7 методологий совершенствования процессов, о которых вам следует знать

Если бы компании решили оставаться неизменными с течением времени, многие из них потерпели бы крах. Инновации требуют изменений, и если Business не будет меняться в соответствии с требованиями клиентов, она не достигнет значительного роста. 

Именно поэтому многие организации используют те или иные формы методологии совершенствования процессов, чтобы адаптировать их к потребностям клиентов.

Что такое оптимизация процессов?

Улучшение бизнес-процессов — это методология, с помощью которой команда оценивает текущие процессы и адаптирует их с целью повышения производительности, оптимизации рабочей нагрузки, адаптации к меняющимся потребностям бизнеса или повышения прибыльности.

7 типов методологий совершенствования процессов

Существует семь различных методологий оптимизации бизнес-процессов, которые ваша команда может использовать для повышения эффективности. В большинстве случаев выбор методологии зависит от того, почему вы хотите улучшить свои процессы и что именно вы хотите улучшить.

1. Методология «Шесть сигм»

«Шесть сигм» — это методология оптимизации процессов, направленная на минимизацию вариативности конечного продукта. Этот процесс, разработанный в 1986 году американским инженером и работником Motorola Биллом Смитом, использует статистические данные в качестве оценки, чтобы помочь руководителям понять, насколько хорошо работают их процессы. Процесс считается оптимизированным, если он производит менее 3,4 дефекта на миллион циклов. 

Методология «Шесть сигм» часто используется в производстве, в основном потому, что помогает свести к минимуму дефекты и несоответствия. Цель здесь — оптимизировать согласованность, что в конечном итоге приводит к удовлетворению клиентов. 

В «Шести сигмах» используются два основных процесса: DMAIC для существующих процессов и DMADV для новых. Поскольку в этой статье основное внимание уделяется улучшению существующих процессов, давайте рассмотрим процесс DMAIC. 

Что такое процесс DMAIC?

DMAIC — это процесс Six Sigma, используемый для оптимизации существующих процессов. DMAIC расшифровывается следующим образом:

• Определить возможности для улучшения.

• Measure (Измерение) — оценка эффективности существующих процессов.

• Analyze — анализ процесса для выявления дефектов и основных причин.

• Improve — улучшение процессов путём устранения основных причин проблем.

• Контролируйте все улучшенные процессы и оценивайте их будущую эффективность, чтобы исправлять отклонения.

Основная часть улучшения процесса DMAIC происходит на этапе анализа. На этапе анализа команда использует диаграмму «рыбья кость» или диаграмму Исикавы, чтобы визуализировать возможные причины дефекта продукта. В начале диаграммы указывается исходная проблема. Затем, по мере продвижения вдоль позвоночника рыбы, каждое ребро перечисляет различные категории проблем, которые могут привести к исходной проблеме. Этот тип визуального анализа — хороший способ выявить различные проблемы, которые может вызвать одна первопричина.

2. Комплексное управление качеством (TQM)

Комплексное управление качеством (TQM) — это ориентированный на клиента подход, в котором особое внимание уделяется постоянному совершенствованию. Этот метод часто используется в управлении цепочками поставок и инициативах по удовлетворению потребностей клиентов. 

TQM в значительной степени опирается на решения, основанные на данных, и показатели эффективности. В процессе решения проблем вы используете показатели успешности, чтобы понять, как можно улучшить процесс. 

Вот некоторые из ключевых особенностей TQM:

• Ориентация на клиента: конечная цель TQM — всегда приносить пользу конечному клиенту. Если ваша команда сосредоточена на повышении качества, спросите себя, как это изменение процесса может повлиять на то, как конечные потребители воспринимают ваш продукт.

• Полное вовлечение команды. В отличие от других методологий совершенствования процессов, TQM затрагивает всю команду, а не только производственную часть. В результате вы можете начать искать способы оптимизации процессов, ориентированных на бизнес, таких как продажи и маркетинг, в интересах конечного потребителя.

• Непрерывное совершенствование. Непрерывное совершенствование в бизнесе — это идея внесения небольших изменений с целью непрерывной оптимизации процессов. В Business много переменных, и непрерывное совершенствование помогает команде адаптироваться к изменению внешних обстоятельств.

• Принятие решений на основе данных. Чтобы постоянно совершенствовать процессы, необходимо постоянно собирать данные для анализа их эффективности. Эти данные помогут выявить области, в которых могут существовать неэффективные процессы, и понять, на чём следует сосредоточить инициативы по улучшению.

• Ориентированность на процессы: основная цель внедрения TQM — улучшение процессов. Другие методы совершенствования процессов, такие как Six Sigma, работают на минимизацию количества дефектов, в то время как TQM работает на снижение неэффективности.

3. Бережливое производство

Эта форма совершенствования процессов имеет множество названий, но наиболее распространённым из них является «бережливое производство». Его также называют бережливым производством или производством точно в срок. Этот метод, описанный Джеймсом П. Вумаком, Дэниелом Джонсом и Дэниелом Рузом в книге «Машина, которая изменила мир», основан на пяти основных принципах, выведенных авторами на основе опыта производства Toyota. 

Пять принципов бережливого производства

1. ​Определение ценности

2. Составление карты потока создания ценности

3. Создание потока

4. Создание потока

5. Непрерывное совершенствование

4. Непрерывное совершенствование (кайдзен)

В основе модели непрерывного совершенствования лежит японская философия кайдзен. В основе кайдзен лежит идея о том, что жизнь нужно постоянно улучшать, чтобы она приносила нам больше удовлетворения и удовольствия.

Эту же концепцию можно применить и к бизнесу, потому что, если вы постоянно совершенствуетесь, ваш бизнес может стать более успешным. Цель непрерывного совершенствования — оптимизировать деятельность, которая создаёт ценность, и устранить любые потери. 

Существует три вида потерь, которые кайдзен стремится устранить: 

• Муда (расточительность). Способы работы, которые потребляют ресурсы, но не приводят к созданию ценности.  

• Мура (неравномерность). Перепроизводство, которое влечёт за собой потери, например избыток продукции.

• Мури (перегрузка): слишком большая нагрузка на ресурсы, например изношенное оборудование или перегруженные работники.

5. Планирование, исполнение, проверка и принятие необходимых мер (PDCA)

Цикл PDCA — это интерактивная форма решения проблем. Он используется для улучшения процессов и внедрения изменений. Цикл PDCA был создан Уолтером Шухартом, когда он применил научный метод к экономическому контролю качества. Позже идея была развита У. Эдвардсом Демингом, который расширил концепцию Шухарта и применил научный метод к совершенствованию процессов в дополнение к контролю качества. 

Цикл PDCA состоит из четырёх основных этапов:

• Планирование: определите проблему, которую хотите решить, и составьте план ее решения.

• Действие: протестируйте и реализуйте план в небольшом масштабе.

• Проверка: проанализируйте, как выполнялись действия на этапе «Действуй».

• Действие: проанализировав результаты тестирования, решите, хотите ли вы внедрить изменения в более широком масштабе.

PDCA — это цикл улучшения. Это означает, что эти шаги можно повторять до тех пор, пока ваша команда не достигнет желаемого результата.

6. Анализ пяти почему

Анализ пяти «почему» — это метод совершенствования процесса, используемый для выявления первопричины проблемы. Теоретически это очень простой процесс: вы собираете группу заинтересованных лиц, которые были вовлечены в неудачу, и один человек спрашивает: «Почему это пошло не так?» Повторите этот вопрос примерно пять раз, пока не доберётесь до первопричины проблемы. Шаблон «5 почему» поможет структурировать этот процесс, чтобы команды последовательно фиксировали ответы. Анализ «5 почему» направлен на выявление проблем в процессе, а не на человеческие ошибки. 

Ниже приводится пример.

Проблема: увеличилось количество жалоб клиентов на поврежденные товары.

1. «Почему это произошло?» Потому что упаковка не обеспечивала достаточную защиту продукции.

2. «Почему упаковка не была достаточной для защиты продуктов?» Потому что команда, тестирующая упаковку, не проверила её на воздействие стресса выше определённого уровня.

3. «Почему команда не протестировала упаковку дальше?» Потому что текущие стандартные процессы указывали на то, что тестирование было достаточно.

4. «Почему текущий стандартный процесс указывал на то, что этого тестирования было достаточно?» Потому что этот процесс был создан для предыдущего продукта, а не для текущего, который возвращается поврежденным.

5. «Почему не было нового процесса для нового продукта?» Потому что шаблон проекта для запуска новых продуктов не включает стресс-тестирование новой упаковки. 

Как видно из этого примера, команда задавала вопрос «Почему?» до тех пор, пока не выявила ошибку процесса, которую необходимо было исправить. В данном случае это было добавление этапа «Стресс-тестирование новой упаковки» в шаблон запуска продукта. При работе с заинтересованными сторонами в таких процессах важно выявлять проблемы и совместно планировать дальнейшие действия, чтобы улучшить производство.

7. Управление бизнес-процессами (BPM)

Управление бизнес-процессами (BPM) — это практика анализа и совершенствования бизнес-процессов. Как и любое органическое существо, бизнес растет и меняется с течением времени. Возможно, ваша команда внедрила процессы, которые работали, когда она была небольшой, но по мере роста эти процессы могут не масштабироваться так, чтобы ваша команда была максимально эффективной. 

В большинстве случаев управление бизнес-процессами помогает командам выявлять узкие места, автоматизировать ручную работу и разрабатывать стратегии для повышения эффективности. Управление бизнес-процессами состоит из пяти основных этапов.

1. Анализ: изучите текущие процессы и сопоставьте их от начала до конца. Это называется составлением карты процесса.

2. Моделирование. Опишите, как должен выглядеть процесс. В идеале вы должны обнаружить все неэффективные процессы на первом этапе и на этом этапе составить план их устранения.

3. Реализация. Внедрите свою модель в жизнь. На этом этапе важно определить ключевые показатели успешности, чтобы оценить, насколько эффективными оказались внесённые изменения.

4. Мониторинг: определите, насколько успешным оказался ваш проект. Улучшаются ли показатели успеха, определённые на третьем этапе? 

5. Оптимизация: по мере развития процесса продолжайте искать в нём неэффективные элементы и постоянно оптимизируйте его.

Управление улучшениями процессов для повышения производительности

Одним из самых ценных вкладов, которые вы можете внести в качестве руководителя команды, являются более прозрачные процессы и оптимизированная рабочая нагрузка. При эффективном использовании улучшение процессов повышает продуктивность вашей команды и снижает неэффективность. 

Чтобы повысить ясность и улучшить процессы, попробуйте управлять работой. Инструменты управления работой, такие как Asana, помогут вам вывести продуктивность вашей команды на новый уровень, стандартизируя процессы, оптимизируя рабочую нагрузку и поддерживая синхронизацию вашей команды.