Техническая документация

Вы управляете запуском продукта, исправляете ошибки и обрабатываете отзывы заинтересованных сторон в последнюю минуту. И тут кто-то отмечает неработающую ссылку в инструкции по настройке. Служба поддержки всё ещё ссылается на устаревшие часто задаваемые вопросы, а разработчик только что внес недокументированные изменения. Без надёжного шаблона технической документации небольшие недочёты могут перерасти в более серьёзные проблемы, такие как задержки, путаница и недовольство пользователей.

Этот шаблон обеспечивает структурированный, воспроизводимый подход к написанию, организации и ведению технической документации. В нём есть готовые разделы для введения, инструкций по настройке, деталей использования, часто задаваемых вопросов, устранения неполадок и отслеживания версий. Так что вы не будете тратить время на то, чтобы решить, что включить или как отформатировать. 

Каждый раздел структурирован как задача или подзадача, что позволяет легко назначать ответственность, собирать отзывы и отслеживать статус проверки в реальном времени. Вы можете прикреплять скриншоты, ссылки на спецификации и встраивать визуальные элементы прямо в документ. Поскольку этот шаблон технической документации размещён в Asana, вся ваша команда может легко вносить свой вклад, обновлять и отслеживать прогресс, не теряясь в папках и не сталкиваясь с проблемами контроля версий. 

Кому нужны шаблоны технической документации?

В Asana мы видели, как быстро всё ломается, когда техническая документация не организована или не согласована. Команды дублируют работу, конечные пользователи запутываются, а служба поддержки тратит часы на ответы на одни и те же вопросы по установке и устранению неполадок. Без общего шаблона для документации даже рутинные задачи, такие как написание руководства пользователя или обновление примечаний к выпуску, могут отнимать много времени.

Этот шаблон технической документации предназначен для быстро развивающихся команд по разработке продуктов и инженерных команд, которым необходимо предоставлять организованные и согласованные документы в больших объёмах. Он идеально подходит для:

• Технические директора и инженеры стартапов, которым нужно документировать новый программный продукт между спринтами.

• Разработчикам-одиночкам, управляющим файлами readme, инструкциями по установке и документацией по API в нескольких инструментах.

• Менеджеры по продуктам, которые хотят оптимизировать процесс адаптации и объединить команды вокруг единого стандарта документации.

• Технические писатели и консультанты, которым нужен кастомизируемый фреймворк для определения объёма, написания и поддержки контента.

• Руководители отделов контроля качества и соответствия требованиям, которые документируют функциональность, технические характеристики и историю версий для аудита.

• Команды поддержки, создающие статьи базы знаний, ответы на часто задаваемые вопросы и руководства по устранению неполадок для конечных пользователей.

Используйте этот шаблон для создания любой документации: от пользовательской и справочной по API до руководств по адаптации и описания процессов. Больше не нужно начинать с чистого листа.

Зачем использовать шаблон технической документации от Asana?

Команда разработчиков программного обеспечения изо всех сил пыталась идти в ногу с изменениями продукта. Документация по программному обеспечению была разбросана по разным местам, заполнена устаревшими требованиями и непонятным жаргоном. После перехода на этот шаблон технической документации они скоординировали работу авторов и разработчиков, улучшили пользовательский опыт и сократили время, затрачиваемое на проверки.

Этот шаблон обеспечивает согласованный и масштабируемый способ документирования процесса разработки продукта, от руководств пользователя до заметок о выпуске.

• Экономьте время с помощью готовой структуры, которая ускоряет создание контента.

• Документируйте функции продукта и требования к программному обеспечению в упорядоченном и согласованном формате.

• Улучшайте пользовательский опыт с помощью удобного языка и макета.

• Разъясняйте жаргон и сокращения с помощью встроенного глоссария и полей определений.

• Поддерживайте рабочие процессы управления проектами с помощью совместной работы в реальном времени.

Как использовать этот шаблон технической документации

Этот и другие шаблоны можно найти в библиотеке шаблонов Asana, чтобы упростить рабочие процессы по созданию документации. Независимо от того, пишете ли вы инструкции по настройке или внутренние вики-страницы, этот шаблон технической документации даёт вам чётко определённую структуру, которой нужно следовать. Так вы сможете сосредоточиться на контенте, а не на форматировании. Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы уверенно создавать, поддерживать и масштабировать техническую документацию.

Шаг 1. Дублируйте шаблон и назовите свой проект

Начните с дублирования шаблона технической документации из библиотеки Asana. Дайте проекту название, отражающее его контент, например «Руководство по адаптации мобильного приложения» или «Заметки о версии 3.5». 

Вы увидите готовые разделы, такие как «Введение», «Настройка», «Использование» и «Устранение неполадок». Они обеспечивают гибкую отправную точку для целого ряда технических документов, от руководств пользователя до внутренней документации по процессам.

Шаг 2. Определите объём, аудиторию и формат

В разделе «Обзор» опишите, что охватывает документация, для кого она предназначена и где будет храниться. Вы пишете для разработчиков, конечных пользователей, специалистов по контролю качества или новых сотрудников? Будет ли это частью базы знаний, вики Confluence или встроенным в ваше приложение?

Определение объёма проекта помогает сократить объём доработок в будущем. Например, если ваша аудитория не является технической, избегайте использования жаргона и аббревиатур или обязательно дайте им определение. Если документ является частью более крупного цикла разработки продукта, свяжите его с соответствующими проектами или задачами по документированию в Asana.

Шаг 3. Организуйте структуру документа

Используйте разделы задач, чтобы воспроизвести стандартный макет документации. Шаблон включает в себя такие заполнители, как:

• Введение: определите цель, аудиторию и область применения.

• Содержание: добавьте ссылки или заголовки для быстрой навигации.

• Настройка/установка: включите пошаговые инструкции с наглядными материалами.

• Использование и функции: документируйте ключевые рабочие процессы и функционал продукта.

• Устранение неполадок: добавьте распространённые проблемы, часто задаваемые вопросы и способы их решения.

• Глоссарий или приложение: определите термины и предоставьте дополнительные ресурсы.

Используйте подзадачи, чтобы разбить подробные темы, добавить ссылки на вспомогательную информацию или назначить конкретные части участникам команды.

Шаг 4. Распределите ответственность и соберите обратную связь

Назначайте задачи техническим писателям, владельцам продуктов или разработчикам в зависимости от их специализации. Например, ведущий разработчик может отвечать за дорожную карту с открытым исходным кодом, а служба поддержки — за раздел по устранению неполадок.

Используйте комментарии Asana, чтобы собирать отзывы прямо в задаче. Вы также можете устанавливать даты сдачи, приоритеты и поля статуса для отслеживания хода выполнения. Это позволяет документации развиваться вместе с циклом разработки программного обеспечения.

Шаг 5. Приложите вспомогательные визуальные материалы и документы

Хорошая документация часто включает в себя диаграммы, снимки экрана или блок-схемы для иллюстрации ключевых моментов. Прикрепляйте их непосредственно к соответствующим задачам с помощью интеграций, таких как Google Диск, Dropbox или Figma. Вы также можете привести ссылки на требования к программному обеспечению, проектные документы или связанные планы проектов. Это превратит вашу документацию в центральный центр управления знаниями для всех участников.

Шаг 6. Публикация, поддержка и пересмотр

После проверки контента отметьте разделы как окончательные и обновите статус документа с помощью нестандартных полей. Добавьте журнал изменений или таблицу версий, чтобы отслеживать обновления с течением времени.

Установите напоминания о необходимости регулярно пересматривать эту документацию, например после каждого выпуска продукта или ежеквартального аудита. С помощью этого рабочего процесса вы создаёте не просто разовый документ, а живой ресурс, который развивается вместе с вашим программным продуктом.

Функции Asana для документирования

Функции Asana — это встроенные инструменты, которые помогают вам настраивать свой рабочий процесс и управлять им. При использовании в сочетании с этим шаблоном технической документации такие функции, как назначение задач, нестандартные поля и хронологии, упрощают отслеживание контента, сбор информации и поддержание актуальности.

Ниже мы выделили несколько наших любимых функций, но вы можете ознакомиться с полным списком функций Asana здесь, чтобы ещё больше настроить настройку документации.

Задачи и подзадачи. Разбейте техническую документацию на чёткие, назначаемые компоненты, чтобы отслеживать ответственность за них от планирования до публикации.

Настраиваемые поля: добавляйте теги статусов, номера версий, целевую аудиторию или тип документации, чтобы легко фильтровать и сортировать контент.

Хронология: визуализируйте ход выполнения документа и планируйте циклы выпуска или инженерные спринты.

Комментарии и вложения: собирайте отзывы, отмечайте участников команды и прикрепляйте снимки экрана или диаграммы в одном месте.

Asana AI: автоматизируйте рутинные задачи, такие как упорядочивание контента, предложение следующих действий или выявление пробелов в документации на основе активности в проекте.

Формы: собирайте информацию от инженеров, служб поддержки или команд по продуктам, чтобы формировать ответы на часто задаваемые вопросы и руководства по устранению неполадок.

Рекомендуемые интеграции

Интеграции подключают Asana к инструментам, которые уже используются в вашей команде. Вы можете прикреплять файлы, синхронизировать Календарь и автоматизировать обновления, не переключаясь между платформами. Они помогают превратить этот шаблон в завершенный, связанный рабочий процесс по созданию документации.

Ниже мы подобрали несколько интеграций, которые помогут вам начать работу. Вы можете просмотреть полный список интеграций Asana, чтобы узнать о других способах подключения своей работы.

Google Диск: прикрепляйте спецификации продукта, блок-схемы или диаграммы непосредственно к соответствующим разделам документа.

Slack: держите свою команду в курсе задач по документированию, проверок и обновлений в режиме реального времени.

GitHub или Jira Cloud: связывайте задачи Asana с соответствующими проблемами, запросами на включение внесённых изменений или разрабатываемыми функциями.

Microsoft Teams: организуйте совместную работу между отделами, демонстрируя работу с документацией во время стендапов или обзоров продуктов.

Dropbox: централизуйте графические материалы, технические документы или архивированные документы вместе со списком задач.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах технической документации