Доска идей для эффективной совместной работы в команде

Когда команда собирается вместе, чтобы придумать новые идеи, может возникнуть много интересных идей, но записать их так, чтобы они имели смысл после этого, — это совершенно новая задача. Записывать идеи на стикерах может быть весело и эффективно в момент их появления. Но что делать потом, когда нужно превратить эти неоновые листочки в практические задачи, которые можно представить руководству?

Цифровые доски идей — это не только эффективный способ проведения брейнсторминга с виртуальными командами, но и идеальный инструмент для хранения всех ваших потрясающих (и не очень) идей в одном месте. 

Читайте дальше, чтобы узнать больше о различных типах досок идей, преимуществах использования цифровых версий и интеграциях Asana для досок идей, о которых должен знать каждый.

Что такое доска идей?

Доска идей — это визуальная коллекция идей, собранных вашей командой. Доски идей — отличное место для записи, организации и редактирования идей, прежде чем превратить их в планы действий.

Эти доски бывают самых разных форм и размеров, как и идеи, из которых они состоят: вы можете записать их на чистом листе бумаги, создать коллекцию стикеров на стене или собрать все мысли своей команды на цифровой доске. 

Когда использовать доски идей

Доски идей — это отличный способ генерирования свежих и креативных идей. Обычно это происходит во время брейнсторминга. 

Их можно использовать для записи идей, когда ваша команда проводит мозговой штурм по любому из следующих вопросов:

• Названия продуктов

• Творческие концепции

• Решения 

• Ретроспективы или анализ результатов

• Идеи по дизайну

• Рекламные концепции

• Идеи мероприятий

• Улучшения продукта или процесса

Доска идей может быть полезна для любого процесса формирования идей.

Как создать доску идей

Независимо от того, используете ли вы физическую или онлайн-доску для идей, этапы её создания довольно похожи. Для долгосрочного вдохновения и постановки целей многие команды также используют шаблон доски визуализации, который сочетает в себе визуальные элементы и структурированные шаги для поддержания динамики.

Шаг 1. Определите цель и установите таймер

Сеанс брейнсторминга может быть ориентирован на достижение цели только в том случае, если все знают, в чём она заключается. Соберите коллег по команде и расскажите им, что вы ищете. В зависимости от характера мозгового штурма может быть полезно ввести команду в курс дела до начала совещания, чтобы они могли заранее изучить и обдумать идеи. 

Затем, когда будете готовы начать сеанс, установите таймер. Эффективный мозговой штурм должен длиться от 15 до 45 минут. Установив таймер, вы поможете своей команде сосредоточиться на текущем задании.

В зависимости от конкретных целей, часто полезно разбивать сеанс на более мелкие этапы, чтобы помочь команде не сбиться с пути.

В ходе недавнего мозгового штурма наша команда маркетологов потратила первые десять минут на определение тем, а следующие десять — на разработку конкретных идей для этих тем. Когда вы добавляете временные ограничения в свой мозговой штурм, ваша команда с большей вероятностью приступит к работе и останется сосредоточенной, а не будет ждать вдохновения.”

Шаг 2. Создайте открытую и позитивную среду

Ваши коллеги по команде будут гораздо более открыты для высказывания своих идей, если не будут бояться высказать плохие. В самом деле, в начале обсуждения полезно попросить команду высказать «плохие идеи», чтобы снять напряжение и дать волю творчеству. Кто знает, может быть, одна из этих «плохих идей» окажется блестящей.

Шаг 3. Назначьте секретаря или работайте виртуально

Когда вы соберёте команду в одном физическом пространстве, назначьте секретаря, который будет записывать все идеи во время коллективного обсуждения. Полезно использовать инструмент для цифрового брейнсторминга, который позволяет сразу же делиться идеями после встречи, не перепечатывая их. 

Если вы используете доску идей в удалённом режиме, поделитесь с коллегами по команде шаблоном виртуального мозгового штурма. Так они смогут работать над доской идей в режиме реального времени или асинхронно по собственному графику.

Шаг 4. Обсудите идеи

После того как все идеи будут записаны, рассмотрите их по очереди. В зависимости от того, сколько идей придумала ваша команда, может быть полезно сначала проголосовать за лучшие и сократить количество идей, которые вы будете обсуждать подробно.

Дайте автору каждой идеи возможность объяснить, что он имел в виду, задайте вопросы, чтобы прояснить его мысли, и предложите другим участникам дополнить идеи. Продолжайте записывать все эти дополнения, чтобы создать полную коллекцию идей.

Шаг 5. Редактирование доски идей

Наконец, отредактируйте доску идей, архивировав или удалив идеи, которые не войдут в окончательный вариант, и выделив те, которые вы хотите превратить в дела. Цифровая доска идей значительно облегчит этот шаг для вашей команды, поскольку вы можете перетаскивать элементы туда-сюда и создавать более организованный и структурированный документ. Кроме того, в цифровом формате можно отложить идеи и сохранить их для следующего мозгового штурма, не рискуя их потерять.

Типы досок идей

Прежде всего, существуют физические и цифровые доски идей. Вы можете собирать идеи и информацию на бумаге, досках, стикерах, стеклянных стенах или в цифровом виде, что значительно упрощает обмен идеями с участниками команды из разных офисов или даже стран.

Доски для идей бывают разных форм и конструкций:

• Диаграммы или доски: эти доски позволяют систематизировать идеи по различным категориям во время брейнсторминга. Одним из самых популярных инструментов является Канбан-доска, которая сортирует ваши идеи по задачам. Например, на Канбан-доске могут быть столбцы с открытыми, выполняемыми и выполненными заданиями.

• Карты мыслей или кластеры: эти диаграммы — отличный способ визуализировать связи между идеями. Эти связи можно использовать для выделения приоритетов с помощью иерархий.

• Доски настроения: если вы работаете над чем-то более творческим, например над дизайном нового продукта или рекламной кампанией, создайте доску идей, заполненную изображениями, цветами и иллюстрациями, чтобы собирать новые идеи.

Преимущества цифровых досок идей

Использование цифровых или виртуальных досок идей вместо физических может принести пользу вашей команде во многих отношениях.

• Инклюзивность: каждый участник команды может внести свой вклад. Поскольку доска идей заполняется в цифровом виде, даже самые сдержанные участники команды могут делиться своими идеями, не чувствуя себя в центре внимания.

• Возможность делиться: независимо от того, проводите ли вы виртуальный мозговой штурм или встречаетесь со своей командой в одном физическом пространстве, вы можете легко поделиться доской идей со всеми. Больше не нужно фотографировать доску и пытаться разобрать почерк — делиться идеями и редактировать их стало проще, чем когда-либо.

• Неограниченное редактирование: поскольку доска идей цифровая, вы можете добавлять, удалять и реструктурировать её так часто, как вам заблагорассудится, не создавая беспорядка из стикеров. 

• Гибкость: участники команды не всегда доступны в одно и то же время. Если вы управляете географически рассредоточенной или удалённой командой, цифровые доски идей позволяют вашим коллегам по команде добавлять свои идеи в удобное для них время.

• Организация: с цифровыми досками идей вам не нужно беспокоиться о дизайне или порядке размещения идей. Выберите шаблон доски, который соответствует вашему видению, и просто начните мозговой штурм. Все идеи вашей команды будут сохраняться в реальном времени, и их можно будет упорядочить одним нажатием кнопки. Идеи, которые вам не нужны прямо сейчас, но которые вы хотели бы сохранить для использования в будущем, можно архивировать и снова открывать в более поздний момент времени.

• Детализация: вы можете добавлять ссылки, изображения, видео или документы на цифровые доски идей, чтобы дополнительно обосновать свои идеи. Это упрощает хранение всех идей в одном месте и позволяет связывать их с соответствующей информацией.

• Простая реализация: выбрав понравившиеся идеи, скопируйте и вставьте их в свой календарь, инструмент Канбан-доски или программное обеспечение для управления работой.

Использование цифровых досок идей в Asana

Asana поможет вам делиться цифровыми досками идей с командой, используя такие интеграции, как Lucidchart. Соберите все свои инструменты и идеи в одном месте, чтобы сосредоточиться на самом важном: общении с командой для обсуждения инновационных идей.

Lucidchart 

Lucidchart позволяет создавать виртуальные диаграммы и доски идей. С помощью набора инструментов Lucid для визуализации совместной работы вы можете быстро и легко составлять карты и схемы по мозговым штурмам, процессам, системам и трудовым ресурсам своей организации. Благодаря интеграции с Asana вы можете легко делиться своими диаграммами и досками идей с командой.

Реализуйте идеи

Доски визуализации полезны не только при коллективном обсуждении новых идей. Они также помогают организовать дела, сортируя их по категориям, которые помогают отслеживать ход выполнения каждого задания. 

Канбан-доска — это идеальное место для создания динамичного обзора работы над проектом, чтобы ваша команда была в курсе того, что нужно сделать, что находится в процессе и что уже выполнено.