Что такое поток процесса? И как его визуализировать

Ищете способ улучшить процесс выполнения работы? Решением может стать пересмотр процесса. 

Поток процесса — это ряд шагов, которые вы и ваша команда выполняете для достижения цели. Визуализация потоков процессов поможет выявить избыточные, повторяющиеся задания и узкие места.

Визуализировать процессы можно с помощью хронологий или диаграмм рабочей нагрузки. Узнайте больше о происхождении потоков процессов, о том, что такое диаграммы потоков процессов и как их использовать для повышения эффективности вашей команды. 

Что такое поток процессов?

Ход процесса — это способ визуализации каждого последующего шага, который ваша команда проходит на пути к цели. Визуализируя эти этапы на диаграмме или блок-схеме, каждый может легко понять, в каком порядке ему нужно выполнять задания.

Совершенствование процессов имеет решающее значение для более быстрого выполнения работы с большей отдачей. Сегодня работники умственного труда не соблюдают более 25% своих дедлайнов каждую неделю, и нечёткие процессы являются основным фактором, способствующим этому. Чётко определив, кто, что и к какому сроку делает, вы поможете своей команде понять контекст своей работы и более эффективно выполнять свои задания.

Пример потока процесса

Независимо от вашего описания должности, есть один простой процесс, с которым знакомы все: запрос на отпуск. Этот процесс довольно линейный и является отличным примером того, как можно визуализировать последовательность заданий:

• Шаг 1. Вы подаёте заявку на отпуск.

• Шаг 2. Ваш руководитель рассматривает запрос.

• Шаг 3. Ваш руководитель решает, одобрить запрос или нет.

• Шаг 4. Вы получаете электронное письмо с решением руководителя.

• Шаг 5. Ваш запрос одобрен или отклонён.

В идеале, подобные процессы должны быть доступны всем. Таким образом, ваша команда будет знать, где найти схемы для всех видов рабочей нагрузки, и сможет ссылаться на эту информацию при работе над новыми или незнакомыми процессами.  

Для чего используется поток процессов?

Процессные потоки — это больше, чем просто удобные диаграммы. Это невероятно полезный инструмент управления проектами, который можно использовать для анализа, оптимизации и стандартизации новых и повседневных процессов. 

Ниже описаны четыре способа, которыми потоки процессов могут положительно повлиять на ведение вашего Business:

Планирование и документирование процессов

Нечёткие процессы приводят к снижению вовлечённости и морального духа команды, а также к тому, что задания остаются без внимания. Составление карты процесса даёт команде лучшее представление о том, как протекают ваши бизнес-процессы. Если у участников команды возникают вопросы о том, к кому им следует обратиться или что будет дальше в проекте, они могут обратиться к центральному источнику достоверной информации, на который они могут положиться.

• Например, вместо того чтобы ваша команда отслеживала прогресс в разных местах, отобразите свой процесс в одном центральном месте. Используйте программное обеспечение для управления работой, чтобы оптимизировать задачи и прогресс вашей команды.

Стандартизация процессов

Блок-схемы процессов — отличный инструмент для стандартизации или оптимизации процессов. Вместо того чтобы заново изобретать колесо каждый раз, когда вы начинаете новый проект, или тратить время на создание нового процесса, ваша команда может ссылаться на стандартизированный процесс и придерживаться его. Это позволит избежать пропусков и ненужных рисков.

• Например, как и в случае с запросом на отпуск, создание диаграммы или блок-схемы, объясняющей стандартизированный процесс, значительно облегчит вашей команде понимание того, что происходит. Когда сотрудники увидят общую картину, они, скорее всего, почувствуют себя более ценными и будут меньше переживать по поводу процесса.

Анализ процессов для оптимизации

При составлении схемы процесса вы можете обнаружить избыточные или повторяющиеся задания, которые можно исключить. Вы также можете выявить риски, связанные с процессом, и сообщить о них своей команде. Это повысит эффективность и результативность ваших процессов.

• Например, при рассмотрении нового процесса заинтересованная сторона замечает, что можно пропустить один из этапов коммуникации. Вы можете сэкономить драгоценное время, пропустив этот шаг и оптимизировав ход процесса.

Повышение ответственности команды

Когда все в команде точно знают, каковы их задания и когда они должны быть выполнены, процесс может протекать без помех. Хорошая схема процесса также даёт участникам команды чёткое представление о любых важных зависимостях проекта, ограничениях ресурсов или датах сдачи, которые они должны учитывать.

• Например, если вы создаёте статью для своего блога без чёткого процесса, вы можете столкнуться с препятствиями. Возможно, ваша команда не может выполнить работу вовремя или у неё часто возникают проблемы с коммуникацией. Если вы чётко определите и визуализируете процесс, каждый будет знать, когда настанет его очередь и к кому обращаться, если не хватает ресурсов.

Блок-схемы обычно используются для сопоставления простых процессов. 

Что такое схема технологического процесса (СТП)?

Схема технологического процесса — это один из способов визуализации хода процесса. В зависимости от типа процесса, который вы изображаете, вы можете называть их блок-схемами сверху вниз, схематическими блок-схемами или блок-схемами процессов.

Откуда взялась схема технологического процесса?

Схему технологического процесса (PFD) впервые представил Фрэнк Гилбрет-старший, инженер-инжиниринг и эксперт по эффективности. Американское общество инженеров-механиков (ASME) приняло эту концепцию в 1920-х годах. 

Сегодня схемы процессов по-прежнему используются в химической и технологической инженерии, но также являются популярными инструментами в производстве и бизнесе (где их часто называют потоком бизнес-процессов или BPF).

Для визуализации процесса можно использовать ряд символов и обозначений, которые определяют и детализируют каждое задание. Наиболее известные символы для СТП были разработаны Международной организацией по стандартизации (ISO). Хотя некоторые компании используют собственные символы, использование стандартизированных символов значительно упрощает для всех следование вашей блок-схеме процесса без дополнительных инструкций.

Если вам интересны различные типы блок-схем и виды символов, прочитайте нашу статью о типах блок-схем, символах и о том, как их читать. 

5 шагов по документированию потока Business-процессов

Создать блок-схемы бизнес-процессов или диаграммы рабочей нагрузки можно за пять простых шагов:

• Шаг 1. Выберите тип диаграммы. В зависимости от сложности процесса можно создать простую блок-схему или выбрать более сложную визуализацию, например диаграмму с дорожками.

• Шаг 2. Определите начальную и конечную точки. Укажите, какие действия запускают начало и конец вашего процесса, чтобы вы могли эффективно сообщать об этих этапах коллегам по команде или заинтересованным сторонам.

• Шаг 3. Соберите необходимую информацию. Свяжитесь со своей командой и заинтересованными сторонами, чтобы собрать сведения и получить подтверждения, необходимые для создания диаграммы. Узнайте, какие результаты связаны с каждым этапом, чтобы определить время, необходимое вашей команде для выполнения своих заданий.

• Шаг 4. Устраните неэффективные элементы. Проанализируйте диаграмму, чтобы выявить избыточные или повторяющиеся задания, которые могут замедлить работу команды или создать узкие места. 

• Шаг 5. Создайте схему. Теперь вы можете создать свой бизнес-процесс или диаграмму рабочей нагрузки. Составьте их на схеме, выбранной на первом этапе, а затем проанализируйте её вместе с командой и заинтересованными сторонами, чтобы убедиться в точности данных. 

Оптимизируйте свой процесс с помощью Asana

Независимо от того, хотите ли вы оптимизировать простой или сложный межфункциональный процесс, с Asana вы всегда будете знать, что будет дальше. 

Ознакомьтесь с нашими решениями для управления рабочей нагрузкой и приступайте к работе с шаблонами, призванными облегчить вашу жизнь.