеет важное значение, потому что без конструктивной обратной связи вы и ваша команда не сможете совершенствоваться. 

• Создайте план по внедрению улучшений в процесс планирования спринта. Предложить улучшения — это одно, а реализовать их — совсем другое. Во время ретроспективы спринта команда определяет конкретные дела, которые нужно перенести в следующий спринт. Например, можно внедрить систему баллов для оценки времени, необходимого для выполнения каждого задания. Создание дел гарантирует, что вы и ваша команда будете нести ответственность за внедрение улучшений в процесс спринта. 

Повестка ретроспективы спринта

Единственно правильного способа проведения ретроспективы спринта не существует. Со временем вы поймёте, что лучше всего подходит вашей команде, и сможете соответствующим образом адаптировать и уточнить повестку ретроспективы спринта. Создав стандартный шаблон повестки, вы сможете легко делиться им с командой и собирать отзывы заранее. Это позволит вам провести максимально информативное обсуждение. 

Но для начала убедитесь, что ваша повестка охватывает следующие основные этапы: 

1. Определите цель совещания

Заранее определив цель ретроспективы спринта, вы поможете своей команде сосредоточиться на текущей задаче. Когда вы ставите цель, вы гарантируете, что все будут работать над одним и тем же. Для этого потратьте некоторое время на обсуждение того, что ретроспектива спринта значит для вашей команды. Таким образом, вы сможете использовать эту цель для руководства каждой встречей в будущем. Например, цель вашей команды может заключаться в предоставлении откровенной и конструктивной обратной связи для улучшения процесса планирования спринта, а не в поиске виновных в том, что пошло не так. 

2. Соберите обратную связь от команды 

Ваша команда — лучший источник информации для улучшения процесса спринта. Именно они выполняют повседневную работу, поэтому их вклад является ключевым для обеспечения бесперебойной работы спринта. Кроме того, сбор отзывов непосредственно от вашей команды помогает обеспечить соответствие процесса спринта индивидуальным стилям работы и потребностям каждого. 

Отправьте каждому участнику команды эти вопросы за 1–2 дня до ретроспективного совещания по спринту, чтобы он мог провести мозговой штурм и предоставить обратную связь до начала совещания.

• Что получилось во время последнего спринта?

• Что не получилось? 

• Что мы узнали? 

• Что нам нужно сделать по-другому в следующий раз?

Чтобы упростить задачу, поделитесь этими вопросами вместе с повесткой совещания (так как вы также отправляете её заранее). А если вы решите использовать такой инструмент управления проектами, как Asana, то сможете ещё больше упростить работу. Например, вы можете поделиться повесткой и собрать отзывы в одном месте с помощью шаблона ретроспективы спринта. 

Некоторые Scrum-команды используют ещё более простой подход к сбору обратной связи, называемый методом «начать-остановить-продолжить». При таком подходе каждый участник команды определяет, что команда должна начать делать, прекратить делать и продолжать делать. 

3. Аналитика

Теперь, когда вы собрали данные от своей команды асинхронно, вы можете определить закономерности и общие тенденции во время самой ретроспективной встречи. Это могут быть болевые точки, которые разделяют несколько участников команды, ключевые уроки, которые нужно перенести в будущие спринты, или практики из предыдущего спринта, которые работают для команды. Выявление закономерностей помогает определить приоритетность дел, которые команда должна выполнить в следующем спринте. Например, если несколько участников команды отметили, что им не хватало информации для выполнения заданий, это нужно исправить. 

Если это возможно, найдите способ поделиться своим экраном или совместно работать над общим документом или доской со всей командой во время ретроспективы. Так люди увидят, что вы делаете заметки, записываете Дела и серьезно относитесь к отзывам каждого участника. Это хороший способ повысить вовлеченность и превратить беседы в практические действия, особенно если вы проводите ретроспективное совещание впервые. 

Ниже приводится пример того, как можно визуализировать и собирать отзывы во время совещания. Эта Канбан-доска содержит повестку совещания, а также столбцы для документирования вопросов и различных категорий обратной связи. 

4. Определите дела

Теперь самое время создать дела для решения общих проблем. Дела — это конкретные действия с чётко обозначенными ответственными и сроками, поэтому вы и ваша команда несёте ответственность за их выполнение. Определение дел во время ретроспективы спринта даёт ясность в отношении того, кто, что и к какому сроку делает. Кроме того, это помогает команде понять, почему каждое дело важно для успеха группы. 

Продолжим пример выше. Если несколько участников команды сообщают, что у них не было достаточно информации для выполнения заданий, можно создать дело по сбору дополнительного контекста от заинтересованных сторон во время уточнения бэклога спринта.

5. Завершите совещание

В конце ретроспективы спринта выделите несколько минут на завершение совещания. В конце кратко подведите итоги, поблагодарите всех за участие и расскажите, как вы будете делиться делами с группой. Формальное завершение ретроспективы показывает, что вы цените время и вклад своей команды. Кроме того, это гарантирует, что все будут в курсе происходящего. 

Распространённые ошибки при проведении ретроспектив спринтов и способы их избежать

Ретроспективы спринтов бывает трудно провести, особенно если вы планируете их впервые. Ниже приведены некоторые распространённые подводные камни, на которые следует обратить внимание, а также решения, которые помогут их избежать.

Нехватка времени

Во время ретроспектив по Agile нужно охватить много вопросов, поэтому такие встречи часто выходят за рамки отведенного времени. К счастью, есть несколько простых способов избежать этого: 

• Подготовьте повестку заранее и поделитесь ею перед встречей. Четкая повестка — один из лучших способов провести эффективное совещание. В повестке должны быть перечислены темы для обсуждения и указано время, выделенное на каждую из них. Это поможет вам оставаться сосредоточенными, переходить к следующей теме, когда это необходимо, и убедиться, что вы рассмотрели все вопросы в повестке. Заранее разослав повестку, вы также сэкономите время, потому что участники команды придут подготовленными и готовыми внести свой вклад.

• Подумайте, сколько времени должно занять совещание. Убедитесь, что вы выделили достаточно времени, чтобы выполнить все пункты повестки ретроспективы спринта. Продолжительность встречи зависит от конкретных обстоятельств, например от количества участников, продолжительности спринта и наличия новичков, которым нужно объяснить процесс ретроспективы. Как правило, на недельный спринт следует выделить 45 минут, на двухнедельный — 1,5 часа, на трехнедельный — 2,25 часа, а на месячный — 3 часа. Не забудьте делать короткие перерывы каждые 30 минут для более длительных сессий, особенно если вы встречаетесь виртуально. Исследования показывают, что во время видеоконференции трудно сосредоточиться на чём-либо дольше 30 минут. 

Отсутствие вовлеченности

Делиться обратной связью непросто, особенно если участники команды не чувствуют себя комфортно, рассказывая о проблемах, или считают, что их мнение не ценится. Но чтобы улучшить процесс спринта, вам нужна конструктивная обратная связь от команды. Вот несколько способов повысить вовлеченность и убедиться, что все готовы внести свой вклад: 

• Раздавайте вопросы заранее, чтобы участники команды могли подготовиться к обсуждению. Людям бывает трудно быстро сориентироваться, особенно если они чувствуют, что находятся в центре внимания. Вместо того чтобы задавать сложные вопросы во время ретроспективы, разошлите список вопросов хотя бы за несколько дней. Это могут быть вопросы о том, что прошло хорошо, что не удалось и что команда должна сделать по-другому в следующий раз. 

• Растопите лёд. Начните с вопроса, который поможет разрядить обстановку и задать весёлый и дружелюбный тон встрече. Например: «Хот-дог — это сэндвич?»; «Если бы вы были картофелем, как бы вы хотели быть приготовленным?»; «Если бы вам пришлось прямо сейчас отправить генеральному директору смайлик по электронной почте, какой бы вы отправили?» 

• Выражайте благодарность. Если вы хотите, чтобы команда делилась обратной связью, вам нужно создать безопасное пространство и продемонстрировать, что их опыт и вклад имеют значение. Это означает, что когда участники команды высказываются, вы должны активно слушать и записывать их мнение, чтобы показать, что оно ценится. И не забудьте искренне поблагодарить участников команды за их вклад, особенно если их обратная связь конструктивна. Предоставление конструктивной обратной связи — дело непростое, но это также важный компонент для улучшения процесса спринта. 

Неясные дальнейшие действия

Представьте: вы тратите часы на то, чтобы дать и собрать конструктивную обратную связь, завершаете ретроспективное совещание, а потом... ничего не происходит. Никаких последующих действий, никаких дел, ничего не меняется. Ой. 

Чтобы этого не произошло, обязательно документируйте и отслеживайте аналитику, собранную во время ретроспективы спринта. Вот как это сделать: 

• Делайте заметки и по возможности делитесь экраном. Мастер Scrum или менеджер по продукту является координатором встречи и должен делать заметки во время ретроспективы спринта. Так участники команды смогут сосредоточиться на обратной связи. Записи совещания необходимы, чтобы помочь вам запомнить важные моменты и дела, которые нужно выполнить. И хотя методы ведения заметок различаются, наиболее важными являются обсуждаемые темы, ключевые решения и Дела.  

• Контролируйте выполнение дел. Постановка конкретных дел — лучший способ отслеживать обратную связь и выполнять цель ретроспективы спринта, чтобы постоянно улучшать процесс спринта. У хороших дел есть чёткий исполнитель, дедлайн и описание, начинающееся с глагола, чтобы не было двусмысленности в отношении того, что нужно сделать. Например, «Собрать контекст по задаче у заинтересованных сторон перед уточнением бэклога» гораздо понятнее, чем просто «Больше контекста по задаче». 

• Сделайте информацию доступной. Заметки и дела — это хорошо, но они не очень полезны, если вы не можете легко поделиться ими со своей командой. Вместо того чтобы пересылать документы и электронные письма, которые легко потерять, подумайте об организации ретроспективы спринта с помощью инструмента управления проектами, такого как Asana. Это позволит вам распространять повестку совещания, делать заметки в режиме реального времени и назначать дела в одном и том же месте. А если вы также используете Asana для координации спринта, вашей команде не придётся переключаться между различными инструментами, чтобы получить необходимую информацию.