Что такое составление карты процесса? Этапы, типы, примеры и шаблон

Задержки со сдачей работ. Пропущенные проверки. Двойная работа. Это не проблемы с производительностью, а проблемы с процессом. Когда никто не видит, как все элементы рабочего процесса сочетаются друг с другом, даже простые задачи могут застопориться. Здесь на помощь приходит составление карты процесса. Оно делает видимым то, что было скрыто.

Карта процесса позволяет получить наглядное представление о том, как выполняется работа. Она помогает командам выявлять узкие места, четко определять обязанности и оптимизировать даже самые рутинные рабочие процессы. В этом руководстве мы расскажем о том, кто использует карты процессов, какие преимущества они дают, какие типы карт можно создавать и как составить карту, которая поможет вашей команде работать более эффективно.

Что такое составление карты процесса?

Составление карты процесса — это методика, используемая для наглядного отображения того, как работа продвигается от начала до конца. В результате создается диаграмма, которую часто называют блок-схемой или схемой рабочего процесса, где показаны все этапы, моменты принятия решений и передачи работы в рамках процесса, чтобы команды могли понимать, как выполняется работа, обмениваться информацией о ней и совершенствовать её.

Карта процесса составляется с целью формирования простого и понятного представления о принципах его работы. Вместо того чтобы объяснять процесс на словах, вы можете просто показать его схему. Визуализация процесса от начала до конца позволяет легче определить, что работает, а что нет.

• Адаптация новых работников

• Решение повторяющихся проблем

• Документирование сложных рабочих процессов

• Кто за что отвечает

Если конкретный рабочий процесс кажется запутанным или непонятным, составление карты рабочего процесса может помочь всем разобраться в ситуации.

Кто использует составление карты процесса?

Составление карты процесса используется в самых разных отраслях и на самых разных должностях — от небольших команд до крупных организаций. Ниже перечислены некоторые из специалистов, которым эта методика приносит наибольшую пользу:

• Бизнес-аналитики используют карты процессов, чтобы понять и задокументировать, как работают бизнес-процессы, выявить недочёты и предложить улучшения.

• Операционные менеджеры используют карты процессов для стандартизации рабочих процессов, сокращения потерь и улучшения координации работы команды.

• Менеджеры проектов создают карты процессов, чтобы планировать сложные инициативы, прояснять зависимости и обеспечивать согласованность действий заинтересованных сторон.

• Команды по работе с персоналом и обучению используют карты процессов, чтобы документировать рабочие процессы по адаптации, разъяснять политики и помогать новым работникам быстрее влиться в работу.

• ИТ-специалисты и корпоративные архитекторы визуализируют интеграции систем и потоки данных, чтобы поддерживать проекты по разработке программного обеспечения и автоматизации.

• Консультанты используют карты процессов, чтобы помочь клиентам наглядно представить их нынешнее состояние и разработать более эффективные методы работы.

Если вашей команде нужно объяснить, улучшить или стандартизировать то, как выполняется работа, составление карты процессов может оказаться полезным.

Зачем нужна карта процесса?

Карта процесса превращает идеи в четкие действия, которым может следовать ваша команда. Это простой способ планировать работу, выявлять проблемы и повышать эффективность ее выполнения.

Вот как может помочь составление карты процесса:

• Выявлять неэффективные процессы: узнавайте, где задачи накапливаются, не выполняются или упускаются из виду.

• Упрощение понимания идей: предполагает разбивку больших идей на более мелкие части.

• Планировать на случай непредвиденных обстоятельств: составляйте планы действий в чрезвычайных ситуациях и устраняйте препятствия до их возникновения.

• Четко определить роли: укажите, кто отвечает за каждый этап процесса.

• Создавать документацию по процессам: разработайте повторяемое руководство, которому сможет следовать каждый.

• Общайтесь понятно излагая свои мысли: используйте простые наглядные материалы, чтобы все участники были на одной волне.

• Быстрое принятие решений: меньше лишних коммуникаций — быстрее принятие решений.

• Поддерживайте свою команду: помогите сотрудникам уверенно выполнять свою работу.

• Соответствие стандартам: обеспечивайте соответствие таким стандартам, как ISO 9000 и ISO 9001.

Типы карт процессов

Карты процессов бывают самых разных форм и размеров. Все они выполняют одну и ту же задачу, однако карты определённых типов лучше подходят для тех или иных проектов. Вот краткое сравнение:

Давайте более подробно рассмотрим каждый из этих типов и узнаем, когда их лучше использовать.

Блок-схема

Базовая блок-схема — это самый простой и широко используемый тип карты процесса. В ней используются стандартные символы карты процесса, которые дают наглядное представление о его исходных и конечных элементах, а также о том, какие действия необходимо предпринять для выполнения процесса от начала до конца.

• Планировать новый рабочий процесс

• Документирование существующего рабочего процесса

• Устранение проблем в процессе

• Повышать эффективность общения в команде

Это также отличная отправная точка для документирования процессов во время адаптации новых сотрудников или коллективных обсуждений.

Назначение: отображение конкретного процесса от начала до завершения в виде четкой последовательности шагов.

Общая карта процесса

Эта версия, которую также называют нисходящей картой или картой производственно-технологических связей, содержит общий обзор бизнес-процесса. В ней опущены мелкие детали, а основное внимание уделено ключевым этапам.

Общая карта процесса полезна, когда вы:

• Определение новой структуры процесса

• Предоставление общих сведений руководителям или внешним партнёрам

• Определение масштаба перед созданием подробной схемы

Назначение: предоставление информации об основных этапах, без лишних подробностей.

Детальная карта процесса

На этой карте отражено всё: действия, решения, подпроцессы, входящие и исходящие данные, показатели и вероятные проблемы. На ней часто чётко обозначены моменты принятия решений и указано, кто за что отвечает.

Она идеально подходит для:

• Анализ сложных рабочих процессов

• Выявление неэффективных процессов или задержек

• Стандартизация новых проектов в больших масштабах

Назначение: обеспечивает полное и детальное представление о том, как работает процесс.

Карта плавательных дорожек

Карта плавательных дорожек, также известная как межфункциональная блок-схема, позволяет организовать процесс, распределяя обязанности по горизонтальным или вертикальным «дорожкам». Каждая дорожка обозначает человека, роль или команду.

Используйте её для:

• Подчеркивать ответственность

• Отслеживать передачу задач между отделами

• Улучшать координацию в межфункциональных рабочих процессах

• Уточнение ролей при изменении процесса.

Назначение: разъяснение функций и обязанностей в процессах, охватывающих несколько команд.

Карта потока создания ценности

Карта потока создания ценности — это инструмент бережливого управления, позволяющий позволяет отслеживать весь путь продукта или услуги от начала до поставки. В ней используется специальный набор символов карты процесса, позволяющий наглядно представить, как информация и материалы проходят каждый этап.

Она фиксирует такие данные и показатели, как:

• Время цикла

• Количество задействованных людей

• Где возникают потери или задержки

Назначение: отслеживание того, как клиентам предоставляется ценность, и поиск возможностей для сокращения потерь.

Диаграмма SIPOC

Аббревиатура SIPOC означает Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers (поставщики, исходные ресурсы, технология, результаты, клиенты). Это структурированная диаграмма, а не карта процесса в виде блок-схемы, которая позволяет получить общий обзор рабочего процесса перед созданием более детальной карты процесса.

Используйте этот инструмент для составления карты процесса в сочетании с методологией «Шесть сигм» или любым другим структурированным подходом к составлению карты процесса. Каждый из пяти столбцов SIPOC помогает прояснить процесс и заинтересованные стороны, участвующие в нём.

С помощью этой диаграммы можно:

• Определять объём работ в сложных процессах

• Определить все компоненты и участников команды

• Установление чётких границ для проектов по усовершенствованию процессов

Назначение: определение того, что необходимо сделать, перед составлением карты всего рабочего процесса.

BPMN (моделирование и нотация бизнес-процессов)

BPMN — это стандартизированный метод составления карты бизнес-процесса. В ней используются уникальные символы для отображения потока задач, событий и решений, что упрощает согласование работы технических и нетехнических команд.

Она отлично подходит для следующих случаев:

• Документировать логику, используемую в разных инструментах или системах

• Создавать рабочие процессы, которые впоследствии будут автоматизированы

• Поддерживать интеграции программного обеспечения или разработку процессов

Лучше всего подходит для: визуализации структурированных, часто автоматизированных процессов, которым необходима ясность на уровне разных систем и команд.

Символы карт процессов

На картах процессов используется единый визуальный язык для отображения того, как работа переходит от одного этапа к другому. Эти символы, заимствованные из унифицированного языка моделирования (UML), помогают отобразить ключевые элементы, такие как задачи, решения и задержки.

Вот наиболее распространённые символы карт процессов и их значение:

Это основные символы, которые вы будете использовать чаще всего. По мере того как ваши карты будут становиться более продвинутыми, вы сможете добавлять и другие символы, но этот набор — отличная отправная точка.

Как создать карту процесса

Создать карту процесса можно с помощью ручки и бумаги, лекционной доски или программного обеспечения для составления карт процессов. Вы можете найти готовые шаблоны, но, научившись составлять карту процесса с нуля, вы получите контроль над каждым этапом.

Шаг 1. Выбор процесса, для которого составляется карта

Выберите конкретный процесс, для которого вы хотите составить карту. Это может быть что-то запутанное, неэффективное или просто непонятное для участников вашей команды. Это может быть новый процесс, который вам нужно разъяснить, или сложный процесс, который сбивает людей с толку. Выберите один из них и дайте ему простое название.

Шаг 2. Составление списка всех работ и участников

Для начала запишите все задачи, входящие в поток процесса. Пока можно не беспокоиться о порядке. Перечислите все исходные данные, действия и сотрудников, ответственных за их выполнение.

Взаимодействуйте со своей командой и другими заинтересованными лицами, чтобы:

• Выявить важные подпроцессы

• Определиться с тем, насколько детально описывать процесс

• Четко обозначить начальную и конечную точки

Шаг 3. Расположите шаги в правильном порядке

Теперь возьмите этот список и расположите задачи в правильном порядке. Пройдитесь по нынешнему процессу от начала до конца, добавляя все действия, которые вы пропустили ранее. Это позволит вам получить полное представление о рабочем процессе.

Шаг 4. Составление диаграммы

Выберите формат, который подходит лучше всего. В зависимости от уровня детализации и типа процесса вы можете выбрать один из следующих вариантов:

• Базовая блок-схема

• Диаграмма плавательных дорожек

• Карта потока создания ценности

• Диаграмма BPMN

Используйте стандартные символы карты процесса, чтобы обозначить точки принятия решений, действия и связи.

Шаг 5. Рассмотрение с командой

Пройдитесь по блок-схеме процесса со всеми заинтересованными сторонами. Убедитесь, что весь процесс отображен точно. Спросите, не пропущены ли какие-либо этапы, не повторяются ли какие-либо задачи и не осталось ли что-либо непонятным. Исправьте все ошибки. Затем поделитесь окончательным вариантом с членами своей команды и всеми, кому он необходим.

Шаг 6. Выявление проблем и совершенствование процесса

Теперь, когда ваша карта отражает нынешнее состояние, используйте ее как инструмент для усовершенствования процесса. Ищите узкие места, недочёты и ненужные шаги. Спросите свою команду, на каком этапе они сталкиваются с трудностями или путаницей.

После этого оптимизируйте процесс, сокращая количество этапов, переназначая задачи или добавляя автоматизацию. Обновите карту процесса, чтобы отразить изменения. Именно так происходит непрерывное совершенствование: составьте схему, внесите исправления, повторите.

Пример карты процесса

Научившись создавать карты процесса любого типа, вы наверняка захотите узнать, как применить этот инструмент к своей команде.

Ниже приводится пример, помогающий более чётко понять, как может выглядеть карта процесса:

Приёмы составления карты процесса

Вы можете адаптировать карту процесса к потребностям своей команды, но некоторые лучшие практики помогут вам с самого начала создавать четкие и эффективные карты.

Вот несколько практических рекомендаций по построению карт процессов, которые помогут получить максимальную отдачу от каждого этапа.

1. Планируйте, прежде чем составлять карту

• Определите объём работ. Определите начальную и конечную точки, чтобы на схеме было только самое необходимое.

• Проясните свою цель. Знайте, чего вы хотите достичь с помощью процесса.

• Сосредоточьтесь на результатах. Визуализируйте только те процессы, которые имеют четкий, измеримый результат.

2. Создавайте карту, руководствуясь четким намерением

• Проработайте процесс в обратном направлении. Начните с желаемого конечного результата, а затем составьте карту этапов в обратном порядке.

• По возможности упрощайте процессы. Подпроцессы должны быть простыми для восприятия.

• Включите нужное количество деталей. Не усложняйте чрезмерно, но и не оставляйте пробелов.

• Используйте стандартные символы. Используйте общепринятые обозначения для карт процессов, чтобы обеспечить общее понимание.

3. Проверка и доработка

• Получите обратную связь. Привлеките всех, кто выполняет свои функции в процессе.

• Учитывайте альтернативные пути. Если существует несколько способов достичь цели, учтите все эти варианты.

• Визуализируйте реальную, а не идеальную ситуацию. Покажите, как процесс работает на самом деле сегодня, а затем улучшайте его, исходя из этого.

Пользуйтесь этими советами на всех этапах — от планирования до анализа — чтобы составлять карты процессов, которые будут понятными, полезными и позволят добиться реальных улучшений.

Начните составлять карты процессов и добиваться улучшений

Составление карты процесса — это только начало. Воспользовавшись бесплатным шаблоном Asana для визуализации процессов, вы сможете наглядно представить свои рабочие процессы, выявить факторы, замедляющие работу, и обеспечить ясность на каждом этапе.

После того как вы составите карту процесса, используйте Asana, чтобы поддерживать движение работы, назначать задачи, отслеживать ход выполнения и обеспечивать согласованность действий от начала до конца. Готовы преобразовать свои карты процессов в конкретные действия? Начните работу с Asana уже сегодня.

Часто задаваемые вопросы о визуализации процессов