План управления объёмом работ

Если вы когда-либо слышали о треугольнике управления проектами, железном треугольнике или тройных ограничениях управления проектами, вы знаете, насколько важна область проекта для достижения целей в срок и в рамках бюджета. Для каждого проекта существует три взаимозависимых ограничения: хронология, бюджет и область проекта. Но хотя при планировании проекта основное внимание уделяется срокам и бюджету, область проекта не менее важна. Чтобы участники команды могли определять область проекта для каждого нового проекта, вам нужен шаблон плана управления областью проекта.

Что такое область проекта?

Область проекта — это способ заранее определить границы проекта, включая дедлайны, бюджет и ожидаемые результаты. Определив область проекта до начала работы, вы сможете распределить ресурсы и установить реалистичные ожидания для заинтересованных сторон. 

Управление областью проекта включает в себя множество связанных инициатив, в том числе:

• Разрастание объёма: когда проект выходит за рамки своего первоначального объёма с дополнительными результатами, расширенными сроками или большими затратами, чем планировалось изначально.

• Треугольник управления проектом: объём, бюджет и сроки. При правильной координации всех трёх элементов вы получаете завершенный проект без необходимости привлечения дополнительных ресурсов. 

• Обоснование области проекта: рекомендации, которые помогут вашей команде определить, что входит в объём проекта, а что нет.

• План управления областью проекта: план, который вы используете для определения и контроля области проекта.

Что такое шаблон плана управления областью проекта и нужен ли он вам?

Шаблон плана управления областью проекта — это шаблон для многократного использования, который можно использовать для планирования области нового проекта. С помощью шаблона плана управления областью проекта можно стандартизировать все проекты в рамках программы или команды. 

Многие команды упускают из виду область проекта, либо уделяя ей меньше внимания, чем бюджету и срокам, либо вообще не определяя её, что опасно. Объём проекта не менее важен, чем любой другой компонент треугольника управления проектом. Пропуск или игнорирование этого компонента может привести к расползанию объёма и перегруженности команды, не имеющей достаточных ресурсов. Шаблон плана управления областью проекта позволяет вашей команде легко определять область проекта для каждого запускаемого проекта, что повышает вероятность того, что вы достигнете своих результатов в срок и в рамках бюджета.

Преимущества использования шаблона плана управления областью проекта

Основное преимущество шаблона плана управления областью проекта заключается в том, что он побуждает всех участников команды определять область проекта для каждого нового проекта, который они создают. Кроме того, шаблон даёт вам полный контроль над объёмом работ по проектам. Возможности, которые даёт шаблон:

• Стандартизировать процесс планирования управления областью проекта.

• Заручиться поддержкой заинтересованных сторон, особенно руководства, которое хочет убедиться в жизнеспособности проекта.

• Позволить новым участникам команды подключаться к управлению проектами, поскольку процессы уже налажены.

Разделы шаблона плана управления областью проекта

Шаблон плана управления областью проекта является основой процессов, связанных с областью проекта. Именно здесь вы будете определять объём, устанавливать ожидания для заинтересованных сторон и составлять план проекта. 

Если вы используете программное обеспечение для управления проектами, вы можете использовать свой шаблон в масштабах всей команды, чтобы всегда передавать правильную информацию в процессе управления объёмом. При создании шаблона обязательно включите в него разделы (например, приведённые ниже), чтобы определить объём работ на протяжении всего жизненного цикла проекта. 

Ожидаемые результаты проекта, которые входят в объём работ

Одна из основных целей шаблона плана управления проектом — определить, какие элементы, показатели или задачи необходимо выполнить для успешной реализации проекта. Ваши результаты могут быть как небольшими (например, завершенный проектный документ), так и более крупными (например, запуск нового веб-сайта). Свяжите эти результаты с целями и задачами всей команды, чтобы каждый результат поддерживал эти более крупные инициативы.  

Иерархическая структура работ

Иерархическая структура работ (ИСР) — это именно то, что следует из названия: она разбивает ожидаемые результаты на подзадачи и подзадачи, которые необходимо выполнить, чтобы завершить каждую более крупную задачу. Создание раздела для СРР поможет вашей команде отслеживать критически важные промежуточные результаты и ключевые зависимости. Эта структура должна включать цели, область и график проекта, представленные в наглядной форме. 

Хронология проекта

Здесь необходимо указать предполагаемую хронологию проекта, чтобы можно было отслеживать ход выполнения работ по важным дедлайнам и этапам. Используйте динамическое программное обеспечение, например инструмент для управления проектами, чтобы обновлять хронологию при изменении объёма работ без необходимости вручную редактировать каждую дату. 

Работа, которая не входит в объём проекта

В предыдущих разделах вы определили, над чем вы работаете. Но не менее важно определить задачи, которые не входят в объём работ. Цель состоит в том, чтобы установить правила и границы, чтобы у всех были реалистичные ожидания и понимание того, что необходимо для успеха проекта. Если у заинтересованной стороны возникнет дополнительный запрос, выходящий за рамки проекта, вы можете указать на этот раздел шаблона и объяснить, что он не был включён в первоначальную область проекта, поэтому вы не можете работать над ним в настоящее время. 

Матрица RACI или RAPID для заинтересованных лиц 

Заинтересованные лица, такие как участники команды, спонсор проекта и высшее руководство, хотят участвовать в проекте. Это хорошо. Но без тщательного контроля и ограничений даже самые благонамеренные заинтересованные стороны могут случайно сорвать проект и даже привести к разрастанию объёма. Чтобы этого не произошло, используйте матрицы распределения обязанностей (например, RACI или RAPID), чтобы чётко определить ответственность каждого участника. 

Процесс или форма контроля изменений

Даже в самых хорошо спланированных проектах могут возникать препятствия и неожиданные изменения. Могут быть случаи, когда вам нужно добавить результат или изменить сроки. И хотя вы хотите, чтобы объём проекта был чётко определен, он не должен быть полностью зафиксирован. Процесс контроля изменений позволяет заинтересованным лицам подавать запросы на изменения, которые могут повлиять на область проекта. Используя процесс внесения изменений и настроив форму контроля изменений, вы можете получать информацию о том, почему запрашивается изменение, каково его влияние и стоит ли включать его в проект.

Как создать шаблон плана управления областью проекта

Сначала просмотрите предыдущие планы объёма работ, чтобы определить, какая информация вам нужна для шаблона. Шаблон должен быть полностью адаптирован к работе над вашим проектом, поэтому просмотрите пос��едние планы управления областью проекта и посмотрите, какие требования к проекту являются универсальными для вашей программы или команды. Включите разделы для каждого из них. Например, если вы всегда создаете прототипы дизайна, обязательно включите этот раздел в свой шаблон. Помните, что наиболее эффективный план управления объёмом работ — тот, который лучше всего подходит для вашей работы, команды и организации.

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Вид «Доска». Вид «Доска» — это представление в стиле канбан-доски, отображающее информацию о вашем проекте в столбцах. Столбцы обычно организованы по статусу работы (например, «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено»), но вы можете менять названия столбцов в зависимости от потребностей проекта. В каждом столбце задачи отображаются в виде карточек с различной сопутствующей информацией, включая название, дату сдачи и нестандартные поля. Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и получайте аналитику о состоянии проекта.

• Отчётность. Отчётность в Asana преобразует данные проекта в наглядные диаграммы и удобные для восприятия графики. Ведя отчётность о работе в том же месте, где она выполняется, вы можете сократить дублирование действий и ненужное переключение между приложениями. А поскольку вся работа вашей команды уже находится в Asana, вы можете извлекать данные из любого проекта или команды, чтобы получить точную картину происходящего в одном месте.

• Обновления текущего статуса проекта. Забудьте о необходимости переключаться между несколькими инструментами, чтобы найти информацию о статусе проекта, или сидеть на очередном совещании, которое можно было бы заменить электронным письмом. Текущий статус проекта в Asana не только проще использовать, но и напрямую связан с работой вашей команды. Это упрощает доступ к дополнительным сведениям о проекте, включая план проекта, план обмена информацией, цели и важные этапы проекта, ожидаемые результаты и многое другое. В конечном счёте, отчёты о статусе проекта сокращают объём ручной работы, централизуют информацию и держат всех в курсе событий.

Рекомендуемые приложения

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Легко прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• OneDrive. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью средства выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенного в панель задач Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и т. д.

• Lucidchart. Интеграция Lucidchart и Asana позволяет внедрять диаграммы, блок-схемы, карты процессов и ассоциативные карты в проекты Asana. Важная контекстная информация о проекте находится именно там, где она вам нужна — в Asana. Команды получают доступ ко всем необходимым для работы сведениям, не переключаясь между различными приложениями.

Вопросы и ответы