Шаблон документа с бизнес-требованиями

Запуск проекта может быстро сорваться, если никто не согласен с тем, что означает «выполнено». Команда может начать разработку, не определив цели, объём работ или ожидаемые результаты, а когда важные этапы начнут срываться, будет непонятно, что пошло не так. Шаблон документа с бизнес-требованиями (BRD) предотвращает эти проблемы, координируя команды в отношении того, что нужно создать, почему это важно и как будет измеряться успех проекта.

Вместо того чтобы управлять требованиями к проекту с помощью электронных таблиц или электронной почты, вы можете централизовать цели, требования, сроки и зависимости в единой Рабочей нагрузке. Независимо от того, управляете ли вы новым проектом, совершенствуете бизнес-процессы или координируете работу между командами разработчиков и инженеров, шаблон BRD помогает вам фиксировать важные детали и с самого начала сокращать количество недопониманий.

Кому нужны шаблоны BRD?

Простой шаблон документа с бизнес-требованиями не просто описывает задачи проекта. Он объединяет всех, кто участвует в превращении концепции в успешный проект. Если ваша команда проекта определяет требования к продукту, пишет описание проекта или начинает сбор требований, шаблоны BRD гарантируют, что все понимают, что и зачем нужно создать.

Бизнес-аналитики

Бизнес-аналитики используют шаблон BRD для фиксации функциональных и нефункциональных требований, документирования ограничений проекта и обеспечения того, чтобы бизнес-цели были преобразованы в выполнимые задачи проекта.

Менеджеры проектов

Менеджеры проектов используют шаблоны требований, чтобы определять объём работ, важные этапы, варианты использования и ожидаемые результаты. Централизация всей этой информации помогает команде сосредоточиться на измеримых результатах и предотвращает разрастание объёма.

Заинтересованные лица и руководители

Руководители могут быстро просмотреть пояснительную записку, анализ заинтересованных сторон и обзор проекта, чтобы понять, как инициатива согласуется с бизнес-задачами и бюджетами, без необходимости вникать в технические детали.

Разработчики и технические команды

Для технических команд BRD определяет пользовательские истории, API и требования к интеграции до начала кодирования. Документация сокращает количество изменений и помогает гарантировать, что конечный продукт точно отражает намерения бизнеса.

Клиенты и партнёры

Внешние сотрудники получают прозрачность в отношении ожидаемых результатов, зависимостей и ожидаемых результатов. Благодаря документации циклы подтверждения становятся быстрее и проще.

Зачем нужен шаблон документа с бизнес-требованиями

Когда начинаются новые проекты, команда часто спешит с их выполнением, не имея общего понимания того, как выглядит успех. Шаблон BRD предотвращает это, определяя проблему, решение и измерение успеха на ранней стадии.

Используйте шаблоны BRD, чтобы:

• Координировать бизнес-цели и технические результаты

• Сократить количество недопониманий во время выполнения проекта

• определять область проекта и сроки;

• Подтверждения и согласования командами

• Централизовать обновления для текущих изменений и показателей

Как использовать шаблон документа с бизнес-требованиями

Шаблон BRD от Asana помогает структурировать требования так, чтобы они были понятны как технической, так и Business-аудитории. Приведённые ниже шаги соответствуют разделам в макете шаблона, поэтому вы можете следовать им при его заполнении.

Шаг 1. Пояснительная записка

Начните с общего описания инициативы. Объясните, что представляет собой проект, почему он важен и как он поддерживает цели компании. Сделайте этот раздел лаконичным, но эффективным; часто это первая часть, которую читают заинтересованные стороны.

Добавьте основную цель проекта, целевых пользователей и ожидаемые результаты. Пояснительная записка также должна служить кратким справочным материалом для руководителей, которым необходимо понять цель, не увязая в технических деталях.

Шаг 2. Обзор проекта и цели

В этом разделе определите область проекта, его хронологию и ожидаемые результаты. Укажите, что входит в проект, а что нет, чтобы избежать несоответствия ожиданий в дальнейшем. Добавьте измеримые цели, например сокращение времени обработки на 20% или повышение удовлетворённости пользователей. Цели помогают отслеживать рентабельность инвестиций и показатели успешности.

Шаг 3. Бизнес-потребность и обоснование

Задокументируйте причину, по которой существует этот проект. Вы устраняете неэффективность в бизнес-процессах? Выполняете требования по соблюдению нормативных требований? Поддержка запуска нового продукта?

Хорошо написанное обоснование повышает заинтересованность сторон. Поэтому включите анализ затрат и выгод, ожидаемые риски и то, как инициатива способствует достижению более широких целей организации.

Шаг 4. Определение объёма работ

Подробно определите границы проекта. Разбейте объём работ на функциональные и нефункциональные элементы, определив, за что отвечает каждая команда. К этому разделу также можно прикрепить соответствующие документы по планированию проекта или графики важных этапов. Это поможет заинтересованным сторонам визуализировать зависимости и контрольные пункты прогресса.

Шаг 5. Функциональные и нефункциональные требования

Этот раздел является технической основой шаблона документа с бизнес-требованиями. Перечислите, что должна делать система (функциональные требования) и как она должна работать (нефункциональные требования).

Укажите такие сведения, как API, системные интеграции, стандарты безопасности и критерии удобства использования. Связав их с критериями приёмки, вы обеспечите возможность проверки каждого требования перед запуском.

Шаг 6. Ключевые заинтересованные лица

Добавьте заинтересованных лиц, спонсоров и представителей отделов, участвующих в проекте. Распределите обязанности по проверке и подтверждению с помощью полей Asana «Исполнитель» и «Статус подтверждения». Упорядочение этой информации позволяет избежать узких мест во время проверок и Подтверждений. Вы также можете отмечать отделы, чтобы упростить обмен информацией между командами.

Функции Asana для документирования требований

Функции помогают превратить шаблон BRD из статичного документа в динамическую, отслеживаемую рабочую нагрузку. Ознакомьтесь с этими опциями и посетите Центр функций Asana, чтобы получить полный список.

Настраиваемые поля

Отслеживайте уровни риска, приоритет и ответственность отделов прямо в шаблоне. Нестандартные поля упрощают фильтрацию и сортировку требований по мере масштабирования проекта.

Подтверждения

Включите в свою рабочую нагрузку ответственность, добавив этапы проверки и подтверждения. Согласующие получают автоматические уведомления, когда разделы готовы к утверждению.

Вид хронологии

Визуализируйте, как сочетаются важные этапы и зависимости. П��едставление в виде хронологии позволяет видеть все этапы проекта, чтобы заинтересованные стороны могли выявлять конфликты на ранней стадии.

Вложения

Прикрепляйте справочные документы, такие как макеты, модели затрат или формы соответствия. Сохранение всех данных в одном рабочем пространстве избавляет от необходимости тратить время на поиск в разных системах.

Правила и автоматизация

Настройте автоматизацию, чтобы перемещать задания по мере завершения подтверждений или выполнения зависимостей. Это позволит поддерживать ход работ по проекту в нужном русле в режиме реального времени.

Рекомендуемые интеграции для шаблона документа с бизнес-требованиями

Интеграции связывают шаблон документа с требованиями к продукту с инструментами, которые уже использует ваша команда. Просмотрите библиотеку интеграций Asana, чтобы изучить все доступные соединители.

Google Диск

Прикрепляйте соответствующие документы по проекту, анализ затрат и вспомогательные исследования непосредственно к заданиям по документу бизнес-требований. Все будут автоматически получать актуальную информацию о последней версии.

Slack

Получайте мгновенные обновления при добавлении новых требований или завершении подтверждений. Интеграция Slack позволяет командам быстро реагировать без необходимости проверять несколько платформ.

Jira Cloud

Синхронизируйте требования с Jira, чтобы связать свой BRD с техническим исполнением. Разработчики могут видеть цели проекта, работая над инженерными заданиями.

Figma

Свяжите макеты дизайна или концепции пользовательского интерфейса с соответствующими функциональными требованиями. Это облегчает проверку решений, связанных с пользовательским опытом, до начала разработки.

Microsoft Teams

Обсуждайте проекты прямо в Teams, привязывая беседы к задачам Asana. 

Часто задаваемые вопросы о шаблонах документов с бизнес-требованиями